Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es «PENDIENTE: razón social», con NIT «PENDIENTE: NIT», domiciliada en «PENDIENTE: dirección», Bucaramanga, Santander, Colombia.

Canal de atención al titular: «PENDIENTE: correo para habeas data». Toda solicitud relacionada con datos personales debe dirigirse a esa dirección, que es la habilitada para consultas y reclamos.

2. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales que se recogen a través del sitio web, del proceso de registro y contratación, de la instalación y activación de las aplicaciones y de los canales de soporte.

No se aplica a la información que usted registre dentro de las aplicaciones —sus ventas, su inventario o los datos de sus propios clientes—, porque de esa información usted es el responsable. Mientras reside solo en sus equipos, NeoGestify no la recibe. Si usted activa el respaldo en la nube o contrata un plan en la nube, NeoGestify la guarda en sus servidores como encargado del tratamiento, por cuenta de usted y siguiendo sus instrucciones, en los términos del Contrato de transmisión de datos.

3. Datos que tratamos

4. Finalidades del tratamiento

Sus datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• crear y administrar su cuenta y verificar su identidad al iniciar sesión;
• gestionar la contratación, la vigencia y la renovación de la suscripción;
• verificar y aprobar los pagos reportados y expedir la factura electrónica de venta;
• registrar sus equipos, controlar los límites del plan y emitir los archivos de licencia;
• poner a su disposición las descargas y las actualizaciones de las aplicaciones;
• prestar soporte técnico y atender sus peticiones, quejas y reclamos;
• publicar sus mensajes en el foro y moderarlo;
• enviar comunicaciones sobre el servicio: vencimientos, cambios de versión, avisos de seguridad y modificaciones de estos documentos;
• enviar información comercial sobre productos y promociones, únicamente si usted lo autoriza de forma expresa y separada, y siempre con la posibilidad de desistir;
• cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de conservación documental;
• prevenir el fraude y proteger la seguridad del servicio.

5. Autorización y base legal

El tratamiento se sustenta en la autorización previa, expresa e informada del titular, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y del documento de Autorización de tratamiento de datos personales, y en la ejecución del contrato de suscripción.

Algunos tratamientos se realizan además en cumplimiento de deberes legales que no dependen de su autorización, como la expedición y conservación de la factura electrónica y de los soportes contables.

La entrega de sus datos es voluntaria, pero los datos señalados como obligatorios en los formularios son necesarios para crear la cuenta, facturar y prestar el servicio: sin ellos no es posible la relación contractual.

6. Datos sensibles y datos de menores

No solicitamos datos sensibles —aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, la orientación política, religiosa o sexual, o los datos biométricos—. Si en algún formulario o canal de soporte llegara a solicitarse un dato de esta naturaleza, se advertirá expresamente y usted no estará obligado a responder ni a autorizar su tratamiento.

El servicio está dirigido a personas mayores de edad y a personas jurídicas. No recogemos deliberadamente datos de niñas, niños o adolescentes; si se detecta que se han registrado, se suprimirán.

7. Tiempo de conservación

Los datos se conservan mientras la relación contractual esté vigente y, terminada esta, durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales y eventuales reclamaciones.

La información contable, tributaria y de facturación se conserva por diez (10) años, conforme al deber de conservación de los libros y papeles del comerciante. Los registros de equipos y de licencias se conservan mientras la cuenta exista y hasta dos (2) años después de su cierre, con fines de soporte y de prueba. La constancia de su aceptación de estos documentos se conserva mientras la cuenta exista y el tiempo que la ley exija para probarla. Los mensajes del foro se conservan mientras usted no los borre o la cuenta exista. Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

Los plazos de la información que usted guarda en el respaldo o en la nube —las copias diarias, el borrado a petición y lo que pasa cuando termina la suscripción— están en el Contrato de transmisión de datos.

