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Crear y editar un cliente

Restaurante · Lectura de 11 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO, para crear y para editar. Eliminar, solo ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Administración → Clientes → «Nuevo cliente», o «Editar» en la ficha del cliente. Hace falta comprarlo aparte: no.

Todo cabe en una hoja que se abre por la derecha: quién es, con qué número lo identificas y cómo lo ubicas. Debajo del título dice «Los datos con que se le factura». La misma hoja sirve para crear y para editar; lo que cambia es el título y el botón de abajo.

Hoja Nuevo cliente

  1. «Tipo de cliente». «Persona natural» para una persona, «Persona jurídica» para una empresa. Cambia los campos de abajo.
  2. «Número de documento», o «NIT» si es una empresa. Obligatorio y único en todo el sistema: es el dato con el que se le factura. A su lado puede salir «Traer datos de la DIAN», y debajo, lo que respondió la DIAN.
  3. «Nombre» y «Apellidos», los dos obligatorios. En una empresa son un solo campo, «Razón social».
  4. «Correo», obligatorio: debajo recuerda «Ahí le llega la factura electrónica.». «Teléfono», opcional: «Por él se le busca cuando llama a pedir.».
  5. «Grupo de cliente», opcional, hasta 30 letras. Una etiqueta tuya: «Frecuente», «Empresa», «Domicilios».
  6. «Dirección», opcional: «La de los domicilios y la que sale en la factura.».
  7. «Crear cliente» guarda. En un cliente que ya existe dice «Guardar cambios». «Cancelar» cierra sin guardar nada.

Antes de empezar

Busca antes de crear. La identificación no se puede repetir: si el cliente ya está en la libreta, el guardado va a fallar. Escribe su número en el buscador de la lista; la búsqueda mira todos los clientes guardados.

Lo mínimo para guardar: el documento, el nombre, los apellidos —o la razón social— y el correo. Si falta alguno, la hoja lo marca en rojo debajo del campo y no guarda.

Si no tienes el correo del cliente, escribe uno de relleno con arroba y punto —por ejemplo [email protected]—. Sin correo la hoja no guarda.

Crear un cliente

  1. Entra a Administración → Clientes.
  2. Pulsa «Nuevo cliente» arriba a la derecha. Se abre la hoja «Nuevo cliente».
  3. Elige «Persona natural» o «Persona jurídica».
  4. Escribe el «Número de documento» o el «NIT», sin puntos.
  5. Si es una persona, escribe el «Nombre» y los «Apellidos». Si es una empresa, la «Razón social».
  6. Escribe el «Correo».
  7. Si los tienes, llena «Teléfono», «Grupo de cliente» y «Dirección».
  8. Pulsa «Crear cliente».
  9. Sale el aviso «… quedó registrado» con su nombre, la hoja se cierra y el cliente ya está en la lista.

Traer el nombre desde la DIAN

Si el negocio tiene la facturación electrónica encendida, junto al documento sale «Traer datos de la DIAN», y debajo del campo dice «Con el número escrito, la DIAN dice el nombre registrado: una factura con otro nombre se rechaza.». Sirve para que el nombre quede exactamente como lo tiene la DIAN, que es la causa más común de que rechace una factura. Le sale a ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO; a un mesero no.

  1. Escribe el documento o el NIT.
  2. Pulsa «Traer datos de la DIAN». Mientras pregunta dice «Consultando…».
  3. Si lo encuentra, llena el nombre —o la razón social— y el correo, si estaba vacío, y debajo del documento dice «La DIAN lo registra como «…». Revisa los datos antes de guardar.».
  4. Revisa lo que llegó y completa lo que falte.

Si la DIAN no lo tiene, debajo del documento dice «La DIAN no tiene registrado ese número. Escribe los datos a mano.». Lo que diga la DIAN se borra en cuanto cambias el número.

Ojo: a una persona la DIAN le devuelve el nombre completo, y la hoja lo parte: la primera palabra va a «Nombre» y el resto a «Apellidos». Con dos nombres —«Ana María Gómez»— queda mal repartido. Revísalo antes de guardar.

