Términos y condiciones

1. Objeto y aceptación

«PENDIENTE: razón social», identificada con NIT «PENDIENTE: NIT» y domiciliada en Bucaramanga, Santander, Colombia (en adelante «NeoGestify» o «el proveedor»), desarrolla y comercializa software de gestión para negocios: punto de venta para restaurantes, control de inventario y administración de parqueaderos.

Este documento regula la relación entre el proveedor y quien contrata un plan de suscripción o utiliza las aplicaciones, e incluye las condiciones de la licencia de uso, del pago, del soporte y de la terminación del servicio.

La aceptación de estos términos es condición para crear una cuenta, contratar un plan, descargar las aplicaciones y activarlas. Quien no esté de acuerdo con alguna de sus cláusulas debe abstenerse de utilizar el sitio y los servicios.

2. Definiciones

Sitio:

el sitio web del proveedor, desde el cual se consultan los planes, se administra la cuenta y se descargan las aplicaciones.

Suscriptor o cliente:

la persona natural o jurídica que crea una cuenta y contrata un plan de suscripción.

Plan:

el conjunto de aplicaciones, límites y condiciones que el suscriptor contrata por un período determinado.

Aplicación:

cada uno de los programas que el suscriptor descarga desde el sitio e instala en sus propios equipos.

Equipo registrado:

el computador o dispositivo que queda asociado a la cuenta del suscriptor al instalar una aplicación, identificado mediante un identificador técnico del equipo.

Licencia de uso:

el derecho, limitado y temporal, de usar las aplicaciones en los términos de este documento.

Archivo de licencia:

el archivo firmado digitalmente por el servidor del proveedor que habilita el funcionamiento de una aplicación en un equipo registrado y que tiene fecha de caducidad.

Período de gracia:

los siete (7) días posteriores al vencimiento de la suscripción durante los cuales las aplicaciones siguen funcionando con normalidad.

Respaldo en la nube:

la copia de la información de una aplicación que los equipos del suscriptor envían a los servidores del proveedor cuando tienen conexión.

Plan en la nube:

el plan en el que la aplicación se ejecuta en los servidores del proveedor, y no en los equipos del suscriptor, que acceden a ella por internet.

3. Licencia de uso

Mientras la suscripción esté vigente y el suscriptor esté al día en sus pagos, el proveedor le concede una licencia de uso no exclusiva, intransferible, no sublicenciable, revocable y limitada, para instalar y usar las aplicaciones del plan contratado en el número de equipos que ese plan permita, y únicamente para la operación interna de su negocio.

La licencia no constituye una venta del software. El proveedor conserva la titularidad de las aplicaciones, de su código fuente y de todos los derechos que no se conceden de forma expresa en este documento.

Salvo autorización escrita del proveedor, el suscriptor no podrá:

• ceder, revender, arrendar, prestar, sublicenciar o poner las aplicaciones a disposición de terceros, ni prestar con ellas servicios a terceros;
• copiar, modificar, traducir o crear obras derivadas de las aplicaciones;
• descompilar, desensamblar o aplicar ingeniería inversa, salvo en la medida en que la ley lo permita de forma imperativa;
• suprimir o alterar los avisos de propiedad intelectual, marcas o números de versión;
• alterar, evadir o intentar suplantar los mecanismos de licenciamiento, de registro de equipos o de validación de la licencia;
• instalar las aplicaciones en más equipos de los que autoriza el plan contratado.

El incumplimiento de cualquiera de estas prohibiciones faculta al proveedor para suspender el servicio y revocar la licencia, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

4. Suscripción, vigencia y renovación

La suscripción se contrata por el período que indique el plan elegido (mensual, semestral o anual), según lo publicado en el sitio al momento de la contratación.

La vigencia empieza a contarse desde la aprobación del pago y no desde el reporte de este. A partir de ese momento el suscriptor puede descargar las aplicaciones del plan y activarlas en sus equipos.

Mientras los pagos se realicen por consignación o transferencia, la renovación no es automática: para conservar la continuidad del servicio, el suscriptor debe pagar el nuevo período y reportarlo antes de que venza el período en curso. Vencido el período sin pago aprobado, la licencia deja de renovarse y las aplicaciones limitarán sus funciones al terminar el período de gracia.

