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Crear y editar una presentación

Restaurante · Lectura de 14 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Administración → Gestión de productos → «Todos los productos» → la fila del producto. ADMIN y GERENTE también editan desde Insumos → Productos → la fila del producto. Hace falta comprarlo aparte: no.

La presentación es la forma concreta en la que compras un producto: si el producto es «Carne de res», las presentaciones son «Lomo», «Costilla» y «Molida». Es la pieza que de verdad trabaja: lleva el código de barras, el precio, el stock y las categorías.

Ficha de un producto

  1. «Editar producto». Abre la hoja del producto: el nombre, la marca y la unidad. Está contado en Crear y editar un producto.
  2. «Nueva presentación». Abre por la derecha el formulario en blanco para agregarle otra presentación a este producto.
  3. Los filtros. «Todas», «Activas» e «Inactivas», cada uno con su cifra, y aparte «Eliminadas», que es la papelera. Para salir de la papelera, pulsa otra vez «Eliminadas».
  4. Una presentación. La foto, el modelo, el código («UPC …») y sus categorías; a la derecha, el precio de venta y cuánto hay disponible. Si se acabó, la cifra sale en rojo con «agotada»; si no llega al mínimo, en ámbar con «bajo el mínimo». Si se prepara con receta dice «Sale de su receta», y si no se cuenta, «No se controla». Junto al modelo salen las etiquetas «Inactiva» y «Se vende en la carta» cuando aplican. Tocar la fila lleva a sus precios y límites.
  5. Los botones de la fila. «Editar» abre el formulario de la presentación; el interruptor «Activa» la apaga o la enciende sin abrirla; «Precios y límites» lleva a la pantalla de sus precios y sus límites de stock, contada en Poner precios de venta y de compra.
  6. «PRODUCTO». La columna de la derecha, que se queda a la vista mientras bajas: la marca, la unidad de medida, si el producto está activo, el stock disponible sumado y la descripción.
  7. «IMPUESTOS». Los impuestos son del producto entero, no de cada presentación. Cada uno sale con su porcentaje, y debajo está «Agregar impuesto». Están contados en Ponerle impuestos a un producto.

La misma ficha se abre desde Insumos → Productos, pero ahí solo trae las presentaciones asignadas a tu sucursal, con su stock y sus precios de esa sucursal, y sin los filtros, sin «Eliminadas» y sin el interruptor «Activa». Si allí pulsas «Nueva presentación», la aplicación te pasa a la ficha de Gestión de productos con el formulario ya abierto: una presentación nueva es de todas las sucursales.

Antes de empezar

  • El producto tiene que existir. Una presentación siempre cuelga de un producto. Se crea en Crear y editar un producto.
  • Ten a mano el código de barras, si lo vas a usar. Si lo dejas vacío, la aplicación le pone uno sola.
  • Las categorías de la despensa tienen que estar marcadas «En los insumos». Si ninguna lo está, el selector dice «Ninguna categoría está marcada para los insumos. Márcalas en Categorías.». Se arregla en Categorías.

Crear una presentación

Hoja de una presentación

  1. «Foto». «Tomar foto» abre la cámara en una tableta; «Subir imagen» elige un archivo. La papelera roja de la esquina quita la foto que se está viendo.
  2. «Modelo». El corte o el tipo: «Lomo», «Botella 350 ml», «Bulto x 50 kg». Es obligatorio.
  3. «Se mide en». La unidad en la que se compra y se gasta: «unidad», «kg», «g», «litro», «ml», u «Otra…» para escribirla. Es la que usan las recetas para descontar.
  4. «Categorías de insumos». Las categorías marcadas salen como fichas azules; la equis de cada una la quita. «Elegir categorías» abre el árbol ahí mismo, y «Nueva categoría» crea una sin salir del formulario.
  5. «Códigos de barras». Uno por fila. «Agregar código» suma una fila y «Generar código» inventa uno. Si la presentación se creó con un solo código, ese sale con candado y no se cambia.
  6. El pie de la hoja. «Eliminar presentación», en rojo a la izquierda, solo al editar; «Cancelar», y «Crear presentación» o «Guardar cambios».

