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Cerrar la cuenta

Restaurante · Lectura de 14 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Salón → Cobrar → una cuenta → «Cobrar $…». Hace falta comprarlo aparte: no. La factura electrónica sí.

El «Cobrar $…» de la pantalla no cobra de una: abre por la derecha la hoja «Cobrar la cuenta». Ahí está todo a la vista —lo que se cobra, cómo se paga, el cliente, la factura y la impresión—, y cobrar es un toque más: el «Cobrar $…» de la hoja. Mientras no lo pulses, nada se guarda.

La hoja «Cobrar la cuenta»

Debajo del título, la hoja dice qué cuenta es: «Mesa 4», o el número del pedido si no es de mesa, y «2 de 6 líneas» si no estás cobrando todo lo pendiente.

«Total a cobrar». El total en grande y, debajo, cuánto es de consumo y cuánto de propina —o «sin propina»—. Si estás cobrando una parte de la mesa, una línea más lo dice: «Se cobran 2 de 6 líneas: el resto sigue abierto en la mesa.» → Dividir la cuenta
«Cómo se paga». Una fila por pago. En efectivo dice «Efectivo recibido» con lo que anotaste en «Recibido»; con tarjeta o transferencia solas, el método con el total. Con tarjeta sale además el campo «Nº de aprobación», y con transferencia, «Comprobantes de transferencia». → Formas de pago y cambio
«Cambio». En verde y en grande, lo que hay que devolverle al cliente. Solo sale con efectivo y si entregó de más. Si lo anotado no alcanza, en su lugar sale en rojo «Lo recibido no alcanza».
«Cliente». A nombre de quién queda la cuenta: el cliente elegido o «Consumidor final». El botón abre la hoja «Buscar cliente» para cambiarlo.
«Factura electrónica». El interruptor que decide si sale factura a la DIAN. Solo aparece si el negocio tiene ese módulo encendido.
«Imprimir la cuenta». Viene encendido.
«Cobrar $55.000». Cobra de verdad. A su izquierda, «Cancelar» cierra la hoja sin cobrar.

Cobrar una mesa en efectivo

Es el caso de todos los días: efectivo, sin cliente y con cuenta impresa.

Con las líneas marcadas y lo recibido anotado, pulsa «Cobrar $…». Se abre la hoja «Cobrar la cuenta».
Revisa el «Total a cobrar» y, debajo, el consumo y la propina.
Comprueba «Efectivo recibido»: trae lo que anotaste en «Recibido».
Mira el «Cambio», en verde, si el cliente entregó de más.
Deja encendido «Imprimir la cuenta».

Ojo: el paso siguiente no se puede deshacer. Al pulsarlo la cuenta queda cobrada, el cupón y cada promoción de las líneas cobradas gastan un uso, la plata entra al turno y —si lo pediste— sale la factura a la DIAN. Deshacerlo después significa anular la cuenta desde Cuentas cobradas, y solo puede hacerlo un administrador, el dueño o un gerente.

Pulsa «Cobrar $…», abajo a la derecha de la hoja.
La hoja pasa a «Cobrando» y va diciendo lo que hace: «Guardando la cuenta…», «Imprimiendo…»
Cuando termina, la hoja se cierra sola y abajo sale el aviso «Cuenta V-000123 cobrada · $55.000» con «Cambio: $5.000». Con cambio, el aviso se queda unos diez segundos: es lo que le cantas al cliente.
Vuelves a la lista de Cobrar. Si en la mesa queda algo por cobrar, te quedas en ella con lo que falta, y el aviso lo dice: «Quedan 4 líneas abiertas en la mesa».

