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Importar insumos desde un archivo

Restaurante · Lectura de 36 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. La pantalla desde donde se llega solo la abren ellos. Dónde está: Administración → Gestión de productos → «Importar». Hace falta comprarlo aparte: no.

Montar la despensa a mano, insumo por insumo, es cosa de días. Esta pantalla toma un Excel o un CSV y crea de un golpe los insumos con su descripción y sus impuestos, sus presentaciones con sus códigos de barras, en qué se miden y sus categorías, sus precios en la sucursal, el stock con el que entran —dónde y de qué lote— y los mínimos. Antes de guardar nada te muestra fila por fila qué va a pasar.

Lo que entra por aquí es, de entrada, materia prima: la presentación queda para la despensa y no sale en la carta. Si algo además se vende tal cual —la cerveza de la nevera—, pon sí en la columna seVendeEnLaCarta y su precioVenta, o márcalo después en su ficha, como se cuenta en Vender un producto directo en la carta.

Antes de empezar

  • Ten creada la sucursal a la que van a entrar el stock y los precios. Si no hay ninguna, la pantalla lo dice: «No hay sucursales» / «Crea una sucursal antes de importar: el stock de cada insumo entra en una.» Se crean en Empresa y sucursales.
  • La sucursal no va en el archivo. Se elige arriba, en la franja de sucursales de la pantalla, y vale para toda la hoja. Viene puesta la de este computador. Para cargar lo mismo en otra sucursal, cámbiala y vuelve a subir la hoja.
  • Excel, LibreOffice o el Bloc de notas. El archivo se llena por fuera del sistema.

Cómo se llena la plantilla

  1. Entra a Administración → Gestión de productos y pulsa «Importar», arriba a la derecha. Se abre «Importar insumos». Debajo de la zona de carga, el recuadro «Cómo tiene que venir la hoja» resume las columnas y las reglas.
  2. Pulsa «Descargar plantilla». El sistema te pregunta dónde guardar plantilla_insumos.xlsx.
  3. Abre el archivo. Tiene tres hojas: Instrucciones, Insumos y Categorías existentes, con las rutas de las categorías que ya tienes, para copiarlas tal cual.
  4. Lee la hoja Instrucciones. Al final explica uno por uno los casos de las filas de ejemplo.
  5. En la hoja Insumos, borra las filas de ejemplo. Si las dejas, se importan.
  6. Escribe tus datos debajo de la fila de títulos: una fila por presentación, o por cada lote de una presentación.
  7. Guarda el archivo.

Estas son las columnas, en el orden en que vienen. Se leen por el título, no por la posición: una hoja de antes, con menos columnas, se sigue leyendo.

Columna Obligatoria Qué va ahí
nombre sí El nombre genérico del insumo: Harina de trigo, Gaseosa.
marca no La marca o el fabricante. En blanco, el insumo queda sin marca.
descripcion no Del insumo. Si el insumo ya existe y no tiene, se le pone; la que tenga no se cambia.
unidadMedida sí Del insumo. Uno de: UNIDAD, PESO, VOLUMEN, LONGITUD, AREA, TIEMPO, TEMPERATURA, TALLA, MATERIAL, DIMENSIONES, CAPACIDAD, COLOR.
impuestos no Los del insumo: iva:19;inc:8. Ver Los impuestos.
activo no sí o no: el insumo entra encendido o apagado. En blanco, sí.
modelo sí La presentación: Bulto 25 kg, Paquete 1 kg.
upc no Uno o varios códigos de barras, separados con ;. Ver Los códigos de barras.
seMideEn no La unidad en que se compra y se gasta, como «Se mide en» de la ficha: unidad, kg, g, litro, ml u otra de hasta 10 letras (bolsa, botella). Es la que usan las recetas.
categorias no Las categorías de esta presentación: Bebidas > Gaseosas. Ver Las categorías.
controlaInventario no sí o no. No para lo que no se cuenta: no pide stock ni avisa de mínimos. En blanco, sí.
presentacionActiva no sí o no. No para crearla apagada. En blanco, sí.
seVendeEnLaCarta no sí o no. Sí para lo que se despacha tal cual se compra. En blanco, no.
tipoPrecio no El tipo del precio de venta: salon, domicilio… En blanco, salon.
precioVenta no Lo que paga el cliente en la sucursal elegida, de ese tipo.
precioCompra no Lo que te cuesta en la sucursal elegida. Pasa a ser el costo que usan las recetas.
stockInicial no Con cuánto entra a la sucursal elegida. Vacío si solo quieres crear el insumo.
ubicacion no Dónde está ese stock: Estante 1, Cuarto frío.
tipoUbicacion no MOSTRADOR, BODEGA, TRANSITO u OTRO. En blanco, BODEGA.
lote no El lote de ese stock, hasta 50 caracteres.
fechaCaducidad no La de ese lote: 2027-03-31 o 31/03/2027 (día/mes/año). Una celda con formato de fecha de Excel también sirve.
stockMinimo no Por debajo de esta cantidad hay que reponer.
stockMaximo no El tope.

