Política de privacidad
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Esta política explica qué datos personales trata NeoGestify, con qué finalidad, durante cuánto tiempo los conserva y cómo puede usted ejercer sus derechos. Se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y de las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de sus datos personales es «PENDIENTE: razón social», con NIT «PENDIENTE: NIT», domiciliada en «PENDIENTE: dirección», Bucaramanga, Santander, Colombia.
Canal de atención al titular: «PENDIENTE: correo para habeas data». Toda solicitud relacionada con datos personales debe dirigirse a esa dirección, que es la habilitada para consultas y reclamos.
2. Alcance
Esta política se aplica a los datos personales que se recogen a través del sitio web, del proceso de registro y contratación, de la instalación y activación de las aplicaciones y de los canales de soporte.
No se aplica a la información que usted registre dentro de las aplicaciones instaladas en sus equipos —sus ventas, su inventario o los datos de sus propios clientes—, porque esa información reside en sus equipos y usted es su responsable. NeoGestify no accede a ella, salvo que usted la comparta para atender una solicitud de soporte.
3. Datos que tratamos
Datos de cuenta y registro
- nombre y apellidos o razón social;
- nombre de usuario y correo electrónico;
- número de teléfono o de WhatsApp, cuando lo suministre;
- contraseña, que se almacena cifrada y nunca en texto claro.
Datos de facturación y pago
- identificación tributaria (NIT o cédula) y dirección de facturación;
- plan contratado, valor, fecha y estado del pago;
- comprobante de la consignación o transferencia que usted reporta.
No almacenamos números completos de tarjetas de crédito ni claves bancarias. Cuando se habilite una pasarela de pago, esos datos se tratarán directamente por la entidad autorizada que la opere, conforme a su propia política.
Datos técnicos de los equipos
Al registrar un equipo se guarda un identificador técnico derivado de sus características, junto con el nombre que usted le asigne, la fecha de registro y la de la última validación. Ese identificador permite controlar el número de equipos que autoriza el plan y participa en la protección de los archivos que se entregan a ese equipo. Usted puede consultarlo y desvincular sus equipos desde su perfil.
Datos de soporte y de navegación
Cuando usted escribe a soporte se conservan el contenido de la comunicación y los datos de contacto que aporte. Los servidores registran, además, datos técnicos propios del funcionamiento del servicio, como la dirección IP, la fecha y la hora de las peticiones, con fines de seguridad y de diagnóstico.
4. Finalidades del tratamiento
Sus datos personales se tratan para las siguientes finalidades:
- crear y administrar su cuenta y verificar su identidad al iniciar sesión;
- gestionar la contratación, la vigencia y la renovación de la suscripción;
- verificar y aprobar los pagos reportados y expedir la factura electrónica de venta;
- registrar sus equipos, controlar los límites del plan y emitir los archivos de licencia;
- poner a su disposición las descargas y las actualizaciones de las aplicaciones;
- prestar soporte técnico y atender sus peticiones, quejas y reclamos;
- enviar comunicaciones sobre el servicio: vencimientos, cambios de versión, avisos de seguridad y modificaciones de estos documentos;
- enviar información comercial sobre productos y promociones, únicamente si usted lo autoriza de forma expresa y separada, y siempre con la posibilidad de desistir;
- cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de conservación documental;
- prevenir el fraude y proteger la seguridad del servicio.
5. Autorización y base legal
El tratamiento se sustenta en la autorización previa, expresa e informada del titular, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y del documento de Autorización de tratamiento de datos personales, y en la ejecución del contrato de suscripción.
Algunos tratamientos se realizan además en cumplimiento de deberes legales que no dependen de su autorización, como la expedición y conservación de la factura electrónica y de los soportes contables.
La entrega de sus datos es voluntaria, pero los datos señalados como obligatorios en los formularios son necesarios para crear la cuenta, facturar y prestar el servicio: sin ellos no es posible la relación contractual.
