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Crear una orden de compra

Restaurante · Lectura de 10 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Insumos → Órdenes de compra → botón «Nueva orden». Hace falta comprarlo aparte: sí.

Todo se hace en una sola pantalla, «Nueva orden de compra»: a la izquierda eliges el proveedor, revisas el número y la fecha y dices cuándo esperas la mercancía; a la derecha, en «Insumos a pedir», vas agregando lo que le vas a pedir con su cantidad y su precio estimado. Al crearla, la orden queda en «Pendiente» esperando la mercancía. Ninguna de estas cifras toca todavía el inventario: el stock solo se mueve cuando la recibas.

Pantalla Nueva orden de compra

  1. «Proveedor». El buscador «Buscar por nombre o NIT» y, debajo, la lista de proveedores con sus iniciales, su NIT y sus condiciones de pago. Pulsa uno para elegirlo: queda en azul, con el visto a la derecha, y sube al principio de la lista. Si llegaste desde la ficha de un proveedor, viene elegido.
  2. «N° de orden» y «Fecha de la orden». Vienen llenos: un número propuesto y la fecha de hoy. Puedes cambiar los dos.
  3. «Llegada esperada». Los atajos «Mañana», «En 3 días» y «En una semana», o «Elegir fecha» para escogerla en un calendario. Debajo se lee el día elegido, por ejemplo «Viernes, 18 de sept», o «Sin fecha esperada (es opcional)».
  4. El buscador de insumos. «Nombre, modelo o código de barras». Lo que encuentra sale debajo mientras escribes; pulsa uno y entra a la orden.
  5. Las líneas. Cada insumo agregado, con su código y su unidad de medida —«Peso», «Unidad»…—, el subtotal, la «Cantidad» con sus botones − y +, el «Precio est. c/u» y la papelera para quitarlo. Arriba a la derecha, cuántos insumos y cuántas unidades van en total.
  6. «Crear orden». Crea la orden; el botón lleva el total. A la izquierda, el «Total estimado». Para salir sin guardar nada, pulsa «Cancelar», arriba a la derecha, o la flecha de volver.

Antes de empezar

El proveedor tiene que existir. Se crea en Insumos → Proveedores con Nuevo proveedor. Si no hay ninguno, la lista de proveedores dice «Todavía no hay proveedores.»

Los insumos tienen que existir. El buscador lista las presentaciones de Insumos → Productos —o de Administración → Gestión de productos, que es por donde entra el DUENO—. Y solo las que se pueden recibir: activas y con control de stock. Las presentaciones con «Controla inventario» apagado y las que salen de su receta no aparecen, porque al recibirlas no habría stock que sumarles.

La terminal tiene que tener sucursal elegida, en Configuración → Sistema. La orden se guarda a nombre de esa sucursal y ahí entrará la mercancía. Si no la tiene, en lugar del formulario sale «Esta terminal no tiene sucursal» con el botón «Ir a la configuración». A esa pantalla solo entran ADMIN, DUENO y GERENTE.

Armar la orden

Ojo: una orden guardada no se puede editar. Ni el proveedor, ni las fechas, ni los renglones. Si te equivocas, lo único que queda es cancelarla —mientras siga en «Pendiente»— y crear otra. Revisa antes de pulsar «Crear orden».

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. Arriba a la derecha, pulsa «Nueva orden».
  3. En «Proveedor», pulsa a quién le vas a pedir. Si son muchos, escribe parte del nombre o del NIT en «Buscar por nombre o NIT».
  4. Revisa «N° de orden». Viene con un número propuesto; puedes cambiarlo por el tuyo.
  5. Revisa «Fecha de la orden». Viene con la de hoy.
  6. En «Llegada esperada», pulsa «Mañana», «En 3 días» o «En una semana», o «Elegir fecha» y escoge el día en el calendario «Llegada esperada», que no deja elegir un día anterior a la orden. Se puede dejar sin fecha: tocar otra vez el atajo elegido lo quita.
  7. En el buscador de la derecha, escribe el nombre del producto, el modelo de la presentación o su código de barras.
  8. En la lista que se abre, pulsa la que quieras. Entra a la orden con cantidad 1.
  9. En «Cantidad», usa + y − o escribe cuánto vas a pedir.
  10. En «Precio est. c/u», escribe lo que te cuesta cada unidad.
  11. Repite los pasos 7 a 10 con todo lo demás que le vayas a pedir a ese proveedor.
  12. Comprueba el «Total estimado» de abajo.
  13. Pulsa «Crear orden». Mientras guarda, el botón dice «Creando…».
  14. Sale el aviso «Orden OC-482913 creada», con el proveedor debajo, y vuelves a la lista con la orden nueva en «Pendiente».

«Crear orden» no se deja pulsar mientras falte algo: el proveedor, al menos un insumo, el número de orden o la sucursal de la terminal.

Una orden es de un solo proveedor. Si el pedido va repartido entre dos, son dos órdenes.

Con lector de código de barras no hace falta tocar la lista: pasa el código por el lector y, si coincide exacto con una presentación, entra solo a la orden. Lo mismo si escribes y pulsas Enter cuando solo hay un resultado.

Pedir otra vez lo mismo suma. Si agregas un insumo que ya está en la orden, no se repite la línea: su cantidad sube en 1 y sale el aviso con la cantidad nueva, por ejemplo «Tomate chonto — Caja 20 kg: ahora 5».

