Clientes

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Clientes. Hace falta comprarlo aparte: no.

Es la libreta de clientes del negocio. Aquí guardas a quien te compra seguido, con su identificación y su correo, para no volver a pedirle los datos cada vez. Al facturar lo buscas por el nombre y la venta queda a su nombre; si le pusiste un grupo de precio, la caja le cobra la lista que le toca. Y desde cada cliente puedes abrir su ficha y ver todo lo que se ha llevado.

Pantalla de Clientes

Nuevo Cliente. Abre la ventana para dar de alta a alguien. Es el mismo formulario que se usa después para editar.
Activos / Eliminados. Dos pestañas. En Eliminados están los clientes que se sacaron de la lista, con su botón Restaurar.
Filtros. Buscar filtra por nombre, correo o identificación; Tipo de cliente deja solo personas o solo empresas. Limpiar los deja como estaban.
Cada cliente es una tarjeta. Editar abre sus datos y Detalles abre su ficha con las compras.
Cargar más clientes. La lista trae 20 de entrada. Este botón trae los siguientes 20.

Los cuatro contadores de arriba —Total, Naturales, Jurídicos y Con Usuario— cuentan los clientes que ya se cargaron, no todos los del negocio. Si pulsas Cargar más clientes, los números suben.

Antes de empezar

Nada bloquea esta pantalla: no hace falta turno de caja abierto ni nada parecido. Pero conviene saber tres cosas:

Solo un ADMIN puede modificar un cliente ya guardado. Los demás roles ven el botón Editar, pero al pulsarlo se abre la ficha con los campos apagados: se leen, no se escriben. Crear clientes nuevos sí lo puede hacer cualquiera de los cuatro roles.
La pestaña «Eliminados» es para ADMIN, DUENO y GERENTE. A un VENDEDOR le sale siempre «No hay clientes eliminados», aunque los haya.
La lista de «Grupo de precio» sale de los tipos de precio de los productos. Si en el negocio nadie ha creado tipos de precio, el desplegable solo ofrece Sin grupo. Los tipos se crean en Precios y límites de stock de una presentación.

Crear un cliente

Ventana Crear Nuevo Cliente

Entra a Ventas → Clientes.
Pulsa Nuevo Cliente. Se abre la ventana «Crear Nuevo Cliente».
En Tipo de cliente elige Persona Natural (una persona) o Persona Jurídica (una empresa). Viene puesto en Persona Natural.
En Grupo de precio, si el cliente tiene tarifa propia, elige su grupo. Si no, déjalo en Sin grupo.
Escribe la Identificación: la cédula, o el NIT si es empresa.
Escribe el Nombre. Si es empresa, va aquí la razón social.
Escribe los Apellidos. Es obligatorio también para las empresas: si no tienes qué poner, repite la razón social o escribe SAS, LTDA o lo que corresponda.
Escribe el Email. También es obligatorio, y tiene que tener forma de correo.
Si quieres, completa Teléfono y Dirección.
Pulsa Crear.
Sale el aviso «Cliente creado» con el texto «El cliente ha sido creado correctamente.». Pulsa Aceptar y la lista se refresca sola.

Los campos con asterisco —Tipo de cliente, Identificación, Nombre, Apellidos y Email— son obligatorios. Si dejas uno vacío, el navegador te para en él y no llega a guardar.

Ojo: dos clientes no pueden tener la misma identificación. Si la repites, la ventana muestra «Error al guardar el cliente» en rojo y no guarda nada.

Traer los datos de la DIAN

Si el negocio tiene encendida la facturación electrónica, debajo de Identificación aparece el botón Traer datos de la DIAN. Sirve para que el nombre que envías coincida con el del RUT, que es la causa número uno de que la DIAN rechace una factura.

Elige primero el Tipo de cliente: de eso depende si se consulta como cédula o como NIT.
Escribe la Identificación.
Pulsa Traer datos de la DIAN. El botón dice «Consultando...» mientras busca.
Si lo encuentra, sale «Datos encontrados» y se llenan Nombre y Apellidos. El Email solo se llena si lo tenías vacío: lo que ya escribiste no se pisa.
Revisa lo que quedó escrito y sigue con el resto del formulario.

