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Sucursales: agregar, editar y eliminar

Restaurante · Lectura de 13 minutos

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Empresa, columna «Sucursales». Hace falta comprarlo aparte: no.

Una sucursal es un local: el del centro, el del norte, el del centro comercial. Cada una tiene su dirección y su teléfono, y son los que salen impresos en la cuenta de las mesas que se atienden ahí. Además, es lo que cada computador elige en Configuración → Sistema para saber dónde está parado.

Esta página es la continuación de Empresa. La columna «Sucursales» está en esa misma pantalla, a la derecha: dice cuántas hay, trae el botón «Agregar» y una fila por sucursal. Debajo del título recuerda «Cada sucursal tiene sus propias mesas, su personal y sus cajas. Toca una para editarla.».

La dirección, el teléfono y el correo de la sucursal son datos fiscales. Si el negocio emite factura electrónica, esos tres son los que salen como establecimiento que expide el documento. Si a la sucursal le falta la dirección o el teléfono, la factura se emite con los datos de la cuenta de facturación en vez de los tuyos, y nadie te avisa. El correo es el único que tiene repuesto: si la sucursal no tiene, se usa el del negocio. Vale la pena llenarlos bien.

Lo primero: hay dos formas de guardar

Según la sucursal sea nueva o ya exista, se guarda de una manera distinta:

Si la sucursal… Se guarda…
La acabas de agregar en esta visita (lleva «Sin guardar») Cuando pulsas «Guardar cambios» (o «Crear empresa», si el negocio es nuevo), arriba a la derecha de la pantalla Empresa. Antes de eso solo está en la lista de la pantalla.
Ya existía Al instante, cuando pulsas «Guardar cambios» al pie de su hoja. No pasa por el botón de arriba.

Lo mismo con eliminar: quitar una sucursal «Sin guardar» solo la borra de la lista de la pantalla; eliminar una que ya existía la borra del sistema en ese momento.

Agregar una sucursal

Hoja Nueva sucursal

Los campos van en dos columnas: «Nombre de la sucursal» y «Teléfono»; «Email» y «Dirección»; «Ciudad» y «Código postal»; y «País». Debajo, a lo ancho, las coordenadas y el interruptor. En un teléfono los campos van uno debajo de otro, salvo «Latitud» y «Longitud», que siguen lado a lado.

  1. «Nueva sucursal». El título de la hoja, que se abre por la derecha. Debajo dice «Se guarda junto con la empresa».
  2. «Nombre de la sucursal». El nombre con el que la vas a reconocer en todas las listas: Sucursal Centro, Chapinero. Máximo 100 caracteres.
  3. «País». También es obligatorio y arranca vacío: lo que se ve es el ejemplo «Ej: Colombia». Hay que escribirlo.
  4. «Latitud» y «Longitud». No llevan asterisco: se pueden dejar vacías. Debajo lo dice: «Opcionales. Por ahora solo se guardan con los datos de la sucursal: nada en la aplicación las usa todavía.».
  5. «Sucursal principal». El interruptor de la sucursal central. Toda la fila lo cambia.
  6. «Agregar sucursal». El botón azul del pie. Se enciende en cuanto escribes algo. Deja la sucursal en la lista; todavía no la guarda.

Y los pasos:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa «Agregar», arriba de la columna «Sucursales». Si todavía no hay ninguna, la columna dice «Todavía no hay sucursales» y trae en el centro el botón «Agregar sucursal», que hace lo mismo.
  3. Se abre por la derecha la hoja «Nueva sucursal».
  4. En «Nombre de la sucursal» escribe cómo la vas a llamar.
  5. En «Teléfono» escribe el número del local. Máximo 20 caracteres.
  6. En «Email» escribe el correo del local. Tiene que tener forma de correo. Máximo 100 caracteres.
  7. En «Dirección» escribe dónde queda. Es lo que sale impreso en la cuenta. Máximo 200 caracteres.
  8. En «Ciudad» escribe la ciudad. Máximo 100 caracteres.
  9. En «Código postal» escribe el código. Máximo 10 caracteres.
  10. En «País» escribe el país. Máximo 100 caracteres.
  11. Si quieres, escribe «Latitud» y «Longitud», con punto o con coma: 4.6097 o 4,6097. Si lo que escribes no es un número, debajo del campo sale «No es un número».
  12. Si esta es la sucursal principal, enciende «Sucursal principal».
  13. Pulsa «Agregar sucursal».
  14. Sale arriba, al centro, «Sucursal Cedritos agregada» / «Se guarda con la empresa al tocar «Guardar».», con el nombre que le pusiste.
  15. La hoja se cierra y la sucursal aparece en la columna «Sucursales» con la etiqueta «Sin guardar».
  16. Pulsa «Guardar cambios» (o «Crear empresa»), arriba a la derecha. Hasta ese momento la sucursal no existe todavía. Al guardar, la etiqueta «Sin guardar» desaparece.

