Poner a punto el módulo

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Esto se hace una sola vez, antes de la primera factura. Aquí se enciende el módulo, se guardan las claves de la cuenta de Factus y se decide qué documentos salen solos. Mientras el interruptor esté apagado, las ventas y la impresión funcionan exactamente igual que hoy.

Pantalla de Configuración → Facturación electrónica

Facturación electrónica. La entrada dentro de Configuración. Solo la ven ADMIN y DUENO.
Habilitar facturación electrónica. El interruptor maestro. Apagado, no se emite nada.
Los automatismos. Emisión al completar la venta, nota crédito en las devoluciones y documento soporte al recibir compras. Los tres se quedan grises hasta que enciendas el de arriba.
Credenciales de Factus. El ambiente y las cuatro claves de la cuenta.
Probar conexión. Se activa después de guardar las claves.
Datos de emisión. Con qué resolución se numera, el municipio y los días de plazo.
Resoluciones de numeración. La tabla de lo que la DIAN te autorizó. Tiene su propia página: Resoluciones de numeración.

Antes de empezar

Necesitas rol ADMIN o DUENO. Con otro rol la pantalla te devuelve con «Acceso denegado».
Necesitas los datos de la empresa cargados. Si no hay empresa, al guardar sale «No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.».
Necesitas las claves de tu cuenta de Factus: Client ID, Client Secret, el usuario (el correo de la cuenta) y la contraseña. Se piden en el panel de Factus; el sistema no las inventa.

Encender el módulo y guardar las credenciales

Entra a Configuración → Facturación electrónica.
En el bloque Estado, activa «Habilitar facturación electrónica».
Baja al bloque Credenciales de Factus.
En «Ambiente», deja «Sandbox (pruebas)» mientras estás probando.
Escribe el «Client ID».
Escribe el «Client Secret».
Escribe el «Usuario (correo de la cuenta)».
Escribe la «Contraseña».
Pulsa «Guardar configuración».

Si todo salió bien aparece «Configuración guardada» — «La facturación electrónica quedó actualizada.».

Ojo: el sistema guarda el Client Secret y la contraseña, pero nunca los devuelve a la pantalla. La próxima vez que entres verás «Guardado — escribe para cambiarlo» y «Guardada — escribe para cambiarla»: déjalos vacíos para conservar los actuales, o escribe encima para cambiarlos. No hay forma de volver a leerlos desde aquí.

Al encender el módulo, la plantilla del recibo pasa a incluir el bloque de la factura electrónica: el título y el número legal del documento. El CUFE y su código QR salen del bloque de código QR que el recibo ya trae, que pasa a imprimir el CUFE en cuanto la factura queda aceptada. No tienes que tocar nada: el cambio se aplica en esta terminal al guardar.

Probar la conexión con Factus

El botón «Probar conexión» está apagado hasta que guardes las claves. Mientras tanto verás al lado el texto «Guarda primero las credenciales para poder probar la conexión.».

Pulsa «Probar conexión».
Espera: el botón dice «Probando...».
Lee el resultado.

Hay tres respuestas posibles:

«Conexión exitosa» — «Factus respondió correctamente con las credenciales guardadas.». Todo listo.
«Conectado, pero falta numeración». Las claves sirven, pero hay un problema con las resoluciones. El texto te dice cuál y dónde arreglarlo. Sigue con Resoluciones de numeración.
«Sin conexión». Las claves no sirven o Factus no respondió.

Pruebes lo que pruebes, al terminar la pantalla vuelve a leer los datos de la cuenta, así que la lista de resoluciones queda actualizada aunque la prueba haya fallado.

Revisar el emisor y el plan contratado

Cuando hay credenciales guardadas y Factus responde, aparece el bloque «Cuenta de Factus».

Mira los datos del emisor: «Razón social», «NIT», «Régimen», «Organización», «Dirección», «Municipio», «Teléfono», «Correo» y «Responsabilidades».
Comprueba que sea tu empresa. Si ves otra, es la de esa cuenta de Factus; en sandbox siempre es la de pruebas.
Mira el aviso «Plan contratado»: dice cuántos documentos te quedan de los que compraste y en cuántos días vence el plan.

El aviso cambia de color solo: se pone en amarillo por debajo de 100 documentos, y en rojo si el plan venció o ya no quedan documentos. Renueva el plan con tu proveedor de Factus antes de que se acabe.

Decidir qué sale solo

En el bloque Estado, debajo del interruptor maestro, hay tres opciones. Las tres se quedan grises —no se dejan tocar— mientras el módulo esté apagado.

«Emitir automáticamente al completar la venta» Al terminar la venta, la factura sale sola. Solo se emiten solas las ventas con cliente identificado; las de mostrador (Consumidor Final) se facturan a mano. Es lo que evita quemar numeración de la DIAN en tiquetes que nadie pidió.

«Emitir nota crédito en las devoluciones» Al registrar una devolución sobre una venta ya facturada, la nota crédito se manda sola a la DIAN. Si la venta nunca tuvo factura aceptada, no pasa nada: no hay qué corregir.