Lo que conviene saber de las columnas:

  • Sí o no. En activo, controlaInventario, presentacionActiva y seVendeEnLaCarta también valen true/false y 1/0. Solo cuentan al crear: a un insumo o una presentación que ya existen no se los cambia la importación; eso se hace en su ficha.
  • Las cifras van sin puntos de miles ni signo de peso: 25000, o 2,5. Un 25.000 se lee como veinticinco, y la fila lo avisa en ámbar.
  • Los precios y los límites son de la presentación en la sucursal elegida. Si ya tiene un precio de venta del mismo tipo —Salón y salon son el mismo—, se le cambia el valor; si es de otro tipo, se agrega. Uno nuevo queda como predeterminado solo si la presentación no tenía ninguno en esa sucursal. El precio de compra se cambia si ya hay uno sin proveedor; si no, se crea.
  • Los límites que no vienen se quedan. Un máximo solo, sin mínimo, cambia el máximo y deja el mínimo que había (o cero, si no había límite).
  • Importar solo suma, nunca quita: una celda en blanco no borra nada de lo que ya existe.

Varias presentaciones de un insumo

Repite nombre y marca en cada fila —o escribe ^ en ellas, ver más abajo— y cambia el modelo. Nombre más marca identifican el insumo: si ya existe, no se crea otra vez, solo se le agrega la presentación.

nombre marca unidadMedida modelo stockInicial
Harina de trigo Doña Arepa PESO Bulto 25 kg 4
^ ^ ^ Paquete 1 kg 30

Lo que es del insumo —descripcion, unidadMedida, impuestos y activo— lo pone su primera fila que lo trae. Si otra fila del mismo insumo trae otra cosa, se queda lo de la primera y esa fila se importa con un aviso en ámbar. En blanco, en otra fila del mismo insumo, es lo del insumo.

Otro lote de la misma presentación

Una presentación se crea una sola vez: con la primera fila que trae ese modelo. Otra fila del mismo insumo con el mismo modelo —da igual cómo esté en mayúsculas— solo le carga stock, de otro lote o en otra ubicación:

nombre modelo stockInicial lote fechaCaducidad
Harina de trigo Paquete 1 kg 30 H-2610 2027-03-31
Harina de trigo Paquete 1 kg 20 H-2611 30/04/2027

En esa segunda fila, lo de la presentación —upc, seMideEn, categorias y los interruptores— se toma de la primera; si trae otra cosa, se ignora y la fila lo avisa. La tabla la marca con «Otro lote de la fila N». Solo da error repetir todo: el mismo modelo con la misma ubicación, el mismo tipo de ubicación y el mismo lote, porque las dos filas cargarían el stock en el mismo sitio.

«^»: igual que la fila de arriba

Escribe ^ solo en la celda y la fila copia el valor de la fila de arriba, aunque sea de otro insumo. Sirve para las listas largas: el valor en la primera fila y ^ en las demás.

  • Sirve en todas las columnas menos upc. Un código de barras es de una sola presentación: ^ en upc da error.
  • Aquí una celda en blanco no copia nada. Una marca en blanco es un insumo sin marca, y un stockMinimo en blanco es no tocar el mínimo. Para copiar, hay que escribir ^.
  • En la primera fila no hay nada arriba: ^ da error.
  • Si arriba la celda estaba en blanco, ^ copia el blanco, y la fila lo avisa en ámbar.
  • Si la fila de arriba era otro lote, lo que copia de la presentación es lo de su presentación.
nombre marca unidadMedida impuestos modelo seVendeEnLaCarta precioVenta
Gaseosa Postobón UNIDAD inc:8 Botella 400 ml sí 4500
^ ^ ^ Lata 330 ml ^ 4000
Cerveza Club Colombia ^ ^ Botella 330 ml ^ 7000

La lata es otra presentación de la gaseosa, y sus impuestos en blanco son los de la gaseosa. La cerveza es otro insumo, pero copia de arriba la unidad, los impuestos y que se vende en la carta. En la tabla, cada celda que vino con ^ dice debajo «(de arriba)».

Los impuestos

La columna impuestos lleva los del insumo, como nombre:porcentaje separados con ;. El porcentaje es el mismo que ves en su ficha: 19 es un 19 %.

Qué escribes Qué pasa
iva:19 Un impuesto: IVA del 19 %.
iva:19;inc:8 Dos: IVA 19 % e INC 8 %.
IVA: 19; INC: 8 Lo mismo. Valen los espacios de más y las mayúsculas.
iva:0 IVA del 0 %, para un insumo exento. El porcentaje va de 0 a 100, con coma o punto decimal.
^ Los mismos de la fila de arriba, aunque sea de otro insumo.
(en blanco) El insumo nuevo queda sin impuestos; uno que ya existe conserva los suyos.

