Conteo físico

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Inventario → Conteo físico. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

En el sistema dice que hay veinte y en la bodega hay catorce. Esta pantalla sirve para arreglar eso sin corregir producto por producto: abres una sesión de conteo, el sistema te arma la lista con todas las presentaciones de tu sucursal, tú vas escribiendo lo que contaste de cada una y al final pulsas un botón que iguala el stock a lo que hay de verdad. Cada corrección queda anotada con tu nombre, la fecha y el motivo «Toma física de inventario».

Pantalla de Conteo Físico

  1. El acceso. En el menú de la izquierda, en el grupo «Inventario», la entrada se llama «Conteo físico». Está justo debajo de «Stock».
  2. «Nueva sesión». Crea una sesión de conteo para la sucursal de este computador. Mientras la crea, el botón dice «Creando...».
  3. El estado de la sesión. «Iniciado» en amarillo (recién creada), «En progreso» en azul (ya se guardó algo), «Ajustado» en verde (ya se aplicó al stock). Al lado va la fecha y la hora en que se abrió.
  4. Cuántas presentaciones tiene. El número de líneas que hay que contar en esa sesión. Debajo, si la sesión ya se ajustó, sale la fecha en que se cerró.
  5. El enlace de la derecha. Dice «Continuar →» si la sesión todavía se puede editar y «Ver detalle →» si ya está ajustada. Igual puedes pulsar en cualquier parte de la tarjeta para abrirla.

Las sesiones salen de la más nueva a la más vieja. Si nunca has contado, en vez de las tarjetas sale «No hay sesiones de conteo. Crea una nueva para empezar.»

Y así es el proceso completo:

Del conteo al ajuste

En esta funcionalidad
Contar con el escáner El modo escáner, el lector de códigos, la cámara y el guardado automático.
Confirmar el ajuste El paso que cambia el stock de verdad, lo que revisar antes y lo que no se puede deshacer.

Antes de empezar

Esta terminal necesita una sucursal elegida. El conteo siempre es de la sucursal que tenga configurada este computador. Si no la tiene, la pantalla se queda con el círculo girando y, al pulsar «Nueva sesión», sale «Sin configuración» con el texto «Configura tu sucursal antes de iniciar un conteo.» Se arregla en Configuración → Sistema, que solo abren ADMIN, DUENO y GERENTE: si eres ALMACENISTA, pídeselo a uno de ellos.

No hace falta tener un turno de caja abierto. Puedes contar antes de abrir, con la caja abierta o después de cerrar.

Los productos ya tienen que estar en la sucursal. La sesión se arma con las presentaciones que tienen inventario registrado en tu sucursal, aunque estén en cero. Una presentación que nunca se le asignó a la sucursal no aparece en la tabla y no se puede contar desde aquí. Eso lo hace un ADMIN, un DUENO o un GERENTE en Administración → Productos por sucursal.

Cancelar una sesión solo lo pueden ADMIN y GERENTE. Un ALMACENISTA ve el botón «Cancelar conteo», pero al pulsarlo le sale «No se pudo cancelar la sesión.»

Ojo, esto sorprende a todo el mundo: una sesión nueva nace con el «Stock físico» de todas las presentaciones en 0. Contar es escribir el número de cada una. Una línea que dejes en 0 el sistema la lee como no queda ninguna, y al confirmar el ajuste la deja en cero de verdad. Por eso el conteo se hace completo: se cuenta toda la sucursal, no medio estante. Si solo quieres corregir un producto, no abras una sesión: hazlo desde Inventario → Stock.

La pantalla de la sesión

Al pulsar una sesión se abre su detalle. Aquí es donde se trabaja.

Detalle de una sesión de conteo

  1. «Escanear». Abre y cierra el panel para contar con el lector de códigos o con la cámara. Cuando está abierto, el botón dice «Cerrar escáner». Ver Contar con el escáner.
  2. «Guardar borrador». Guarda lo que llevas escrito sin tocar el stock. Mientras guarda dice «Guardando...».
  3. «Confirmar ajuste (3)». Aplica el conteo al inventario. El número entre paréntesis es cuántas líneas llevas con diferencia. Ver Confirmar el ajuste.
  4. «Cancelar conteo». Descarta la sesión entera.
  5. Las tres tarjetas. «Total presentaciones» es cuántas líneas tiene la sesión, «Sobrante» cuántas tienen más de lo que dice el sistema y «Faltante» cuántas tienen menos. Cuentan sobre toda la sesión, no sobre lo que estés viendo filtrado.
  6. «Observaciones». Una nota libre de la sesión. Sale luego en la tarjeta de la lista.
  7. El buscador. Filtra la tabla por producto, marca, modelo o UPC.
  8. «Stock físico». La casilla donde escribes lo que contaste. Es la única columna que se puede tocar.
  9. «Diferencia». Se recalcula sola: verde con + si sobra, roja si falta, gris 0 si cuadra.

