Facturas recibidas de proveedores

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Compras → Facturas recibidas. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Cuando un proveedor te factura electrónicamente, ese documento sale a nombre de tu empresa y queda esperando que tú digas algo. La DIAN espera que te pronuncies sobre cada factura recibida: que la recibiste, que llegó lo comprado y que la aceptas o la reclamas. Esta pantalla te muestra esas facturas y te deja registrar cada uno de esos avisos sin salir de la aplicación.

Pantalla de Facturas recibidas

Facturas recibidas. La entrada del menú, dentro del grupo Compras. Solo aparece si tu plan incluye el módulo y si tu rol es ADMIN, DUENO o GERENTE.
Filtro por NIT. El campo dice «Filtrar por NIT del proveedor...». La lista se vuelve a consultar sola cada vez que cambias lo que hay escrito.
Buscar. Te devuelve a la primera página con el NIT que escribiste.
Actualizar. Vuelve a pedir la misma página, tal como está.
Eventos. Lo que ya quedó registrado sobre esa factura. Si no hay nada, dice «Sin eventos».
Registrar evento. Los botones de esta columna son los eventos que todavía no has registrado. Cada vez que registras uno, su botón desaparece y pasa a la columna «Eventos».
Paginador. «Anterior», el número de página y «Siguiente».

Las columnas de la tabla son «Número», «Proveedor», «Emitida», «Total», «Eventos» y «Registrar evento». En «Proveedor» sale el nombre y, debajo en letra pequeña, su NIT.

Esta pantalla no guarda nada en tu equipo: cada vez que entras, la consulta se hace en vivo. Por eso necesita internet, y por eso lo que ves aquí es lo que hay registrado en ese momento.

Antes de empezar

Tres cosas tienen que estar en orden para que la lista cargue:

El módulo de facturación electrónica, encendido y con sus claves. Se prepara en Configuración → Facturación electrónica, con el interruptor «Habilitar facturación electrónica». Para tocar esa pantalla hace falta rol ADMIN o DUENO; un GERENTE ve las facturas recibidas, pero no puede configurar el módulo.
Internet. La consulta sale del equipo en el momento. Sin conexión no hay lista.
Que el proveedor ya haya emitido. Aquí no se crea nada: solo aparecen las facturas que tus proveedores mandaron a la DIAN a nombre de tu empresa. Si un proveedor no factura electrónicamente, su compra no sale por aquí (esa se soporta desde Proveedores y órdenes de compra).

No hace falta tener un turno de caja abierto. Esta pantalla no mueve plata ni inventario.

Los cuatro eventos que puedes registrar

Son siempre los mismos cuatro, y sus botones salen siempre en este orden.

Orden de los eventos

Evento	Qué estás diciendo	Cuándo
«Acuse de recibo»	Me llegó la factura.	Apenas la ves en la lista.
«Recibo del bien o servicio»	Ya me entregaron lo que compré.	Cuando la mercancía o el servicio llegó.
«Aceptación expresa»	Está correcta, la doy por buena.	Cuando revisaste y todo cuadra.
«Reclamo»	Hay algo mal con esta factura.	Cuando no cuadra el precio, la cantidad o lo entregado.

«Aceptación expresa» y «Reclamo» son la última palabra: se registra uno de los dos. El programa no te lo impide —los cuatro botones están desde el principio y solo desaparece el del evento que ya registraste—, así que el orden y la elección corren por tu cuenta. El botón de «Reclamo» sale en color de aviso justo para que no lo pulses por accidente.

La aceptación tácita no aparece como botón. Esa la pone la DIAN sola cuando pasan los días sin que digas nada, y no es algo que se decida desde aquí.

Buscar las facturas de un proveedor

Entra a Compras → Facturas recibidas.
Espera a que termine el aviso «Consultando a Factus...».
Escribe el NIT del proveedor en el campo «Filtrar por NIT del proveedor...».
Pulsa «Buscar».

El paso 4 hace falta más de lo que parece: la lista se refresca sola mientras escribes, pero sigue parada en la página en la que estabas. Si estabas en la página 3 y el proveedor tiene una sola página de facturas, vas a ver la tabla vacía. «Buscar» te devuelve a la primera página.

Para volver a verlas todas, borra el NIT y pulsa «Buscar» otra vez.

Ojo: escribe el NIT completo, tal como aparece en la tabla debajo del nombre del proveedor. Con un pedazo del NIT puede que no salga nada.

Registrar un evento sobre una factura

Cómo se registra un evento

Ojo: un evento registrado no se puede deshacer. Queda ante la DIAN. No hay botón para borrarlo ni para corregirlo, ni desde aquí ni desde ninguna otra pantalla. Si te equivocas de fila, no hay vuelta atrás. Mira bien el número y el proveedor antes de pulsar.

Ubica la factura en la tabla. Guíate por «Número» y por «Proveedor».
Mira la columna «Eventos» para saber qué se registró ya.
En la columna «Registrar evento», pulsa el botón del evento que quieres registrar.
Lee el aviso: dice «¿Emitir "Acuse de recibo"?» —o el nombre del evento que hayas elegido— y te recuerda sobre qué factura es.
Pulsa «Sí» para registrarlo, o «No» para dejarlo como estaba.
Espera. Mientras tanto, los botones de esa fila quedan apagados.
Cuando salga «Evento emitido», pulsa «Aceptar».

La lista se recarga sola al terminar. El evento que acabas de registrar aparece como una etiqueta verde en la columna «Eventos» y su botón ya no está.

