Entrar y preparar la terminal

Para quién: todos los roles — ADMIN, DUENO, GERENTE, VENDEDOR, ALMACENISTA y ORDENES. Dónde está: no está en el menú lateral. Es la pantalla que aparece al abrir Inventario. El engranaje de esa misma pantalla lleva a Conexión con el servidor; la sucursal y la caja del equipo se eligen después en Configuración → Sistema, y el tema en Configuración → General. Hace falta comprarlo aparte: no.

Los productos, el stock y las ventas no viven en este computador: viven en el servidor del negocio, que puede ser esta misma máquina o la de la caja principal. Esta pantalla conecta el equipo con ese servidor y te deja entrar con tu usuario. Después, en dos minutos, le dices al equipo qué sucursal y qué caja atiende — sin eso, Facturación no deja vender.

Pantalla de inicio de sesión de Inventario

  1. Flecha de volver. Sale de Inventario y regresa al lanzador, donde eliges la aplicación. Al pasar el mouse dice «Ir a plugins».
  2. Engranaje. Abre Conexión con el servidor. Es el único sitio desde donde se cambia el servidor, y solo se llega hasta aquí: una vez adentro ya no aparece.
  3. Nombre de usuario. El que te dio el administrador. Escríbelo tal como te lo dieron.
  4. Contraseña. Se escribe tapada.
  5. ¿Olvidaste tu contraseña? Este enlace todavía no hace nada. Si perdiste la clave, pídele a un ADMIN que te la cambie desde Usuarios.
  6. Iniciar Sesión. Mientras comprueba, el botón dice «Iniciando sesión...» y el formulario se bloquea.

Antes de empezar

  • El servidor tiene que estar prendido. Si el negocio trabaja con varias terminales, el computador que tiene el servidor debe estar encendido y con Inventario abierto antes que los demás.
  • Todos los equipos, en la misma red. La búsqueda automática solo mira la red local del negocio. Un equipo en otro WiFi o con datos del celular no va a encontrar nada.
  • Un usuario creado. La primera vez que se instala, el sistema crea uno solo: usuario admin, contraseña admin. Entra con ese, crea los usuarios reales en Usuarios y cámbiale la contraseña.
  • Una sucursal y una caja creadas. La sucursal se crea en Configuración → Empresa y la caja en Cajas y turnos. Sin ellas no hay nada que elegir en Configuración → Sistema.

Cómo es el recorrido completo

De abrir la aplicación a poder vender

Lo normal es que solo hagas el primer recuadro y el tercero: abres Inventario y escribes tu usuario. La aplicación te ofrece la pantalla de conexión sola una vez: la primera, en un equipo sin configurar. Si más adelante el servidor deja de responder, tienes que abrirla tú con el engranaje. La sucursal y la caja se configuran una vez por equipo y se quedan.

La primera vez que abres la aplicación en un equipo sin configurar, sale un aviso: «Configuración requerida» — «Parece que es la primera vez que usas el sistema. ¿Deseas hacer la configuración ahora?». Pulsa «Sí» y te lleva derecho a Conexión con el servidor.

Dejar que la aplicación busque el servidor

Esto no lo tienes que pedir: Conexión con el servidor empieza a buscar sola en cuanto entras.

  1. Pulsa el engranaje de la esquina superior derecha de Iniciar Sesión.
  2. Espera. Debajo del título vas a leer «Buscando el servidor de Inventario…» y una barra que avanza. En una tablet puede tardar unos segundos.
  3. Si encuentra uno solo, lo guarda y te lo muestra.

Servidor encontrado

  1. Volver. Regresa a Iniciar Sesión sin tocar nada. Dice «Volver al inicio de sesión».
  2. Cambiar tema. Pasa de claro a oscuro sin haber entrado todavía.
  3. Aviso verde. Te dice a qué se conectó: «Conectado a Este computador» cuando el servidor está en esta misma máquina, o el nombre del otro equipo. Debajo, de dónde salió esa dirección: «El servidor está en este mismo computador.», «Es la conexión que ya tenías configurada (…).» o «Encontrado en la red local, en …».
  4. Continuar. Vuelve a Iniciar Sesión. La dirección ya quedó guardada en este equipo.
  5. Buscar otro servidor. Repite la búsqueda ignorando la que ya tenías guardada. Es lo que se usa cuando el servidor cambió de máquina.