Los campos, uno a uno

Campo ¿Obligatorio? Qué conviene poner
«Tipo de cliente» Sí «Persona natural» o «Persona jurídica».
«Número de documento» / «NIT» Sí La cédula o el NIT. Único en todo el sistema; es lo que va a la factura.
«Nombre» Sí, en una persona El nombre propio.
«Apellidos» Sí, en una persona Los apellidos. Una empresa no los lleva.
«Razón social» Sí, en una empresa El nombre de la empresa tal como figura en el RUT.
«Correo» Sí Un correo con arroba y punto. Es el que se usa para la facturación.
«Teléfono» No El celular con el que lo llamas. También se busca por él.
«Grupo de cliente» No Una etiqueta corta, máximo 30 letras. Hoy no cambia ningún precio.
«Dirección» No La dirección completa, para domicilios y facturación.

En la lista y en la ficha, el cliente se identifica por nombre + apellidos. Es lo que va a ver el mesero en el desplegable del pedido, así que escríbelo como lo vas a buscar.

Editar un cliente

  1. Entra a Administración → Clientes.
  2. Busca al cliente y toca su fila.
  3. En su ficha, pulsa «Editar». Se abre la hoja «Editar cliente» con los datos que ya tenía.
  4. Cambia lo que haga falta.
  5. Pulsa «Guardar cambios». Se queda apagado hasta que cambias algo.
  6. Sale el aviso «Datos de Laura Gómez guardados» y la hoja se cierra. La lista se queda donde estaba, con su ficha a la vista.

También se llega desde la pantalla completa del cliente: «Todas sus cuentas» → «Editar», en la cabecera.

Para quitarle un dato opcional —el teléfono que ya no usa, una dirección vieja, el grupo—, borra el campo y pulsa «Guardar cambios»: queda vacío y en su ficha sale «Sin dato» o «Sin grupo». El documento, el nombre, los apellidos —o la razón social— y el correo no se pueden dejar vacíos: la hoja no guarda sin ellos.

Ojo: cambiar la identificación de un cliente cambia el número con el que se le va a facturar de aquí en adelante, y también el que se ve en las cuentas que ya le cobraste: la ficha del cliente es una sola. Lo que ya se emitió a la DIAN no cambia.

Pasar una persona a empresa

  1. Abre el cliente con «Editar».
  2. Pulsa «Persona jurídica». El nombre y los apellidos se juntan en «Razón social».
  3. Deja en «Razón social» el nombre de la empresa tal como figura en el RUT: borra lo que sobre de la persona.
  4. Pulsa «Guardar cambios».

En la lista y en la ficha sale exactamente lo que escribiste en «Razón social»: una empresa no guarda apellidos.

Eliminar un cliente

Solo ADMIN, DUENO y GERENTE. Eliminar no borra al cliente: lo manda a la papelera. Deja de salir en la lista y en la hoja «Buscar cliente» del pedido y del cobro, pero sus cuentas viejas siguen a su nombre y se puede devolver cuando quieras.

  1. Abre el cliente con «Editar».
  2. Pulsa «Eliminar cliente», abajo a la izquierda de la hoja, lejos de «Guardar cambios». No pregunta.
  3. La hoja se cierra y sale el aviso «Laura Gómez pasó a la papelera», con «Deshacer» durante unos segundos.

Si te equivocaste, pulsa «Deshacer» en el aviso. Pasado el aviso, se devuelve desde «Eliminados» con «Restaurar». → Ver los clientes eliminados y restaurar uno

Si lo eliminas desde la pantalla completa del cliente, esa pantalla se queda abierta y lo dice: junto a su nombre sale «En la papelera», y abajo de sus datos, «Restaurar cliente».

