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Detalle de una cuenta

Restaurante · Lectura de 19 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Dónde está: Caja → Cuentas cobradas → una cuenta → «Factura y detalle». Hace falta comprarlo aparte: no. El bloque de la factura electrónica, sí.

La ficha de un cobro: qué platos entraron, cuánto se cobró de impuesto, cuánto de propina, quién cobró y cómo se pagó. Desde aquí se saca otra copia por la impresora, se guardan las fotos de los comprobantes de una transferencia, se emite la factura electrónica de una cuenta que se cobró sin facturar, y —si tienes permiso— se anula.

Para llegar: entra a Caja → Cuentas cobradas, toca la cuenta en la lista y pulsa «Factura y detalle». También se llega desde Caja → Facturas electrónicas con «Ver la cuenta».

Detalle de una cuenta cobrada

  1. Volver. La flecha te devuelve a la pantalla anterior. Si venías de Cuentas cobradas, la lista vuelve a abrirse en Hoy.
  2. El título. «Cuenta V-000128» y, debajo, el día y la hora del cobro, la mesa —o Mostrador— y la caja: «Hoy 20:41 · Mesa 4 · caja 1».
  3. La etiqueta. «Cobrada» en verde o «Anulada» en rojo.
  4. Reimprimir. Vuelve a sacar la cuenta por la impresora de esta terminal.
  5. Anular. Deshace el cobro. Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE, y solo si la cuenta no está ya anulada. → Anular una cuenta
  6. Consumo. Cuántas líneas tiene y una fila por cada cosa cobrada: la cantidad delante, el precio por unidad y, a la derecha, el total de la línea.
  7. El resumen. Quién compró, quién cobró, cómo se pagó, los totales y el Total. Se queda a la vista mientras bajas por las líneas de una cuenta larga.
  8. Comprobantes de transferencia. Las fotos de los comprobantes del pago. Sale si la cuenta se pagó, toda o en parte, por transferencia, o si ya tiene alguna foto.
  9. Factura electrónica. Este bloque solo existe si el negocio tiene el módulo encendido. → Facturar una cuenta a la DIAN

En una tableta vertical o con la ventana angosta el resumen, los comprobantes y la factura van debajo del consumo, en vez de al lado.

Cómo se lee la ficha

En Consumo, cada línea dice cuántas se cobraron y a qué precio —«2 × $14.500»— y, si al pedir se anotó de quién era, «para Laura». Las líneas con promoción llevan debajo, en verde, «Promoción −$…»: lo que la promoción le rebajó a la línea entera —con «2 × $14.500» y un 20 %, «Promoción −$5.800»—, y el total de la derecha ya va sin ella. Si la cuenta usó un cupón, cada línea que alcanzó dice además, en gris, «Su parte del cupón −$…, que se resta en el resumen»: el total de la derecha va antes del cupón, y esas partes suman la línea Cupón del resumen. Un combo sale como un solo renglón con su nombre comercial y su precio: lo que lleva dentro no se desglosa en pantalla, sí en el papel cuando reimprimes.

El resumen, de arriba abajo:

Línea Qué dice
Cliente El nombre del cliente. Si se cobró sin identificar a nadie, Consumidor final
Cobró Quien cerró la cuenta
Atendió El mesero. Solo sale si la cuenta tiene uno
Pago El método: Efectivo, Tarjeta o Transferencia. Si se partió el pago, con lo que le tocó a ese método
+ Tarjeta, + Transferencia… Cada pago adicional con su monto, si se partió el pago
Nº de aprobación Con tarjeta, el número del datáfono si se anotó al cobrar
Subtotal Lo que suman los platos, ya sin promociones y antes de impuestos
El nombre del impuesto Una línea por cada impuesto cobrado, con su nombre tal cual está configurado
Domicilio El costo del envío. Solo sale si lo hubo
Cupón El descuento del cupón, en negativo y en verde. Solo sale si se usó uno
Propina Lo que dejaron. Solo sale si hubo
Pagó con Con efectivo, lo que entregó el cliente
Cambio Lo que se le devolvió. Solo sale si hubo
Total Lo que efectivamente se cobró, propina incluida. Tachado si la cuenta está anulada
Observaciones Solo si la cuenta tiene notas. Una cuenta anulada trae aquí el motivo: «Anulada: El cliente se arrepintió»

Reimprimir la cuenta

  1. Abre la cuenta desde Caja → Cuentas cobradas.
  2. Pulsa «Reimprimir», arriba a la derecha. Mientras imprime, el botón dice «Imprimiendo…».
  3. Espera. Si la cuenta tiene factura electrónica en trámite, la aplicación aguarda hasta ocho segundos a que la DIAN la acepte antes de mandar el papel; así el código QR sale con el CUFE y no con el número interno de la cuenta.
  4. Sale el aviso «Cuenta enviada a la impresora».