Arriba a la izquierda, «← Conteos» te devuelve a la lista, y al lado va el estado de la sesión en mayúsculas: «INICIADO», «EN PROGRESO» o «AJUSTADO».

Si la sesión ya está ajustada, el título dice «Detalle del conteo», no aparece ninguno de los cuatro botones ni la casilla «Observaciones», y la columna «Stock físico» se ve como número, sin casilla para escribir.

Crear una sesión de conteo

  1. Entra a Inventario → Conteo físico.
  2. Pulsa «Nueva sesión», arriba a la derecha.
  3. Sale el aviso «¿Iniciar nueva sesión?» con el texto «Se creará una nueva sesión de conteo físico para tu sucursal.»
  4. Pulsa «Sí, crear sesión». Si te arrepientes, «Cancelar».
  5. La aplicación abre sola la sesión recién creada, con todas las presentaciones de la sucursal y el «Stock físico» en 0.

Si ya tenías una sesión sin ajustar, el aviso cambia y te advierte: «Ya hay una sesión en progreso. Si creas una nueva, la anterior quedará activa en paralelo. ¿Deseas continuar?»

Ojo: dos sesiones abiertas al mismo tiempo son un problema, no una ayuda. Cada una guarda el stock del sistema en el momento en que se creó, así que la segunda no se entera de lo que ajustaste con la primera. Cuenta con una sola y cancela la otra.

Escribir el stock físico de cada presentación

Esta es la parte larga: se hace estante por estante, con la lista en la pantalla.

  1. Abre la sesión desde la lista.
  2. Ubica la presentación. Si la tabla es larga, escribe en la casilla «Buscar por producto, marca, modelo o UPC...».
  3. Pon el cursor en la casilla de la columna «Stock físico» de esa fila.
  4. Escribe la cantidad que contaste. Borra el 0 antes; no se suma, se reemplaza.
  5. Mira la columna «Diferencia»: se recalcula al momento.
  6. Repite con todas las presentaciones de la sesión.
  7. Cuando pares, pulsa «Guardar borrador».

Qué encuentra el buscador: cualquier parte del nombre del producto, de la marca, del modelo o del UPC. No distingue mayúsculas. Si no hay coincidencias, la tabla dice «Sin resultados para la búsqueda». Borra la casilla para volver a verlas todas.

Ojo: lo que escribes a mano no se guarda solo. Si cierras la pestaña, te vas a otra pantalla o se apaga el computador sin haber pulsado «Guardar borrador», se pierde. Guarda cada vez que termines un estante.

Cosas que conviene saber de la tabla:

  • Si dejas la casilla vacía, cuenta como 0.
  • Una misma presentación puede salir en varias filas si en la sucursal está guardada en lotes o ubicaciones distintas. Se ven iguales —mismo producto, mismo modelo, mismo UPC— pero cada una tiene su propio «Stock sistema». Cuenta y escribe cada una por aparte.
  • «Stock sistema» es una foto del momento en que se creó la sesión. Si mientras cuentas alguien vende en la caja, ese número no cambia.
  • La búsqueda filtra la tabla, pero las tres tarjetas de arriba siguen contando sobre la sesión completa.

Guardar el conteo para seguir después

  1. Pulsa «Guardar borrador».
  2. Espera a que salga «Guardado» con el texto «El borrador fue guardado correctamente.»
  3. Pulsa «Aceptar».
  4. Ya puedes cerrar la pantalla. La sesión queda en la lista marcada «En progreso».
  5. Para seguir, entra otra vez a Inventario → Conteo físico y pulsa esa tarjeta o su enlace «Continuar →».

Guardar el borrador no toca el stock. Solo apunta lo que llevas contado. Puedes guardar las veces que quieras y volver mañana.

Ojo: al guardar se guardan todas las líneas, también las que no has tocado, y esas se guardan con 0. Por eso, cuando vuelvas a abrir la sesión, las presentaciones sin contar aparecen con la diferencia en rojo y suben el contador de «Faltante». No es un error de la aplicación: es que todavía no las has contado.