La cantidad y el precio estimado

La cantidad arranca en 1. Con + y − sube y baja de una en una, y en el medio puedes escribirla, también con decimales —0,5 kg—, hasta tres. Cuando está en 1 o menos, el − se vuelve una papelera roja: pulsarlo quita la línea.

El precio estimado es lo que crees que te va a costar cada unidad de esa presentación, no el renglón entero. El subtotal, debajo del nombre, es la cantidad por ese precio; mientras no pongas precio, ahí dice «Sin precio estimado».

Ojo con dejar el precio vacío. Ese precio es el que se usa al recibir la mercancía para actualizar el costo del insumo. Si lo dejas en blanco, la orden se crea igual, pero al recibirla el costo de esa presentación no se actualiza. Y las recetas calculan lo que cuesta un plato con ese costo. Escribe siempre un precio, aunque sea aproximado.

Quitar un renglón antes de guardar

  1. Busca la línea en la lista de la derecha.
  2. Pulsa la papelera roja de la derecha.

La línea desaparece, el «Total estimado» se recalcula y sale el aviso «Quitado: …» con el botón «Deshacer», que la devuelve a su sitio. Esto solo funciona antes de crear la orden: después, la orden ya no se toca.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedir dos veces la misma presentación en una orden? No en dos líneas: si la agregas otra vez, la línea que ya está sube en 1. En la lista de resultados, la que ya está en la orden dice «Ya está: suma 1».

El buscador no me muestra todo lo que escribo. Solo salen los doce primeros resultados. Escribe más letras del producto o del modelo para afinar, o usa el código de barras.

¿Qué número de orden pongo? El que quieras, pero tiene que ser único. Si el que escribes ya lo tiene otra orden, debajo sale «Ese número ya está usado: el servidor le pondrá el siguiente de la serie.» Si la creas así, el aviso dice «Orden creada con otro número» y la orden queda con el siguiente de la serie «OC-000001».

¿La orden reserva el stock? No. Crear la orden no cambia ninguna cantidad del inventario. Eso pasa al recibirla.

¿Puedo pedir un plato de la carta? No. Aquí se piden insumos: las presentaciones de Insumos → Productos. Un plato se prepara, no se compra.

¿Y si el insumo todavía no existe? Créalo primero en Insumos → Productos y vuelve. La pantalla de la orden lee el catálogo al abrirse, así que hay que entrar de nuevo para que aparezca.

¿Por qué no me sale un insumo que sí está creado? Porque no se puede recibir: está inactivo, tiene apagado «Controla inventario» o sale de su receta. Revísalo en Insumos → Productos.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Crear orden» está gris y no se deja pulsar Falta el proveedor, no hay ningún insumo o el «N° de orden» está vacío. Elige el proveedor, agrega al menos un insumo y revisa el número.
«Esta terminal no tiene sucursal» — «La orden se hace para una sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para pedirle a un proveedor.», en lugar del formulario Esta terminal no tiene sucursal elegida. Pulsa «Ir a la configuración», elígela y vuelve a armar la orden. Si eres ALMACENISTA, pídeselo a un ADMIN, DUENO o GERENTE: esa pantalla no se te abre.
«Ningún insumo con control de stock coincide.» Lo que escribiste no coincide con ninguna presentación que se pueda recibir. Escribe menos letras, o revisa en Insumos → Productos que el insumo exista, esté activo y tenga encendido «Controla inventario».
Aviso «Ningún insumo coincide» al pulsar Enter o al pasar el lector El código o el texto no coincide con ninguna presentación que se pueda recibir. Revisa el código, o busca el insumo por su nombre.
«Ningún proveedor coincide.» Lo que escribiste en «Buscar por nombre o NIT» no coincide con ningún proveedor. Borra la búsqueda o escribe menos letras.
«Se ven 40 de …: escribe para encontrar el resto.» Hay más de 40 proveedores y solo se pintan 40. Escribe parte del nombre o del NIT.
«El proveedor con el que llegaste ya no está: elige otro.» Llegaste desde un proveedor que ya no existe. Elige otro de la lista.
«No se pudieron cargar los proveedores.» No se pudo hablar con el servidor. Comprueba la red y pulsa «Reintentar», al lado.
«No se pudieron cargar los insumos para buscarlos.» No llegó el catálogo de productos al abrir la pantalla. Comprueba la red y pulsa «Reintentar», al lado.
El buscador dice «Cargando insumos…» y no termina El catálogo de productos todavía está llegando, o la conexión va muy lenta. Espera un momento. Si no termina, sal con «Cancelar» y vuelve a entrar a «Nueva orden».
«No se pudo crear la orden» — «No se pudieron preparar los insumos de las líneas.» Antes de guardar, la orden prepara por debajo una ficha por insumo y alguna no se pudo crear: casi siempre, el servidor no respondió. Comprueba la red y vuelve a pulsar «Crear orden». La orden no se creó.
«No se pudo crear la orden» — «Revisa los datos e inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó la orden. Suele ser que el proveedor o la sucursal ya no existen. Comprueba que el proveedor siga en Insumos → Proveedores y que la sucursal de la terminal sea correcta.
«No se pudo crear la orden» — «No hay conexión con el servidor.» No se pudo hablar con el servidor. Comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red.

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