Si el insumo ya existe:

  • Los de nombre nuevo se agregan.
  • Los del mismo nombre —sin importar mayúsculas ni tildes: IVA, iva e Ivá son el mismo— toman el porcentaje nuevo.
  • Los que no vienen en la celda se quedan como están. Importar nunca le quita un impuesto.

Ojo: la factura electrónica solo declara IVA e INC (el impoconsumo). Un impuesto con otro nombre —ica, por ejemplo— se importa igual, pero la fila avisa en ámbar: ««ICA» no va en la factura electrónica: la DIAN solo recibe IVA e INC, y se declararía como IVA.» Los nombres que se reconocen son iva, inc, impoconsumo, consumo e impuesto al consumo.

En la tabla, la columna «Impuestos» muestra en cada fila los del insumo; en las demás filas del mismo insumo dice debajo «(los del insumo)».

Los códigos de barras

La columna upc lleva el código de barras de la presentación. Si son varios —un pack, una caja con su código y el de cada unidad—, sepáralos con ;: 7701234500021;7701234500038.

  • En blanco: al crearla, el sistema le pone un código interno. La tabla dice «Se pone uno».
  • Un código es de una sola presentación. Repetirlo en la celda, ponerlo en otra fila de otra presentación o que ya lo tenga otra presentación del sistema da error, y la fila no se importa. Se compara el código entero: 77000 no choca con 7700000011.
  • Volver a subir la misma hoja no da error: el código ya es de esa misma presentación.
  • Si la presentación ya existe, se le suman los códigos que no tenga. No se le quita ninguno.
  • Los guarda igual que la ficha de la presentación: uno solo tal cual, varios en una lista.

Las categorías

La columna categorias pone cada presentación en su sitio del árbol de categorías. Lo que no existe se crea, con sus padres: no hace falta armar el árbol antes.

Qué escribes Qué pasa
Bebidas > Gaseosas La presentación queda en Gaseosas, dentro de Bebidas. El signo > separa los niveles.
Bebidas > Gaseosas; Nevera Queda en las dos. El ; separa varias categorías.
^ Las mismas categorías que la fila de arriba, aunque sea de otro insumo. Va solo en la celda.
Gaseosas Basta el último nombre si en el árbol hay una sola categoría que se llama así.
Aseo > Cocina Con dos niveles o más, el primero se busca primero entre las categorías principales: sirve aunque otra rama tenga una subcategoría que también se llame Aseo.
(en blanco) Sin categoría.

Lo que conviene saber:

  • Las categorías nuevas son solo para insumos. Se crean con «En los insumos» encendido y «En la carta» apagado, así que no le aparecen al mesero. Si alguna debe ser también sección de la carta, márcala después en Categorías.
  • El árbol se arma solo. Una ruta como Aseo > Cocina > Lavaloza crea las tres categorías, cada una colgada de la anterior, si no existen. En Categorías las verás en sus columnas, como si las hubieras creado a mano.
  • Platos e insumos comparten el árbol. Si la ruta pasa por una categoría que hoy es solo de la carta, la presentación queda en ella igual, pero la fila lo avisa: no saldrá en los filtros de insumos hasta que marques esa categoría «En los insumos».
  • Mayúsculas y espacios de más no importan. «bebidas >gaseosas» es «Bebidas > Gaseosas».
  • Si hay dos categorías con el mismo nombre —dos «Otros», una en Bebidas y otra en Aseo—, escribir solo «Otros» no sirve: la fila no se importa y pide la ruta completa, Bebidas > Otros.
  • Importar solo suma. Si vuelves a subir una presentación que ya existe, se le añaden las categorías de la fila y conserva las que ya tenía. Dejar la celda en blanco no le quita ninguna.

Los casos de la plantilla

nombre modelo Qué enseña
Harina de trigo Bulto 25 kg Todo escrito: iva:5, un código, se mide en kg, ubicación, lote y caducidad.
^ Paquete 1 kg Otra presentación de la harina, con ^. Dos códigos de barras.
^ ^ El mismo paquete con otro lote: solo carga ese stock.
Gaseosa Botella 400 ml inc:8, se vende en la carta a 4500, dos categorías.
^ Lata 330 ml Impuestos en blanco: los de la gaseosa. Otro precio.
Cerveza Botella 330 ml ^ en impuestos y en la carta: copia la gaseosa, aunque sea otro insumo.
Detergente lavaloza Galón 4 L Tres niveles de categoría; se mide en litro.
Hielo Bolsa 5 kg Sin marca, se mide en bolsa y no controla inventario: sin stock.
Servilletas Paquete x100 Sin impuestos y sin categoría.

Importar el archivo

Ojo: importar no se deshace. No hay un botón de revertir la importación: los insumos creados hay que eliminarlos uno por uno. Revisa la tabla antes de confirmar.