El mismo botón está en la lista de Cuentas cobradas, al lado de la cuenta elegida.

El papel es el mismo que salió al cobrar. Con el diseño de fábrica trae, en este orden: el logo y los datos del negocio, el título CUENTA, el número del pedido, la mesa —o el tipo de servicio—, el mesero, la fecha, los datos del cliente si lo hay, la tabla CANT / PLATO / P.U. / TOTAL, los totales, cómo se pagó —cada método con su parte y, en efectivo, Recibido y Cambio—, un código QR con el número de la cuenta, la parte de la factura electrónica si la tiene, «¡Gracias por su visita!» y, solo si no tiene factura electrónica, «Este documento no es una factura de venta.».

Dos cosas que sorprenden del papel reimpreso:

  • La línea «Fecha:» es la de ahora, no la del cobro. La fecha real del cobro está en la pantalla, debajo del número de la cuenta.
  • Si la cuenta cubre más de un pedido, imprime con el primero. Es raro, pero pasa cuando se cobraron dos pedidos juntos.

Los platos del papel son los de esta cuenta: si la mesa se dividió, cada recibo lista lo que pagó ese grupo, con sus totales.

Otros detalles del papel:

  • Los combos salen con su nombre y su precio, y debajo, sangradas y sin precio, las cosas que llevan dentro.
  • Si la cuenta tiene factura electrónica aceptada, el código QR lleva el CUFE en vez del número de la cuenta, y debajo se lee escrito.
  • El papel dice cómo se pagó con la sección Formas de pago, que el diseño de fábrica trae. Si usas una plantilla propia sin ella, se agrega en Configuración → Impresión.
  • Con el bloque Factura electrónica (CUFE y QR) —el de fábrica lo trae— y el documento ya aceptado, el papel imprime FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA con su número; y si hubo propina añade «La propina no hace parte de la factura electrónica.». Esa cuenta ya no dice que no es una factura.

El diseño del papel —qué bloques salen y en qué orden— se cambia en Configuración → Impresión. → Plantillas de impresión

Ojo: «Reimprimir» aparece apagado si la cuenta ya no tiene un pedido detrás. En ese caso no hay forma de sacarla en papel desde aquí.

Agregar o quitar los comprobantes de una transferencia

Cuando el cliente paga por transferencia, la foto del comprobante se puede guardar al cobrar. Pero muchas veces la captura llega después —el cliente la manda por WhatsApp cuando ya se fue—, o al cobrar no hubo tiempo. Aquí se agrega.

El bloque «Comprobantes de transferencia» sale en la ficha de la cuenta si se pagó, toda o en parte, por transferencia, o si ya tiene fotos. También sale en Caja → Cuentas cobradas, al lado de la lista, al tocar una cuenta pagada por transferencia.

Para agregar una foto:

  1. Abre la cuenta desde Caja → Cuentas cobradas.
  2. En «Comprobantes de transferencia», pulsa el recuadro «Agregar».
  3. Elige la foto o la captura. Puedes elegir varias de una vez.
  4. Mientras la prepara, el recuadro gira. Se guarda sola: no hay que pulsar nada más.
  5. Sale el aviso «Comprobante guardado», o «Comprobantes guardados» si eran varias.

Para tomarla con la cámara del equipo, pulsa el recuadro «Tomar foto», al lado de «Agregar». Se abre «Foto del comprobante» con la cámara trasera: encuadra el comprobante, pulsa el botón redondo grande y luego «Usar esta foto» (o «Repetir» si no se lee bien). La foto se guarda sola, igual que una elegida, y sale «Comprobante guardado». Si la cámara no enciende, la ventana dice el motivo con «Reintentar» y «Elegir una imagen».