«Emitir documento soporte al recibir compras» Solo aplica a proveedores marcados como no obligados a facturar. Es el documento que la DIAN exige para poder deducir esas compras. Se emite al recibir la orden de compra, en Proveedores y órdenes de compra.

Para encender o apagar cualquiera de los tres:

Pulsa el interruptor.
Pulsa «Guardar configuración».

Completar los datos de emisión

En el bloque «Datos de emisión», además de las tres resoluciones, hay dos campos:

«Municipio» Se usa para el emisor y para el cliente que no tenga municipio propio.

Pulsa el campo «Municipio».
Escribe la ciudad o el departamento. La lista se filtra mientras escribes.
Pulsa el municipio en la lista. Debajo del campo queda escrito cuál elegiste, con su departamento y su código.

Si aparecen demasiados resultados, al final de la lista sale «y N más — escribe el departamento para acotar.». Para quitar el municipio elegido, pulsa «Quitar» a la derecha del campo.

«Días de plazo (venta a crédito)» Cuántos días de plazo lleva la factura. Con 0, las facturas se emiten de contado. Escribe el número y pulsa «Guardar configuración».

Pasar a producción

Ojo: en cuanto pases a «Producción» y guardes, las facturas que emitas son documentos fiscales de verdad. No se borran: un documento aceptado solo se corrige con una nota crédito. Mientras estés en «Sandbox (pruebas)», arriba sale el aviso «Ambiente de pruebas» y nada de lo que emitas tiene validez fiscal.

Consigue las credenciales reales de tu cuenta de Factus, distintas de las de pruebas.
En «Ambiente», elige «Producción».
Escribe de nuevo el «Client ID», el «Client Secret», el «Usuario (correo de la cuenta)» y la «Contraseña».
Pulsa «Guardar configuración».
Pulsa «Probar conexión» y comprueba que responda «Conexión exitosa».
Revisa el bloque «Cuenta de Factus»: la razón social y el NIT tienen que ser los de tu empresa.
Revisa que la resolución de facturas sea la vigente, en Resoluciones de numeración.

La etiqueta junto al título pasa de Sandbox a Producción, y la misma etiqueta aparece en Caja → Facturas electrónicas.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Faltan datos» — «Para habilitar la facturación electrónica hace falta el Client ID.»	Encendiste el módulo sin escribir el Client ID.	Escribe el «Client ID» de tu cuenta de Factus y vuelve a guardar.
«Faltan credenciales» — «Ingresa el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.»	Es la primera vez que guardas y falta el secret o la contraseña.	Llena «Client Secret» y «Contraseña». Solo se pueden dejar vacíos cuando ya hay unas guardadas.
«No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.»	El sistema no tiene la empresa cargada.	Ve a Configuración → Empresa, completa los datos y vuelve.
«Sin conexión» — «Factus no respondió como se esperaba.»	Factus no contestó, o contestó algo raro.	Revisa la conexión a internet y vuelve a pulsar «Probar conexión».
«Factus rechazó las credenciales (HTTP 401): …»	Alguna de las cuatro claves está mal, o son de otro ambiente.	Vuelve a escribir el Client Secret y la contraseña. Comprueba que el ambiente coincida con las claves.
«No se pudo autenticar contra Factus: …»	No se pudo entrar a la cuenta después de varios intentos.	Revisa internet. Si sigue, pide en el panel de Factus que verifiquen la cuenta.
«Error» — «No se pudo contactar a Factus.»	El equipo no llegó a Factus mientras probabas.	Revisa la red y vuelve a intentar.
«Error» — «No se pudo guardar la configuración.»	El servidor no respondió al guardar.	Vuelve a pulsar «Guardar configuración». Nada se guardó a medias.
«Conectado, pero falta numeración»	Las claves sirven, pero la cuenta no tiene una resolución utilizable.	Sigue lo que dice el propio mensaje y ve a Resoluciones de numeración.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «Factus no devolvió las resoluciones. Revisa las credenciales y prueba la conexión.»	La cuenta respondió, pero no entregó la lista.	Pulsa «Probar conexión». Si sigue, revisa las credenciales.
«No se pudo contactar al servidor para leer los datos de la cuenta.»	El equipo perdió el servidor mientras leía la cuenta.	Revisa la red. La configuración que ya guardaste sigue ahí.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña). Guárdalas para poder leer los datos de la cuenta.»	Se intentó leer la cuenta sin las cuatro claves.	Guarda las cuatro y vuelve a entrar a la pantalla.
«No se pudieron leer los datos del emisor: …»	Factus no entregó los datos de la empresa emisora.	Prueba la conexión. Si sigue, revisa la cuenta en el panel de Factus.
«No se pudo leer la suscripción: …»	No se pudo consultar el plan contratado.	Es informativo: el resto de la pantalla sigue sirviendo. Vuelve a entrar más tarde.
«Acceso denegado» — «Solo los administradores pueden configurar la facturación electrónica.»	Tu rol no puede entrar aquí.	Pídeselo a alguien con rol ADMIN o DUENO.