Agregar inventario en una ubicación

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Inventario → Stock → la presentación → «Agregar Inventario». Hace falta comprarlo aparte: no.

Cuando llega mercancía nueva, o cuando quieres separar lo que está en la bodega de lo que está en el mostrador, se abre una ubicación. Una ubicación es una tarjeta con su propia cantidad, su propio lote y su propia fecha de caducidad. Una misma presentación puede tener varias, y el sistema las suma para darte el «Stock Total».

Antes de empezar

  • La presentación tiene que existir y estar asignada a tu sucursal. Si no aparece en Inventario → Stock, empieza por Alta de productos y asignación por sucursal.
  • Ten a la mano el lote y la fecha de caducidad si la mercancía los trae. Se pueden dejar vacíos, pero después cuesta más rastrear un lote malo.

Registrar una ubicación nueva

  1. Entra a Inventario → Stock.
  2. Pulsa la tarjeta de la presentación.
  3. Pulsa «Agregar Inventario», arriba a la derecha.
  4. Comprueba la «Sucursal». Sale ya elegida la de esta terminal.
  5. Escribe el «Stock Actual»: cuántas unidades hay de verdad en ese sitio. Acepta decimales.
  6. Escribe el «Stock Reservado» si hay unidades comprometidas. Si no, déjalo en cero.
  7. Escribe la «Ubicación»: dónde está físicamente. Por ejemplo «Estante A-1» o «Bodega 2».
  8. Elige el «Tipo de Ubicación»: «Mostrador», «Bodega», «Tránsito» u «Otro».
  9. Escribe el «Lote» si la mercancía lo trae.
  10. Elige la «Fecha de Caducidad» si es un producto que vence.
  11. Pulsa «Guardar».
  12. Sale «¡Éxito!» con el texto «Inventario agregado correctamente». Pulsa «Aceptar».

La ventana se cierra y la ubicación nueva aparece en «Inventario por Ubicación».

Ojo: el sistema anota solo un movimiento de tipo «Inventario Inicial» con el motivo «Inventario inicial o nuevo». Queda para siempre en Auditoría. No es un error: es el punto de partida de esa ubicación.

Qué es cada campo

Campo Obligatorio Qué escribir
«Sucursal» Sí Dónde está físicamente la mercancía. Sale elegida la de esta terminal.
«Stock Actual» Sí Las unidades que hay. Acepta decimales. No admite números negativos.
«Stock Reservado» No Las unidades apartadas para un pedido. Es informativo: no frena la facturación.
«Ubicación» Sí El sitio exacto dentro de la sucursal, en tus propias palabras.
«Tipo de Ubicación» Sí «Mostrador», «Bodega», «Tránsito» u «Otro».
«Lote» No El número de lote del fabricante.
«Fecha de Caducidad» No Hasta cuándo sirve el producto.

La propia ventana lo recuerda en el recuadro «Información importante»: «El stock reservado no puede ser mayor al stock actual. El stock disponible se calcula automáticamente como: Stock Actual - Stock Reservado.»

Por qué importa el «Tipo de Ubicación»

Es lo que le permite al sistema saber de dónde descontar cuando facturas. En Configuración → Sistema hay un campo, «Ubicación preferida para facturación», donde eliges con cuál tipo empezar. Si dejas «Sin preferencia», el sistema descuenta de la ubicación que caduque primero.

También es lo que separa dos tarjetas de la misma presentación en la misma sucursal: una de «Bodega» y otra de «Mostrador» conviven sin pisarse.

Cuando el sistema reutiliza una ubicación

Si en esa sucursal ya existe una ubicación de esa misma presentación con el mismo «Tipo de Ubicación» y su stock está en cero o menos, el sistema no crea una tarjeta nueva: reutiliza esa y le pone los datos que acabas de escribir. Sirve también para las tarjetas que desaparecieron por quedarse en cero: vuelven a la vista con los datos nuevos.