Crear un cliente sin salir del cobro

Cuando estás cobrando y el comensal pide la cuenta a su nombre, no hace falta ir hasta Administración → Clientes:

  1. En la cuenta, pulsa el botón del cliente, arriba a la derecha. Si no tiene, dice «Sin cliente».
  2. Se abre la hoja «Buscar cliente». Pulsa «Nuevo cliente», abajo a la izquierda. Está siempre, no solo cuando la búsqueda no encuentra a nadie.
  3. Llena la hoja igual que arriba y pulsa «Crear cliente».
  4. El buscador se queda buscando el documento que acabas de escribir: toca la fila del cliente nuevo, la que dice «Elegir».

Está contado a fondo en Elegir el cliente de una cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner puntos o guiones en la identificación? El campo los acepta, pero cuadra mejor escribirla como la vas a buscar y como va en la factura. Elige una forma y respétala en todos los clientes.

¿Le puedo crear una contraseña al cliente para que entre al sistema? No. Esta hoja solo guarda los datos de la ficha.

¿Se puede repetir el correo entre dos clientes? Sí. El único dato que no se puede repetir es la identificación.

¿Dónde queda el nombre que escribí? En la fila de la lista, en su ficha, en el botón de «Cliente (opcional)» al tomar el pedido, en el botón del cliente al cobrar y en las cuentas de Caja → Cuentas cobradas.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se pudo guardar el cliente. Revisa que el documento no esté repetido.» dentro de la hoja Casi siempre, esa identificación ya la tiene otro cliente: no se puede repetir. Cierra con «Cancelar», busca esa identificación en la lista y usa el cliente que ya existe. Si no aparece, corrige el número y vuelve a intentar.
«El cliente ya no existe.» al guardar cambios Ese cliente ya no está en la libreta. Cierra la hoja y búscalo en la lista o en «Eliminados».
«No hubo respuesta del servidor.» Se cayó la conexión. Comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red, y repite.
«Escribe el número de documento.», «Escribe el nombre.», «Escribe los apellidos.» o «Escribe la razón social.» debajo de un campo Falta un dato obligatorio. Llénalo y vuelve a pulsar el botón de guardar.
«Escribe el correo: ahí llega la factura.» o «Ese correo no parece válido.» El correo está vacío o le falta la arroba o el punto. Escríbelo completo, tipo [email protected].
«Escribe el número antes de consultar en la DIAN.» Pulsaste «Traer datos de la DIAN» con el documento vacío. Escribe el documento y vuelve a pulsar.
Debajo del documento: «La DIAN no tiene registrado ese número. Escribe los datos a mano.» La DIAN no encontró ese número. Una «Persona natural» se consulta como cédula y una «Persona jurídica» como NIT, así que el tipo también cuenta. Revisa el número y el tipo de cliente. Si están bien, escribe los datos a mano.
Debajo del documento: «La DIAN no respondió. Puedes escribir los datos a mano o volver a intentarlo.» El servicio de la DIAN no contestó. Escribe los datos a mano y guarda; puedes volver a consultar después.
No sale «Traer datos de la DIAN» El negocio no tiene la facturación electrónica encendida, o tu usuario es mesero: la consulta a la DIAN es de ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Escribe los datos a mano.
Escribes en «Grupo de cliente» y deja de aceptar letras El grupo admite 30 letras como máximo. Acórtalo.
El botón se queda en «Guardando…» El servidor no responde. Espera unos segundos. Si no vuelve, cierra con «Cancelar», comprueba que el servidor esté encendido y repite.
«Guardar cambios» está apagado No has cambiado nada en la hoja. Un espacio de más al final no cuenta como cambio. Cambia lo que venías a cambiar; el botón se enciende solo.
«No se pudo eliminar el cliente. Inténtalo de nuevo.» dentro de la hoja El servidor no lo mandó a la papelera. Vuelve a pulsar «Eliminar cliente». Si sigue, revisa la conexión.
No sale «Eliminar cliente» Tu usuario es cajero o mesero: eliminar es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Al crear un cliente tampoco sale. Pídeselo a un superior.
«No se pudo deshacer» / «… sigue en la papelera. Restáuralo desde ahí.» Pulsaste «Deshacer» y el servidor no lo recibió. Ve a «Eliminados» y pulsa «Restaurar» en su fila.

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