Los pasos:

  1. Entra a Administración → Gestión de productos.
  2. Pulsa «Todos los productos», arriba a la derecha.
  3. Pulsa la fila del producto. Se abre su ficha.
  4. Pulsa «Nueva presentación», arriba a la derecha. Se abre por la derecha la hoja «Nueva presentación», lista para escribir.
  5. Escribe el «Modelo».
  6. En «Se mide en», pulsa la unidad. Si no está, pulsa «Otra…» y escríbela: «porción», «botella», «paquete».
  7. En «Categorías de insumos», pulsa «Elegir categorías», marca una o varias en el árbol y pulsa «Listo».
  8. Escribe el código en «Códigos de barras», o déjalo vacío. Caben 13 caracteres.
  9. Si quieres, ponle la foto con «Tomar foto» o «Subir imagen».
  10. Baja hasta «Stock y estado» y deja encendidos «Controla inventario» y «Presentación activa», salvo que sea algo que no se cuenta.
  11. Pulsa «Crear presentación». Sale el aviso «Presentación creada» y la fila aparece en la ficha.

Si el negocio tiene una sola sucursal, la presentación queda asignada a ella sola y ya sale en Insumos → Productos. Si tiene dos o más, hay que repartirla en Administración → Gestión de productos, contado en Repartir los insumos entre sucursales.

Márcale al menos una categoría: el formulario deja guardar sin ninguna, pero entonces el insumo no aparecerá cuando alguien filtre por categoría en Insumos → Productos o en Stock.

Los códigos de barras: uno o varios

Una presentación puede llevar más de un código —un six-pack y la unidad suelta, por ejemplo—.

  1. En «Códigos de barras», escribe el primero en la fila que hay.
  2. Pulsa «Agregar código» para sumar otra fila y escribe el siguiente.
  3. Si no tienes el código a mano, pulsa «Generar código»: la aplicación inventa uno y lo pone en la primera fila vacía.
  4. Para quitar una fila, pulsa la equis de su derecha.
  5. Pulsa «Crear presentación» o, si ya existía, «Guardar cambios».

Ojo: si la presentación se creó con un solo código —escrito o puesto por la aplicación—, ese código no se cambia. Sale con un candado y debajo dice «El código con el que se creó no se cambia; se pueden agregar otros.». Si te equivocaste de código, agrega el bueno en otra fila.

Editar una presentación

  1. Entra a la ficha del producto, como arriba.
  2. Pulsa «Editar» en la fila de la presentación. Se abre la hoja «Editar presentación», con el producto y el modelo debajo del título —«Carne de res · Lomo»— y todo listo para cambiar.
  3. Cambia lo que necesites.
  4. Pulsa «Guardar cambios». Sale el aviso «Presentación guardada».

Si tocas el resto de la fila en vez de «Editar», no entras al formulario: vas a la pantalla de precios y límites de stock de esa presentación, la misma de «Precios y límites».

Ponerle una foto

  1. Pulsa «Editar» en la fila de la presentación.
  2. En «Foto», arriba, pulsa «Tomar foto» o «Subir imagen». La hoja recuerda lo que le conviene: «PNG o JPG de hasta 5 MB, mejor cuadrada y con fondo claro.».
  3. Pulsa «Guardar cambios». La foto nueva no queda guardada hasta este paso.

Se pueden subir varias; las flechas de la foto pasan de una a otra. Para quitar una, mírala y pulsa la papelera roja de su esquina.

Ojo: quitar una foto que ya estaba guardada pregunta «¿Borrar esta foto?» / «Se borra del todo y no se puede deshacer.», y si lo confirmas se borra en ese momento, sin esperar a «Guardar cambios».

Sin foto, la fila muestra un cuadrito gris con el dibujo de una caja. No pasa nada: es solo estética.

Los bloques de abajo, uno por uno

Debajo de los códigos, el formulario sigue por bloques, cada uno con su título:

«Venta en la carta» — el interruptor «Se vende directo en la carta». Es para la cerveza, la gaseosa y lo empacado, que se despachan tal como se compran. Tiene su propia página: Vender un producto directo en la carta.

