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El stock y las mesas de otra sucursal

Restaurante · Lectura de 18 minutos

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Menú → Administración → Stock por sucursal y Menú → Administración → Mesas por sucursal. Hace falta comprarlo aparte: no.

Las pantallas del día a día —Insumos → Stock y Salón → Mesas— solo muestran la sucursal de esta terminal. Estas dos son sus gemelas de administración: la misma información, pero de cualquier local, elegido a mano y sin cambiarle la sucursal al computador. Sirven para revisar la despensa de un local desde la oficina, y para dar de alta las mesas de un local nuevo antes de que abra.

Antes de empezar

  • Tienes que ser administrador o dueño. Con otro rol estas entradas no salen en el menú.
  • Tienen que existir las sucursales. → Empresa y sucursales
  • Esta terminal no necesita tener sucursal elegida. Estas dos pantallas abren igual.
  • No hace falta ningún turno de caja abierto.

Stock por sucursal

La primera vez abre en «Todas»: el stock de toda la cadena, sumado. Después, este computador recuerda la última sucursal que elegiste y vuelve a abrir en ella.

Pantalla Stock por sucursal

  1. El título. «Stock por sucursal», y debajo «Todas sumadas» o el nombre de la sucursal elegida, seguido de «la cifra roja de cada sucursal cuenta lo agotado o bajo el mínimo».
  2. El buscador y Recargar. El buscador dice «Nombre, modelo o código». Al lado, el botón de las flechas en círculo, que gira mientras carga.
  3. La franja «Sucursal». «Todas» y un botón por sucursal. Cada uno lleva en rojo cuántos insumos están agotados o bajo el mínimo ahí; un 0 sale tenue. Se ve qué sucursal necesita reponer antes de entrar en ella.
  4. Los botones de nivel. «Todos», «Agotado o bajo», «En el mínimo» y «Normal», cada uno con su cifra. Pulsar uno deja solo las presentaciones de ese nivel.
  5. Los demás filtros. «Todas las categorías» abre la lista de categorías. Los botones «Todos», «Activos» e «Inactivos» eligen el estado; la pantalla entra en «Activos».
  6. La lista. Una fila por presentación: la foto, el nombre del producto con el modelo, el código, la «Categoría» y el «Stock». Se pulsa para abrir su ficha.

La lista no llega entera: trae las primeras 20 presentaciones y las siguientes llegan solas a medida que bajas. Mientras llegan, abajo dice «Cargando más…».

Ver el stock de una sucursal

  1. Pulsa el nombre de la sucursal en la franja «Sucursal».
  2. Comprueba que debajo de «Stock por sucursal» ahora sale el nombre de esa sucursal en lugar de «Todas sumadas».

Con una sucursal puesta, la lista solo trae las presentaciones que tienen stock registrado en ese local. Una presentación asignada a la sucursal pero que nadie ha contado todavía no sale. En «Todas», en cambio, sale todo el catálogo, tenga o no stock.

La columna «Stock» hace caso a la sucursal elegida: con una sucursal puesta es lo que hay en ese local —sumando todas sus ubicaciones— y al lado «de N mín.», el mínimo de ese local, con una barra y, si hace falta, la etiqueta «Agotado», «Bajo el mínimo» o «En el mínimo». En «Todas» es la suma de toda la cadena contra la suma de los mínimos. Un plato con receta dice «Sale de su receta» y lo que no controla stock dice «No se controla».

Para volver al consolidado, pulsa «Todas» en la franja.

Filtrar la lista

  1. Escribe en el buscador. Encuentra por el nombre y la marca del producto, el modelo, el código de barras y el prefijo.
  2. Pulsa el botón de nivel que quieras: «Agotado o bajo» es lo que hay que pedir.
  3. Pulsa «Todas las categorías» y marca las que quieras. Se pueden marcar varias, y cada una incluye sus subcategorías; «Limpiar (N)» las desmarca. Si todavía no hay categorías, el botón está apagado y dice «Todavía no hay categorías».
  4. Para ver lo que está dado de baja, pulsa «Inactivos» o «Todos».
  5. Para dejarlo todo como al entrar, pulsa «Limpiar filtros»: sin búsqueda, sin categorías, todos los niveles y solo los activos.