Ojo: cuando el tipo es Persona Jurídica, la consulta pone la razón social completa en Nombre y vacía Apellidos. Como Apellidos es obligatorio, tienes que volver a escribir algo ahí antes de pulsar Crear.

Si el botón no aparece, es que la facturación electrónica no está encendida. No pasa nada: escribe los datos a mano.

Buscar un cliente en la lista

Entra a Ventas → Clientes.
Escribe en Buscar. Sirve el nombre, el apellido, el correo o la identificación, y no importan las mayúsculas.
Si quieres, en Tipo de cliente elige Persona Natural o Persona Jurídica para quedarte solo con unos.
Debajo de los filtros, «Mostrando 3 de 20 clientes» te dice cuántos quedaron.
Para volver a verlos todos, pulsa Limpiar.

El buscador solo mira los clientes que ya están cargados en pantalla. La lista arranca con 20. Si buscas a alguien y no sale, no quiere decir que no exista: puede estar más abajo. Pulsa Limpiar, después Cargar más clientes hasta que salga «No hay más clientes para cargar», y vuelve a buscar.

Cuando el filtro deja la lista en cero, el botón Cargar más clientes desaparece. Por eso hay que limpiar primero y cargar después.

Editar los datos de un cliente

Esto solo lo hace un usuario ADMIN.

Encuentra al cliente en la lista.
Pulsa Editar en su tarjeta. Se abre la ventana «Editar Cliente» con todo lleno.
Corrige lo que haga falta.
Pulsa Actualizar.
Sale «Cliente actualizado» con el texto «El cliente ha sido actualizado correctamente.».

Ojo: el nombre del cliente no se guarda copiado en cada venta, sino que se lee de aquí. Si le cambias el nombre, las ventas viejas pasan a mostrar el nombre nuevo. No hay forma de deshacerlo desde la pantalla: toca volver a escribir el nombre anterior.

Dos cosas que el formulario no puede hacer, para que no pierdas el tiempo intentándolo:

No se le puede quitar el grupo de precio a un cliente que ya lo tiene. Puedes cambiárselo por otro grupo, pero elegir Sin grupo y guardar no se lo borra.
Borrar el «Teléfono» o la «Dirección» no los borra. Al guardar, un campo vacío se ignora y se conserva lo que había. Para cambiar un dato, escribe el nuevo encima.

Si no eres ADMIN, al pulsar Editar se abre igualmente la ficha con el nombre del cliente por título, pero los campos están apagados y no hay botones de guardar. Es para consultar.

Recuperar un cliente eliminado

En la pestaña Eliminados están los clientes que se sacaron de la lista. Siguen guardados con sus ventas: no se borró nada.

Entra a Ventas → Clientes.
Pulsa la pestaña Eliminados.
Espera a que termine «Cargando eliminados...».
Busca la tarjeta del cliente. Se ven más apagadas que las de Activos.
Pulsa Restaurar.
La tarjeta desaparece de Eliminados y el cliente vuelve a Activos. No hay confirmación: con un solo clic ya está hecho.

Si la pestaña dice «No hay clientes eliminados» y tú sabes que hay alguno, mira tu rol: un VENDEDOR no tiene permiso para ver esta lista y siempre la verá vacía.

Esta pantalla no tiene un botón para eliminar clientes. Las tarjetas de Activos solo ofrecen Editar y Detalles. Si un cliente quedó mal creado, corrígelo con Editar.

Ver lo que ha comprado un cliente

Cada cliente tiene su ficha con los movimientos de inventario que dejaron sus compras y siete contadores encima. Está explicado aparte, con figura:

→ La ficha de un cliente

En corto: pulsa Detalles en la tarjeta del cliente y, para volver, Volver a Clientes.

Ponerle cliente a una venta

Buscar el cliente al facturar es otro camino y tiene su propia página:

→ Elegir el cliente al facturar

En corto: en Ventas → Facturación pulsa Agregar Cliente, escribe el nombre o la identificación y pulsa la fila del cliente.

Preguntas frecuentes

¿Quién es «Consumidor Final» y por qué está en la lista? Es el cliente que trae la instalación de fábrica, con identificación 2222222222. Toda venta que se cobre sin elegir cliente queda a su nombre. No lo borres ni le cambies la identificación.

