Usuarios y roles

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Administración → Usuarios. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí das de alta a la gente que trabaja contigo y decides qué puede ver cada uno. Un vendedor entra con su usuario y su contraseña, y solo ve la caja; el de la bodega ve el stock pero no cobra. Cuando alguien se va del negocio, lo desactivas y deja de poder entrar, sin que se pierda nada de lo que hizo.

Pantalla de Usuarios

Nuevo Usuario. Abre la ventana para dar de alta a alguien. Es el mismo formulario que se usa después para editar, solo que al editar no pide contraseña.
Activos / Eliminados. Dos pestañas. En Eliminados están los usuarios que se sacaron de la lista, con su botón Restaurar.
Los cuatro contadores. Total, Activos, Admins e Inactivos. Cuentan lo que dejaron los filtros, no todo el negocio: cuando filtras, Total muestra dos números, los que quedaron y, en pequeño, cuántos hay en total.
Filtros. Buscar, Estado, Rol y Sucursal. Limpiar los deja como estaban.
Cada persona es una tarjeta. Editar abre sus datos, Detalles abre su ficha con los movimientos, y el botón de abajo dice Desactivar o Activar según cómo esté.

El punto de color sobre la foto es el resumen rápido: verde si está activo, rojo si no.

Antes de empezar

La entrada solo la ven ADMIN, DUENO y GERENTE. Si eres VENDEDOR o ALMACENISTA, Administración → Usuarios no te aparece en el menú.
Un GERENTE necesita que este computador tenga sucursal. Si no la tiene, al entrar sale el aviso «Sucursal no seleccionada» con el texto «Por favor, selecciona una sucursal en la configuración del sistema para poder ver el inventario.». Pulsa Sí, continuar y te lleva a Configuración → Sistema para elegirla.
No todos ven la misma lista. Un ADMIN ve a la gente de todas las sucursales. Los demás ven a la de la sucursal que tenga configurada este computador.
La pestaña «Eliminados» es para ADMIN y DUENO. A un GERENTE le sale siempre «No hay usuarios eliminados», aunque los haya.
Los roles ya vienen creados y no se tocan. Son seis y llegan con la instalación. Esta pantalla los reparte, pero no crea roles nuevos ni cambia lo que cada rol puede hacer.

Los seis roles

Lo que marques en Roles es lo que esa persona va a ver en el menú:

ADMIN — lo ve todo, incluida la configuración del sistema.
DUENO — cifras, catálogo, compras y datos de la empresa. No cobra.
GERENTE — el día a día de la sucursal: precios, stock, cajas, compras y usuarios.
VENDEDOR — la caja: facturar, ventas del día y clientes.
ALMACENISTA — la bodega: recibir, contar y ajustar stock. No cobra.
ORDENES — mostrador limitado: solo ve Órdenes.

Una persona puede tener varios roles a la vez: el menú le suma lo de todos. La tabla completa de qué ve cada rol está en la portada de Inventario.

Ojo: cuando cambias los roles de alguien, el menú no le cambia hasta que cierre sesión y vuelva a entrar.

Crear un usuario

Cómo se da de alta a alguien

En corto: pulsa Nuevo Usuario, llena las credenciales y los datos personales, marca los roles y la sucursal, y pulsa Crear Usuario. Desde ese momento esa persona ya puede iniciar sesión.

El formulario tiene cuatro bloques y unas cuantas trampas —el nombre de usuario no se puede cambiar después, la contraseña se pide dos veces— así que está explicado campo por campo aparte:

→ Crear un usuario paso a paso

Buscar a alguien en la lista

Entra a Administración → Usuarios.
Escribe en Buscar. Sirve el nombre, los apellidos, el correo o el nombre de usuario, y no importan las mayúsculas.
En Estado elige Activos o Inactivos si quieres quedarte solo con unos. Viene puesto en Todos.
En Rol elige el rol que buscas. Viene puesto en Todos.
En Sucursal elige la sede. Viene puesto en Todas.
Al lado del título Filtros aparece cuántos quedaron, así: «(3/12)».
Para volver a verlos todos, pulsa Limpiar.

Los cuatro filtros se combinan: si eliges Inactivos y el rol VENDEDOR, salen los vendedores desactivados y nadie más.

Si no queda ninguno, la lista muestra «No se encontraron usuarios» con el texto «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados» y un botón Limpiar filtros que hace lo mismo que Limpiar.