  1. En «Importar insumos», mira la franja de sucursales de arriba y elige a cuál entra el stock.
  2. Suelta el archivo en la zona de carga —«Suelta aquí la hoja o tócala para elegirla»— o tócala para buscarlo. Acepta .xlsx, .xls y .csv; si sueltas otra cosa, sale «Ese archivo no sirve».
  3. Espera a que termine «Leyendo la hoja…». Arriba, junto al nombre del archivo, dice cuántas filas trae.
  4. Revisa las insignias: «N listas» y, si las hay, «N con error». Mientras salen «Revisando cuáles ya están…», «Revisando las categorías…» y «Revisando los códigos de barras…», todavía está comparando con lo que ya tienes, y el botón de importar espera.
  5. Si la hoja trae categorías que todavía no existen, sale un aviso azul: «Se crearán N categorías para insumos», con sus nombres. Léelo con calma: una errata —Bebiads— crearía una categoría de más. En la columna «Categorías» de la tabla esas salen marcadas «nueva».
  6. Baja por la tabla y lee la columna «Estado» de cada fila: «Lista», «Lista: otro lote», «Ya tiene stock aquí» o el error, entero. Los avisos salen en ámbar debajo y no frenan la fila.
  7. Si hay filas con error, corrige el archivo, pulsa «Cambiar hoja» y vuelve a subirlo.
  8. Cuando estés conforme, pulsa «Importar N filas». Mientras la entrega, el botón dice «Enviando la hoja…»; pulsarlo otra vez no hace nada.
  9. La pantalla cambia a «Importando insumos», con una barra que se va llenando. Lo que se ve ahí se cuenta en Mientras importa.
  10. Al terminar, dice «Importación terminada» con el resumen. Ver Cuando termina.

La tabla tiene una columna por cada dato de la hoja: «Insumo», «Marca», «Presentación», «Unidad», «Impuestos», «UPC», «Se mide en», «Categorías», «Opciones», «P. venta» (con su tipo debajo), «P. compra», «Stock», «Ubicación» (con su tipo debajo), «Lote», «Caducidad», «Mín» y «Máx». En «Opciones» solo sale lo que no viene como de costumbre: «Se vende en la carta», «Insumo apagado», «No controla inventario» o «Presentación apagada». Una celda que vino con ^ dice debajo «(de arriba)».

En la columna «Categorías» cada fila muestra cómo van a quedar, con la ruta completa. Las que copiaron la de arriba dicen «(las de arriba)»; las vacías dicen «Sin categoría», o «Conserva las que tenga» si la presentación ya tenía stock en la sucursal. En una fila de otro lote, «UPC» y «Categorías» dicen «Los de la fila N» y «Las de la fila N».

La tabla muestra 50 filas por página; abajo dice «Filas 1–50 de N» y se cambia de página con los números. La cabecera se queda fija al bajar.

Cada fila deja su presentación asignada a la sucursal elegida: lo importado sale enseguida en Insumos → Productos de esa sucursal.

Mientras importa

Una hoja de miles de filas tarda unos minutos: cada fila se guarda por separado. Mientras tanto, la pantalla «Importando insumos» te dice en cuál va:

  • La barra y la cifra, por ejemplo «843 de 2.000 · 42 %»: son las filas que ya quedaron guardadas, o descartadas por un error. La cifra se actualiza cada segundo y es la real.
  • Debajo, «Importando …» con el nombre de un insumo de tu hoja, que cambia varias veces por segundo. Es solo para que veas que hay actividad: va recorriendo las filas que siguen, pero lo que de verdad cuenta es la cifra de arriba. Si el equipo tiene activado reducir movimiento, cambia una vez por segundo.
  • Arriba, junto al título, dice «Importando N filas». La franja de sucursales y los botones «Cambiar hoja» e «Importar N filas» desaparecen: la hoja ya está entregada.

Puedes salir de la pantalla. La importación sigue en el servicio del negocio. Al volver a «Importar» retomas el mismo avance, o el resultado si terminó mientras tanto.

Ojo: salir de la pantalla no la detiene, pero cerrar el programa en el computador que tiene el servicio del negocio, sí. Lo que alcanzó a entrar se queda guardado; para el resto, vuelve a subir la hoja (ver Cuando algo no sale).

Solo se importa una hoja a la vez en todo el negocio. Si alguien más está importando, desde este equipo o desde otro, al pulsar «Importar N filas» sale «No se pudo importar» / «Ya hay una importación en curso: espera a que termine.»

Cuando termina

La pantalla dice «Importación terminada», con la barra llena en verde, o en ámbar si alguna fila no entró. Debajo:

  • Un resumen como «2.000 filas revisadas de 2.000: 1.990 crearon o actualizaron algo, 8 ya estaban así, 2 no entraron.»
  • Las insignias «N con cambios», «N sin cambios» y «N con error». Sin cambios es una fila que no creó nada: la presentación ya existía y no se le cargó stock ni se le sumaron categorías.
  • Si alguna fila falló, «Las filas que no entraron»: una tabla «Fila» / «Qué pasó» con el motivo de cada una. El número de fila es el mismo que ves en Excel. Corrige solo esas y vuelve a subir la hoja: lo que ya entró no se duplica.
  • Dos botones: «Importar otro archivo», que vuelve a la zona de carga, y «Volver a Productos por sucursal».