Si algo sale mal, en vez de «Evento emitido» te sale «No se pudo emitir» con el motivo. Antes de repetirlo, mira la columna «Eventos»: si el evento no está ahí, vuelve a intentarlo.

Pasar de página

La lista viene por páginas. Debajo de la tabla está el paginador.

Pulsa «Siguiente» para ver la página siguiente.
Pulsa «Anterior» para devolverte.

Entre los dos botones sale en qué página estás: «Página 1», «Página 2» y así.

Tres detalles que conviene saber:

«Anterior» está apagado en la página 1.
«Siguiente» está apagado cuando la página que estás viendo salió vacía. Es la señal de que ya no hay más: no existe un contador de páginas.
El filtro por NIT no se borra al cambiar de página. Sigue puesto.

Actualizar la consulta

Si un proveedor acaba de emitir, o si acabas de registrar un evento desde otro equipo, pulsa «Actualizar». Vuelve a preguntar por la misma página, con el mismo filtro, y repinta la tabla.

Es también lo primero que hay que probar cuando sale el aviso «No se pudo consultar»: si el problema era la conexión y ya volvió, con eso basta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo bajar el PDF o el XML de una factura de un proveedor? No desde esta pantalla. Aquí solo se consulta la lista y se registran los eventos. El PDF de una factura tuya sí se baja desde Facturación electrónica (DIAN).

¿Esto me descuenta el inventario o me registra la compra? No. Registrar un evento no crea una orden de compra, no mueve stock y no toca la caja. Es un aviso a la DIAN, nada más. La compra se maneja en Proveedores y órdenes de compra.

Me equivoqué y puse «Aceptación expresa» en la factura que no era. ¿Cómo lo quito? No se quita. Los eventos son definitivos ante la DIAN. Habla con el proveedor y con tu contador para arreglarlo por fuera del sistema.

En «Eventos» me sale un número, como «034», en vez de un nombre. ¿Qué es? Es un evento que la DIAN registró por su cuenta y que esta pantalla no traduce a palabras. El más común es la aceptación tácita, la que se da sola cuando pasan los días sin que te pronuncies.

¿Veo las facturas de todas mis sucursales? Ves las de la empresa. Estas facturas las emiten tus proveedores contra el NIT de la empresa, no contra una sucursal.

¿Por qué la lista tarda? Porque no está guardada en tu equipo: se pide en el momento. Mientras llega verás «Consultando a Factus...».

Registré un evento y el botón sigue ahí. Espera y pulsa «Actualizar». Si después de eso sigue apareciendo, el evento no se registró: vuelve a intentarlo y lee bien el mensaje de error.

Cuando algo no sale

Cuando la lista no carga, el aviso amarillo se titula «No se pudo consultar» y siempre termina con la misma frase: «La recepción de documentos se lee en vivo de Factus, así que necesita conexión.». Lo que importa es lo que va antes de esa frase.

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«No se pudo consultar» — «No se pudieron leer las facturas recibidas.»	El equipo no llegó al servidor —red caída, servidor apagado, sin internet— o el servidor contestó algo que no era la lista.	Revisa la conexión y pulsa «Actualizar». Si además arriba sale «Cargando...» — «Conectando, por favor espera...», el que falta es el servidor: mira Entrar y preparar la terminal.
«No se pudieron leer las facturas recibidas: …»	La consulta llegó hasta el proveedor tecnológico y él la rechazó. Lo que va después de los dos puntos es el motivo real.	Léelo: si habla de credenciales o de la cuenta, se arregla en Configuración → Facturación electrónica.
«La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.»	Nunca se guardó la configuración del módulo.	Entra a Configuración → Facturación electrónica y guárdala. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«La facturación electrónica está deshabilitada.»	El módulo está comprado y configurado, pero apagado.	Enciende «Habilitar facturación electrónica» en Configuración → Facturación electrónica.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»	Falta alguna de las cuatro claves de la cuenta.	Cárgalas en Configuración → Facturación electrónica.
«No hay facturas recibidas para mostrar.»	No hay facturas en esa página, o el NIT que filtraste no tiene ninguna.	Borra el NIT y pulsa «Buscar». Si estabas en una página avanzada, pulsa «Anterior».
«No se pudo emitir» — «La DIAN rechazó el evento.»	El aviso no se aceptó y no llegó un motivo que se pueda mostrar. Es también lo que sale cuando el equipo no alcanza a llegar al servidor.	Pulsa «Actualizar» y mira la columna «Eventos». Si el evento no está, vuelve a intentarlo.
«No se pudo emitir» — «La DIAN no aceptó el evento: …»	Igual que el anterior, pero con el motivo exacto que dio la DIAN detrás de los dos puntos.	Léelo y corrige lo que señala. Nada quedó registrado.
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.»	Llegaste por dirección directa con un rol que no ve estas facturas. Al aceptar, te devuelve al Dashboard.	Pídeselo a alguien con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.
«Módulo no incluido»	Llegaste a la pantalla desde un enlace viejo, pero tu plan no trae este módulo. La tarjeta habla de «Facturación electrónica», que es el módulo del que sale esta pantalla.	Pulsa «Volver al inicio» y habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.»	La licencia del equipo caducó o no se pudo renovar.	Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia»	El equipo no alcanzó a consultar la licencia. No quiere decir que no la tengas.	Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando igual.
«Error interno del servidor»	Algo se rompió del lado del servidor.	Vuelve a intentarlo en un momento. Si sigue igual, avisa a tu proveedor.