8. Encargados, terceros y transferencias

No vendemos ni cedemos sus datos personales. Para prestar el servicio nos apoyamos en terceros que actúan como encargados del tratamiento y solo pueden usar los datos siguiendo nuestras instrucciones:

• servidores administrados directamente por NeoGestify, ubicados en Colombia, donde se ejecutan el sitio, la base de datos y el almacenamiento de archivos;
• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos), por cuya red pasa todo el tráfico del sitio para protegerlo frente a ataques. Recibe la dirección IP y los datos técnicos del navegador, y el contenido de las peticiones, que descifra para entregarlas a nuestros servidores;
• Google LLC (Estados Unidos), que presta el servicio de correo con el que se envían los mensajes de la cuenta y de la facturación y, si usted las autoriza, la analítica del sitio (Google Analytics); cuando el asistente virtual está disponible, también el modelo que genera sus respuestas;
• Microsoft Corporation (Estados Unidos), para la analítica del sitio (Microsoft Clarity), únicamente si usted la autoriza;
• Factus, cuando usted paga con el código QR de Bre-B;
• asesores contables y jurídicos, sujetos a deber de reserva.

También se entregan datos a autoridades cuando una norma o una orden judicial o administrativa así lo exija, en particular a la DIAN en materia de facturación electrónica.

Cloudflare, Google y Microsoft están en los Estados Unidos, por lo que hay transmisión internacional de datos a ese país, que la Superintendencia de Industria y Comercio incluye entre los que ofrecen un nivel adecuado de protección. Además, exigimos a esos proveedores condiciones de protección equivalentes a las de la ley colombiana, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015.

9. Derechos del titular

Como titular de los datos usted tiene derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija;
• ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, previo trámite de consulta o reclamo ante nosotros;
• revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos;
• acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Cómo ejercer sus derechos

Las solicitudes se presentan al correo «PENDIENTE: correo para habeas data», indicando su nombre, su documento de identificación, la descripción de los hechos y los datos de contacto para la respuesta.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso fraudulento:

• las contraseñas se almacenan cifradas y no son legibles por nuestro personal;
• el acceso a la cuenta se autentica mediante credenciales personales y componentes de sesión firmados;
• las aplicaciones y los archivos de licencia se firman digitalmente, y cada equipo comprueba la firma antes de usarlos; se entregan mediante enlaces de descarga temporales;
• las conexiones con el sitio y con las aplicaciones van cifradas;
• el acceso a la información se limita al personal que la necesita para su función;
• se llevan registros técnicos que permiten detectar accesos indebidos.

Ningún sistema es infalible. Si llegara a producirse un incidente de seguridad que afecte sus datos, se lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de la ley.

12. Cookies y almacenamiento en el navegador

Además, el sitio guarda en el almacenamiento local del navegador su preferencia de tema claro u oscuro. Esa información no sale de su equipo y no identifica a ninguna persona.

Con su autorización, el sitio utiliza dos herramientas de analítica de terceros, para saber qué páginas se visitan, desde qué tipo de dispositivo y cómo se usan, y así mejorar el sitio:

• Google Analytics 4, de Google LLC. Instala las cookies «_ga» y «_ga_…», que identifican el navegador de forma seudónima y pueden durar hasta dos (2) años.
• Microsoft Clarity, de Microsoft Corporation. Instala las cookies propias «_clck» y «_clsk» (esta última une las páginas de una visita en una sola sesión) y otras desde los dominios de Microsoft («CLID», «ANONCHK», «MR», «MUID» y «SM»). Además de estadísticas, Clarity graba la sesión de navegación —clics, desplazamientos y aspecto de la página— para poder reproducirla; el contenido de los campos de formulario, los números y las direcciones de correo se enmascaran y no se envían.

Como ocurre con cualquier servicio web, estas herramientas reciben la dirección IP y los datos técnicos del navegador. No les enviamos su nombre, su correo ni los datos de su cuenta, y no se mide nada dentro de su cuenta, del panel de administración ni de la página de recuperación de contraseña.

No usamos estas herramientas para publicidad ni para perfilar a los visitantes: a Clarity le comunicamos su consentimiento solo para analítica y le denegamos el de almacenamiento publicitario.

Cualquier otra herramienta que se incorpore en el futuro se informará aquí y se solicitará su consentimiento antes de instalarla.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de su última actualización y permanece vigente mientras se traten los datos. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo indicado en el apartado de conservación.

Cualquier cambio sustancial se comunicará al correo registrado con al menos diez (10) días hábiles de antelación, o mediante un aviso destacado en el sitio, antes de aplicar la nueva versión. Cuando resulte obligatorio, las bases de datos se inscribirán en el Registro Nacional de Bases de Datos.