Las cifras de los botones cuentan todo lo que cumple la sucursal, la búsqueda, las categorías y el estado, no solo las filas que ya llegaron. Una presentación cae en un solo nivel, así que las tres cifras suman la de «Todos». Las cifras rojas de la franja cuentan con la búsqueda, las categorías y el estado, pero no con el nivel. Las reglas del nivel son las de Stock: los platos con receta y lo que no controla stock van siempre a «Normal», y las ubicaciones y los límites eliminados no cuentan.

Si no queda ninguna, sale «No hay insumos con estos filtros» y debajo, según el caso:

  • «Ninguno con estos filtros tiene inventario en Chapinero. Prueba con «Todas» o limpia los filtros.», con el nombre de la sucursal elegida.
  • «Prueba con otro nivel de stock o limpia los filtros.», en «Todas».

Sin ningún filtro, una sucursal sin nada contado dice «Chapinero no tiene inventario todavía», con el botón «Ver todas»; y si no hay stock en ninguna parte, «Todavía no hay inventario». En los dos casos debajo explica: «El stock aparece cuando se recibe una compra o se agrega una ubicación desde la ficha del insumo.».

Ver cuánto hay en cada local

  1. Pulsa la fila de la presentación. Se abre su ficha, en la sucursal que estabas mirando; si estabas en «Todas», en la de este computador.
  2. Arriba sale otra franja «Sucursal», y cada botón dice cuánto stock tiene esa presentación en esa sucursal. Pulsa la que quieras ver.
  3. Debajo, «Stock en …» con la cifra grande, «Disponible», «Reservado», «Mínimo» y «Máximo» de ese local, y la lista de «Ubicaciones».

Una sucursal donde esa presentación no tiene nada registrado dice «Sin stock en …».

Con «Volver a Stock por sucursal», a la izquierda del título, regresas a la lista.

Dar de alta el stock de una sucursal

Es lo que hay que hacer con un local recién abierto: cada presentación necesita su ubicación en esa sucursal antes de poder contarla.

  1. Pulsa la fila de la presentación.
  2. Elige la sucursal en la franja de la ficha. Las que no tienen nada dicen 0.
  3. Pulsa «Agregar stock», arriba a la derecha o en el centro del aviso «Sin stock en …». Si la sucursal ya tiene ubicaciones, el botón de arriba dice «Nueva ubicación».
  4. Llena la hoja y guárdala. Sale «Ubicación agregada».

La ubicación queda en la sucursal elegida en la franja de la ficha. El detalle de la hoja —dónde está, el lote, la caducidad, el stock inicial— está en Dar de alta el inventario; aquí solo cambia que puedes hacerlo para una sucursal que no es la tuya.

Mesas por sucursal

Abre en la sucursal de esta terminal: el título dice «Mesas · Chapinero», con su nombre, y debajo cómo está el salón, por ejemplo «3 ocupadas · 12 libres · 2 por limpiar». Si esta terminal no tiene sucursal, o tiene una que ya no existe, abre en «Todas» y el título dice «Mesas de todas las sucursales».

La pantalla se lee igual que Salón → Mesas: la lista agrupada, los botones de estado con su cifra y, al tocar una fila, la ficha de la mesa —al lado en una pantalla ancha, en una hoja en una tableta vertical o un teléfono—, con su estado en cuatro botones, «Ver la cuenta» o «Tomar el pedido» y «Editar».

Ver el salón de una sucursal

  1. Pulsa el nombre de la sucursal en la franja «Sucursal», debajo del título. Cada botón dice cuántas mesas tiene esa sucursal.
  2. Comprueba que el título cambió a «Mesas · …» con la sucursal que querías.

Con una sucursal elegida, las mesas salen agrupadas por salón. Con «Todas», por sucursal, una sección debajo de la otra, y al lado de los botones de estado se lee «El plano del salón es de una sucursal: elige una arriba para verlo.»

Los botones de estado —«Todas», «Libres», «Ocupadas», «Reservadas» y «Por limpiar»— llevan su cifra y cuentan las mesas de lo elegido en la franja. Pulsa uno para ver solo esas.