Los filtros y los cuatro contadores solo trabajan sobre la pestaña «Activos». En Eliminados no se aplican: ahí ves la lista completa, y arriba siguen los números de los activos.

Cambiar los datos, los roles o la sucursal de alguien

Encuentra a la persona en la lista.
Pulsa Editar en su tarjeta. Se abre la ventana «Editar Usuario» con todo lleno.
Corrige lo que haga falta: Email, Nombre, Apellidos, la foto o la Sucursal.
Para darle un rol nuevo, púlsalo hasta que quede resaltado. Para quitárselo, vuelve a pulsarlo hasta que se apague.
Si quieres que deje de entrar al sistema, desmarca Usuario activo.
Pulsa Actualizar Usuario. Mientras guarda, el botón dice «Actualizando...».
Sale el aviso «Usuario actualizado» con el texto «El usuario ha sido actualizado correctamente.». Pulsa Aceptar y la lista se refresca sola.

Tres cosas que la ventana no te va a dejar hacer, para que no pierdas el tiempo intentándolo:

El «Nombre de usuario» no se cambia. Al editar, ese campo está apagado. Si alguien quedó mal escrito, hay que crear otro usuario.
No hay campos de contraseña al editar. Cambiarla es otra pantalla y solo la abre un ADMIN: Cambiar la contraseña de alguien.
Solo puedes repartir los roles que tú tienes o los que están por debajo. El rol ADMIN solo lo ve y lo marca un ADMIN. DUENO, un ADMIN o un DUENO. GERENTE, un ADMIN, un DUENO o un GERENTE. VENDEDOR, ALMACENISTA y ORDENES los puede marcar cualquiera de los tres. Los roles que no puedes repartir sencillamente no te aparecen en la ventana.

Ojo: al usuario admin —el que trae la instalación— no se le puede quitar el rol ADMIN: ese botón está apagado a propósito. Es el seguro para que nadie se quede por fuera del sistema.

Dejar entrar a alguien, o dejar de dejarlo

Desactivar es lo que se hace cuando una persona deja el negocio, se va de vacaciones largas o se le presta el equipo a otro. Todo lo que hizo se queda guardado; lo único que pierde es la entrada.

Ojo: el cambio es inmediato y no pide confirmación. Si la persona está trabajando en ese momento, se queda por fuera en cuanto vuelva a entrar.

Entra a Administración → Usuarios.
Encuentra a la persona.
Pulsa el botón de abajo de su tarjeta: dice Desactivar si está activa y Activar si no.
La tarjeta se refresca sola: el punto pasa de verde a rojo y la etiqueta de Activo a Inactivo.

Desde ese momento, cuando esa persona intente entrar le va a salir «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.», igual que si se hubiera equivocado de clave. No hay un mensaje que diga «estás desactivado», así que conviene avisarle.

También puedes hacerlo desde la ventana «Editar Usuario», desmarcando Usuario activo y pulsando Actualizar Usuario. Es lo mismo.

La pestaña «Eliminados»

Entra a Administración → Usuarios.
Pulsa la pestaña Eliminados.
Espera a que termine «Cargando usuarios eliminados...».
Busca la tarjeta de la persona.
Pulsa Restaurar.
La tarjeta desaparece de Eliminados y la persona vuelve a Activos. No hay confirmación: con un solo clic ya está hecho.

Restaurar hace dos cosas a la vez: devuelve a la persona a la lista y la deja activa, aunque antes de salir estuviera desactivada. Si no querías eso, desactívala enseguida.

Esta pantalla no tiene un botón para eliminar usuarios. Las tarjetas de Activos solo ofrecen Editar, Detalles y Desactivar/Activar. Los que aparecen en Eliminados llegaron marcados así desde la nube, al sincronizar. Para sacar a alguien del sistema, lo que se usa es Desactivar.

Ver lo que ha hecho un usuario

Cada persona tiene su ficha con los movimientos de inventario que dejó y siete contadores encima. Está explicada aparte, con figura:

→ La ficha de un usuario

En corto: pulsa Detalles en su tarjeta y, para volver, Volver a Usuarios.

Cambiar la contraseña de alguien

Solo un ADMIN puede hacerlo, y es una pantalla aparte:

→ Cambiar la contraseña de alguien

En corto: Editar en la tarjeta, después Cambiar contraseña, escribe la nueva dos veces y pulsa Actualizar Contraseña.

Preguntas frecuentes

¿Cómo elimino un usuario? No se puede desde esta pantalla. Lo que se hace es Desactivar: la persona deja de entrar y todo lo suyo se queda donde está. Además así no se pierde el rastro de quién hizo cada movimiento, que es lo que después consultas en su ficha y en Auditoría.