Para verla en grande, pulsa la miniatura: se abre «Comprobante», o «Comprobante 2 de 3» si hay varias.

Para quitar una foto:

  1. Pulsa la ✕ roja de la esquina de la miniatura.
  2. Confirma en «¿Quitar el comprobante?» / «La foto deja de estar en esta cuenta.» con «Sí».
  3. Sale el aviso «Comprobante quitado».

Lo que hay que saber:

  • Caben seis fotos por cuenta. Cuando hay seis, los recuadros «Agregar» y «Tomar foto» desaparecen.
  • Solo imágenes. Si eliges otra clase de archivo, se descarta y sale «No se agregaron todas las fotos» con el motivo.
  • Las fotos se achican antes de subirlas, para que no pesen; se siguen leyendo bien.
  • Agregar lo pueden todos los que entran aquí: ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Quitar, solo ADMIN, DUENO y GERENTE: borrar el soporte de un pago pesa lo mismo que anular el cobro. Al cajero no le sale la ✕.
  • Una cuenta anulada solo los muestra: no se agregan ni se quitan.

Si la cuenta todavía no tiene ninguna, debajo dice «Esta cuenta no tiene comprobantes todavía.».

Facturar una cuenta a la DIAN

Solo si el negocio tiene el módulo de facturación electrónica. El bloque «Factura electrónica» va en la columna del resumen, debajo de los comprobantes; si no lo ves, es que tu plan no lo incluye o que todavía no está encendido, y el resto de la ficha se ve igual que siempre.

Cuando la cuenta todavía no tiene documento, el bloque dice «Esta cuenta todavía no tiene factura electrónica.» y ofrece dos botones:

  1. Pulsa «Facturar a la DIAN» para emitirla al cliente que ya tiene la cuenta. Mientras sale, el botón dice «Emitiendo…».
  2. O pulsa «Facturar a otro cliente», busca el cliente en la hoja «Buscar cliente» y tócalo: la factura sale enseguida a su nombre.

Ojo: al facturar a otro cliente, la cuenta también queda a nombre de ese cliente. La propia pantalla lo avisa: «Sin cliente se factura a consumidor final. Al facturar a otro cliente, la cuenta también queda a su nombre.». No se puede volver atrás desde aquí.

Si sale bien, abajo aparece «La DIAN aceptó la factura SETP990000123». Si el documento se registró pero la DIAN todavía no lo acepta, sale «La factura quedó sin aceptar» con el motivo.

Una cuenta anulada no se puede facturar: el bloque dice «Una cuenta anulada no se factura.» y no ofrece los botones.

Con el documento ya emitido, el bloque muestra:

  • La etiqueta del estado, arriba a la derecha: «Sin enviar», «Enviada», «Aceptada», «Rechazada» o «Con error».
  • Un aviso si no está aceptada: «La DIAN la rechazó» o «No se pudo enviar», con los intentos que lleva y lo que contestó la DIAN; o «Se envió a la DIAN y está esperando respuesta. El sistema la vuelve a consultar sola.»; o «Todavía no se ha enviado a la DIAN.».
  • «Reintentar envío», el botón grande, si no está aceptada y la cuenta no está anulada.
  • «Número» —o «Todavía sin número»—, el «CUFE» en corto con el botón de copiarlo entero, y «Emitida» con el día y la hora.
  • PDF, XML y Ver: guardan el documento en el equipo o lo abren en el navegador. PDF y XML se apagan mientras el documento no tenga el número que da la DIAN.

Para la nota crédito:

Botón Qué hace
«Anular con nota crédito» En una cuenta cobrada con la factura aceptada: anula la cuenta —sus platos vuelven a quedar pendientes— y manda a la DIAN la nota crédito que anula la factura. Va al pie del bloque, en rojo. Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE
«Emitir la nota crédito» En una cuenta ya anulada cuya factura sigue aceptada: manda la nota crédito que falta. Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE

Una factura tiene una sola nota crédito: en cuanto hay una que no fue rechazada, esos dos botones ya no salen. Si la cuenta está anulada y a su factura aceptada le falta la nota, el bloque lo dice en rojo: «Falta la nota crédito» / «La cuenta está anulada, pero su factura sigue vigente ante la DIAN.». Si la cuenta se anuló antes de que la DIAN aceptara la factura, esa factura ya no se envía: el sistema solo confirma si alguna vez llegó, y si llega a quedar aceptada, saca la nota crédito.

