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Cómo se numera y se emite

Restaurante · Lectura de 9 minutos

Parte de Configurar la facturación electrónica. Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica, bloque «Cómo se numera y se emite». Hace falta comprarlo aparte: sí.

Aquí se decide con qué resolución sale cada documento y qué municipio y qué plazo de pago viajan en la factura. Es el bloque que hay que revisar cada vez que cambian las resoluciones de la cuenta: si apunta a una que ya no sirve, la DIAN rechaza todo lo que salga.

Este bloque elige entre las resoluciones de la cuenta de Factus; no las crea. Crearlas es el bloque de abajo, «Resoluciones de numeración».

Algunos mensajes del servidor todavía llaman a este bloque por su nombre anterior, «Datos de emisión». Es este mismo.

Elegir la resolución de facturas

Las opciones de «Resolución de facturas» están todas a la vista, una debajo de otra. La elegida se ve resaltada.

  1. Busca «Resolución de facturas».
  2. Pulsa una opción:
    • «Automático», cuando la cuenta tiene una sola resolución de facturas activa. Es lo recomendado: si mañana la cambias, no hay que volver aquí.
    • Una resolución concreta. Cada una sale con su prefijo y, debajo, el número de la resolución y cuántos números le quedan: «Resolución 18760000001 · quedan 4.873».
  3. Pulsa «Guardar cambios», en la cabecera.

Debajo de la lista sale una ayuda que cambia según el caso:

  • «Salen al guardar las credenciales. Si la cuenta no tiene ninguna, créala abajo.» — la lista está vacía: o todavía no hay datos de la cuenta guardados, o la cuenta no tiene ni una resolución.
  • «Con una sola activa, déjalo en automático.» — la lista ya llegó.

Y la propia opción «Automático» dice la verdad de tu cuenta, en la línea de debajo:

  • «Usa la única activa: SETP» (con tu prefijo) — hay exactamente una y se usará esa.
  • «La cuenta no tiene ninguna activa de este tipo» — no hay ninguna. No se puede emitir.
  • «Hay N activas: elige una» — hay varias y automático no sirve. Debajo de la lista sale en rojo: «Hay N activas: elige una. Con varias, Factus exige indicar cuál y los documentos se rechazarían.»

Las vencidas y las inactivas no se ofrecen. Si la que tenías elegida dejó de servir, sigue apareciendo al final con el texto en rojo «Vencida: no se puede usar» o «Inactiva: no se puede usar», para que la veas y la sueltes. Y si la eliminaron de la cuenta, aparece como «Resolución N» con «Ya no está en la cuenta».

Elegir la resolución de notas crédito

Funciona igual que la de facturas, en «Resolución de notas crédito». Debajo dice: «Las notas crédito consumen su propia numeración.»

  1. Busca «Resolución de notas crédito».
  2. Pulsa la resolución de notas crédito, o déjalo en «Automático» si hay una sola.
  3. Pulsa «Guardar cambios».

Aquí solo se ofrecen resoluciones de notas crédito: las de facturas no salen en esta lista. Cada tipo de documento consume su propia numeración ante la DIAN, y gastar consecutivos de factura en cada devolución los dejaría gastados para siempre. Si una configuración antigua quedó apuntando a una de facturas, sale al final en rojo con «… no se puede usar»: elige otra y guarda.

Si el negocio todavía no emite notas crédito y la cuenta no tiene resolución de ese tipo, no pasa nada: se puede dejar en «Automático» y facturar igual.

Elegir el municipio

Es el municipio que viaja en la factura, con su código DANE. Son 1.122 y hay nombres repetidos en departamentos distintos, así que el campo es un buscador y no una lista.

  1. Pulsa el campo «Municipio». Dice «Buscar por ciudad o departamento…».
  2. Escribe el nombre del municipio, el del departamento o el código DANE.
  3. Elige el de la lista. Cada resultado muestra el municipio, su departamento y su «Código DANE», que es como se distinguen los repetidos.
  4. Comprueba la línea de abajo: «Seleccionado: …» con el municipio, el departamento y el código entre paréntesis.
  5. Pulsa «Guardar cambios».

Para quitarlo, pulsa «Quitar», a la derecha del campo.

La lista muestra 100 resultados a la vez. Si el tuyo no aparece, al final sale «y N más — escribe el departamento para acotar.»: escribe el departamento en vez de seguir bajando. Si no hay ninguno, sale «Ningún municipio coincide con «…».»

Debajo del campo, antes de elegir, dice para qué sirve: «Se usa para el emisor y para el cliente que no tiene municipio propio.» Con él viajan los datos de la sucursal donde se hizo la venta. Si lo dejas vacío, o si a la sucursal le falta la dirección, el teléfono o el correo, el documento sale con los datos de la cuenta de Factus en lugar de los de tu sucursal. Los de la sucursal se completan en Empresa y sucursales.