Cada fila trae el número de la mesa en un recuadro del color de su estado —verde libre, rojo ocupada, ámbar reservada, gris por limpiar—, y al lado «Mesa 12» con el estado, el salón y cuántas personas caben. Una mesa apagada lleva la etiqueta «Inactiva». Con «Todas», la ficha dice además de qué sucursal es.

Ver el plano del salón de otra sucursal

«Lista» y «Plano del salón» solo aparecen con una sucursal concreta elegida: no existe un plano de toda la cadena.

  1. Elige la sucursal en la franja «Sucursal».
  2. Pulsa «Plano del salón», arriba a la derecha.
  3. Toca una mesa del plano para ver su cuenta.

En el plano no salen los botones de estado ni el buscador; para volver a ellos, pulsa «Lista». Cada sucursal tiene su propio plano, y desde aquí también se dibuja y se vincula el de otra sucursal. Cómo se hace está en Dibujar el plano del salón y en Trabajar sobre el plano del salón.

Buscar una mesa

  1. Escribe en el buscador de la cabecera. Con una sucursal elegida dice «Número o salón»; con «Todas», «Número, salón o sucursal».
  2. Para afinar, pulsa uno de los botones de estado.

Si no queda ninguna, sale «Ninguna mesa con estos filtros» / «Prueba con otro estado o borra la búsqueda.», con «Limpiar filtros». Si la sucursal no tiene mesas, sale «Chapinero todavía no tiene mesas» (o «Todavía no hay mesas», con «Todas») / «Crea las mesas del salón para tomar pedidos de mesa y dibujarlas en el plano.»

Crear una mesa en otra sucursal

  1. Pulsa «Nueva mesa», arriba a la derecha. Está siempre, también con «Todas».
  2. Se abre la hoja «Nueva mesa». Si en la franja hay una sucursal elegida, la mesa será de esa. Con «Todas», la hoja empieza preguntando la «Sucursal»: toca la que es. Debajo recuerda «Cada local numera sus mesas: el mismo número puede repetirse en otra sucursal.»
  3. Escribe el «Número». Es lo único obligatorio: puede ser un número (12) o un nombre (Terraza 3).
  4. Si quieres, pon la «Capacidad» con − y +, y el «Salón»: debajo salen, para tocar, los salones que ya existen en esa sucursal.
  5. Deja el «Estado» en «Libre» y encendido «Mesa activa».
  6. Pulsa «Crear mesa».

Sale el aviso «Mesa 12 creada» y la mesa queda en esa sucursal, no en la de esta terminal.

Ojo: fíjate en qué sucursal está resaltada en la franja —o cuál tocaste en la hoja— antes de pulsar «Crear mesa». La hoja de una mesa ya creada no deja cambiarle la sucursal.

El número no se puede repetir dentro de una misma sucursal: si ya hay una 12 en ella, debajo del campo sale «Ya hay una mesa 12 en esta sucursal.»

Cambiar o eliminar una mesa de otra sucursal

  1. Toca la fila de la mesa.
  2. En su ficha, pulsa «Editar». Se abre la hoja «Editar la mesa 12», lista para escribir.
  3. Cambia lo que necesites y pulsa «Guardar cambios». Sale el aviso «Mesa 12 guardada».

Para retirarla, en esa misma hoja pulsa «Eliminar mesa», abajo a la izquierda. No pregunta: sale el aviso «Mesa 12 eliminada» / «Ya no sale en el salón ni en el plano.» con «Deshacer», que la trae de vuelta mientras se vea. Pasado ese momento, esta pantalla no tiene por dónde recuperarla.

Si lo que quieres es sacarla de servicio sin perderla de vista, no la elimines: en «Editar», apaga «Mesa activa» y guarda. Se queda en el listado con la etiqueta «Inactiva», y no se puede sentar a nadie en ella.

Cambiar el estado de una mesa

Ojo: esto se aplica al momento, sin preguntar, y se ve en la terminal del otro local en cuanto sincronice. No lo toques a ciegas en plena hora pico.

  1. Toca la fila de la mesa.
  2. En su ficha, toca el estado: «Libre», «Ocupada», «Reservada» o «Por limpiar».
  3. Sale el aviso «Mesa 12: Libre» / «Estaba por limpiar.», con «Deshacer».