Cobrar y emitir la factura electrónica

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Antes de abrir la hoja, elige el cliente con el botón de arriba a la derecha de la cuenta, el que dice «Sin cliente». Sin cliente la factura sale a nombre de Consumidor Final.
Pulsa «Cobrar $…».
En la hoja, enciende «Factura electrónica».
Lee el texto debajo del interruptor: dice «A nombre de …» con el cliente o, si no hay, «A Consumidor final (NIT 222222222222). Es válida ante la DIAN, pero gasta un número de la resolución: si el cliente la pidió a su nombre, elígelo arriba.»
Deja encendido «Imprimir la cuenta». Con la factura encendida, debajo dice «Espera unos segundos a que la DIAN acepte la factura, para que salga con el CUFE y el código QR.»
Pulsa «Cobrar $…».
La hoja va mostrando «Guardando la cuenta…», «Emitiendo la factura electrónica…» y «Esperando el CUFE para imprimir…»
Si la DIAN la aceptó, la hoja se cierra y el aviso de abajo lo dice: «Factura FE-1204 aceptada». Si la factura todavía no tiene número, en vez del número salen los últimos caracteres del CUFE: «Factura CUFE …9f3a21bc aceptada».
Si no quedó aceptada, la hoja se queda abierta con el título «Cuenta cobrada». Un recuadro «Factura electrónica» trae su número y su estado —«En trámite», «Rechazada» o «Con error»—, y debajo sale el aviso «Factura electrónica sin confirmar» con lo que pasó. La cuenta sí quedó cobrada: no la repitas. Pulsa «Listo».

El interruptor es el que decide. Encendido, la factura sale, también a Consumidor Final si la cuenta no tiene cliente; apagado, no sale, aunque la cuenta tenga cliente y el negocio tenga la emisión automática activada. La emite el sistema una sola vez, justo después de guardar la cuenta.

El interruptor puede venir encendido solo: pasa cuando el negocio tiene la emisión automática activada y la cuenta lleva un cliente identificado —no Consumidor Final—. Apágalo si esta cuenta no se factura.

El mesero también puede facturar al cobrar, igual que el cajero.

La hoja espera hasta 15 segundos a que la DIAN responda. Si no llega a tiempo, la cuenta se imprime igual, sin el CUFE, y el aviso dice que la factura sigue en trámite.

Ojo: la propina no entra en la factura. Cuando hay propina y la factura está encendida, la hoja lo recuerda: «La factura sale por $…: la propina voluntaria no es base gravable. En la cuenta impresa sí aparece.»

Facturar a nombre del cliente sin salir de la hoja

En la fila «Cliente» de la hoja, pulsa el botón que dice «Consumidor final».
Se abre encima la hoja «Buscar cliente».
Escribe en «Nombre, documento o teléfono».
Pulsa la fila del cliente; a la derecha dice «Elegir». Si no está, créalo con «Nuevo cliente», abajo a la izquierda.
Vuelves a la hoja de cobro con el cliente puesto. El botón de arriba de la pantalla también cambia.

Si el negocio tiene la emisión automática y todavía no tocaste el interruptor de la factura, al elegir un cliente identificado se enciende solo. Si ya lo tocaste, se queda como lo dejaste. → Elegir el cliente de una cuenta

Cobrar sin imprimir

En la hoja, apaga «Imprimir la cuenta».
Pulsa «Cobrar $…».

Se puede imprimir después desde Caja → Cuentas cobradas: toca la cuenta y pulsa «Reimprimir», al pie. Esa sección la ven el administrador, el dueño, el gerente y el cajero; al mesero no le sale en el menú. → Reimprimir el recibo

Salir de la hoja sin cobrar

«Cancelar» o la ✕ de arriba cierran la hoja sin cobrar. Vuelves a la cuenta tal como la dejaste: las líneas marcadas, lo recibido, los números de aprobación y las fotos de los comprobantes siguen ahí.
Mientras la hoja dice «Cobrando» no se puede cerrar: no hay ✕ ni «Cancelar», y abajo sale «No cierres esta hoja.» Espera a que termine.
Si el cobro falla, la hoja cambia a «No se cobró» y muestra el motivo con una equis roja. Pulsa «Volver a la cuenta»: no se cobró nada y la cuenta sigue como estaba, para corregir y volver a intentar.