Cuando el proveedor habilite una pasarela de pago, el cobro recurrente automático solo se activará con autorización expresa y previa del suscriptor, quien podrá cancelarlo en cualquier momento sin penalidad, con efecto a partir del período siguiente.

El cambio de plan puede solicitarse por los canales de contacto. Si el nuevo plan tiene un valor mayor, se cobrará la diferencia proporcional al tiempo que reste del período en curso.

5. Precios, impuestos y facturación

Los precios aplicables son los publicados en el sitio en el momento de la contratación y se expresan en pesos colombianos (COP).

Por cada pago aprobado el proveedor expedirá factura electrónica de venta conforme a la normativa de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y la remitirá al correo electrónico registrado en la cuenta. Es responsabilidad del suscriptor mantener actualizados sus datos de facturación.

El proveedor puede modificar sus precios. Los cambios no afectan períodos ya pagados: se comunican con una antelación mínima de treinta (30) días calendario al correo registrado y solo se aplican a partir de la siguiente renovación. Si el suscriptor no acepta el nuevo precio, puede no renovar.

6. Medios de pago y aprobación

Los pagos se realizan con el código QR de Bre-B que muestra el sitio o por consignación o transferencia bancaria a las cuentas que el proveedor informe.

El pago con el código QR se aprueba solo, en cuanto el operador del cobro (Factus) confirma que se recibió el valor exacto. El pago por consignación o transferencia se reporta desde el perfil, con el comprobante, y su aprobación es manual: personal del proveedor verifica que los recursos hayan sido acreditados antes de habilitar la suscripción, en el menor tiempo posible y, a más tardar, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al reporte.

Un pago reportado pero no acreditado, o cuyo comprobante no corresponda con el valor del plan, será rechazado y no dará derecho al acceso. El proveedor informará el motivo del rechazo al correo registrado.

Cuando el pago se haga por un medio electrónico, el suscriptor que sea consumidor podrá además solicitar la reversión del pago en los casos y con los requisitos del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011.

7. Registro de equipos y límites del plan

Cada plan define el número máximo de equipos en los que pueden instalarse sus aplicaciones. Al instalar una aplicación, esta registra el equipo y lo asocia a la cuenta del suscriptor mediante un identificador técnico del equipo.

Alcanzado el límite del plan no será posible registrar equipos adicionales hasta liberar uno de los registrados o ampliar el plan. La baja o el reemplazo de un equipo, por daño, cambio de hardware o reinstalación del sistema operativo, se solicita por los canales de contacto y se atiende sin costo.

El suscriptor es responsable del uso que se haga de las aplicaciones desde sus equipos registrados y de la custodia de las credenciales de su cuenta.

8. Archivo de licencia, caducidad y funcionamiento sin conexión

El servidor del proveedor emite para cada equipo registrado un archivo de licencia firmado digitalmente y con fecha de caducidad. Las aplicaciones verifican esa firma para confirmar que la suscripción está vigente.

El archivo de licencia caduca siete (7) días después de la fecha de vencimiento de la suscripción. Ese margen existe para que una renovación en trámite o una aprobación de pago que tarde unos días no interrumpan el servicio.

Salvo en los planes en la nube, las aplicaciones se ejecutan en los equipos del suscriptor y no requieren conexión permanente a internet. Con la suscripción vigente, la falta de conexión no limita su funcionamiento. Si un equipo pasa noventa (90) días sin comunicarse con el servidor, los módulos accesorios dejan de estar disponibles hasta que se restablezca la comunicación; el suscriptor recibe avisos desde el décimo (10) día sin sincronizar.

El suscriptor se obliga a no alterar el archivo de licencia, la fecha del sistema operativo ni ningún otro elemento con el fin de extender artificialmente la vigencia de la licencia.

9. Versiones y actualizaciones

Mientras la suscripción esté vigente, el suscriptor puede descargar la versión más reciente de las aplicaciones de su plan, incluidas las correcciones y mejoras que el proveedor publique.

El proveedor puede modificar, añadir o retirar funcionalidades para mejorar el producto o para adecuarlo a cambios normativos. Los cambios que afecten de forma sustancial el uso de una aplicación se informan con antelación razonable al correo registrado.