Para ver qué tiene una mesa ocupada, pulsa «Ver la cuenta» en su ficha. «Tomar el pedido» solo sale en las mesas de la sucursal de esta terminal: la toma de pedido es la de este local.

El estado se mueve solo cuando se toma un pedido («Ocupada») y cuando se cobra su última cuenta («Por limpiar»); esto es para ajustarlo a mano.

Esta pantalla no se actualiza sola con lo que pasa en los locales: pulsa el botón de las flechas, arriba, para ver el estado de ahora. Gira mientras carga.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contar el stock de otro local desde aquí? Puedes darle de alta el stock y ajustarlo, sí. Pero el conteo físico lo hace quien esté en ese local: aquí no ves lo que hay en la bodega.

¿Por qué una presentación asignada a la sucursal no sale en la lista de esa sucursal? Porque todavía no tiene stock registrado ahí. Búscala en «Todas», ábrela, elige esa sucursal en la franja de la ficha y pulsa «Agregar stock».

¿Por qué el stock de una fila cambia al elegir una sucursal? Porque con una sucursal puesta la fila muestra lo que hay en ese local, y en «Todas», la suma de toda la cadena. Para comparar los locales, abre la ficha: su franja dice cuánto hay en cada sucursal.

¿Por qué la cifra de un botón es más grande que las filas que veo? Porque las cifras cuentan todo lo que cumple los filtros, y la lista va llegando de 20 en 20. Baja y las demás aparecen.

¿Por qué al entrar no sale «Todas»? Porque la pantalla recuerda, en este computador, la última sucursal que elegiste. Pulsa «Todas» en la franja para volver al consolidado.

¿Las mesas que creo aquí las ve el mesero del otro local? Sí, en cuanto su terminal sincronice. Su pantalla Salón → Mesas solo trae las de su sucursal, que es justamente donde acabas de crearlas.

¿Puedo copiar las mesas de una sucursal a otra? No. Las mesas se crean una por una en cada sucursal.

¿Por qué Mesas por sucursal no abre en «Todas»? Porque lo normal es mirar el salón propio: entra en la sucursal de esta terminal. «Todas» está a un toque, de primero en la franja.