6. Datos sensibles y datos de menores
No solicitamos datos sensibles —aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, la orientación política, religiosa o sexual, o los datos biométricos—. Si en algún formulario o canal de soporte llegara a solicitarse un dato de esta naturaleza, se advertirá expresamente y usted no estará obligado a responder ni a autorizar su tratamiento.
El servicio está dirigido a personas mayores de edad y a personas jurídicas. No recogemos deliberadamente datos de niñas, niños o adolescentes; si se detecta que se han registrado, se suprimirán.
7. Tiempo de conservación
Los datos se conservan mientras la relación contractual esté vigente y, terminada esta, durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales y eventuales reclamaciones.
La información contable, tributaria y de facturación se conserva por diez (10) años, conforme al deber de conservación de los libros y papeles del comerciante. Los registros de equipos y de licencias se conservan mientras la cuenta exista y hasta dos (2) años después de su cierre, con fines de soporte y de prueba. Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.
8. Encargados, terceros y transferencias
No vendemos ni cedemos sus datos personales. Para prestar el servicio nos apoyamos en terceros que actúan como encargados del tratamiento y solo pueden usar los datos siguiendo nuestras instrucciones:
- proveedores de alojamiento e infraestructura donde se ejecutan la aplicación web, la base de datos y el almacenamiento de archivos;
- proveedores de envío de correo electrónico transaccional, para los mensajes de la cuenta y la facturación;
- la pasarela de pago, cuando se habilite este medio;
- asesores contables y jurídicos, sujetos a deber de reserva.
También se entregan datos a autoridades cuando una norma o una orden judicial o administrativa así lo exija, en particular a la DIAN en materia de facturación electrónica.
Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia, por lo que puede haber transferencias o transmisiones internacionales de datos. En esos casos exigimos contractualmente niveles de protección equivalentes a los de la ley colombiana, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
9. Derechos del titular
Como titular de los datos usted tiene derecho a:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija;
- ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, previo trámite de consulta o reclamo ante nosotros;
- revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos;
- acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.
10. Cómo ejercer sus derechos
Las solicitudes se presentan al correo «PENDIENTE: correo para habeas data», indicando su nombre, su documento de identificación, la descripción de los hechos y los datos de contacto para la respuesta.
Consultas
Las consultas sobre los datos que tenemos de usted se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible atenderlas en ese plazo, se le informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Los reclamos por corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se le informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo llega incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; si transcurren dos (2) meses sin que aporte lo requerido, se entenderá que ha desistido. Mientras el reclamo se resuelve, la base de datos mantendrá la anotación «reclamo en trámite» sobre el dato objeto de la solicitud.
11. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso fraudulento:
- las contraseñas se almacenan cifradas y no son legibles por nuestro personal;
- el acceso a la cuenta se autentica mediante credenciales personales y componentes de sesión firmados;
- los archivos de las aplicaciones se cifran antes de guardarse y se entregan mediante enlaces de descarga temporales;
- el acceso a la información se limita al personal que la necesita para su función;
- se llevan registros técnicos que permiten detectar accesos indebidos.
Ningún sistema es infalible. Si llegara a producirse un incidente de seguridad que afecte sus datos, se lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de la ley.
13. Vigencia y cambios
Esta política rige desde la fecha de su última actualización y permanece vigente mientras se traten los datos. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo indicado en el apartado de conservación.
Cualquier cambio sustancial se comunicará al correo registrado con al menos diez (10) días hábiles de antelación, o mediante un aviso destacado en el sitio, antes de aplicar la nueva versión. Cuando resulte obligatorio, las bases de datos se inscribirán en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Contacto
Para cualquier solicitud relacionada con este documento puede escribirnos por los siguientes canales.
- Razón social
- «PENDIENTE: razón social»
- NIT
- «PENDIENTE: NIT»
- Domicilio
- «PENDIENTE: dirección», Bucaramanga, Colombia
- Protección de datos
- «PENDIENTE: correo para habeas data»
- Correo comercial
- [email protected]
- 573181055792