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Anular una cuenta

Restaurante · Lectura de 9 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Caja → Cuentas cobradas → una cuenta → «Anular la cuenta». Hace falta comprarlo aparte: no.

Anular es lo que se hace cuando se cobró algo que no era: la mesa equivocada, el plato equivocado, o el cliente que se arrepiente antes de irse. La cuenta no se borra; queda marcada como Anulada y sus platos vuelven a quedar pendientes de cobro, listos para volver a cobrarse bien.

Flujo de una anulación

Antes de empezar

Solo ADMIN, DUENO y GERENTE. A un CAJERO no le aparecen ni «Anular la cuenta» en Cuentas cobradas ni «Anular» en el detalle de la cuenta.
No se puede deshacer. No hay ningún botón que devuelva una cuenta anulada a cobrada.
Una cuenta anulada no se puede volver a facturar. El bloque de la factura dirá «Una cuenta anulada no se factura.».
Devolverle la plata al cliente es cosa tuya. La aplicación lleva las cuentas: si la cuenta es del turno abierto, deja de sumar en él; si es de un turno ya cerrado, deja en el turno abierto un retiro por lo que había sumado (ver Qué cambia cuando anulas).
Una cuenta de un turno ya cerrado necesita un turno abierto en su caja o en la de este computador, que es donde queda ese retiro.

Anular la cuenta

Ojo: esto no se puede deshacer. Antes de seguir, comprueba que estás en la cuenta correcta: mira la mesa, el número (tipo V-000128) y el total.

Entra a Caja → Cuentas cobradas.
Encuentra la cuenta. Si no está en el periodo que tienes abierto, escribe su número en el buscador de arriba.
Toca la fila. La cuenta sale al lado de la lista o, en una pantalla angosta, en una hoja.
Comprueba que es la cuenta que quieres anular.
Pulsa «Anular la cuenta», en rojo, al pie de la cuenta.
Se abre la hoja «Anular la cuenta V-000128», con la mesa, el día y el total debajo del título, y lo que va a pasar en «Qué pasa al anular».
En «Motivo», toca uno: «El cliente se arrepintió», «Se cobró de más», «Mesa equivocada» o «Error del cajero». Si no es ninguno, escríbelo en «O escribe el motivo».
Pulsa «Anular la cuenta · $126.500», el botón rojo. Sin motivo está apagado; «Cancelar» cierra la hoja sin anular.
La hoja se cierra y abajo sale el aviso «Cuenta V-000128 anulada» / «Sus platos volvieron al saldo pendiente del pedido.».

La lista se recarga sola: la fila queda con la segunda línea en rojo terminada en Anulada y el total tachado, y el motivo queda escrito en la cuenta —en su detalle, Observaciones dice «Anulada: El cliente se arrepintió»—.

Desde el detalle de la cuenta es igual: pulsa «Anular», arriba a la derecha, y se abre la misma hoja, con el mismo motivo.

Si el servidor no deja anular, la hoja no se cierra: dentro sale «No se pudo anular» con el motivo, y la cuenta sigue cobrada.

Qué cambia cuando anulas

En la cuenta. Pasa a estado Anulada. Sigue apareciendo en la lista, con la segunda línea en rojo y el total tachado, y se puede seguir abriendo y reimprimiendo.

En las cifras. Deja de contar en «Cobradas» y pasa a contar en «Anuladas».

En la caja. Si la cuenta es del turno abierto, deja de contar en su saldo esperado y el arqueo vuelve a cuadrar solo. Si es de un turno ya cerrado, aquel arqueo ya la contó: la anulación deja en el turno abierto un retiro por lo que la cuenta había sumado, método por método —en efectivo, sin la propina, que ya se había separado—, con el motivo «Anulación de la cuenta V-…, cobrada en un turno ya cerrado: …». Si vuelves a cobrar esos platos, el cobro nuevo y el retiro se compensan; si le devolviste la plata al cliente, el retiro es justo lo que salió del cajón. El retiro va a la caja de la cuenta si tiene turno abierto y, si no, a la de este computador. → Ingresos y retiros

En el pedido y en la mesa. Los platos de esa cuenta vuelven a quedar pendientes de cobro. Si con eso al pedido le queda algo sin cobrar, el pedido se reabre y vuelve a aparecer en Salón → Cobrar, listo para cobrarse otra vez. Su mesa vuelve a quedar ocupada si estaba libre o por limpiar; si ya la ocupa otro grupo o está reservada, se deja como está. → Cobrar

En el cupón y las promociones. Si la cuenta usó un cupón, el uso se devuelve; lo mismo con cada promoción de sus líneas. Un cupón o una promoción que se había apagado por agotar sus usos vuelve a quedar activo.

En la factura electrónica. Si la cuenta tenía un documento aceptado por la DIAN, se dispara sola la nota crédito que lo anula, siempre que en Configuración → Facturación electrónica siga encendido «Nota crédito al anular una cuenta». Va por su cuenta y puede tardar: revisa el bloque «Factura electrónica» del detalle de la cuenta para ver si llegó. Si la factura todavía no estaba aceptada, ya no se envía; si de todas formas termina aceptada —la DIAN la estaba validando—, la nota crédito sale sola en ese momento. → Facturas electrónicas

Ojo: al volver a cobrar una cuenta de otro turno cuya propina ya se entregó, no vuelvas a poner la propina: la caja la daría por cobrada otra vez.