Cuando aparece más de un servidor

Pasa cuando dos negocios comparten el WiFi, o cuando quedó un computador de prueba encendido. La pantalla muestra «Se encontró más de un servidor» y una lista: cada renglón trae el nombre del equipo y de dónde salió la dirección.

Ojo: conectarte al servidor equivocado mezcla las ventas y el stock de dos negocios, y eso no se deshace desde la aplicación. Si no reconoces ninguno de los nombres, pregunta cuál es antes de tocarlo.

  1. Lee el nombre de cada renglón hasta reconocer el de tu negocio.
  2. Pulsa ese renglón.
  3. La dirección queda guardada y pasas al aviso verde de «Conectado a …».
  4. Pulsa «Continuar».

Si ninguno es el tuyo, pulsa «Escribir la dirección a mano».

Escribir a mano la dirección del servidor

Si la búsqueda no encuentra nada, la pantalla cambia sola a este formulario, con el título «Escribe la dirección del servidor». También llegas aquí desde «Escribir la dirección a mano». Hace falta cuando el servidor está fuera de la red local o cuando la red del negocio no deja que los equipos se vean entre sí.

Ojo: solo se guarda una dirección, y la nueva reemplaza a la anterior. La aplicación no guarda un historial: si vas a cambiarla, anota primero la que tenías.

  1. Pídele al administrador la dirección del servidor. Son cuatro números separados por puntos, como 192.168.1.100, que es además el texto gris de ejemplo del campo.
  2. Escríbela en «Dirección del servidor».
  3. No escribas el puerto si no te lo dieron. La ayuda debajo del campo lo dice: «Si no pones puerto se usa el 8080. También vale un dominio completo, como https://caja.minegocio.com».
  4. Pulsa «Comprobar y guardar». El botón está apagado mientras el campo esté vacío, y mientras comprueba dice «Comprobando…».
  5. Espera el aviso «Conexión guardada» — «La conexión con el servidor quedó configurada.» — y pulsa «Aceptar».
  6. Pulsa «Continuar» para volver a Iniciar Sesión.

Si prefieres volver a la búsqueda automática, pulsa «Buscar otra vez».

Iniciar sesión

  1. Escribe tu usuario en «Nombre de usuario».
  2. Escribe tu clave en «Contraseña».
  3. Pulsa «Iniciar Sesión».
  4. Espera el aviso «Inicio de sesión exitoso» — «Has iniciado sesión correctamente. Redirigiendo...». Se cierra solo y te deja en el Dashboard.

Un par de cosas que pasan sin que las pidas:

  • Si el servidor todavía no responde, arriba sale un aviso amarillo, «Cargando...» — «Conectando, por favor espera...» —, que se repite cada pocos segundos. Cuando hay conexión sale una vez «Conectado» — «Coneccion establecida...» — y no vuelve a salir.
  • La sesión dura 12 horas. Pasadas esas horas el servidor deja de aceptar lo que pidas y las pantallas empiezan a venir vacías. La aplicación te devuelve a Iniciar Sesión la próxima vez que lo comprueba: al abrirla de nuevo, o al guardar la configuración. No se pierde nada: lo que ya guardaste está en el servidor.

Asignar a esta terminal su sucursal y su caja

Este paso lo hace una sola vez cada equipo, y solo lo ven los roles ADMIN, DUENO y GERENTE. Mientras no esté hecho, casi todas las pantallas te van a recibir con el aviso «Sucursal no seleccionada» en vez de con sus datos.

  1. Abre el menú lateral y pulsa «Configuración», al pie del menú.
  2. En la barra de la izquierda pulsa «Sistema».
  3. Sigue con los pasos de la figura.