Revisar sobrantes y faltantes

  1. Abre la sesión.
  2. Mira las tres tarjetas de arriba: «Total presentaciones», «Sobrante» y «Faltante».
  3. Baja por la tabla y busca la columna «Diferencia».
  4. Las verdes con + son las que tienen de más; las rojas, las que tienen de menos.
  5. Vuelve a contar en la bodega las que te sorprendan antes de ajustar nada.

Un faltante grande casi siempre es una de tres cosas: mercancía que salió sin registrar, un producto guardado en otra ubicación que ya contaste en otra fila, o una presentación que sencillamente todavía no has contado y quedó en 0.

Escribir las observaciones de la sesión

  1. Abre la sesión.
  2. Pon el cursor en la casilla «Observaciones», debajo de las tres tarjetas.
  3. Escribe la nota. Sirve para decir qué se contó y quién acompañó: por ejemplo, Bodega y estantes del frente, con Marta.
  4. Pulsa «Guardar borrador» para que quede.

La nota sale luego debajo del nombre en la tarjeta de la lista de sesiones. Si la sesión ya está ajustada, la casilla desaparece y la nota ya no se puede cambiar.

Confirmar el ajuste

Es el paso que cambia el inventario y no se puede deshacer. Está explicado completo, con lo que hay que revisar antes, en Confirmar el ajuste.

Cancelar una sesión de conteo

Ojo: cancelar borra la sesión de la lista y con ella todo lo que llevas contado. No hay forma de recuperarla ni de volver a abrirla. Y solo pueden hacerlo ADMIN y GERENTE.

  1. Abre la sesión que quieres botar.
  2. Pulsa «Cancelar conteo», el botón rojo de arriba a la derecha.
  3. Sale el aviso «¿Cancelar conteo?» con el texto «Se descartarán todos los datos ingresados en esta sesión. Esta acción no se puede deshacer.»
  4. Si estás seguro, pulsa «Sí, cancelar». Si no, pulsa «Volver».
  5. Sale «Cancelado» con el texto «La sesión de conteo fue cancelada.»
  6. Pulsa «Aceptar». La aplicación te devuelve a la lista y la sesión ya no está.

Una sesión ya ajustada no se puede cancelar: el botón ni siquiera aparece.

Abrir una sesión anterior en modo consulta

  1. Entra a Inventario → Conteo físico.
  2. Busca la tarjeta con el estado «Ajustado» en verde.
  3. Pulsa «Ver detalle →» o la tarjeta.
  4. Se abre con el título «Detalle del conteo»: la tabla completa con lo que decía el sistema, lo que se contó y la diferencia de cada línea.
  5. Al pie sale «Ajuste confirmado el» con la fecha y la hora.
  6. Para volver, pulsa «← Conteos», arriba a la izquierda.

Aquí no se puede cambiar nada. Es el acta del conteo: sirve para mostrar qué se contó, quién lo contó y qué diferencias salieron.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contar solo una parte de la bodega? Puedes escribir solo unas filas y guardar el borrador cuantas veces quieras. Lo que no puedes es confirmar el ajuste a medias: al confirmar, todo lo que quedó en 0 se pone en cero de verdad. El ajuste se hace con la sucursal contada completa.

¿El conteo aparta la mercancía o bloquea la caja? No. Mientras cuentas se puede seguir vendiendo, y el ajuste suma o resta la diferencia sobre el stock del momento: lo que se venda mientras cuentas se descuenta igual, encima de tu conteo. Por eso conviene contar con la tienda cerrada, o contar y ajustar el mismo día.

¿Dónde queda lo que ajusté? En Administración → Auditoría, filtrando por el tipo «Ajuste». Cada línea sale con tu usuario y el motivo «Toma física de inventario». Esa pantalla la ven ADMIN y GERENTE; el stock nuevo lo ves tú mismo en Inventario → Stock.

¿Puedo contar la sucursal de al lado desde aquí? No. La sesión siempre es de la sucursal configurada en este computador.

¿Puedo cambiar la columna «Stock sistema»? No. Ese número es lo que dice el sistema y está para comparar. Lo único que se escribe es «Stock físico».

¿Y si me equivoqué al escribir una cantidad? Mientras la sesión no esté ajustada, vuelve a la fila y escribe el número correcto. Después del ajuste ya no: toca corregir el producto desde Inventario → Stock.