¿Puedo eliminar un cliente? Desde esta pantalla no. No hay botón para hacerlo. Lo que sí puedes es corregir sus datos con Editar, y devolver a Activos a los que estén en Eliminados.

¿El grupo de precio cambia lo que ya tengo en la factura? No. El grupo manda sobre los productos que agregues después de elegir al cliente. Los que ya estaban en la lista conservan el precio con el que entraron.

En «Grupo de precio» solo me sale «Sin grupo». ¿Está dañado? No necesariamente. Esa lista se lee con permisos de ADMIN, GERENTE o ALMACENISTA. Si entras como VENDEDOR o DUENO, te va a salir vacía aunque el negocio tenga tipos de precio creados. Pídele a un ADMIN o a un GERENTE que elija el grupo desde su sesión. Y recuerda que cambiárselo a un cliente ya guardado solo lo puede hacer un ADMIN.

¿Qué cuenta «Con Usuario»? Los clientes que además tienen usuario para entrar al sistema. El formulario de esta pantalla no crea usuarios, así que lo normal es que marque 0.

¿Por qué el contador «Total» no coincide con lo que tengo? Porque cuenta lo cargado en pantalla, no lo que hay guardado. Pulsa Cargar más clientes y verás subir el número.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Error al guardar el cliente», en rojo dentro de la ventana	Casi siempre, ya existe otro cliente con esa misma identificación. También sale si el servicio no respondió	Busca en la lista esa identificación. Si ya está, edita el cliente existente en vez de crear otro
Pulsas Crear y no pasa nada; el campo se resalta	Falta un obligatorio (Tipo de cliente, Identificación, Nombre, Apellidos, Email) o el correo no tiene forma de correo	Llena el campo que quedó marcado y vuelve a pulsar Crear
«No hay clientes» y debajo «No se encontraron clientes que coincidan con los filtros aplicados.»	Los filtros dejaron la lista en cero, o el cliente aún no se ha cargado	Pulsa Limpiar. Luego Cargar más clientes y busca otra vez
«No hay clientes» y debajo «Aún no has registrado ningún cliente.»	La libreta está vacía	Pulsa Crear primer cliente
«No hay clientes eliminados»	No hay ninguno, o tu rol no puede ver esa lista (VENDEDOR)	Si estás seguro de que hay alguno, pídele a un GERENTE, DUENO o ADMIN que lo restaure
«No hay más clientes para cargar»	Ya está toda la libreta en pantalla. No es un error	Nada. Ahora sí, el buscador ve a todos
«Falta la identificación» / «Escribe el número antes de consultar en la DIAN.»	Pulsaste Traer datos de la DIAN con el campo vacío	Escribe la identificación y vuelve a pulsar
«Sin datos en la DIAN» / «La DIAN no tiene registrada esa identificación. Puedes continuar escribiendo los datos a mano.»	Esa identificación no está en el registro, o el tipo elegido no corresponde (cédula contra NIT)	Revisa Tipo de cliente e inténtalo otra vez. Si sigue igual, escribe los datos tú
«No se pudo consultar» / «No hubo respuesta de la DIAN.»	Se cayó la conexión con el servicio	Escribe los datos a mano y sigue. Un ADMIN puede reintentar más tarde desde Editar: el botón de la DIAN solo sale con los campos abiertos
Pulsas Editar y los campos están apagados	No eres ADMIN. Los demás roles solo consultan	Pídele el cambio a un ADMIN
«Error al cargar datos» con «Error al cargar movimientos del cliente»	Se pidió la ficha de un cliente que ya no está, o el servicio falló	Pulsa Volver a Clientes y entra de nuevo por Detalles
«Error al cargar datos» con «Error al conectar con el servidor»	El computador perdió la conexión con el servicio del negocio	Revisa la red y vuelve a entrar. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
«No hay movimientos registrados» / «Este usuario aún no ha realizado movimientos en el inventario»	Ese cliente no tiene compras a su nombre	Si estás seguro de que compró, mira si la venta se cobró sin elegirlo: habrá quedado a nombre de Consumidor Final