El suscriptor debe mantener las aplicaciones actualizadas, en especial cuando la actualización responda a cambios en la normativa de facturación electrónica. El proveedor no responde por las consecuencias de operar con versiones desactualizadas cuando la actualización ha sido puesta a disposición e informada.

Corresponde al suscriptor disponer del hardware, del sistema operativo, de la conexión a internet y de las copias de seguridad que exija el funcionamiento de las aplicaciones, según los requisitos técnicos publicados en el sitio.

10. Respaldo en la nube

Cuando el plan lo incluye, los equipos que ejecutan una aplicación envían una copia de su información a una base de datos del suscriptor en los servidores del proveedor, cada vez que tienen conexión. Sirve para recuperar la información al reinstalar un equipo y para compartirla entre varias sucursales.

El respaldo no sustituye el cuidado de los equipos: la información principal sigue en ellos, y lo que no haya llegado a enviarse por falta de conexión no está en el servidor.

El proveedor guarda esa información como encargado del tratamiento, en los términos del Contrato de transmisión de datos, que forma parte de estos términos. Allí se regulan las copias de seguridad, el borrado a petición del suscriptor y lo que pasa con los datos al terminar la suscripción.

11. Planes en la nube

En un plan en la nube, la aplicación del suscriptor se ejecuta en servidores administrados por NeoGestify, ubicados en Colombia, y se sirve en una dirección propia (un subdominio de NeoGestify) que el suscriptor elige desde su perfil. Sus cajas y dispositivos se conectan a ella por internet. La base de datos del servidor es la principal del negocio, y el proveedor la guarda como encargado del tratamiento según el Contrato de transmisión de datos.

El proveedor presta el servicio en la nube con su mejor esfuerzo, sin un porcentaje de disponibilidad garantizado. Vigila el servicio, hace copias diarias de cada base y restablece el servicio lo antes posible ante una falla. Los mantenimientos programados que interrumpan el servicio se avisan al correo registrado con al menos veinticuatro (24) horas de antelación y se hacen, salvo urgencia, en franjas de baja actividad. Las versiones nuevas de la aplicación en la nube no se instalan solas: se le ofrecen al suscriptor, que elige cuándo aplicarlas, porque mientras se aplican el servicio se interrumpe unos minutos. Los ajustes de infraestructura que no cambian la aplicación se aplican de forma escalonada y se detienen solos si fallan.

Al activarse el plan, el proveedor entrega desde el perfil una contraseña inicial para el usuario administrador de la aplicación. El suscriptor debe cambiarla en su primer ingreso y responde por la custodia de las contraseñas que cree después.

La dirección que elija el suscriptor no puede suplantar a otra marca o persona, inducir a error ni ser ofensiva. El proveedor puede rechazar o retirar la que lo haga, avisando al suscriptor para que elija otra.

Vencida la suscripción, la aplicación en la nube sigue funcionando durante el período de gracia. Terminado este, se detiene y su base de datos queda suspendida: los datos se conservan intactos durante noventa (90) días, y si el suscriptor renueva en ese plazo todo vuelve a funcionar como estaba. Pasado ese plazo, los datos se borran según el Contrato de transmisión de datos. Antes de que venza la gracia y antes de que se borren los datos, el proveedor avisa al correo registrado. Si el suscriptor deja de pagar una de las aplicaciones que comparten la base de su cuenta (Inventario, Parqueadero y Restaurante) y conserva otra, solo esa deja de funcionar: su parte de la base se conserva noventa (90) días y luego se borra, y lo común se conserva mientras quede alguna.

12. Disponibilidad y soporte

El sitio y los servicios en línea del proveedor —registro, descargas, emisión de licencias, gestión de la cuenta y respaldo en la nube— se prestan según disponibilidad; los planes en la nube se rigen además por su propia cláusula. El proveedor procura la mayor continuidad posible, realiza los mantenimientos programados en franjas de baja actividad y los informa con antelación cuando implican indisponibilidad.

El soporte técnico se presta por los canales publicados en el sitio, en días y horas hábiles, y cubre la instalación, la activación, el uso de las aplicaciones del plan y la corrección de defectos que les sean atribuibles.

