Cerrar la venta

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Facturación → «Procesar Factura». Hace falta comprarlo aparte: no.

«Procesar Factura» no cobra de una: abre un asistente de tres pasos. Primero confirmas el cobro, después decides si se emite la factura electrónica y por último si se imprime el recibo. Recién al final se ejecuta todo, y lo vas viendo en pantalla.

Los tres pasos del asistente

  1. «Efectivo recibido». Con cuánto paga el cliente. Se puede corregir aquí sin salir del asistente.
  2. «Cambio». Lo que hay que devolver. Solo sale cuando hay algo que devolver.
  3. «Cliente» y «Cambiar». A nombre de quién queda la venta. «Cambiar» abre el buscador de clientes y vuelve al asistente al terminar.
  4. «Emitir factura electrónica a la DIAN». El interruptor que decide si la venta se factura.
  5. «Imprimir el recibo al terminar». Viene encendido.
  6. «Completar venta». El botón que hace todo. Este es el que no se deshace.

El paso de la factura electrónica solo aparece si el módulo está encendido. Si no lo está, el asistente pasa directo del cobro al recibo.

Cobrar una venta de mostrador

Es el caso de todos los días: efectivo, sin cliente y con recibo.

  1. Comprueba el «Total» en el resumen.
  2. Pulsa «Procesar Factura».
  3. En «Confirmar cobro», revisa «Total a cobrar».
  4. Escribe en «Efectivo recibido» con cuánto te paga el cliente.
  5. Lee el «Cambio».
  6. Pulsa «Siguiente».
  7. Si sale el paso «Factura electrónica», deja el interruptor apagado y pulsa «Siguiente».
  8. En «Recibo», deja encendido «Imprimir el recibo al terminar».
  9. Repasa el recuadro de abajo: «Total», «Cliente», «Factura electrónica» e «Imprimir recibo».

Ojo: el paso que sigue no se puede deshacer. Al pulsar «Completar venta» se guarda la venta, se descuenta el stock de cada producto y, si lo pediste, se emite la factura a la DIAN. Para revertirla después hay que hacerle una devolución desde Consultar ventas y hacer devoluciones.

  1. Pulsa «Completar venta».
  2. Espera sin cerrar la ventana. Verás el paso en curso: «Guardando la venta…» y luego «Imprimiendo el recibo…»
  3. Cuando termine, sale el aviso «Venta procesada» con el texto «La venta se completó correctamente.». Acéptalo.
  4. Detrás queda el asistente con el visto verde y el mensaje «Venta completada». Pulsa «Cerrar».

La pantalla queda limpia y lista para la siguiente venta.

Cobrar y facturar a nombre del cliente

  1. Pulsa «Procesar Factura».
  2. En «Confirmar cobro», mira la línea «Cliente». Si dice «Consumidor Final», la venta no tiene cliente identificado.
  3. Pulsa «Cambiar».
  4. Busca al cliente en la ventana «Buscar Cliente» y pulsa su fila. El asistente se vuelve a abrir con el cliente puesto.
  5. Ajusta el cobro si hace falta y pulsa «Siguiente».
  6. En «Factura electrónica», enciende «Emitir factura electrónica a la DIAN».
  7. Pulsa «Siguiente».
  8. En «Recibo», deja encendido «Imprimir el recibo al terminar» si el cliente se lleva papel.
  9. Pulsa «Completar venta».
  10. Ahora los pasos son tres: «Guardando la venta…», «Emitiendo la factura electrónica…» y «Esperando el CUFE e imprimiendo…»

Al terminar, el recuadro de resultado muestra la «Factura electrónica» con su etiqueta —«Aceptada» o «En trámite»—, el «Número» y el «CUFE».

Ojo: con el interruptor encendido y sin cliente elegido, la factura se emite igual, a nombre de Consumidor Final. Es válido ante la DIAN, pero gasta un número de la resolución. El asistente te lo advierte con el recuadro «Se facturará a Consumidor Final» y te ofrece ahí mismo el botón «Elegir cliente».

Cuando el interruptor está encendido, el recibo espera unos segundos a que la DIAN responda para poder salir con el CUFE y el código QR. Si la respuesta no llega a tiempo, el recibo se imprime igual, sin ellos.

