Devolver productos al inventario

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Ventas → «Ver Detalles» → «Procesar Devolución». Hace falta comprarlo aparte: no.

El cliente vuelve con el producto. Devolverlo aquí hace dos cosas: le suma otra vez las unidades al stock de tu sucursal y deja la línea marcada como «DEVUELTA» en la venta, con tu nombre pegado al movimiento.

Hay dos caminos y no hacen lo mismo: el botón «Procesar Devolución» devuelve la mercancía al inventario de verdad; los iconos de la columna «Acciones» solo marcan la línea en el papel. Usa el botón.

Ventana Procesar Devolución

  1. El título. La ventana se llama «Procesar Devolución».
  2. «Seleccionar todos». Marca todas las líneas de una. Cuando ya están todas marcadas, el mismo enlace pasa a decir «Deseleccionar todos».
  3. La casilla de cada ítem. Debajo del nombre sale «Cant:» y «Precio:».
  4. «Total a devolver:». Se recalcula con cada casilla que marcas.
  5. El botón de confirmar. Dice «Confirmar devolución» y, entre paréntesis, cuántos ítems llevas marcados.

Antes de empezar

Se devuelve la línea completa, no unidades sueltas. Si vendiste 5 unidades en una sola línea y el cliente te trae 2, esta ventana no te deja devolver solo 2: devuelve las 5. Para ese caso, ajusta el stock a mano en Inventario → Stock.

Los combos no se pueden devolver por aquí. Una línea que sale con la etiqueta «COMBO» no tiene un producto propio detrás, sino varios. Si la marcas, la devolución entera falla y no se devuelve nada. Ojo: dentro de la ventana «Procesar Devolución» los combos salen con su nombre y sin la etiqueta «COMBO», así que conviene mirarlos antes en la tabla «Productos Vendidos» de la ficha.

La devolución no toca la caja. No registra ninguna salida de plata ni cambia el arqueo del turno. La plata que le devuelves al cliente la registras aparte, en Cajas y turnos.

No hace falta turno abierto y no importa de qué día sea la venta.

Devolver uno o varios productos

Ojo: esto no se puede deshacer. «Confirmar devolución» se ejecuta de una, sin preguntar otra vez, y no existe ningún botón que quite del stock lo que acabas de devolver. Revisa lo que marcaste antes de pulsar.

  1. Entra a Ventas → Ventas y encuentra la venta.
  2. Pulsa «Ver Detalles».
  3. Baja hasta el final y pulsa «Procesar Devolución».
  4. Se abre la ventana «Procesar Devolución» con la lista de ítems que todavía se pueden devolver.
  5. Marca la casilla de cada ítem que el cliente trajo de vuelta. Si vuelve la compra completa y la venta no lleva combos, pulsa «Seleccionar todos»; si lleva alguno, márcalos uno por uno, porque «Seleccionar todos» marca también el combo y con eso la devolución falla.
  6. Comprueba en «Total a devolver:» que la plata cuadra con lo que le vas a devolver al cliente.
  7. Comprueba que ninguna de las líneas marcadas sea un combo.
  8. Pulsa «Confirmar devolución (2 ítems)» —el número cambia según lo que hayas marcado—. Mientras trabaja, el botón dice «Procesando...».
  9. La ventana se cierra sola y sale el aviso «Devolución procesada» con el texto «Los ítems seleccionados fueron devueltos al inventario.»
  10. Pulsa «Aceptar». La ficha ya está actualizada.

Qué queda cambiado:

  • Cada ítem devuelto pasa a «DEVUELTA» en la tabla «Productos Vendidos».
  • El stock de esos productos sube en tu sucursal, en la cantidad que decía la línea. Lo compruebas en Inventario → Stock.
  • Queda un movimiento a tu nombre en Administración → Auditoría. Ahí se filtra por «Devolución» y la fila sale marcada como DEVOLUCION.
  • El estado de la venta pasa a «DEVUELTA_PARCIAL» si quedó algo sin devolver, o a «DEVUELTA» si se devolvió todo.

Ojo: en cuanto la venta deja de estar «COMPLETADA», desaparece de la lista de ventas y del buscador. Antes de devolver, imprime la copia de la factura o anota el número de la venta si vas a necesitar volver a ella. Si la venta tiene factura electrónica, todavía puedes llegar a su ficha desde Caja → Facturas electrónicas, con el botón «Venta».

Si tu negocio tiene facturación electrónica y la dejaste configurada para que emita nota crédito en las devoluciones, la nota sale sola detrás de esto, sin que tengas que pedirla. Ver Facturación electrónica (DIAN).

Devolver el resto de una venta

Una venta que quedó en «DEVUELTA_PARCIAL» todavía muestra el botón «Procesar Devolución», y la ventana solo lista lo que falta por devolver.

  1. Abre la ficha de la venta.
  2. Pulsa «Procesar Devolución».
  3. Marca lo que falta y confirma.

Cuando ya no queda nada, la ventana dice «Todos los ítems de esta venta ya fueron devueltos.» y el botón de confirmar sale apagado.

Marcar un ítem suelto como devuelto

En la columna «Acciones» de «Productos Vendidos», cada línea completada tiene un bote de basura rojo. Al pasarle el mouse por encima dice «Marcar como devuelto».