El soporte no cubre fallas del hardware, del sistema operativo, de la red eléctrica o de datos, ni de programas de terceros, ni la recuperación de información perdida por causas ajenas a las aplicaciones.

13. Foro

El foro de cada aplicación lo puede leer cualquier persona con una cuenta. Para publicar, responder o votar hace falta tener esa aplicación en una suscripción activa.

Quien publica responde por lo que escribe y por las imágenes que adjunta, y autoriza al proveedor a mostrarlas en el foro mientras no las borre. No se permite publicar datos personales propios o ajenos, credenciales, contenido ofensivo, ilegal o publicitario, ni material sobre el que no se tengan derechos.

El equipo del proveedor modera el foro: puede cerrar hilos, cambiar su estado y retirar lo que incumpla estas reglas, y dejar constancia de ello en el propio hilo. Lo que se publica en el foro no es un canal oficial de soporte ni de reclamos.

14. Propiedad intelectual

El software, su código fuente y objeto, la documentación, las interfaces, las bases de datos, los nombres comerciales, las marcas y los logotipos de NeoGestify son de titularidad del proveedor o de sus licenciantes y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y las demás normas aplicables sobre derecho de autor y propiedad industrial.

La suscripción no transfiere ningún derecho de propiedad intelectual: solo concede la licencia de uso descrita en este documento.

La información que el suscriptor registra y genera en las aplicaciones —sus productos, sus ventas, sus clientes— es de su propiedad. El proveedor no reclama derecho alguno sobre ella.

Las aplicaciones pueden incorporar componentes de terceros o de software libre, sujetos a sus propias licencias, cuyos textos se relacionan en la documentación de cada aplicación.

15. Obligaciones del suscriptor

El suscriptor se obliga a:

• suministrar información veraz, completa y actualizada al registrarse y al facturar;
• custodiar sus credenciales de acceso y no compartirlas; se presume que las operaciones realizadas con ellas provienen del suscriptor;
• pagar oportunamente el valor de la suscripción contratada;
• no distribuir los instaladores ni los archivos de licencia a terceros;
• utilizar las aplicaciones conforme a la ley, en especial en materia tributaria, contable y de protección de datos personales;
• informar al proveedor cualquier uso no autorizado de su cuenta del que tenga conocimiento;
• mantener copias de seguridad de la información alojada en sus propios equipos;
• obtener de sus propios clientes, proveedores y empleados la autorización para tratar sus datos, incluida su conservación en los servidores del proveedor cuando use el respaldo o un plan en la nube.

16. Datos personales

El tratamiento de los datos personales del suscriptor se rige por la Política de privacidad y por la Autorización de tratamiento de datos personales, que forman parte integral de estos términos.

La analítica descrita en la Política de privacidad (Google Analytics y Microsoft Clarity) funciona únicamente en el sitio web y solo si el visitante la autoriza. Las aplicaciones que se instalan en los equipos del suscriptor no incorporan estas herramientas ni ninguna otra de analítica de terceros. La comunicación de cada equipo con el servidor del proveedor para emitir y renovar el archivo de licencia no es analítica: es necesaria para que el servicio funcione y se describe en la cláusula sobre el archivo de licencia, su caducidad y el funcionamiento sin conexión.

Cuando el suscriptor registre en las aplicaciones datos personales de sus propios clientes, proveedores o empleados, actúa como responsable del tratamiento de esos datos y le corresponde obtener las autorizaciones y cumplir los deberes de la Ley 1581 de 2012.

Mientras esa información resida solo en los equipos del suscriptor, el proveedor no la recibe. Cuando el suscriptor usa el respaldo o un plan en la nube, o facilita información para una solicitud de soporte, el proveedor la trata como encargado del tratamiento, solo por cuenta del suscriptor y según sus instrucciones, en los términos del Contrato de transmisión de datos.

17. Suspensión y terminación

El suscriptor puede terminar la relación en cualquier momento absteniéndose de renovar, sin necesidad de justificación ni penalidad. La terminación surte efectos al vencer el período pagado y no da derecho a la devolución del valor de ese período, salvo en los casos de retracto o de garantía legal previstos más adelante.