Configuración del Sistema, tarjeta Configuración de Terminal

  1. Sistema. La sección donde vive la configuración de este equipo.
  2. Sucursal. La sede que atiende esta terminal. Cada renglón trae el nombre y la ciudad.
  3. Caja. El cajón de esta terminal. Solo aparecen las cajas activas de la sucursal elegida.
  4. Ubicación preferida para facturación. De dónde se descuenta el stock al facturar.
  5. Guardar Configuración. Está apagado mientras no elijas sucursal.

Los pasos:

  1. Abre «Sucursal» y elige la sede. Mientras no elijas ninguna dice «Selecciona una sucursal».
  2. Abre «Caja» y elige el cajón. Antes de elegir sucursal el campo dice «Primero selecciona una sucursal»; si la sucursal no tiene cajas activas dice «No hay cajas disponibles».
  3. Si quieres, elige la «Ubicación preferida para facturación» (ver la sección siguiente).
  4. Repasa el recuadro azul «Configuración Actual:», que te muestra la sucursal y la caja que quedarían guardadas.
  5. Pulsa «Guardar Configuración». Mientras guarda dice «Guardando...».
  6. Espera el mensaje verde «✅ Configuración guardada exitosamente». Desaparece solo a los tres segundos.

Ojo: cambiar la sucursal borra la caja que tenías elegida. Vuelve a elegir caja antes de guardar: si guardas con «Caja» vacía, esta terminal se queda sin caja y Facturación no te va a dejar entrar.

Elegir de dónde se descuenta el stock al facturar

Un mismo producto puede estar en varios sitios de la sucursal: el mostrador, la bodega, lo que está en tránsito. Al facturar, la aplicación tiene que escoger de cuál de esos descuenta, y esta preferencia es la que inclina la balanza.

  1. Ve a Configuración → Sistema.
  2. Abre «Ubicación preferida para facturación».
  3. Elige una: «Sin preferencia», «Mostrador», «Bodega», «Tránsito» u «Otro».
  4. Pulsa «Guardar Configuración».

Cómo elige la aplicación, en este orden:

  1. Primero el stock que esté en la ubicación que marcaste.
  2. Entre esos, el que se vence primero.
  3. Y si ninguno tiene fecha de vencimiento, el más viejo.

Con «Sin preferencia» se salta el primer criterio y va derecho por fecha de vencimiento. La preferencia es de este equipo: la caja del mostrador puede tener «Mostrador» y el computador de la bodega, «Bodega».

Ojo: esta preferencia se borra al cerrar sesión, y el equipo vuelve a quedar en «Sin preferencia». Si tu terminal descuenta siempre de un sitio, repásala cada vez que entres.

Cambiar entre modo claro y modo oscuro

El tema se guarda en este equipo y lo ven todos los usuarios que entren aquí. Mientras no elijas ninguno, la aplicación usa el del sistema operativo.

  1. Abre el menú lateral y pulsa «Configuración».
  2. Quédate en «General», que es la sección que abre por defecto.
  3. En la tarjeta «Apariencia» pulsa «Modo Claro» o «Modo Oscuro».
  4. El cambio es inmediato. Abajo, «Tema actual:» te confirma cuál quedó.

También puedes cambiarlo sin haber entrado: en Conexión con el servidor hay un interruptor arriba a la derecha, junto al texto «Cambiar tema».

Cambiar la contraseña de un usuario

Lo primero que hay que hacer en una instalación nueva es cambiarle la clave al usuario admin de fábrica. Solo un ADMIN puede hacerlo, no hay forma de recuperar una contraseña olvidada —se reemplaza— y el camino es Administración → Usuarios → «Editar» → «Cambiar contraseña».

Los pasos, campo por campo, están en Cambiar la contraseña de alguien.

Cerrar sesión

Está al final del menú lateral, debajo de «Configuración».

  1. Abre el menú lateral. En pantallas pequeñas se abre con el botón de la esquina superior izquierda.
  2. Baja hasta el pie del menú.
  3. Pulsa «Cerrar sesión».
  4. Confirma en el aviso «¿Cerrar sesión?» — «¿Estás seguro de que deseas cerrar sesión?» — pulsando otra vez «Cerrar sesión». Con «Cancelar» te quedas donde estabas.