Ojo: este botón no devuelve nada al inventario. Solo pinta la línea de rojo. Y el aviso que sale antes no te deja arrepentirte: aunque pulses «No», el ítem queda marcado igual. Para deshacerlo hay que restaurarlo.

  1. Ubica la fila del producto en «Productos Vendidos».
  2. Pulsa el bote rojo de la columna «Acciones».
  3. Sale la pregunta «¿Marcar como devuelto?» con el texto «Esta acción marcará el item como devuelto. ¿Está seguro?».
  4. Pulsa «Sí».
  5. Sale «Item devuelto» · «El item ha sido marcado como devuelto.» y la línea pasa a «DEVUELTA».

Para qué sirve entonces. Para dejar constancia de una línea que ya resolviste por fuera —un producto que se cambió por otro, uno que se rompió y ajustaste a mano— sin volver a sumarlo al stock.

El efecto secundario que hay que conocer: una línea marcada así ya no aparece en la ventana «Procesar Devolución», así que su stock no se puede devolver desde ahí nunca más. Si lo que querías era devolver mercancía, restaura el ítem primero y usa «Procesar Devolución».

Restaurar un ítem devuelto

Las líneas en «DEVUELTA» muestran un visto verde en «Acciones». Al pasarle el mouse dice «Restaurar item».

Ojo: restaurar no le quita al stock lo que una devolución le sumó. Solo devuelve la línea al estado «COMPLETADA». Si restauras un ítem que devolviste de verdad y después lo vuelves a devolver, esas unidades se le suman al stock dos veces. Cuando pase, corrígelo en Inventario → Stock.

El aviso tampoco te deja arrepentirte: aunque pulses «No», el ítem se restaura igual.

  1. Ubica la fila en «Productos Vendidos».
  2. Pulsa el visto verde de la columna «Acciones».
  3. Sale la pregunta «¿Restaurar item?» con el texto «Esta acción restaurará el item a su estado completado. ¿Está seguro?».
  4. Pulsa «Sí».
  5. Sale «Item restaurado» · «El item ha sido restaurado.» y la línea vuelve a «COMPLETADA».

Restaurar no cambia el estado de la venta: si la venta quedó en «DEVUELTA_PARCIAL», ahí se queda.

Preguntas frecuentes

¿Puedo devolver solo 2 de las 5 unidades que vendí en una línea? No desde aquí. La ventana devuelve la línea completa. Para cantidades parciales, ajusta el stock en Inventario → Stock.

¿La devolución le regresa la plata al cliente? No sola. El sistema mueve el inventario, no la caja. La plata se entrega y se registra aparte.

¿Se puede devolver una venta de hace meses? Sí. No hay límite de fecha ni hace falta que el turno de ese día siga abierto.

¿Puede un vendedor devolver? Sí. ADMIN, GERENTE y VENDEDOR pueden hacerlo.

¿Cómo devuelvo un combo? Por esta pantalla no se puede. Ajusta a mano el stock de los productos que lo componen en Inventario → Stock.

¿Dónde queda registrado quién devolvió? En Administración → Auditoría. Filtra por «Devolución» y ahí sale la fila con el producto, la cantidad y tu usuario.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» · «No se pudo procesar la devolución.» Casi siempre: marcaste una línea «COMBO», que no tiene inventario propio. También pasa si un ítem ya estaba devuelto, si la venta no está «COMPLETADA» ni «DEVUELTA_PARCIAL», o si la terminal no está hablando con el servidor del negocio Desmarca las líneas de combo y vuelve a confirmar. Si no había combos, revisa la conexión: Entrar y preparar la terminal. No se devolvió nada: la devolución se hace toda junta o no se hace
«Todos los ítems de esta venta ya fueron devueltos.» No queda nada por devolver, o los marcaste todos con el bote rojo Si lo que querías era devolver stock, restaura los ítems con el visto verde y vuelve a «Procesar Devolución»
No aparece el botón «Procesar Devolución» La venta ya está «DEVUELTA», o está «PENDIENTE» o «CANCELADA» Nada que hacer: esa venta ya no admite devoluciones
El botón «Confirmar devolución (0 ítems)» está apagado No has marcado ninguna casilla Marca al menos un ítem
«Error» · «No se pudo marcar el item como devuelto. Funcion en desarrollo.» El servidor rechazó el cambio de estado de esa línea Vuelve a entrar a la ficha y repite. Si insiste, usa «Procesar Devolución»
«Error» · «No se pudo restaurar el item.» Lo mismo, al restaurar Vuelve a entrar a la ficha y repite
Pulsaste «No» y el ítem quedó marcado igual Ese aviso no cancela la acción Restaura el ítem con el visto verde de la columna «Acciones»
La venta desapareció de la lista después de devolver Las listas solo muestran ventas «COMPLETADA» Llega a su ficha desde Caja → Facturas electrónicas con el botón «Venta», si la venta se facturó
El stock subió el doble de lo que devolviste Se devolvió el ítem, se restauró y se volvió a devolver Corrige la cantidad en Inventario → Stock y revisa el rastro en Administración → Auditoría

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