El proveedor puede suspender el acceso, previo aviso al correo registrado, cuando exista mora en el pago, uso de las aplicaciones contrario a estos términos, indicios fundados de manipulación del mecanismo de licencias o de suplantación, u orden de autoridad competente. Cuando la suspensión sea necesaria para evitar un daño inminente, el aviso podrá darse de forma simultánea.

El proveedor puede terminar la relación cuando el incumplimiento sea grave o no se subsane dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al requerimiento escrito.

Terminada la relación cesa la licencia de uso y el suscriptor debe desinstalar las aplicaciones. La revocación expresa del archivo de licencia se reserva para los casos de fraude, manipulación del licenciamiento o terminación por incumplimiento grave. En cualquier caso, el suscriptor conserva la información almacenada en sus equipos y el proveedor le prestará, si lo solicita dentro de los treinta (30) días siguientes, la colaboración razonable para exportarla.

La información que el suscriptor tenga en el respaldo o en un plan en la nube se conserva y se borra según el Contrato de transmisión de datos: queda suspendida noventa (90) días después del período de gracia, durante los cuales puede pedir una copia completa, y luego se borra. Al quitar de su plan una de las aplicaciones que comparten la base de su cuenta, lo que es solo de esa aplicación se conserva noventa (90) días y luego se borra; lo común se conserva mientras tenga alguna.

18. Garantía legal

De acuerdo con la Ley 1480 de 2011, el proveedor responde por la calidad e idoneidad de las aplicaciones y del servicio prestado. Si una aplicación presenta un defecto que le sea atribuible, el suscriptor puede reclamar por los canales de contacto indicando el problema y las circunstancias en que se presenta.

El proveedor atenderá la reclamación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción y corregirá el defecto sin costo. Si la corrección no fuere posible, procederá la devolución del precio pagado por el período afectado.

La garantía no cubre las fallas originadas en el hardware, en el sistema operativo o en programas de terceros, en modificaciones no autorizadas de las aplicaciones, en el uso contrario a las instrucciones o en la operación de versiones desactualizadas.

19. Derecho de retracto

Cuando la contratación se realice a distancia y el suscriptor tenga la calidad de consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, podrá ejercer el derecho de retracto previsto en su artículo 47.

Conforme al parágrafo del mismo artículo, el retracto no procede sobre productos de software cuyo precinto haya sido abierto, lo que en un producto descargable equivale a haber descargado y activado la aplicación en un equipo. En ese evento el suscriptor conserva íntegramente los derechos derivados de la garantía legal.

20. Limitación de responsabilidad

El proveedor responde por el cumplimiento de sus obligaciones y por la garantía legal de calidad e idoneidad en los términos de la ley colombiana.

Dentro de los límites que permite la ley, el proveedor no responde por el lucro cesante, por la pérdida de información derivada de la ausencia de copias de seguridad a cargo del suscriptor, por interrupciones causadas por fallas de energía, de conectividad, de hardware o de servicios de terceros —incluida la imposibilidad de usar un plan en la nube sin conexión a internet—, ni por el uso de las aplicaciones contrario a estos términos o a las instrucciones publicadas.

Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total del proveedor frente al suscriptor se limita al valor de la suscripción efectivamente pagado durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

Ninguna disposición de esta cláusula limita o excluye los derechos irrenunciables que la ley reconoce a los consumidores.

21. Modificación de los términos

El proveedor puede modificar estos términos para adecuarlos a cambios en sus servicios o en la normativa aplicable. La versión vigente es siempre la publicada en el sitio, con su fecha de última actualización.

Los cambios sustanciales se comunican al correo registrado con una antelación mínima de quince (15) días calendario a su entrada en vigor. Si el suscriptor no está de acuerdo, puede terminar la relación antes de la siguiente renovación; el uso del servicio después de esa fecha se entiende como aceptación de la nueva versión.

22. Ley aplicable y resolución de controversias

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Para todos los efectos, el domicilio contractual es Bucaramanga, Santander, Colombia.

Las partes procurarán resolver cualquier diferencia mediante arreglo directo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la comunicación escrita de la controversia. Si no se llega a un acuerdo, podrán acudir a un centro de conciliación legalmente autorizado y, en su defecto, a los jueces de la República.

Lo anterior no limita el derecho del consumidor a presentar su reclamación directamente ante el proveedor ni a acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones de protección al consumidor.