Ojo: cerrar sesión no cierra el turno de caja. El turno sigue abierto hasta que hagas el arqueo de cierre en Cajas y turnos.

Lo que el equipo sí conserva al cerrar sesión: la dirección del servidor, la sucursal y la caja asignadas a esta terminal, y el tema. Al volver a entrar no hay que configurar nada de eso. Lo que no conserva es la «Ubicación preferida para facturación»: esa hay que volver a elegirla.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que saberme la dirección del servidor? No. En la mayoría de los negocios la aplicación la encuentra sola la primera vez y no te vuelve a preguntar.

¿Y el número del puerto? Tampoco. Si escribes la dirección a mano y no pones puerto, la aplicación pone el suyo.

¿Configurar el servidor aquí cambia el de Parqueadero o el de Restaurante? No. Cada aplicación guarda su propia dirección, porque cada una tiene su propio servidor.

¿Puedo cambiar de servidor sin cerrar sesión? No. Conexión con el servidor solo se abre con el engranaje de Iniciar Sesión. Cierra sesión primero.

Soy vendedor y no veo «Sistema» en Configuración. ¿Por qué? Esa sección es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Pídele a un superior que le asigne la sucursal y la caja a tu terminal.

¿Dos terminales pueden compartir la misma caja? Puedes elegir la misma caja en dos equipos, pero no es buena idea: el turno y el arqueo son de la caja, y dos personas cobrando sobre el mismo cajón terminan en un descuadre.