Volver a cobrar lo que se anuló

Entra a Salón → Cobrar.
Busca el pedido: vuelve a estar en la lista de cuentas por cobrar.
Cóbralo como cualquier otra cuenta, esta vez con los datos correctos.

Si el pedido no aparece, es porque a esa cuenta ya no le quedaba nada pendiente de otro sitio o porque el pedido se canceló. En ese caso hay que armar el pedido de nuevo. → Pedidos

Preguntas frecuentes

¿Anular borra la cuenta? No. Se queda en la lista, marcada como Anulada, y su detalle se puede seguir abriendo. Esa es la idea: que quede el rastro de lo que pasó.

¿Puedo anular solo un plato de la cuenta? No. Se anula la cuenta entera. Si solo sobra un plato, anúlala y vuelve a cobrar sin él.

¿Queda escrito por qué la anulé? Sí. La hoja siempre pide el motivo, desde la lista y desde el detalle, y queda en Observaciones.

¿Y si la cuenta ya estaba anulada? Ni «Anular la cuenta» ni «Anular» aparecen. No pasa nada: ya está hecho.

¿La nota crédito la tengo que pedir yo? No, sale sola al anular mientras esté encendido «Nota crédito al anular una cuenta» en Configuración → Facturación electrónica. Si no llegó, el bloque «Factura electrónica» del detalle dice «Falta la nota crédito» y trae el botón «Emitir la nota crédito» para hacerlo a mano.

¿Puedo anular una cuenta de otro día o de otro turno? Sí, no hay límite de fecha, pero hace falta un turno abierto en su caja o en la de este computador: ahí queda el retiro de lo que la cuenta había sumado. El arqueo del turno ya cerrado no se recalcula; la corrección va en el turno de hoy.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
No ves «Anular la cuenta» ni «Anular»	Tu rol es CAJERO —solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE— o la cuenta ya está anulada.	Pídeselo a un gerente. Si ya dice Anulada, no hay nada que hacer.
«Anular la cuenta · $…» está apagado	No elegiste ni escribiste un motivo.	Toca uno de los motivos o escribe el tuyo.
«No se pudo anular» / «La cuenta V-… es de un turno ya cerrado: para anularla abre un turno en la caja, donde quedará el retiro de lo que la cuenta había sumado.»	La cuenta es de un turno que ya se cerró y ni su caja ni la de este computador tienen turno abierto.	Abre un turno en la caja y vuelve a anular. → Abrir y cerrar el turno
«No se pudo anular» / «No se pudo contactar al servidor. La cuenta sigue cobrada.»	La terminal perdió el enlace con el servidor del negocio.	Comprueba la conexión y vuelve a pulsar el botón.
«No se pudo anular» / «La cuenta sigue cobrada. Inténtalo de nuevo.»	El servidor no aceptó la anulación y no dijo por qué.	Reintenta. Si se repite, pídeselo a un ADMIN o a un DUENO.
«No se pudo anular» / «Acceso denegado»	Tu usuario no tiene permiso para anular.	Pídeselo a un ADMIN, un DUENO o un GERENTE.
Anulaste y el pedido no vuelve a Cobrar	El pedido está cancelado, o ya no le quedaba nada pendiente.	Arma el pedido de nuevo. → Pedidos
Anulaste y la mesa no volvió a Ocupada	Ya la ocupaba otro grupo o estaba reservada; o el pedido no tenía mesa.	Cambia el estado de la mesa desde el salón si hace falta. → Mesas
Hay un retiro que nadie anotó en Ingresos y retiros	Es el de una cuenta de un turno ya cerrado que se anuló hoy. Su motivo lo dice.	Es lo esperado. → Ingresos y retiros
La nota crédito no aparece en el bloque de la factura	Se emite por su cuenta y puede tardar; Factus la rechazó; o «Nota crédito al anular una cuenta» está apagado en Configuración → Facturación electrónica.	Espera un momento y vuelve a abrir el detalle. Si sale «Falta la nota crédito», usa «Emitir la nota crédito».
«No se pudo emitir la nota crédito» / «Factus rechazó la nota crédito.»	El proveedor de facturación no aceptó el documento.	Revisa la configuración del módulo. → Configurar la facturación electrónica
«Una cuenta anulada no se factura.»	La cuenta que quieres facturar ya está anulada.	No se puede. Cobra otra vez lo que corresponda y factura esa cuenta nueva.
El arqueo del turno ya cerrado no cambió	Un arqueo cerrado guarda las cifras del momento en que se cerró.	Es lo esperado: la corrección es el retiro que quedó en el turno abierto. → Cajas y turnos

Relacionado

Cuentas cobradas — la lista de donde sale la cuenta.
Detalle de una cuenta — la ficha, que también tiene «Anular».
Cobrar — donde vuelve a aparecer el pedido reabierto.
Pedidos — el pedido al que vuelven los platos.
Mesas — el estado de la mesa después de anular.
Cajas y turnos — el arqueo y el saldo esperado.
Descuentos — el cupón y las promociones que recuperan su uso.
Facturas electrónicas — la nota crédito ante la DIAN.
Configurar la facturación electrónica — cuando el proveedor rechaza los documentos.
Portada del manual de Restaurante