Si sales sin pulsar ninguno de los dos, al volver a «Importar» sigue ahí el resultado.

Cuando la hoja trae presentaciones que ya tienen stock

Subir la misma hoja dos veces es lo normal: se corrigen cuatro renglones y se vuelve a subir entera. Por eso, antes de importar, la pantalla pregunta qué presentaciones ya tienen stock en la sucursal elegida. Si hay alguna:

  • La insignia ámbar «N ya tienen stock».
  • El aviso «N presentaciones ya tienen stock en esta sucursal» / «Al importar se respeta lo que ya hay: no se carga stock otra vez salvo que enciendas «Cargar stock» en esa fila. Lo demás sí se actualiza con lo que traiga la hoja: los precios, los límites, el porcentaje de los impuestos y «se mide en»; y se suman los impuestos, las categorías y los códigos que falten. Una celda en blanco no quita nada.»
  • Una columna más, «Cargar stock», con un interruptor en esas filas.

Para volver a cargar el stock de una de esas filas:

  1. Busca la fila. Su estado dice «Ya tiene stock aquí».
  2. Enciende el interruptor de «Cargar stock»: pasa de «No» a «Sí».
  3. Pulsa «Importar N filas».

Ojo: «Cargar stock» suma, no reemplaza. Si la presentación tenía 20 y la hoja dice 15, quedan 35. Para cuadrar lo que hay de verdad en la bodega, haz un conteo, como se cuenta en Stock.

Con el interruptor apagado, esa fila no toca las existencias: actualiza los precios, los límites, los impuestos y «se mide en», y le suma los códigos y las categorías de la hoja. Si no cambió nada, en el resultado cuenta como «sin cambios».

Una fila de otro lote de una presentación que ya tiene stock también sale como «Ya tiene stock aquí»: enciende «Cargar stock» si ese lote es nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner el precio de venta o de compra en la hoja? Sí, con precioVenta (y su tipoPrecio) y precioCompra, para la sucursal elegida. Un precio con proveedor, o en otra sucursal, se pone en Poner precios de venta y de compra.

¿Puedo cargar dos lotes del mismo insumo, con su caducidad? Sí: dos filas con el mismo modelo y distinto lote. La segunda solo carga ese stock. → Otro lote de la misma presentación

¿Puedo cambiar el porcentaje de un impuesto desde el archivo? Sí: escribe el impuesto con el mismo nombre y el porcentaje nuevo. Lo que no se puede es quitarlo: eso se hace en Ponerle impuestos a un producto.

¿Puedo cargar varias sucursales en la misma hoja? No. La sucursal se elige arriba y vale para toda la hoja. Sube la misma hoja una vez por sucursal, cambiando la sucursal entre una y otra.

¿Se pueden poner categorías desde el archivo? Sí, con la columna categorias, y se crean las que falten. → Las categorías

¿Y quitarle una categoría o un código de barras a una presentación desde el archivo? No: importar solo suma. Para quitarlos, edita la presentación, como se cuenta en Crear y editar una presentación.

¿Puedo seguir trabajando mientras importa? Sí. Sal de la pantalla y haz lo que necesites; al volver a «Importar» ves en cuál va. Lo único que la detiene es cerrar el programa en el computador que tiene el servicio del negocio.

El nombre que sale debajo de la barra cambia muy rápido. ¿Va tan rápido de verdad? Ese letrero es solo para que se note que está trabajando: recorre los insumos de tu hoja que vienen a continuación. El avance real es la cifra de arriba, «N de N · %».

¿Puedo importar dos hojas a la vez, una por sucursal? No. Se importa una a la vez en todo el negocio. Espera a «Importación terminada», pulsa «Importar otro archivo» y sube la siguiente.

Importé y en el resultado dice «sin cambios» en todo. Es que todo eso ya existía. Si esperabas que sumara stock, te faltó encender «Cargar stock» en las filas que decían «Ya tiene stock aquí».