Si te arrepientes antes de pulsar «Agregar sucursal», pulsa «Cancelar» o la ✕ de la esquina: la hoja se cierra y no se agrega nada.

Corregir una sucursal que todavía no has guardado

Una sucursal con la etiqueta «Sin guardar» se corrige como cualquier otra, y el cambio se queda en la lista hasta que guardes la empresa.

  1. Pulsa su fila en la columna «Sucursales». La hoja se abre ya lista para escribir, con «Se guarda junto con la empresa» debajo del nombre.
  2. Cambia lo que necesites.
  3. Pulsa «Guardar cambios», al pie de la hoja.
  4. Sale «Sucursal Cedritos cambiada» / «Se guarda con la empresa al tocar «Guardar».».
  5. Pulsa «Guardar cambios» (o «Crear empresa») arriba, en la pantalla Empresa, para que se cree con los datos nuevos.

Para quitarla de la lista antes de guardar, abre su hoja, pulsa «Eliminar sucursal», abajo a la izquierda, y confirma «¿Eliminar Sucursal Cedritos?» / «Se quita de la lista; todavía no se había guardado.» con «Sí, continuar». Sale «Sucursal Cedritos quitada de la lista». Como todavía no se había guardado nada, no tiene ninguna consecuencia.

«Descartar cambios», en la cabecera de Empresa, también quita de una vez todas las sucursales «Sin guardar».

Ver los datos de una sucursal

En la fila, sin abrir nada, ya ves el nombre, la ciudad y el país, y la dirección. La sucursal marcada como principal lleva la etiqueta «Principal» junto al nombre.

Si a una sucursal le falta algún dato, la fila escribe «Sin nombre», «Sin ciudad ni país» o «Sin dirección» en su lugar.

Para ver todo lo demás —el teléfono, el correo, el código postal, las coordenadas—, pulsa la fila. La hoja se abre con el nombre de la sucursal de título y su ciudad debajo, y con los campos ya listos para editar. Si solo querías mirar, ciérrala con «Cancelar» o la ✕: mientras no pulses «Guardar cambios», no se cambia nada.

Editar los datos de una sucursal existente

Sirve para corregir la dirección, cambiar el teléfono o arreglar un nombre mal escrito.

Ojo: aquí «Guardar cambios» escribe en el sistema al instante. No pasa por el botón de arriba de la pantalla Empresa, no hay confirmación y el dato anterior no queda guardado en ninguna parte.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la fila de la sucursal. Se abre su hoja, ya editable.
  3. Cambia lo que necesites. «Guardar cambios», al pie, se enciende en cuanto hay algo distinto.
  4. Pulsa «Guardar cambios». Mientras guarda dice «Guardando…».
  5. Sale arriba, al centro, «Sucursal Cedritos actualizada», con el nombre de la sucursal.
  6. La hoja se cierra y la lista se recarga con el dato nuevo.

Los siete campos con asterisco son obligatorios. No se pueden dejar en blanco: si borras uno y pulsas «Guardar cambios», el navegador lo marca y no se envía nada. Para cambiar un dato se escribe el nuevo encima.

Las coordenadas no se pueden borrar. Si «Latitud» y «Longitud» ya tenían un valor y vacías los campos, al guardar se quedan los valores anteriores; la propia hoja lo avisa: «Borrarlas aquí no quita las que ya estaban guardadas.». Se pueden cambiar por otras, pero no dejar en blanco.

«Cancelar» no guarda nada. Cierra la hoja con lo que hayas escrito sin enviar; al volver a abrir la sucursal, sale lo que estaba guardado.

Cambiar cuál es la sucursal principal. Enciende o apaga «Sucursal principal» y pulsa «Guardar cambios». Nada impide que dos sucursales queden marcadas a la vez.

Eliminar una sucursal

Ojo: esto no se puede deshacer. La aplicación pregunta una vez y, si confirmas, la sucursal desaparece. Lee los dos avisos de abajo antes de tocarlo.

Antes de eliminar, revisa dos cosas:

  • Qué computadores están asignados a esa sucursal. Cualquier equipo que la tuviera elegida en Configuración → Sistema se queda sin sucursal válida y hay que asignarle otra a mano.
  • Que no sea la única. Si eliminas todas las sucursales, ningún equipo puede elegir sucursal y la pantalla Empresa vuelve a exigirte crear una antes de guardar.

Lo que ya pasó en esa sucursal —las cuentas cobradas, los arqueos, las facturas— no se borra. Lo que desaparece es la sucursal: deja de aparecer en la lista de esta pantalla, en «Sucursal» de Configuración → Sistema y en las franjas de sucursales del resto de pantallas.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la fila de la sucursal que vas a eliminar.
  3. Confirma en la hoja que es esa: mira el nombre, la ciudad y la dirección.
  4. Pulsa «Eliminar sucursal», abajo a la izquierda.
  5. Lee el aviso «¿Eliminar Sucursal Cedritos?» / «Deja de aparecer en la empresa, con sus mesas, su personal y sus cajas.» y pulsa «Sí, continuar». Con «Cancelar» no se borra nada.
  6. Sale arriba, al centro, «Sucursal Cedritos eliminada» y la hoja se cierra.