¿Puedo entrar desde dos terminales con el mismo usuario? Sí, el sistema no lo impide. Aun así conviene un usuario por persona: las ventas y los arqueos quedan a nombre de quien inició la sesión.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«El host no está configurado. Por favor, configura el host antes de iniciar sesión.» Este equipo todavía no tiene guardada la dirección del servidor. Pulsa el engranaje y deja que busque. Si no encuentra nada, escribe la dirección a mano.
«Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.» El usuario o la contraseña no coinciden; el usuario está desactivado; o el servidor está frenando los intentos. Revisa mayúsculas y minúsculas y vuelve a intentar. Si estás seguro de la clave, espera un minuto: tras 5 intentos fallidos el servidor bloquea 30 segundos, y ese bloqueo se dobla con cada fallo nuevo hasta 15 minutos. Media hora sin fallos vuelve la cuenta a cero.
«Cargando...» — «Conectando, por favor espera...», una y otra vez La dirección guardada existe, pero nadie contesta ahí: el servidor está apagado o el equipo se salió de la red. Comprueba que el computador del servidor esté encendido y con Inventario abierto, y que este equipo esté en el WiFi del negocio. Si el servidor se mudó de máquina, engranaje → «Buscar otro servidor».
«No se encontró ningún servidor en esta red.» La búsqueda terminó sin encontrar nada: el equipo está en otra red, el servidor está apagado, o la red no deja ver a los otros equipos. Escribe la dirección a mano y pulsa «Comprobar y guardar».
«No se pudo buscar el servidor en la red.» La búsqueda no se pudo ni empezar. Pulsa «Buscar otra vez». Si insiste, escribe la dirección a mano.
«Escribe la dirección del servidor.» El campo solo trae barras: al quitarlas no queda ninguna dirección que comprobar. Borra el campo, escribe la dirección completa y vuelve a pulsar «Comprobar y guardar».
«Esa dirección no responde. Revisa que el servidor esté encendido y que el número sea correcto.» La dirección que escribiste no contesta: está mal escrita, o ese computador está apagado. Repasa número por número y vuelve a pulsar «Comprobar y guardar».
«Esa dirección responde, pero es el servidor de parqueadero, no el de inventario.» Le apuntaste al servidor de otra aplicación del mismo negocio. Quita el puerto que escribiste y deja solo la dirección: la aplicación pone el que le toca. También puedes pulsar «Buscar otra vez».
«No se pudo comprobar esa dirección.» No se pudo llegar hasta esa dirección para preguntarle. Revisa que este equipo tenga red y vuelve a intentar.
«Se encontró el servidor pero no se pudo guardar la configuración.» / «No se pudo guardar la configuración.» Encontró el servidor, pero no pudo dejar la dirección guardada en este equipo. Cierra Inventario y vuelve a abrirlo. Si sigue igual, avisa al administrador.
«Advertencia» — «No se pudo cargar la información de la empresa. ¿Qué deseas hacer?» Entraste bien, pero no se pudieron traer los datos del negocio: o todavía no están creados, o el servidor dejó de responder. Pulsa «Ir a Configuración» y llena los datos de la empresa. Si no te corresponde, pulsa «Cerrar sesión» y avisa al administrador.
«Sucursal no seleccionada» — «Por favor, selecciona una sucursal en la configuración del sistema.» Esta terminal todavía no tiene sucursal asignada. El texto cambia un poco según la pantalla: «…para poder ver los productos.», «…para poder ver el inventario.», «Por favor, selecciona una sucursal para continuar.», «Configura la sucursal en Configuración → Sistema.» Pulsa «Sí, continuar». Desde Productos, Stock, Ventas, Usuarios y Cajas y turnos te lleva a Configuración → Sistema; en Órdenes y en las ventas pendientes o en proceso el aviso solo se cierra, y tienes que entrar tú por el menú. Asigna la sucursal y guarda. Si tu rol no llega, pídeselo a un ADMIN, DUENO o GERENTE.
«Configuración Requerida» — «Para procesar ventas, necesitas configurar tu sucursal, caja y credenciales. Serás redirigido a la configuración del sistema.» Entraste a Facturación y a esta terminal le falta la sucursal o la caja. Pulsa «Ir a Configuración» y complétalas. Si eres vendedor verás «Acceso Denegado» — «No tienes permisos para acceder a la configuración del sistema. Contacta a un superior para hacer la respectiva configuración.»: pídeselo a un superior.
«Terminal sin caja configurada» — «Para operar en facturación esta terminal debe tener una caja asignada. Ve a Configuración → Sistema.» La terminal tiene sucursal, pero no caja. Ve a Configuración → Sistema, elige la caja y pulsa «Guardar Configuración».
«Guardar Configuración» está apagado y no se deja pulsar Todavía no elegiste sucursal. Abre «Sucursal», elige la sede y el botón se prende.
«Error al guardar la configuración» La sucursal y la caja valen para lo que queda de sesión, pero no quedaron guardadas en el equipo: al cerrar Inventario se pierden. Vuelve a pulsar «Guardar Configuración» hasta que salga el mensaje verde. No cierres la aplicación antes: se volvería a la configuración anterior.
«No hay cajas disponibles» en el campo «Caja» Esa sucursal no tiene ninguna caja activa. Crea la caja en Cajas y turnos con «Nueva Caja», o activa la que estaba apagada, y vuelve aquí.
«Acceso denegado» — «No tienes permisos para acceder a esta sección. Contáctate con un superior.» Entraste a Configuración → Sistema con un rol que no la incluye. Pulsa «Aceptar»: te devuelve a Configuración → General. Pide el cambio a un ADMIN, DUENO o GERENTE.
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.» Tu rol no incluye la pantalla a la que llegaste. Pulsa «Aceptar»: te devuelve al Dashboard, y desde el menú entra a lo que sí tienes.
Vuelves a Iniciar Sesión sin haber cerrado sesión, o las pantallas dejan de traer datos Pasaron las 12 horas de la sesión. Vuelve a entrar con tu usuario y tu contraseña.
Una pantalla grande con «404» y «Apartado no encontrado» La aplicación quedó en una dirección que no existe. Pulsa «Ir al Inventario» para volver a la pantalla de inicio de sesión.

Los avisos de la pantalla «Cambiar Contraseña» están en Cambiar la contraseña de alguien.

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