¿Puedo imprimir la lista para contar en papel? No. Esta pantalla no imprime ni exporta.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Sin configuración» · «Configura tu sucursal antes de iniciar un conteo.» Este computador no tiene sucursal elegida, o no se reconoce tu usuario Pulsa «Aceptar», entra a Configuración → Sistema, elige la sucursal y vuelve a entrar. Si tu rol no abre esa pantalla, pídeselo a un ADMIN, DUENO o GERENTE. Ver Entrar y preparar la terminal
La pantalla se queda con el círculo girando y nunca carga Casi siempre es la sucursal sin elegir; también puede ser que el servidor del negocio no esté respondiendo Revisa Configuración → Sistema. Si la sucursal está bien, mira Entrar y preparar la terminal
«Módulo no incluido» · «Conteo físico» no está incluido en el plan contratado. Tu plan no tiene este módulo Pulsa «Volver al inicio» y habla con tu proveedor
«Licencia no vigente» · «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia del equipo se venció o no se ha sincronizado Conecta el equipo a internet. Ver Sincronización con la nube
«No se pudo comprobar la licencia» No se pudo consultar la licencia en este momento Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando
«Error» · «No se pudo crear la sesión de conteo.» El servidor rechazó la creación —no encontró la sucursal o tu usuario— o no respondió Revisa la sucursal en Configuración → Sistema y que tu usuario esté activo en Administración → Usuarios. Espera unos segundos y vuelve a pulsar «Nueva sesión»
«¿Iniciar nueva sesión?» · «Ya hay una sesión en progreso. Si creas una nueva, la anterior quedará activa en paralelo. ¿Deseas continuar?» Ya tienes una sesión sin ajustar Pulsa «Cancelar», vuelve a la lista y continúa la que ya estaba
«Error» · «No se encontró la sesión.» La sesión fue cancelada, o el enlace es de una sesión que ya no existe Pulsa «Aceptar». La aplicación te devuelve a la lista
«Error» · «No se pudo guardar el borrador.» El servidor rechazó el guardado, o se cortó la conexión con él Vuelve a pulsar «Guardar borrador». No cierres la pantalla: lo escrito sigue ahí
«Error» · «La sesión ya fue ajustada» Alguien confirmó el ajuste de esa sesión desde otro computador Pulsa «Aceptar» y vuelve a abrir la sesión: va a salir como «Ajustado»
«Error» · «No se pudo ajustar el inventario.» El servidor rechazó el ajuste, o se cortó la conexión en mitad No repitas el ajuste a ciegas. Vuelve a la lista, abre la sesión y mira si quedó «Ajustado». Ver Confirmar el ajuste
«Error» · «No se pudo cancelar la sesión.» Tu rol es ALMACENISTA, la sesión ya está ajustada, o se cortó la conexión Pídele a un ADMIN o a un GERENTE que la cancele. Una sesión ajustada no se cancela
«Error» · «Ocurrió un error al crear la sesión.» / «Ocurrió un error al guardar.» / «Ocurrió un error al ajustar.» / «Ocurrió un error al cancelar.» Algo se rompió dentro de la aplicación en mitad de la operación. Es raro: cuando el problema es el servidor, el mensaje es uno de los de arriba Pulsa «Aceptar» y vuelve a abrir la sesión para ver cómo quedó antes de repetir nada. Si se repite, cierra y vuelve a abrir la aplicación
«Confirmar ajuste (0)» está apagado Ninguna línea tiene diferencia: una sesión recién creada llega con todas en 0, aunque el «Stock físico» esté vacío Escribe el «Stock físico» de al menos una fila. Si ya contaste y guardaste, vuelve a abrir la sesión: el número se recalcula al cargarla
«Sin presentaciones en esta sesión» La sucursal no tiene ninguna presentación con inventario registrado Asígnalas primero en Administración → Productos por sucursal
«Sin resultados para la búsqueda» Lo que escribiste en el buscador no coincide con ningún producto, marca, modelo ni UPC Borra la casilla y busca con menos letras
«No hay sesiones de conteo. Crea una nueva para empezar.» Nunca se ha contado en esta sucursal, o la única sesión que había se canceló Pulsa «Nueva sesión»
La sesión que cancelé desapareció de la lista Cancelar la borra de la lista, no la deja marcada No se puede recuperar. Crea una sesión nueva
Después de guardar, media bodega aparece en «Faltante» Esas presentaciones quedaron guardadas en 0 porque no las has contado Sigue contando. No confirmes el ajuste hasta que estén todas
Escribí una cantidad, me fui de la pantalla y al volver estaba en 0 Lo escrito a mano no se guarda solo Vuelve a escribirla y pulsa «Guardar borrador»

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