Elegir el cliente al facturar

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Facturación → Agregar Cliente. Hace falta comprarlo aparte: no.

Una venta se puede cobrar sin decir a quién. Cuando el cliente pide la factura a su nombre, o cuando tiene tarifa propia, hay que elegirlo antes de cobrar. Esta página explica cómo se busca desde la caja, qué cambia cuando queda elegido y cómo arreglarlo si se te pasó.

Flujo para ponerle cliente a una venta

Antes de empezar

  • Este computador tiene que tener sucursal, caja y usuario configurados. Si falta alguno de los tres, al entrar a Facturación salta el aviso «Configuración Requerida». Mira Cajas y turnos.
  • El cliente tiene que existir. Si no, se crea sin salir de la caja: te lo explico más abajo.

Ponerle cliente a la venta

  1. Entra a Ventas → Facturación.
  2. Pulsa Agregar Cliente, arriba a la derecha. Se abre la ventana «Buscar Cliente».
  3. Escribe en Buscar por nombre, apellido o identificación. La búsqueda arranca sola medio segundo después de que dejes de escribir; mientras tanto dice «Cargando...».
  4. Pulsa la fila del cliente que buscabas. A la derecha de cada fila dice Seleccionar.
  5. La ventana se cierra y en la pantalla aparece el bloque Cliente Asignado con su nombre, su correo y su ID:.
  6. Sigue agregando productos y cobra como siempre.

Elige el cliente antes de agregar los productos. Si tiene grupo de precio, al seleccionarlo se pone su tarifa en Priorizar tipo de precio, dentro de Configuración de Venta — pero eso solo manda sobre los productos que agregues después. Los que ya estaban en la lista conservan el precio con el que entraron.

Si entras como VENDEDOR, el desplegable Priorizar tipo de precio no te sale: esa lista se lee con permisos de ADMIN, GERENTE o ALMACENISTA. La tarifa del cliente se aplica igual, aunque no veas el campo.

El botón Procesar Factura se pinta amarillo mientras la venta no tenga cliente y verde cuando sí lo tiene. Es un recordatorio, no un bloqueo: puedes cobrar de las dos maneras.

Crear el cliente sin salir de la caja

Cuando el cliente es nuevo y hay gente esperando, no hace falta ir hasta Clientes.

  1. Pulsa Agregar Cliente.
  2. Escribe su nombre o su cédula.
  3. Cuando salga «No se encontraron clientes», pulsa Crear Cliente.
  4. Se abre la misma ventana «Crear Nuevo Cliente» de siempre. Llénala como se explica en Clientes.
  5. Pulsa Crear y acepta el aviso «Cliente creado».
  6. La búsqueda se repite sola con lo que tenías escrito. Pulsa la fila del cliente recién creado.

Cambiar o quitar el cliente de una venta

  1. En el bloque Cliente Asignado, pulsa Cambiar Cliente.
  2. El bloque desaparece: la venta se queda sin cliente.
  3. Si querías otro, pulsa otra vez Agregar Cliente y elígelo.

Ojo: el botón dice Cambiar Cliente, pero lo que hace es quitarlo. No abre el buscador. Si lo pulsas por error, tienes que volver a Agregar Cliente.

Ojo: esto sirve para dejar sin cliente una venta que estás armando ahora. Si la venta la retomaste de Facturas en espera y ya se había guardado con cliente, quitarlo en pantalla no se lo quita al cobrarla: la venta se cobra a nombre del cliente que ya tenía. Para cambiarlo, elige otro con Agregar Cliente en vez de dejarla en blanco.

También puedes cambiarlo desde el cierre de la venta, sin perder lo que llevas:

  1. Pulsa Procesar Factura.
  2. En la ventana «Confirmar cobro», al lado del renglón Cliente, pulsa Cambiar.
  3. Elige el cliente en la ventana «Buscar Cliente».
  4. Vuelves solo al cierre. Se reabre en su primer paso, «Confirmar cobro», con lo que llevabas cobrado intacto.

Qué pasa si cobras sin elegir cliente

La venta queda a nombre de Consumidor Final, el cliente que trae la instalación de fábrica. Es correcto para una venta de mostrador y no rompe nada. Dos consecuencias:

  • La venta no aparece en la ficha del cliente real. Mira La ficha de un cliente.
  • Si además emites factura electrónica, en el cierre te avisa: «La venta no tiene cliente identificado: se emitirá a Consumidor Final (NIT 222222222222).», con un botón Elegir cliente para arreglarlo ahí mismo. Al volver de elegirlo, el cierre se reabre en su primer paso: hay que avanzar otra vez hasta «Factura electrónica».

Si la venta ya está cobrada y el cliente pide la factura a su nombre, todavía se puede: entra a Ventas, abre esa venta y, en el bloque Factura electrónica (DIAN), pulsa Facturar a otro cliente. Ese botón desaparece en cuanto la venta ya tiene factura, y queda apagado si la venta no está completada —en ese caso, debajo dice «Solo se pueden facturar ventas completadas.».

Ojo: eso no solo cambia la factura. Al facturar a otro cliente, la venta también queda a nombre de ese cliente, y no hay botón para devolverla al anterior.

Preguntas frecuentes

Busco por el correo y no sale nadie. Este buscador solo mira identificación, nombre y apellidos. El correo sí funciona, pero en el filtro Buscar de Ventas → Clientes.

¿Y si el cliente está en «Eliminados»? Puede aparecer igual en este buscador. Si lo eliges, la venta queda a su nombre. Cuando no sea lo que quieres, restáuralo o elige otro cliente. Mira Clientes.

¿Puedo dejar una venta guardada y ponerle el cliente después? Sí. Al retomarla, en Cliente Asignado sale el cliente que tenía; si la guardaste sin elegir a nadie, ahí verás Consumidor Final. Para ponerle el cliente real, pulsa Agregar Cliente y elígelo antes de cobrar.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Configuración Requerida» / «Para procesar ventas, necesitas configurar tu sucursal, caja y credenciales. Serás redirigido a la configuración del sistema.» El computador no tiene sucursal o caja asignada Pulsa Ir a Configuración y pide que se asignen. Mira Cajas y turnos
«Acceso Denegado» / «No tienes permisos para acceder a la configuración del sistema. Contacta a un superior para hacer la respectiva configuración.» Pulsaste Ir a Configuración siendo VENDEDOR: esa pantalla es de ADMIN, DUENO o GERENTE Pídele a uno de ellos que asigne la sucursal y la caja de este computador
«Busca un cliente» / «Escribe el nombre, apellido o identificación del cliente» Todavía no has escrito nada. No es un error Escribe algo en el campo
«No se encontraron clientes» / «Intenta con otros términos de búsqueda» Ese texto no coincide con ninguna identificación, nombre ni apellido Prueba con la cédula. Si de verdad no existe, pulsa Crear Cliente
El buscador no encuentra a alguien que buscas por su correo Aquí el correo no cuenta Búscalo por cédula o nombre, o míralo en Ventas → Clientes
Pulsaste Cambiar Cliente y el bloque desapareció Ese botón quita el cliente de la venta Pulsa Agregar Cliente y elígelo otra vez
Elegiste al cliente y los precios de la lista no cambiaron El grupo de precio solo aplica a lo que agregues después Quita esas líneas y vuelve a agregarlas, o corrige el precio a mano
Procesar Factura está en amarillo La venta no tiene cliente Si no lo necesitas, cobra igual: queda a Consumidor Final

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