Si te equivocaste de sucursal, no hay «deshacer»: toca crearla otra vez con «Agregar», pulsar «Guardar cambios» y volver a asignarle sus computadores en Configuración → Sistema.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sucursales puedo tener? Las que necesites. No hay tope.

Agregué una sucursal y en el otro computador no aparece. Primero revisa que ya no tenga la etiqueta «Sin guardar»: si la tiene, falta pulsar «Guardar cambios» en la pantalla Empresa. Si ya se guardó, los datos viajan entre equipos con la sincronización; espera a que el otro equipo sincronice.

¿Para qué sirven la latitud y la longitud? Hoy solo se guardan con los datos de la sucursal: nada en la aplicación las usa todavía. Puedes dejarlas vacías.

¿Qué hace el interruptor «Sucursal principal»? Le pone la etiqueta «Principal» a esa sucursal en la lista de esta pantalla, y nada más. Su explicación lo dice: «La central de la empresa. En la lista de sucursales lleva la etiqueta «Principal».».

Cambié la dirección de la sucursal. ¿La cuenta ya sale con la nueva? Sí. Cada vez que se imprime una cuenta, la aplicación vuelve a pedir los datos del negocio, así que la siguiente ya sale con la dirección nueva. Si sale con la vieja, revisa que hayas pulsado «Guardar cambios» en la hoja de la sucursal.

¿Puedo cambiarle el nombre a una sucursal ya creada? Sí. Abre su fila, cambia el nombre y pulsa «Guardar cambios». Todo lo que ya estaba atado a esa sucursal sigue atado a ella; solo cambia cómo se llama.

¿Puedo mover una caja o unas mesas de una sucursal a otra? No desde aquí. Esta pantalla solo maneja los datos de la sucursal.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
La sucursal sigue con «Sin guardar» y no aparece en los otros equipos Al agregarla solo quedó en la lista de la pantalla; falta guardar la empresa. Pulsa «Guardar cambios» (o «Crear empresa»), arriba a la derecha de la pantalla Empresa.
«Agregar sucursal» o «Guardar cambios» está apagado en la hoja Todavía no has escrito nada, o no has cambiado nada. Escribe o cambia algún dato.
Pulsé «Agregar sucursal» y no pasa nada Falta uno de los siete campos con asterisco, o el correo no tiene forma de correo. El navegador marca el campo. Mira cuál está marcado y llénalo. «Latitud» y «Longitud» sí se pueden dejar vacías.
«No es un número» debajo de «Latitud» o «Longitud» Escribiste algo que no es una cifra. Escribe solo el número, con punto o coma: 4.6097, -74.0817. O déjalo vacío.
«No se pudo guardar» / «Sucursal Cedritos sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» El servidor no aceptó el cambio, o la sucursal ya no existe. Pulsa Aceptar, cierra la hoja, vuelve a entrar a la pantalla y mira si el cambio quedó. Si no, repite.
«No se pudo guardar» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» No hubo respuesta del servidor. Revisa que el servidor esté encendido y repite.
«No se pudo eliminar» / «Sucursal Cedritos sigue en la empresa. Inténtalo de nuevo.» El servidor no la eliminó; por ejemplo, porque ya estaba eliminada desde otro equipo. Sal de la pantalla, vuelve a entrar y mira si la sucursal sigue en la lista.
«No se pudo eliminar» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» No hubo respuesta del servidor. Revisa la conexión y repite.
La fila dice «Sin nombre», «Sin dirección» o «Sin ciudad ni país» Esa sucursal se guardó sin ese dato. Abre su hoja, escribe el dato y pulsa «Guardar cambios».
Borré una sucursal y ahora un computador no carga nada Ese equipo tenía esa sucursal elegida. Entra en ese computador a Configuración → Sistema, elige otra «Sucursal» y guarda.
«Falta una sucursal» / «La empresa necesita al menos una sucursal para guardarla.» Eliminaste todas las sucursales, o el negocio es nuevo, y estás guardando la empresa sin ninguna. Pulsa «Agregar», crea al menos una y vuelve a guardar.
La factura electrónica sale con datos que no son los del local A la sucursal le falta la dirección o el teléfono, o falta el municipio en Configuración → Facturación electrónica. Cuando falta uno solo, la factura se emite entera con los datos de la cuenta de facturación. Abre la hoja de la sucursal, completa los datos y pulsa «Guardar cambios». Después revisa el municipio en la pantalla de facturación electrónica.

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