Pulso «Descargar plantilla» y no pasa nada. El sistema pregunta dónde guardar el archivo; si cerraste esa ventana sin elegir, no se guarda, y no es un fallo. Si el equipo no deja escribir, lo dice: «No se pudo guardar la plantilla».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
Abajo sale «Tu rol no abre «Gestión de productos»» / «Te llevamos al inicio.» Esa pantalla solo la abren ADMIN, DUENO y GERENTE Pídele a uno de ellos que haga la importación
«No se pudo leer el archivo» / «Tiene que ser un Excel (.xlsx, .xls) o un CSV.» El archivo está dañado, protegido con contraseña, o no es ninguno de los tres formatos Ábrelo en Excel y guárdalo otra vez como .xlsx. Si no, empieza de nuevo desde «Descargar plantilla»
«Ese archivo no sirve» / «Tiene que ser un Excel (.xlsx, .xls) o un CSV.» Soltaste otra cosa en la zona de carga Suelta el archivo correcto
«No se pudo guardar la plantilla» / «Este equipo no dejó escribir el archivo.» El equipo no permitió guardar Prueba en otro equipo, o pídele la plantilla a alguien que la tenga
«Falta «nombre»», «Falta «unidadMedida»» o «Falta «modelo»» en «Estado» La fila dejó en blanco una columna obligatoria Llena la celda y vuelve a subir la hoja
««unidadMedida» no vale: …» El texto no es uno de los doce valores. Suele ser un plural o una tilde: KILOS en vez de PESO Copia el valor exacto de la hoja Instrucciones
««stockInicial» tiene que ser un número» —o con stockMinimo, stockMaximo, precioVenta o precioCompra— La celda trae un texto o un signo, como $ Déjala solo con la cifra: 25000 o 2,5
««stockMinimo» no puede ser negativo» —o con cualquier otra cifra— Hay un menos delante Corrige la cifra
««stockMaximo» es menor que «stockMinimo»» Los dos están al revés Corrígelos
««precioVenta»: «25.000» se lee como 25, sin puntos de miles. Si querías 25000, escríbelo así» (en ámbar) —o con otra cifra El punto de miles se lee como decimal Quita el punto: 25000
«la fila N ya carga esta presentación con la misma ubicación y el mismo lote: las dos cargarían el stock en el mismo sitio. Cambia el lote o la ubicación» Dos filas del mismo insumo repiten el modelo, la ubicación, su tipo y el lote Si es el mismo stock, borra la repetida. Si es otro lote, escribe su lote; si está en otro sitio, su ubicacion. Si eran presentaciones distintas, cámbiale el modelo
««nombre»: «^» copia la fila de arriba, y esta es la primera» —o con cualquier columna Pusiste ^ en la primera fila de la hoja Escribe el valor en esa fila; ^ va de la segunda en adelante
««marca»: «^» copia la fila de arriba, que lo tiene en blanco» (en ámbar) —o con cualquier columna La fila de arriba tiene esa celda vacía, así que ^ también la deja vacía Escribe el valor en la fila de arriba o en esta
««nombre» pasa de 100 caracteres» —o marca (50), modelo (50), descripcion (500), ubicacion (255), lote (50) o tipoPrecio (30) El texto no cabe Acórtalo
««unidadMedida» es del insumo, no de la presentación: se queda en PESO, la de la fila N» (en ámbar) Otra fila del mismo insumo trae otra unidad. No es un error: la fila se importa con la de la primera Si la unidad buena era otra, corrige la primera fila del insumo
««descripcion» es del insumo y ya la puso la fila N: esta fila no la cambia» (en ámbar) —o «los impuestos son del insumo y ya los puso la fila N…», o ««activo» es del insumo y lo fija su primera fila…» Otra fila del mismo insumo ya trajo otra cosa. No es un error Si querías esto, ponlo en la primera fila del insumo
««impuestos»: «inc» no tiene «:». Escríbelo como nombre:porcentaje, por ejemplo iva:19» —o «… tiene más de un «:»…» Falta el porcentaje, o separaste los impuestos con otra cosa Escribe nombre:porcentaje y sepáralos con ;: iva:19;inc:8
««impuestos»: el porcentaje de «ica» tiene que estar entre 0 y 100, y dice 150» —o «… no es un número: …» El porcentaje no es un número de 0 a 100 Corrígelo: iva:19, sin letras
««impuestos»: «IVA» está dos veces en la celda» El mismo impuesto aparece dos veces, aunque sea con otras mayúsculas o tildes Deja uno solo
««ICA» no va en la factura electrónica: la DIAN solo recibe IVA e INC, y se declararía como IVA.» (en ámbar) —o «… se declararía como INC.» La factura electrónica solo declara dos impuestos: el IVA y el INC (impoconsumo). Uno con otro nombre se manda como INC si el nombre lleva «inc» o «consumo», y como IVA si no. No es un error: el insumo queda con ese impuesto Si es el impoconsumo, escríbelo inc o impoconsumo. Si es otro —el ICA, por ejemplo—, piensa si de verdad va en el insumo: en la factura saldría como si fuera IVA
««upc»: «^» no sirve aquí: un código es de una sola presentación, no se copia de la de arriba» Pusiste ^ en upc Escribe el código, o deja la celda vacía para que el sistema ponga uno