Poner los días de plazo de la venta a crédito

  1. Busca «Días de plazo en la venta a crédito».
  2. Ajusta el número con − y +, que van de 15 en 15, o escribe cualquier número en el medio, de 0 a 365.
  3. Pulsa «Guardar cambios».

Debajo lo dice: «En 0 las facturas salen de contado.» Con cualquier número mayor que cero, las facturas salen a crédito y con fecha de vencimiento a esos días contados desde el día de la emisión.

Es un valor único para todo el negocio: no se decide cuenta por cuenta. En un restaurante lo normal es dejarlo en 0.

Atender los avisos de numeración

Este bloque enseña dos avisos, y los dos hablan de la resolución con la que estás emitiendo de verdad: la elegida, o la única activa si estás en «Automático».

«La resolución de … se está agotando»

Sale en ámbar cuando a la resolución le quedan menos de 500 números, con «facturas» o «notas crédito» en el hueco. El texto dice cuántos quedan y en qué prefijo: «Quedan N números en SETP (resolución 18760000001). Solicita una nueva a la DIAN antes de que se acabe.»

  1. Solicita la resolución nueva a la DIAN. Eso se hace fuera del sistema y toma días.
  2. Cuando la tengas, regístrala en «Resoluciones de numeración».
  3. Vuelve a «Cómo se numera y se emite» y elige la nueva en «Resolución de facturas».
  4. Pulsa «Guardar cambios».

No esperes a que llegue a cero. Cuando se acaba, la DIAN rechaza cada venta que intentes facturar y el negocio se entera con un cliente esperando.

«No hay resolución de facturas activa»

Sale en rojo y es un bloqueo: sin resolución de facturas no se emite nada. El texto cambia según el caso:

  • «La cuenta de Factus no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta abajo: sin ella, la DIAN rechaza todo.» — hay que crearla.
  • «Ninguna de las resoluciones de la cuenta sirve para facturas de venta: o son de otro documento, o están vencidas o inactivas. Crea o activa una abajo.» — se activa una de las que hay o se crea otra.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Hay N activas: elige una. Con varias, Factus exige indicar cuál y los documentos se rechazarían.» Hay más de una resolución activa de ese tipo y quedó en «Automático». Pulsa una concreta y guarda.
«Automático» con «La cuenta no tiene ninguna activa de este tipo» La cuenta no tiene resoluciones activas de ese documento. Créala o actívala en «Resoluciones de numeración».
«Vencida: no se puede usar» o «Inactiva: no se puede usar» en rojo La resolución elegida está vencida, inactiva o no es de ese documento. Elige otra y guarda.
«Resolución N» con «Ya no está en la cuenta» La resolución que estaba elegida se eliminó de la cuenta. Elige otra y guarda.
«Salen al guardar las credenciales. Si la cuenta no tiene ninguna, créala abajo.» La lista llegó vacía: no hay datos de la cuenta guardados, la cuenta no contestó, o no tiene ni una resolución. Guarda los datos de la cuenta y pulsa «Probar conexión». Si la cuenta está vacía, créala en «Resoluciones de numeración».
«La cuenta tiene N resoluciones activas para facturas de venta y no hay ninguna seleccionada. Elígela arriba, en «Cómo se numera y se emite → Resolución de facturas»; no en «Resoluciones de numeración», que solo sirve para crearlas. Con varias activas la API exige indicar cuál, y los documentos se rechazarían.» Lo mismo, visto desde «Probar conexión». Elige la resolución en «Resolución de facturas», en este bloque.
«La resolución configurada para facturas de venta (id N) no está entre las activas de la cuenta. Vuelve a elegirla arriba, en «Cómo se numera y se emite → Resolución de facturas».» La elegida se eliminó, se desactivó o se venció. Vuelve a elegir una en este bloque y guarda.
«La resolución configurada para notas crédito (id N) es de Factura de Venta. Cada tipo de documento consume su propia numeración ante la DIAN: usar la que no le toca gasta consecutivos de otro documento.» En «Resolución de notas crédito» quedó guardada una de facturas, de una configuración anterior. Pulsa una de notas crédito, o «Automático», y guarda.
«La cuenta no tiene ninguna resolución activa para facturas de venta. Crea una desde esta misma pantalla antes de facturar.» No hay resolución de facturas utilizable. Créala o actívala abajo.
«La resolución de facturas se está agotando» (o «de notas crédito») Quedan menos de 500 números. Solicita una nueva a la DIAN, regístrala y elígela aquí.
«Ningún municipio coincide con «…».» El texto escrito no corresponde a ningún municipio, departamento ni código. Escribe menos letras, o busca por el departamento.
«y N más — escribe el departamento para acotar.» Hay más de 100 coincidencias. Agrega el departamento a la búsqueda.

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