¿Puedo darle dos roles a la misma persona? Sí. Marca todos los que necesite y el menú le suma lo de cada uno. Es lo normal con un dueño que además atiende la caja: DUENO y VENDEDOR.

Le cambié el rol y sigue viendo lo mismo. ¿No se guardó? Sí se guardó. El menú se arma al iniciar sesión. Dile que cierre sesión y vuelva a entrar.

¿Por qué no veo el rol ADMIN en la lista de roles? Porque tú no eres ADMIN. Cada quien solo reparte su propio nivel y los de abajo.

Soy GERENTE y no veo a todos los usuarios del negocio. Es así: solo ves a los de la sucursal configurada en este computador. Para verlos todos hace falta entrar como ADMIN.

¿Qué cuenta «Admins»? Los usuarios de la lista filtrada que tienen el rol ADMIN. Si el número es 0 y estás filtrando, quita los filtros antes de asustarte.

¿La contraseña la puedo ver? No. Nadie puede: se guarda cifrada. Si alguien la olvidó, un ADMIN le pone una nueva desde Cambiar contraseña.

¿Y si el usuario también es cliente del negocio? Son dos cosas distintas. La libreta de clientes está en Ventas → Clientes y no da acceso al sistema. Ver Clientes.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Sucursal no seleccionada» / «Por favor, selecciona una sucursal en la configuración del sistema para poder ver el inventario.»	Entraste como GERENTE y este computador no tiene sucursal asignada	Pulsa Sí, continuar y elige la sucursal en Configuración → Sistema
«Debe seleccionar una sucursal», en rojo dentro de la ventana	Se pulsó Crear Usuario o Actualizar Usuario sin elegir sede	Elige una en Sucursal y vuelve a pulsar
«Debe seleccionar al menos un rol», en rojo dentro de la ventana	No hay ningún rol resaltado	Pulsa el rol que le corresponda. Debajo de los botones te lo recuerda: «Selecciona al menos un rol para el usuario»
«El nombre de usuario debe tener al menos 3 caracteres»	El nombre de usuario es muy corto	Escribe uno de 3 a 50 caracteres
«El correo electrónico no es válido»	Al correo le falta la arroba o el punto	Revisa el Email y corrígelo
«La contraseña debe tener al menos 8 caracteres»	La clave es corta. Solo aparece al crear	Escribe una de 8 o más y repítela igual abajo
«Las contraseñas no coinciden»	Contraseña y Confirmar contraseña están distintas	Vuelve a escribir las dos
«No tienes permiso para realizar esta acción»	Tu rol no alcanza para guardar ese cambio	Pídeselo a un ADMIN, a un DUENO o a un GERENTE
«No se pudo actualizar el usuario» / «No se pudo crear el usuario»	El servicio rechazó el cambio y no dijo por qué	Vuelve a intentarlo. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
Un mensaje en rojo dentro de la ventana, en inglés	El servicio contestó con un error que la ventana no alcanza a traducir. Lo más común es que ese nombre de usuario ya esté tomado; después, que este computador haya perdido la conexión	Busca ese nombre de usuario en la lista: si ya está, edita a esa persona en vez de crear otra. Si no es eso, revisa la red y vuelve a guardar. Nada se guardó a medias
En Roles no aparece ningún botón para marcar	La ventana no pudo traer la lista de roles y sucursales, y no lo avisa	Ciérrala con Cancelar y vuelve a abrirla. Sin esa lista no puedes guardar
«No se encontraron usuarios» / «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados»	Los filtros dejaron la lista en cero. También sale así, sin más aviso, cuando la lista no se pudo traer del servicio	Pulsa Limpiar filtros. Si aun sin filtros sigue vacía, revisa la red y vuelve a entrar a la pantalla
«No hay usuarios eliminados»	No hay ninguno, o tu rol no puede ver esa lista (GERENTE)	Si estás seguro de que hay alguno, pídele a un ADMIN o a un DUENO que lo restaure
La persona no puede entrar: «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.»	La clave está mal, o el usuario está desactivado, o está en Eliminados	Busca su tarjeta: si dice Inactivo, pulsa Activar. Si no aparece, mira en Eliminados y pulsa Restaurar
El botón Nuevo Usuario está apagado	Tu rol no crea usuarios	Pídeselo a un ADMIN, a un DUENO o a un GERENTE