««upc»: el código «…» está dos veces en la celda» —o ««upc»: «…» tiene espacios o comas: separa los códigos con «;»» La celda repite un código, o los separa con espacios o comas Sepáralos con ; y sin repetir: 7701234500021;7701234500038
««upc»: el código «…» ya está en la fila N, que es otra presentación» Dos presentaciones de la hoja traen el mismo código Deja el código solo en la presentación que lo lleva
««upc»: el código «…» ya es de otra presentación: «…»» Otra presentación del sistema ya tiene ese código. Se compara el código entero: 77000 no choca con 7700000011 Corrige el upc, o déjalo vacío para que el sistema ponga uno
««upc»: el código «…» es de una presentación eliminada («…»): restáurala o usa otro código» El código es de una presentación que está en la papelera Restáurala desde la ficha del producto, o usa otro código
««upc»: los códigos no caben: entre todos pasan de 512 caracteres» Demasiados códigos para una presentación Deja los que de verdad se escanean
««upc» se ignora en esta fila: los códigos son de la presentación, que puso la fila N» (en ámbar) —o con seMideEn, categorias, controlaInventario, presentacionActiva o seVendeEnLaCarta La fila es otro lote de una presentación de más arriba, y trae algo distinto de la presentación. No es un error: carga su stock Si querías ponerlo, escríbelo en la fila que crea la presentación
««seMideEn»: «…» es muy largo: hasta 10 letras, como «kg», «litro» o «botella»» La unidad no cabe en la ficha Usa una más corta
««seVendeEnLaCarta»: escribe sí o no (dice «quizás»)» —o con activo, controlaInventario o presentacionActiva La celda no dice ni sí ni no Escribe sí o no, o déjala en blanco
««tipoUbicacion» no vale: NEVERA. Valores: MOSTRADOR, BODEGA, TRANSITO, OTRO» No es uno de los cuatro tipos Escribe uno de esos, y el sitio exacto en ubicacion
««fechaCaducidad»: «31/02/2027» no es una fecha: escríbela como 2027-03-31 o 31/03/2027» La fecha no existe o está escrita de otra forma Escríbela como 2027-03-31 o 31/03/2027 (día/mes/año)
«la fecha de caducidad (…) ya pasó» (en ámbar) El lote ya está vencido. No es un error Revisa la fecha; si es correcta, se importa igual
«el precio de venta «salon» de esta presentación ya lo puso la fila N (…): esta fila no lo cambia» (en ámbar) —o lo mismo con el precio de compra Otra fila de la misma presentación ya trajo ese precio. No es un error Deja el precio solo en una fila de la presentación
«los límites son de la presentación en la sucursal, no del lote: se quedan los de la fila N (mín …, máx …)» (en ámbar) Otro lote de la misma presentación trae otros mínimos Pon los límites en una sola fila de la presentación
«se vende en la carta sin precio de venta: no se podrá cobrar hasta que le pongas uno» (en ámbar) seVendeEnLaCarta dice sí y ninguna fila de esa presentación trae precioVenta Escribe su precioVenta, o pónselo después en Poner precios de venta y de compra
«el precio de venta se guarda, pero no se cobra: «seVendeEnLaCarta» dice no» (en ámbar) La fila trae precio de venta pero dice que no se vende en la carta Si se vende tal cual, pon sí; si no, quita el precio
«no controla inventario: el stock queda guardado, pero no se descuenta ni avisa de mínimos» (en ámbar) La fila dice controlaInventario no y trae stock Si sí se cuenta, pon sí o deja la celda en blanco
««categorias»: hay varias «Otros» (Bebidas › Otros · Aseo › Otros): escribe la ruta completa» Hay más de una categoría con ese nombre, y no se sabe cuál querías Escribe la ruta completa: Bebidas > Otros. El mensaje dice cuáles hay
««categorias»: «^» copia la fila de arriba, y no hay ninguna» Pusiste ^ en la primera fila de la hoja Escribe la ruta en esa fila; ^ va de la segunda en adelante
««categorias»: «^» va solo en la celda: copia las categorías de la presentación de arriba» Pusiste ^ junto con otra ruta, por ejemplo ^; Nevera Escribe las rutas completas: Bebidas > Gaseosas; Nevera
««categorias»: «…» tiene un nivel vacío» Hay dos > seguidos, o la ruta empieza o termina con > Quita el > de más
««categorias»: «…» tiene más de 5 niveles» La ruta es demasiado honda; casi siempre es un error al escribir Acórtala
««categorias»: «…» pasa de 255 caracteres» Un nivel de la ruta tiene un nombre larguísimo, casi siempre por pegar una celda equivocada Corrige el nombre
««Bebidas» no está marcada para insumos: el insumo queda en ella, pero no saldrá en los filtros de insumos hasta que la marques en Categorías» (en ámbar) La ruta pasa por una categoría que hoy es solo de la carta. No es un error: la fila se importa Si quieres filtrar por ella en la despensa, enciéndele «En los insumos» en Categorías