Cuando la hoja se queda abierta después de cobrar

Si todo salió bien, la hoja se cierra sola. Solo se queda abierta, con el título «Cuenta cobrada», cuando hay algo que leer:

«Cuenta V-000123 cobrada por $55.000.», con un visto verde.
«Cambio para el cliente», en grande, si pagó en efectivo y hay cambio.
El recuadro «Factura electrónica», con su número o el final del CUFE y su estado.
«Factura electrónica sin confirmar»: la factura no quedó aceptada. Más abajo, en Cuando algo no sale, está qué hacer con cada mensaje.
«Comprobantes sin guardar»: una foto de la transferencia no alcanzó a subir.
«La cuenta no se imprimió», con el motivo, si dejaste encendido «Imprimir la cuenta» y el papel no salió. La cuenta queda cobrada igual.
«La cuenta se envió a la impresora.», si dejaste encendido «Imprimir la cuenta» y salió.

Pulsa «Listo»: la hoja se cierra, sale el aviso de abajo y sigues como en un cobro normal.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Lo recibido no alcanza» / «Faltan $… para cubrir el total.»	Lo anotado no cubre el total. El «Cobrar $…» de la hoja está apagado.	Pulsa «Recibido exacto · $…» si el cliente pagó justo, o «Volver al teclado» para corregir lo recibido. → Formas de pago y cambio
El «Cobrar $…» de la hoja está apagado y no hay aviso rojo	La hoja todavía está preguntando si el negocio factura a la DIAN.	Espera un segundo.
«La cuenta no tiene líneas que cobrar.»	El cobro llegó sin ninguna línea.	No se cobró nada. Pulsa «Volver a la cuenta», marca líneas y vuelve a intentar.
«La cuenta trae la misma línea dos veces.»	La cuenta llegó con una línea repetida.	No se cobró nada. Sal con Volver, vuelve a entrar y marca de nuevo.
«La línea … ya no existe en el pedido.»	Quitaron ese plato del pedido mientras cobrabas.	No se cobró nada. Sal con Volver y vuelve a entrar.
«El pedido P-000118 está cancelado.»	Cancelaron el pedido mientras lo cobrabas.	No se cobró nada. Revísalo en Pedidos.
«Uno de los platos ya fue cobrado en la cuenta V-000122. Recarga la cuenta para ver qué queda pendiente.»	Otra terminal cobró esa línea primero.	No se cobró nada. Sal con Volver, vuelve a entrar y cobra solo lo pendiente.
«No se pudo cobrar la cuenta.»	El servidor rechazó el cobro sin dar motivo.	No se cobró nada. Pulsa «Volver a la cuenta» y vuelve a intentar. Si se repite, avisa a quien administra el sistema.
«Comprobantes sin guardar» / «Un comprobante no se guardó: agrégalo desde el detalle de la cuenta.»	La cuenta se cobró, pero esa foto no alcanzó a subir.	No repitas el cobro. Agrégala desde El detalle de una cuenta.
«La cuenta no se imprimió» / «No se pudo imprimir la cuenta: … Puedes reimprimirla desde el detalle de la cuenta.»	La cuenta se cobró, pero el papel no salió. Después de los dos puntos va el motivo: la impresora no recibió el trabajo (apagada, sin papel, desconectada) o «Impresora no configurada…». Antes este fallo no se decía y la hoja anunciaba que la cuenta se había enviado.	No repitas el cobro. Arregla lo que diga el motivo y reimprímela desde El detalle de una cuenta.
«Factura electrónica sin confirmar» / «La factura electrónica sigue en trámite y el sistema la reintenta solo. Revísala en el detalle de la cuenta.»	La DIAN todavía no aceptó el documento.	La cuenta ya está cobrada: no la repitas. El sistema reintenta solo cada pocos minutos. Sigue el estado en Facturas electrónicas.