Las notas crédito que existan se listan debajo, bajo «Nota crédito» —o «Notas crédito» si hay varias—, cada una con su estado, su número y sus botones PDF, XML y Ver. Una nota que no llegó a la DIAN —«Con error» o «Sin enviar»— trae además «Reintentar nota crédito».

Los pasos de la nota crédito y todo lo demás sobre estos documentos están en Facturas electrónicas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo corregir un plato o el total de esta cuenta? No. Una cuenta cerrada no se edita. Si está mal, se anula y se vuelve a cobrar. → Anular una cuenta

¿El papel de una cuenta dividida trae los platos de toda la mesa? No. Tanto el papel que sale al cobrar como el de «Reimprimir» listan solo los platos que pagó esta cuenta, con sus totales. La que trae todo lo de la mesa es la precuenta.

¿Puedo reimprimir desde otra terminal? Sí, siempre que esa terminal tenga impresora térmica configurada. El papel se arma con los datos del servidor.

¿Dónde veo el cambio que se le dio al cliente? En el resumen: Pagó con y Cambio, si pagó en efectivo y entregó de más. En el papel no sale.

¿Puedo guardar el comprobante de un pago con tarjeta? Si la cuenta no tuvo ninguna transferencia, el bloque «Comprobantes de transferencia» no sale. Para una cuenta con tarjeta, lo que se guarda es el «Nº de aprobación» del datáfono, al cobrar. → Formas de pago y cambio