Ojo: eso quiere decir que la ubicación, el lote y la fecha de caducidad viejos se pierden. No se puede deshacer. Si necesitas conservar los dos lotes por separado, dale a la mercancía nueva otro «Tipo de Ubicación» o espera a que la tarjeta vieja no esté en cero.

Presentaciones que no se inventarían

Hay presentaciones marcadas como no inventariables: un servicio, una recarga, algo que no se cuenta por unidades. En su ventana, «Stock Actual», «Stock Reservado», «Ubicación» y «Tipo de Ubicación» salen bloqueados, y la ubicación viene escrita como «No inventariable». Es normal: no hay nada que contar.

Cambiar el lote, la ubicación o la caducidad

  1. Pulsa la tarjeta de la ubicación en «Inventario por Ubicación».
  2. Se abre la ficha con los campos bloqueados y el título «Editar Inventario».
  3. Pulsa «Editar».
  4. Corrige lo que necesites, sin tocar el «Stock Actual».
  5. Pulsa «Guardar».
  6. Sale «¡Éxito!» con el texto «Inventario actualizado correctamente».

Mientras no cambies la cantidad, no se te pide motivo y no queda ningún movimiento anotado. Si cambias la cantidad, la ventana se ensancha y aparece «Registro de Movimiento»: eso está explicado en Registrar una entrada, una salida o un ajuste.

Dejar los campos «Ubicación» o «Lote» en blanco al editar no los borra: se quedan como estaban.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos ubicaciones del mismo tipo para la misma presentación? Sí, siempre que la que ya existe no esté en cero. Si está en cero, el sistema reutiliza esa.

¿Puedo borrar una ubicación que ya no uso? El botón «Eliminar» aparece al pulsar «Editar», y al pulsarlo pregunta «¿Estás seguro?», pero hoy no alcanza a borrar el registro: termina siempre en «No se pudo eliminar el inventario». Lo que sí funciona es dejarla en cero con un movimiento de salida o de ajuste. Una ubicación en cero deja de contar para el stock.

¿El «Stock Reservado» se descuenta del stock? No del «Stock Total», sí del «Stock Disponible». Y no impide facturar.

¿Qué pasa si pongo una fecha de caducidad ya vencida? Se guarda igual, y la tarjeta se pinta de rojo con la etiqueta «Caducado». Sirve para dejar constancia mientras sacas esa mercancía.

¿Puedo registrar mercancía en otra sucursal desde aquí? El campo «Sucursal» solo lista la sucursal configurada en esta terminal. Para otra sede hay que configurarla en esa terminal.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «El stock reservado no puede ser mayor al stock actual» Escribiste en «Stock Reservado» más unidades de las que hay en «Stock Actual». Pulsa «Aceptar», baja el reservado o sube el actual, y guarda otra vez.
«Error» — «No se pudo guardar el inventario» El sistema rechazó los datos o no respondió. Lo más común: tu usuario no tiene permiso para guardar (el DUENO no lo tiene), o la sucursal configurada ya no existe. Comprueba tu rol y la sucursal de la terminal, y vuelve a intentar. Si la conexión con el servidor se cayó, espera a que vuelva.
«Error» — «No se pudo eliminar el inventario» El registro no se puede borrar desde aquí. Deja la ubicación en cero con un movimiento de salida o de ajuste.
El campo «Stock Actual» está gris y no te deja escribir La presentación tiene marcada la casilla «No requiere inventario». Es lo esperado. Si tiene que llevar control de unidades, quítale esa marca en su ficha, desde Catálogo → Productos.
El botón «Guardar» no aparece Estás mirando una ubicación que ya existe, en modo lectura. Pulsa «Editar» primero.
Guardaste y la ubicación nueva no aparece; en su lugar cambió una vieja Ya había una ubicación de ese mismo «Tipo de Ubicación» con stock en cero, y el sistema la reutilizó. Usa otro «Tipo de Ubicación» si de verdad necesitas dos tarjetas separadas.
«Sucursal no seleccionada» Esta terminal no tiene sucursal configurada. Pulsa «Sí, continuar» y elígela en Configuración → Sistema.

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