Emitir una factura

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. La nota crédito, solo ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: en el asistente de cierre de Ventas → Facturación, y en el detalle de la venta (Ventas → Ventas, y pulsar la venta). Con rol DUENO esas dos entradas no salen en el menú: al detalle de una venta se llega desde Caja → Facturas electrónicas, con el botón Venta de su fila. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Hay dos momentos para facturar: al cerrar la venta, con el cliente delante, o después, desde el detalle de esa venta. Es el mismo documento; lo único que cambia es cuándo lo pides.

Antes de empezar

El módulo tiene que estar encendido y con las claves cargadas. Si no, el paso de facturación no aparece en el cierre y el bloque «Factura electrónica (DIAN)» no sale en la venta.
La venta tiene que estar completada. Si no lo está, en el detalle sale «Solo se pueden facturar ventas completadas.» y los botones quedan apagados.
Una venta que ya tiene factura aceptada no se vuelve a facturar.

Facturar al cerrar la venta

Los pasos del cierre de venta

Arma la venta como siempre en Ventas → Facturación.
Pulsa «Procesar Factura». Se abre «Confirmar cobro».
Revisa el «Total a cobrar», el monto recibido y el «Cliente». Si el cliente pidió la factura a su nombre, pulsa «Cambiar» y elígelo aquí.
Pulsa «Siguiente». Pasas a «Factura electrónica».
Mira el interruptor «Emitir factura electrónica a la DIAN». Viene encendido si la venta tiene cliente identificado y la emisión automática está activa; si no, viene apagado.
Enciéndelo o apágalo según lo que pidió el cliente.
Pulsa «Siguiente». Pasas a «Recibo».
Deja o quita «Imprimir el recibo al terminar».
Revisa el resumen: «Total», «Cliente», «Factura electrónica» e «Imprimir recibo».
Pulsa «Completar venta».
Espera en la pantalla «Procesando venta» sin cerrar la ventana.
Cuando termine verás el resultado y, si se emitió, el «Número» y el CUFE del documento.
Pulsa «Cerrar».

Ojo: la venta se guarda primero y no se puede deshacer desde el asistente. Si la DIAN falla después, la venta ya quedó registrada y el stock ya se descontó; la factura se reintenta desde el detalle de la venta.

Si la venta no tiene cliente elegido y dejas encendida la factura, el paso muestra el aviso «Se facturará a Consumidor Final»: «Es válido ante la DIAN para ventas de mostrador, pero consume un número de la resolución. Si el cliente pidió la factura a su nombre, elígelo antes de continuar.». Ahí mismo tienes el botón «Elegir cliente».

Si estás en pruebas, el mismo paso avisa: «El módulo está en Sandbox: las facturas que emitas no tienen validez fiscal.».

Con la factura encendida, la impresión espera unos segundos a que la DIAN acepte, para que el recibo salga con el CUFE y el código QR.

Facturar una venta ya hecha

Entra a Ventas → Ventas.
Busca la venta y ábrela.
Baja al bloque «Factura electrónica (DIAN)».
Si dice «Esta venta todavía no tiene factura electrónica.», pulsa «Facturar a la DIAN».
Espera: el botón dice «Emitiendo...».
Lee el resultado.

Si la DIAN la aceptó, sale «Factura emitida» — «La DIAN aceptó la factura …». La ficha se recarga con el Número, el CUFE y los botones de descarga.

Si quedó registrada pero sin aceptar, sale «Factura sin aceptar» con el motivo. El documento queda en la lista de Caja → Facturas electrónicas y el sistema lo reintenta solo.

La factura sale a nombre del cliente de la venta. Si la venta no tiene cliente, sale a nombre de Consumidor Final.

Facturar a otro cliente

Sirve cuando la venta se hizo de mostrador y después el cliente pide la factura a su nombre.

Ojo: esto no solo cambia el nombre de la factura. La venta también queda a nombre de ese cliente, y eso no se deshace desde esta pantalla.

Abre la venta en Ventas → Ventas.
En el bloque «Factura electrónica (DIAN)», pulsa «Facturar a otro cliente».
Busca el cliente en el buscador que se abre.
Púlsalo.

La emisión arranca sola en cuanto eliges el cliente. Al terminar, la pantalla de la venta se recarga con el cliente nuevo.

Si el cliente todavía no existe, créalo antes en Clientes. Con este módulo encendido, la ficha del cliente trae un botón «Traer datos de la DIAN»: escribe la identificación, púlsalo y el nombre y el correo se llenan con lo que la DIAN tiene registrado. Eso evita el rechazo más común, que el nombre no coincida con el del RUT.

Si la DIAN no conoce esa identificación, sale el aviso «Sin datos en la DIAN» — «La DIAN no tiene registrada esa identificación. Puedes continuar escribiendo los datos a mano.».

Emitir la nota crédito de una devolución

La nota crédito es lo que corrige una factura que la DIAN ya aceptó. Si en la configuración está encendido «Emitir nota crédito en las devoluciones», sale sola al registrar la devolución. Si no, la emites a mano.

Necesitas rol ADMIN, DUENO o GERENTE. Con otro rol el botón ni siquiera aparece.