«Receta» — el interruptor «Tiene receta». Un plato preparado no lleva stock propio: lo que se puede servir sale de los insumos de su receta. Al encenderlo aparece el desplegable «Receta», que arranca en «Elige una receta»; si guardas sin elegir ninguna, sale «Falta la receta» / «Un plato con receta tiene que tener una receta elegida.». Lo normal es que los platos se armen en Platos, no aquí.

«Cocina y menú» — solo sale si la presentación se vende en la carta, si tiene receta o si ya tenía algo de esto guardado. Trae:

  • «Tiempo de preparación», en minutos. Vacío, se usa el de su receta.
  • «Orden en el menú», la posición dentro de su sección. Sin orden va al final, por nombre.
  • «Sectores de preparación»: las estaciones de cocina que la preparan, en botones; sin ninguna, va al sector General. Si la presentación es nueva dice «Guarda primero la presentación para asignarle sectores.»; si a este computador le falta la sucursal, «Elige la sucursal de este equipo en la configuración del sistema para ver sus sectores.»; y si la sucursal no tiene estaciones, «No hay sectores creados en esta sucursal todavía. Créalos desde Sectores.». Está contado en KDS (pantalla de cocina).

Para quitar un tiempo o un orden que ya tenía, borra el campo y guarda.

«Stock y estado» — dos interruptores:

  • «Controla inventario». Apágalo para lo que no se cuenta (la sal, el agua de la llave): deja de pedir stock y de avisar de mínimos, y nunca frena un plato que lo lleve en su receta. Si encendiste «Tiene receta», se apaga solo, se bloquea y debajo dice «Apagado por la receta: lo que se puede servir sale de sus insumos.».
  • «Presentación activa», que enciende o apaga la presentación sin borrar nada.

Desactivar una presentación

  1. En la ficha del producto, desde Gestión de productos, busca la fila de la presentación.
  2. Apaga el interruptor «Activa». No hace falta abrirla.
  3. Sale el aviso ««Lomo» queda inactiva», con un botón «Deshacer» que dura unos segundos por si te equivocaste de fila.
  4. La fila se pone gris y junto al modelo sale la etiqueta «Inactiva».

Para volver a encenderla, mueve otra vez el interruptor: sale ««Lomo» vuelve a estar activa». También se puede hacer desde el formulario, con «Presentación activa». Para verlas todas juntas, pulsa el filtro «Inactivas».

Eliminar una presentación

Ojo: la presentación desaparece de la lista y de la carta, y la hoja no pregunta antes. No se borra de verdad —queda en «Eliminadas» y se puede restaurar—, pero mientras tanto no se puede comprar, contar ni cobrar. Si solo quieres apagarla, apaga «Activa», que es más suave.

  1. Pulsa «Editar» en la fila de la presentación.
  2. Pulsa «Eliminar presentación», el botón rojo de abajo a la izquierda.
  3. Sale el aviso ««Lomo» eliminada», con «Deshacer» durante unos segundos.

Sus precios, sus límites de stock y su historial se quedan guardados por si la restauras.

Restaurar una presentación eliminada

  1. Entra a la ficha del producto, desde Gestión de productos.
  2. Pulsa «Eliminadas». Su cifra dice cuántas hay, y la lista pasa a llamarse «Presentaciones eliminadas».
  3. Encuentra la fila —sale con el modelo tachado— y pulsa «Restaurar», a la derecha.
  4. Sale el aviso ««Lomo» vuelve a la lista».
  5. Para volver a la lista normal, pulsa otra vez «Eliminadas».