Cambié el estado de una mesa desde aquí y el mesero no lo vio. Pídele que recargue. Si su local está sin conexión, lo verá cuando vuelva.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
Abajo sale «Tu rol no abre «Stock por sucursal»» (o «Mesas por sucursal») / «Te llevamos al inicio.» Tu usuario no es administrador ni dueño y llegaste por un enlace guardado. Ya estás en Inicio. Pídeselo a un administrador.
En Stock por sucursal no aparece la franja «Sucursal» No hay sucursales registradas, o el equipo no alcanzó a traerlas. Revísalas en Empresa y sucursales y vuelve a entrar.
En Mesas por sucursal no aparece la franja «Sucursal» No hay sucursales registradas, o el equipo no alcanzó a traerlas. Revísalas en Empresa y sucursales y vuelve a entrar.
«No hay insumos con estos filtros» — «Ninguno con estos filtros tiene inventario en …. Prueba con «Todas» o limpia los filtros.» Los filtros dejaron vacía la lista de esa sucursal. Pulsa «Limpiar filtros», o «Todas» en la franja.
«No hay insumos con estos filtros» — «Prueba con otro nivel de stock o limpia los filtros.» En «Todas», la búsqueda, el nivel, las categorías o el estado dejaron la lista vacía. Pulsa «Limpiar filtros».
«Chapinero no tiene inventario todavía» En esa sucursal no hay stock registrado de ninguna presentación. Pulsa «Ver todas», abre una presentación y dale de alta el stock en esa sucursal.
«Todavía no hay inventario» No hay stock registrado en ninguna sucursal. Recibe una compra o agrega una ubicación desde la ficha. → Dar de alta el inventario
«No se pudo cargar el stock» — «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» No hubo respuesta del servidor al abrir la pantalla, al cambiar de sucursal o al cambiar un filtro. Revisa la red y pulsa «Reintentar».
Al bajar por la lista sale «No se pudieron cargar las siguientes.» Se cortó la conexión mientras llegaba la siguiente tanda; las filas que ya ves siguen bien. Pulsa «Reintentar», justo al lado.
«Sin stock en …» en la ficha Esa presentación no tiene ninguna ubicación en esa sucursal. Pulsa «Agregar stock».
«No se pudo cargar la presentación» — «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» No hubo respuesta del servidor al abrir la ficha. Pulsa «Reintentar».
«No se encontró la presentación» — «Puede que la hayan eliminado, o que el enlace esté equivocado.» La presentación ya no existe. Pulsa «Volver al stock».
«No se guardó», dentro de la hoja de la ubicación El servidor no aceptó la ubicación o el ajuste; el motivo va escrito debajo. Corrige lo que dice y vuelve a guardar. → Dar de alta el inventario
La cifra de un botón de nivel es mayor que las filas que ves Las cifras cuentan todo lo que cumple los filtros; la lista llega de 20 en 20. Baja por la lista: las demás llegan solas.
«Chapinero todavía no tiene mesas» (o «Todavía no hay mesas», con «Todas») — «Crea las mesas del salón para tomar pedidos de mesa y dibujarlas en el plano.» En lo elegido en la franja no hay mesas. Pulsa «Nueva mesa».
«No se pudieron cargar las mesas» — «Revisa la conexión y vuelve a intentarlo.» La pantalla no pudo traerlas del servidor. No es que no haya. Pulsa «Reintentar».
«No se pudieron recargar las mesas: lo que ves es lo último que se cargó.» Falló una recarga; la lista de abajo es la de antes. Pulsa «Reintentar» cuando vuelva la red.
«Ninguna mesa con estos filtros» — «Prueba con otro estado o borra la búsqueda.» El buscador o el botón de estado dejaron la lista vacía. Pulsa «Limpiar filtros».
No aparecen «Lista» ni «Plano del salón» arriba Estás viendo «Todas»: el plano es de una sucursal concreta. Elige una sucursal en la franja.
La ficha no ofrece «Tomar el pedido» La mesa es de otra sucursal, está inactiva o está ocupada. El pedido se toma desde una terminal de esa sucursal, en Salón → Pedidos.
«Aún no hay plano configurado. Elige «Dibujar» arriba para diseñar el salón.» Esa sucursal nunca dibujó su plano. Pulsa «Dibujar», arriba del plano. → Dibujar el plano del salón
«Elige en qué sucursal está.», en rojo en la hoja «Nueva mesa» Estás en «Todas» y no tocaste ninguna sucursal en la hoja. Toca la sucursal y vuelve a pulsar «Crear mesa».
«Ponle un número o un nombre.», en rojo debajo de «Número» Guardaste la mesa con el campo «Número» vacío. Escribe un número o un nombre y vuelve a guardar.
«Ya hay una mesa 12 en esta sucursal.», en rojo debajo de «Número» Esa sucursal ya tiene una mesa con ese número. Usa otro número o nombre.
«No se guardó la mesa» — «No se pudo crear la mesa» (o «No se pudo actualizar la mesa») No hubo respuesta del servidor, o la sucursal ya no existe. Vuelve a entrar a la pantalla y repite.
«No se eliminó la mesa» — «La mesa 12 tiene una cuenta abierta: cóbrala o cancélala antes de eliminar la mesa.» (o «No se pudo eliminar la mesa») La mesa tiene un pedido sin cerrar, o no hubo respuesta del servidor. Cobra o cancela su cuenta, o espera y repite.
«No se cambió la mesa 12» con el motivo Falló el cambio de estado: casi siempre, la red. La mesa vuelve sola a como estaba. Revisa la red y repite.
Aparece una sección titulada «Sin sucursal» Hay mesas que quedaron sin sucursal asignada. Mientras estén así, no las ve ningún local. La hoja de una mesa ya creada no tiene campo de sucursal, así que no se arregla desde ahí: ábrela, pulsa «Editar» y «Eliminar mesa», y créala de nuevo con «Nueva mesa» eligiendo la sucursal que le toca.
Creaste la mesa en la sucursal equivocada La franja muestra todas las sucursales y es fácil tocar la de al lado. Ábrela, pulsa «Editar» y «Eliminar mesa», y créala de nuevo en la sucursal correcta.

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