Registra la devolución de los ítems, en Consultar ventas y hacer devoluciones.
Abre la venta.
En el bloque «Factura electrónica (DIAN)», pulsa «Emitir nota crédito». El botón solo aparece si la factura de esa venta está aceptada.
Lee la confirmación «Emitir nota crédito»: «Se enviará a la DIAN una nota crédito por los ítems devueltos de esta venta. ¿Continuar?».
Confirma.

Ojo: la nota crédito es un documento fiscal y consume un número de su propia resolución. No se borra ni se anula.

Al terminar sale «Nota crédito emitida» con el número. Las notas quedan listadas debajo, en el apartado «Notas crédito», cada una con su estado y, en cuanto tienen número, sus botones «PDF» y «XML». El botón «Ver» solo sale si Factus entregó la dirección del documento.

Reintentar la emisión de una venta

Abre la venta.
En el bloque «Factura electrónica (DIAN)», mira la etiqueta de estado y el aviso «Último error», si lo hay.
Pulsa «Reintentar emisión».
Espera: el botón dice «Reintentando...».

Si la DIAN la acepta, sale «Documento aceptado» con el número. Si no, sale «Sigue sin aceptarse» con el motivo.

Un documento «Rechazada» no se arregla reintentándolo tal cual: la DIAN lo devolvió por algo. Lee el motivo, corrige lo que haga falta —normalmente los datos del cliente o la numeración— y reintenta después.

Descargar el documento de una venta

En el bloque «Factura electrónica (DIAN)», con la factura ya numerada:

«Descargar PDF» guarda la representación gráfica en el equipo.
«Descargar XML» guarda el archivo firmado.
«Ver documento» abre la factura en el portal de Factus, en tu navegador.

Al guardar sale «PDF descargado» o «XML descargado» con el nombre del archivo. Si el equipo no puede abrir el navegador, aparece «Abre el enlace en tu navegador» y el enlace queda copiado en el portapapeles: pégalo tú.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Solo se pueden facturar ventas completadas.»	La venta quedó en proceso o devuelta.	Termina la venta primero. Solo las completadas se facturan.
«Solo se pueden facturar ventas completadas (la venta está en …).»	Lo mismo, con el estado real de la venta.	Completa la venta y vuelve a intentar.
«La venta ya tiene factura electrónica (…).»	Esa venta ya tiene una factura aceptada.	No hay nada que hacer. Para corregirla, emite una nota crédito.
«La venta no tiene ítems que facturar.»	La venta quedó sin productos.	Revisa la venta. No se puede facturar una venta vacía.
«No hay nada que facturar en esta venta.»	No se pudo armar el documento con lo que tiene la venta.	Revisa la venta en su detalle.
«Venta procesada, factura pendiente» — «… Puedes reintentar la emisión desde el detalle de la venta.»	La venta se guardó pero la factura no salió.	Abre la venta y pulsa «Reintentar emisión». La venta ya está registrada.
«Venta procesada, impresión fallida» — «La venta se guardó correctamente, pero hubo un error al imprimir el recibo.»	Falló la impresora, no la factura.	Revisa la impresora y vuelve a imprimir desde el detalle de la venta.
«No se pudo facturar» — «Factus rechazó la solicitud.»	Factus no aceptó el documento.	Lee el motivo. Suele ser numeración o datos del cliente.
«Factura sin aceptar» — «El documento quedó registrado pero la DIAN todavía no lo aceptó.»	El documento salió pero sin respuesta de la DIAN.	Espera: el sistema reintenta solo. También puedes pulsar «Reintentar emisión».
«Sigue sin aceptarse»	El reintento tampoco prosperó.	Lee el motivo en «Último error» y corrige antes de volver a intentar.
«El documento ya fue aceptado por la DIAN.»	Reintentaste algo que ya estaba aceptado.	No hay nada que reintentar. Recarga la pantalla.
«La venta no tiene una factura electrónica aceptada que corregir.»	Pediste nota crédito sobre una venta que nunca se facturó.	Sin factura aceptada no hay nada que corregir ante la DIAN.
«No hay ítems devueltos para incluir en la nota crédito.»	No hay devoluciones registradas en esa venta.	Registra primero la devolución de los ítems.
«La factura de la venta no tiene número legal; no se puede emitir la nota crédito.»	La factura de origen quedó sin número.	Reintenta primero la factura hasta que quede aceptada.
«La nota crédito no tiene una factura de origen válida para referenciar.»	Se perdió el enlace con la factura original.	Revisa que la factura de esa venta esté aceptada y con número.
«No se pudo emitir» — «Factus rechazó la nota crédito.»	Factus no aceptó la nota.	Lee el motivo. Comprueba la resolución de notas crédito.
«No se pudo emitir el documento: …»	Falló el envío a Factus.	Revisa la conexión y reintenta desde el detalle de la venta.
«El documento todavía no tiene número: no hay PDF disponible.»	Pediste el archivo de algo que todavía no salió.	Espera a que quede aceptado y vuelve a pulsar.
«Abre el enlace en tu navegador»	Este equipo no puede abrir el navegador solo.	El enlace queda copiado: pégalo tú en el navegador.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	El equipo perdió el servidor.	Revisa la red. La venta y lo ya registrado no se pierden.
«Error» — «No se pudo guardar la venta. Inténtalo de nuevo.»	La venta no llegó a guardarse.	Vuelve a intentar. No se cobró nada ni se descontó stock.