«Factura electrónica sin confirmar» / «La factura electrónica no salió: … La cuenta sí quedó cobrada; revisa la factura en el detalle de la cuenta.»	La DIAN rechazó el documento, o no se pudo enviar. Después de los dos puntos va el motivo.	No repitas el cobro. Corrige lo que diga el motivo —casi siempre un dato del cliente— y vuelve a emitirla desde El detalle de una cuenta.
«Factura electrónica sin confirmar» / «No apareció la factura electrónica de esta cuenta: puede que la facturación no esté lista en el servidor. …»	El sistema no llegó a emitirla en los 15 segundos que se espera, casi siempre porque a la facturación le faltan las credenciales.	La cuenta está cobrada. Revisa Configurar la facturación electrónica y factúrala desde el detalle de la cuenta.
«Factura electrónica sin confirmar» / «No se pudo confirmar la factura electrónica. …»	Se cortó la conexión con el servidor mientras se esperaba la factura.	La cuenta está cobrada. Mira cómo quedó la factura en el detalle de la cuenta.
«El módulo está en Sandbox: las facturas que emitas no tienen validez fiscal.»	La facturación electrónica está en modo de pruebas.	Las facturas de prueba no le sirven al cliente. Que un administrador lo pase a producción. → Configurar la facturación electrónica
No aparece el interruptor «Factura electrónica»	El módulo no está encendido en este negocio.	Es normal. Si el negocio factura a la DIAN, hay que activarlo primero.
El interruptor «Factura electrónica» viene encendido solo	El negocio tiene la emisión automática activada y la cuenta lleva un cliente identificado.	Es lo esperado. Apágalo si esta cuenta no se factura: apagado no sale factura.
«El total de la cuenta (…) no cuadra con lo que se cobra (…). Recarga la cuenta.» o ««…» no coincide con el pedido: cambió mientras cobrabas. Recarga la cuenta.»	Alguien cambió el pedido —una cantidad, una línea— mientras cobrabas.	No se cobró nada. Sal con Volver y vuelve a entrar.
«El domicilio de la cuenta no cuadra con el pedido. Recarga la cuenta.»	El costo del domicilio cambió, o se cobró otra parte del pedido, mientras cobrabas.	No se cobró nada. Sal con Volver y vuelve a entrar.
«El descuento del cupón (…) no cuadra con lo que da «…» sobre estas líneas (…). Recarga la cuenta.»	El cupón o el pedido cambiaron mientras cobrabas.	No se cobró nada. Sal con Volver, vuelve a entrar y aplica el cupón otra vez. → Cupón y propina
«El turno de esta caja está cerrado: ábrelo antes de cobrar.»	El último arqueo de la caja fue un cierre, un arqueo de emergencia o uno de auditoría.	No se cobró nada. Abre el turno y vuelve a cobrar. → Cajas y turnos
Se cobró bien pero no salió papel	La impresora no está configurada en esta terminal o no respondió. En el cobro esto no muestra ningún aviso.	No repitas el cobro. La impresora se elige en NeoGestify, no en Restaurante; pídeselo a quien montó el equipo. Cuando esté, usa «Reimprimir» en Caja → Cuentas cobradas. → Plantillas de impresión
La cuenta salió sin el CUFE	La DIAN no alcanzó a aceptar el documento en el tiempo que se espera.	La factura sigue su curso. El papel lleva igual su código QR, pero con el número de la cuenta en vez del CUFE. Cuando el documento quede aceptado, reimprime desde Caja → Cuentas cobradas.
La hoja no se deja cerrar	Está en «Cobrando» y el proceso no ha terminado.	Espera. No cierres la aplicación: el texto «No cierres esta hoja.» está por algo.
Después de cobrar, la pantalla se queda en la misma mesa	Quedan líneas del pedido sin cobrar.	Es lo esperado. La mesa se libera al cobrar lo que falta. → Mesas