Si no hay ninguna, sale «No hay presentaciones eliminadas» / «Las que se eliminen aparecerán aquí para restaurarlas.».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
El navegador no te deja guardar y marca «Modelo» El modelo es obligatorio Escríbelo y vuelve a guardar
«Falta el modelo» / «Escribe el modelo, por ejemplo «Lomo» o «Botella 330 ml».» El modelo quedó solo con espacios Escribe el modelo de verdad
«Falta en qué se mide» / «Elige la unidad: unidad, kg, g, litro…» No elegiste nada en «Se mide en», o pulsaste «Otra…» y dejaste el campo vacío Pulsa una unidad o escríbela
«Falta la receta» / «Un plato con receta tiene que tener una receta elegida.» Encendiste «Tiene receta» y dejaste «Receta» en «Elige una receta» Elige una receta, o apaga «Tiene receta»
«No se pudo guardar» / «La presentación quedó como estaba. Inténtalo de nuevo.» Tu rol no puede guardar presentaciones —solo ADMIN, DUENO y GERENTE—, el producto ya no existe, o se cayó la conexión Comprueba tu rol, cierra y vuelve a abrir la ficha del producto. Si sigue, revisa la red
«Presentación guardada, pero no sus sectores» / «Vuelve a abrirla y guarda otra vez.» La presentación se guardó, pero la asignación de sectores no llegó Ábrela con «Editar» y pulsa «Guardar cambios» otra vez
«No se pudo eliminar» / «La presentación sigue como estaba.» La presentación ya no existe, o se cayó la conexión Cierra y vuelve a entrar a la ficha del producto
«No se pudo deshacer» / «Búscala en las presentaciones eliminadas del producto para restaurarla.» Pulsaste «Deshacer» y no se pudo restaurar en ese momento Restáurala desde «Eliminadas»
«Ninguna categoría está marcada para los insumos. Márcalas en Categorías.» El árbol existe, pero ninguna categoría está marcada «En los insumos» Márcalas en Categorías
«Todavía no hay categorías. Se crean en Categorías.» Todavía nadie ha creado ninguna categoría Pulsa «Nueva categoría» en el formulario, o créalas en Categorías
Una categoría sale en gris sin casilla, con «No es de los insumos: solo lleva a sus subcategorías» debajo Esa categoría no está marcada para los insumos; solo se muestra para llegar a sus subcategorías Márcala «En los insumos» en Categorías
Una categoría sale en gris sin casilla, con «Archivada: solo lleva a sus subcategorías» debajo La desactivaron y ya no se puede asignar Restáurala en Categorías
Un código de barras sale con candado y no lo puedes cambiar Es el único código con el que se creó la presentación Agrega el correcto con «Agregar código»
«No se agregaron algunas imágenes» Alguno de los archivos no es una imagen, pesa más de 5 MB o no se pudo leer; el aviso dice cuál Elige otra imagen, o achícala
«No se pudo borrar la foto» / «Sigue guardada. Inténtalo de nuevo.» Se cayó la conexión al borrarla Vuelve a pulsar la papelera
«Guarda primero la presentación para asignarle sectores.» Todavía no has guardado la presentación Guarda, vuelve a abrirla y asigna los sectores
«Este producto no tiene presentaciones» / «Sin una, no se puede comprar ni gastar. Agrega la primera: su modelo, su código y cómo se vende.» El producto no tiene presentaciones todavía Pulsa «Nueva presentación»
«No hay presentaciones con este filtro» / «Prueba con otro filtro.» El filtro «Activas» o «Inactivas» las esconde todas Pulsa «Todas»
«No hay presentaciones en esta sucursal» / «Ninguna presentación de este producto está asignada a esta sucursal.» Abriste el producto desde Insumos → Productos y ninguna de sus presentaciones está repartida a tu sucursal Asígnalas en Administración → Gestión de productos
«No se pudo cambiar» / «La presentación sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» al mover «Activa» Se cayó la conexión con el servicio del negocio Revisa la red y mueve otra vez el interruptor
«No se pudo restaurar» / «La presentación sigue eliminada. Inténtalo de nuevo.» Se cayó la conexión, o alguien la restauró desde otro equipo Pulsa dos veces «Eliminadas» para refrescar y vuelve a intentar
Guardaste la presentación y no sale en Insumos → Productos Con dos o más sucursales hay que repartirla Asígnala en Administración → Gestión de productos
El interruptor «Controla inventario» está gris y no lo puedes encender Encendiste «Tiene receta», y un plato con receta nunca lleva stock propio Apaga «Tiene receta» si lo que quieres es contarlo

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