¿Cómo copio el CUFE entero? Con el botón de copiar que está a la derecha del CUFE corto. Sale el aviso «CUFE copiado». Si el equipo no deja copiar, se abre una ventana «Copia el CUFE» con el código entero.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Falta el permiso de la cámara», en «Foto del comprobante» El equipo no le dio permiso a NeoGestify para usar la cámara. Concédelo en los ajustes de privacidad del equipo y pulsa «Reintentar». Mientras tanto, «Elegir una imagen».
«La cámara no responde», en «Foto del comprobante» El sistema no contestó a tiempo —casi siempre la pregunta del permiso sigue abierta— o la cámara no manda imagen porque otro programa la tiene. Si ves la pregunta, pulsa «Permitir»; cierra lo que use la cámara y pulsa «Reintentar». Mientras tanto, «Elegir una imagen».
«Esta cuenta no existe» / «Puede que se haya eliminado, o el enlace es de otra instalación.» Entraste a una cuenta que ya no está. Pulsa «Volver» y búscala otra vez por su número.
«No se pudo abrir la cuenta» con un motivo El servidor no devolvió la cuenta, o no hay conexión. Pulsa «Reintentar». Si sigue, mira Primeros pasos.
«Reimprimir» está apagado Esa cuenta no tiene un pedido detrás del cual sacar el papel. No se puede imprimir desde aquí. Si tiene factura electrónica, usa PDF en el bloque de la factura.
«No se pudo imprimir» / «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica elegida. No se elige en Restaurante: llega desde NeoGestify al iniciar sesión. Pídele a quien montó el equipo que se la configure. La cuenta ya está guardada; reimprímela cuando esté. → Plantillas de impresión
«No se pudo imprimir» / «Error enviando la cuenta a imprimir remotamente (…)» La impresora es de red y no respondió. Comprueba que el computador de la impresora esté encendido y en la misma red.
«No se pudo imprimir» / «Host o token no disponibles» La sesión se perdió mientras estabas en la ficha. Sal y vuelve a entrar a la aplicación.
El papel sale con la fecha de hoy La reimpresión escribe la fecha del momento de imprimir. La fecha real del cobro está en pantalla, debajo del número de la cuenta.
El papel sale sin el número de la DIAN El documento no estaba aceptado todavía, esa cuenta nunca se facturó, o tu plantilla propia no tiene el bloque Factura electrónica (CUFE y QR) —el de fábrica lo trae—. Mira el estado en el bloque «Factura electrónica»; si la plantilla no lo tiene, añádelo en Configuración → Impresión. → Plantillas de impresión
El papel no dice con qué se pagó Tu plantilla propia no tiene la sección Formas de pago —la de fábrica la trae—. Agrégala en Configuración → Impresión. Mientras tanto, míralo en pantalla, en el resumen.
El papel con factura electrónica dice «Este documento no es una factura de venta.» Tu plantilla propia lo tiene escrito como texto fijo. Cámbialo por el dato que solo sale sin factura. → Las secciones que puedes usar
No aparece el bloque «Factura electrónica» Tu plan no incluye ese módulo, o está apagado. Habla con tu proveedor. → Facturas electrónicas
«Una cuenta anulada no se factura.» La cuenta está anulada. Cobra otra vez lo que corresponda y factura esa cuenta nueva.
«No se pudo facturar» con un motivo El servidor o Factus rechazaron la emisión. Debajo va el motivo; si no hay, «Factus rechazó la solicitud.» Revisa los datos del cliente y la configuración del módulo. → Configurar la facturación electrónica
«No se pudo facturar» / «No hay conexión con el servidor.» La terminal perdió el enlace con el servidor del negocio. Espera y vuelve a intentarlo.
«La factura quedó sin aceptar» con un motivo Se registró, pero la DIAN no la aceptó. Corrige lo que diga el motivo —casi siempre un dato del cliente— y pulsa «Reintentar envío».
«Sigue sin aceptarse» con un motivo El reintento volvió a fallar. Lee el motivo. → Facturas electrónicas
«No se pudo descargar el PDF» o «No se pudo descargar el XML» El documento todavía no tiene archivo, o Factus no lo devolvió. Espera a que quede «Aceptada» y vuelve a intentarlo.
«Abre el enlace en tu navegador» Ver no pudo abrir el navegador solo ni copiar el enlace. La ventana trae el enlace: cópialo a mano y pégalo en el navegador.
No ves el botón «Anular» Tu rol no puede anular, o la cuenta ya está anulada. Pídeselo a un gerente. → Anular una cuenta
No ves «Emitir la nota crédito» ni «Anular con nota crédito» Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE, solo con la factura aceptada y solo si la cuenta no tiene ya una nota crédito. Pídeselo a un gerente. Si ya hay una nota en la lista, no hace falta otra.
«No se pudo emitir la nota crédito» / «La cuenta ya tiene una nota crédito: no se emite otra.» Otra persona o el sistema ya la emitieron. Mira la lista de notas crédito del bloque.
«No se pudo emitir la nota crédito» / «La cuenta no tiene una factura electrónica aceptada que corregir.» La factura no está aceptada. La cuenta no se anuló. Espera a que la factura quede aceptada, o anula la cuenta con «Anular».
«No se pudo anular» con un motivo, dentro de la hoja de anular El servidor no dejó anular la cuenta; por ejemplo, es de un turno ya cerrado y no hay turno abierto. Lee el motivo. → Anular una cuenta
No sale el bloque «Comprobantes de transferencia» La cuenta no tuvo ningún pago por transferencia y no tiene fotos. Es lo esperado.
«No se pudieron cargar los comprobantes.» con un botón «Reintentar» El servidor no respondió al traer las fotos. Pulsa «Reintentar». Si sigue, revisa la conexión.
«No se guardaron todas las fotos» / «Una foto no se pudo guardar. Inténtalo de nuevo.» Se cortó la conexión mientras subía. Vuelve a agregar la que falta: las que ya se ven quedaron guardadas.
«No se agregaron todas las fotos» con «Solo se agregan imágenes.» o «Caben 6 fotos por cuenta.» Elegiste un archivo que no es imagen, o te pasaste de seis. Elige solo fotos, y quita alguna si ya hay seis.
«No se pudo quitar el comprobante» / «La foto sigue en la cuenta. Inténtalo de nuevo.» El servidor no respondió o no aceptó el borrado. Repite. Si tu rol no es ADMIN, DUENO ni GERENTE, no deberías ver la ✕: pídeselo a uno de ellos.
No ves la ✕ en las fotos Tu rol puede agregar comprobantes pero no quitarlos, o la cuenta está anulada. Pídele a un gerente que la quite.

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