El botón «Importar N filas» está apagado No hay ninguna fila lista, no hay sucursal elegida, o todavía dice «Revisando cuáles ya están…», «Revisando las categorías…» o «Revisando los códigos de barras…». Si ninguna sirve, la pantalla lo dice: «Ninguna fila se puede importar» / «Corrige en la hoja lo que dice la tabla y vuelve a subirla.» Espera unos segundos. Si sigue apagado, elige la sucursal o corrige las filas con error
En «Qué pasó»: «El código «…» ya es de otra presentación: «…». Un código es de una sola presentación.» Lo mismo que el error de la tabla, pero detectado al importar: alguien le puso ese código a otra presentación mientras revisabas Corrige el upc y vuelve a subir la hoja. La fila no dejó nada a medias: ni el insumo ni sus impuestos
En «Qué pasó»: «El código «…» es de una presentación eliminada: «…». Restáurala desde la papelera o usa otro código.» El código es de una presentación que está en la papelera Restáurala desde la ficha del producto, o usa otro código
En «Qué pasó»: «El máximo (…) quedaría por debajo del mínimo (…) que ya tiene la presentación en esta sucursal.» La fila trae solo un máximo —o solo un mínimo— que no cuadra con el límite que ya tenía la presentación. La fila entera no entra Escribe en la fila el mínimo y el máximo juntos
En «Qué pasó»: «Con los códigos de la fila, la presentación «…» pasaría de 512 caracteres de códigos: no caben.» La presentación ya tenía muchos códigos y la fila le suma más Quítale códigos que ya no uses en su ficha, o trae menos en la hoja
En «Qué pasó»: «La base de datos no aceptó la fila: algún dato está repetido o es demasiado largo.» Algún dato chocó con lo que ya hay de una forma que la revisión previa no podía ver Revisa los textos largos y los códigos de esa fila y vuelve a subirla
En «Qué pasó»: «Hay varias categorías «…» en el árbol: escribe la ruta completa, con sus padres separados por «>».» Lo mismo que la ruta ambigua de arriba, pero detectado al importar: alguien creó la otra categoría mientras revisabas Corrige la ruta y vuelve a importar esa fila
En «Qué pasó»: «La sucursal elegida ya no existe» Eliminaron la sucursal mientras revisabas Elige otra arriba y vuelve a importar
«Importación terminada» con «N con error» Algunas filas fallaron ya dentro del sistema, con datos que la revisión previa no podía comprobar Lee «Las filas que no entraron», corrige esas filas y vuelve a subir la hoja: las que ya entraron no se duplican
«No se pudo importar» / «Ya hay una importación en curso: espera a que termine.» Otra persona, desde este equipo o desde otro, está importando una hoja Espera a que termine y vuelve a pulsar «Importar N filas»
«No se pudo importar» / «Tu usuario no puede importar insumos: hace falta ADMIN, DUENO o GERENTE.» Tu rol no puede importar Pídele a un usuario ADMIN, DUENO o GERENTE que haga la importación
«No se pudo importar» / «El servidor no aceptó el archivo. Inténtalo de nuevo.» El servicio del negocio rechazó la hoja Vuelve a intentarlo. Si se repite, cierra la sesión, entra otra vez e inténtalo de nuevo
«No se pudo importar» / «No hubo respuesta del servidor. Revisa la conexión e inténtalo de nuevo.» Se cayó la conexión con el servicio del negocio antes de entregar la hoja Revisa la red y vuelve a pulsar «Importar N filas»: la hoja no alcanzó a entrar
Durante la importación: «El servidor no contesta. La importación sigue allá; vuelvo a preguntar en unos segundos.» La red parpadeó y la pantalla no pudo preguntar en cuál va Nada: la importación sigue en el servicio del negocio y el aviso se quita solo cuando vuelve la conexión
«La importación se detuvo» / «La importación se detuvo después de X de N filas: …. Lo que ya se importó se quedó guardado.» Falló algo que no es de una fila: por ejemplo, la base de datos dejó de responder o una categoría tiene un nombre que no cabe Corrige lo que dice el mensaje si es de la hoja. Luego pulsa «Importar otro archivo» y vuelve a subirla: lo que ya entró sale como «Ya tiene stock aquí» y no se duplica
«No se pudo seguir la importación» / «Se perdió el seguimiento de la importación: el servidor se reinició o terminó hace más de media hora. Revisa en «Todos los productos» qué alcanzó a entrar.» El servicio del negocio se reinició —por ejemplo, cerraron el programa en el computador que lo tiene—, o volviste a la pantalla más de media hora después de que terminara No repitas de una. Mira primero en «Todos los productos» qué alcanzó a crearse. Al volver a subir la hoja, lo que ya entró sale como «Ya tiene stock aquí»: no enciendas «Cargar stock» en esas filas
«No se pudo seguir la importación» / «Tu usuario no puede ver el avance de la importación.» Se venció la sesión, o en este equipo entró un usuario de otro rol mientras la importación seguía Entra con un usuario ADMIN, DUENO o GERENTE. La importación siguió sola: mira en «Todos los productos» qué entró antes de volver a subir la hoja

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