Cobrar sin imprimir

  1. Sigue los pasos hasta llegar a «Recibo».
  2. Apaga «Imprimir el recibo al terminar».
  3. Pulsa «Completar venta».

La venta queda registrada igual. Si el cliente se arrepiente y quiere el papel, entra a Ventas, abre la venta y pulsa «Imprimir copia».

Salir del asistente sin cobrar

  • En el paso «Confirmar cobro», pulsa «Cancelar».
  • En cualquiera de los otros pasos, pulsa «Atrás» hasta el primero, o cierra la ventana con la equis de arriba.

La factura se queda tal cual estaba: no se pierde nada.

Mientras la venta se está ejecutando no se puede cerrar la ventana, y en pantalla lo dice: No cierres esta ventana.

Qué pasa si algo falla a mitad de camino

El asistente hace las cosas en un orden pensado a propósito: primero la venta, porque es lo único que no se puede repetir. Si la factura electrónica o la impresión fallan después, la venta ya quedó hecha y las dos se pueden reintentar más tarde.

Por eso los mensajes del final se leen así:

  • «Venta procesada» — todo salió bien.
  • «Venta procesada, factura pendiente» — cobraste y descontaste stock, pero la DIAN todavía no aceptó el documento. No repitas la venta. La emisión se reintenta desde el detalle de la venta.
  • «Venta procesada, impresión fallida» — cobraste y descontaste stock, pero el recibo no salió. No repitas la venta. Reimprime desde Ventas con «Imprimir copia».
  • No se pudo guardar la venta. No se cobró nada ni se descontó stock. — aquí sí no pasó nada. Vuelve a intentarlo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Factura vacía» — «No puedes procesar una factura sin productos.» Pulsaste «Procesar Factura» sin líneas. Agrega al menos un producto.
«Configuración incompleta» — «No se puede procesar la venta. Faltan datos de configuración (empleado, sucursal o caja).» Se perdió la sucursal, la caja o la sesión. Revisa Configuración → Sistema y vuelve a entrar.
«Pago insuficiente» — «Faltan $… para cubrir el total. Ajusta el monto recibido antes de continuar.» Lo anotado no cubre el total. Corrige «Efectivo recibido» ahí mismo. → Formas de pago y cambio
«Error» — «No se pudo guardar la venta. Inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó la venta. No se cobró nada ni se descontó stock. Vuelve a intentar. Si se repite, avisa a quien administra el sistema.
«Venta procesada, factura pendiente» La venta se guardó, pero la DIAN no aceptó el documento todavía. No repitas la venta. Reintenta la emisión desde el detalle de la venta. → Facturación electrónica (DIAN)
«La DIAN todavía no aceptó el documento.» El documento salió, pero volvió en trámite. Espera y consulta el estado en Facturas electrónicas.
«No se pudo contactar al servidor de facturación.» No hubo conexión con el servidor mientras se emitía. La venta está hecha. Reintenta la emisión cuando vuelva la conexión.
«Factus rechazó la solicitud.» / «La venta ya tiene factura electrónica (…)» / «Solo se pueden facturar ventas completadas (…)» El proveedor de facturación devolvió un error, o la venta ya tenía documento. Abre la venta en Ventas y mira el estado de su factura antes de reintentar.
«Venta procesada, impresión fallida» — «La venta se guardó correctamente, pero hubo un error al imprimir el recibo.» La impresora no está configurada o no respondió. No repitas la venta. La impresora se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify; una vez elegida, reimprime con «Imprimir copia».
El recibo no sale en ninguna venta, y siempre termina en «Venta procesada, impresión fallida» Esta terminal no tiene impresora térmica asignada. Elígela en la aplicación de escritorio NeoGestify. Lo que se cambia en Configuración → Impresión es el contenido del papel. → Plantillas de impresión
«El módulo está en Sandbox: las facturas que emitas no tienen validez fiscal.» La facturación electrónica está en modo de pruebas. Las facturas de prueba no sirven para el cliente. Que un administrador lo pase a producción. → Facturación electrónica (DIAN)
No aparece el paso «Factura electrónica» El módulo de facturación electrónica no está encendido. Es normal. Si el negocio factura a la DIAN, hay que activarlo primero.
El interruptor de la DIAN viene encendido solo El módulo está en emisión automática y la venta tiene un cliente identificado. Es lo esperado. Apágalo si esta venta no se factura.

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