Crear un usuario paso a paso
Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Administración → Usuarios → Nuevo Usuario. Hace falta comprarlo aparte: no.
Esta es la ventana con la que das de alta a alguien. Al terminar, esa persona ya tiene con qué entrar al sistema y ve en el menú lo que le den sus roles. Es la misma ventana que se abre después con Editar, solo que al editar no pide contraseña y el nombre de usuario queda apagado.
- Nombre de usuario y Email. Con el nombre de usuario se inicia sesión. No se puede cambiar después.
- Contraseña y Confirmar contraseña. Solo aparecen al crear. Mínimo 8 caracteres y las dos iguales.
- Foto de perfil. Opcional. JPG, PNG o GIF, máximo 5 MB.
- Sucursal. La sede donde trabaja. Es obligatoria.
- Roles. Se marcan pulsándolos. Al menos uno.
- Usuario activo. Viene marcado. Si lo desmarcas, la persona queda creada pero no puede entrar.
Antes de empezar
- Tiene que haber al menos una sucursal creada. Si el desplegable Sucursal sale vacío, no vas a poder guardar. Las sucursales se crean en Datos de la empresa y sucursales.
- Ten pensada la contraseña. Se escribe aquí y solo aquí. Después, cambiarla es otra pantalla y solo la abre un ADMIN.
- Ten claro el nombre de usuario. Es lo único que no se puede corregir más adelante.
Los pasos
- Entra a Administración → Usuarios.
- Pulsa Nuevo Usuario, arriba a la derecha. Se abre la ventana «Crear Nuevo Usuario».
- En Nombre de usuario escribe con qué va a iniciar sesión esa persona. Entre 3 y 50
caracteres, sin espacios ni tildes para no complicar. Ejemplo:
jperez. - En Email escribe su correo. Tiene que tener forma de correo, con arroba y punto.
- En Contraseña escribe la clave con la que va a entrar la primera vez. Mínimo 8 caracteres.
- En Confirmar contraseña vuelve a escribir exactamente la misma.
- Si quieres ponerle foto, pulsa sobre el círculo de Foto de perfil y elige la imagen. Este paso es opcional.
- En Nombre escribe el nombre de pila. Hasta 100 caracteres.
- En Apellidos escribe los apellidos. También obligatorio.
- En Sucursal elige la sede. Si este computador ya tiene una configurada, viene puesta esa; cámbiala si la persona trabaja en otra.
- En Roles pulsa cada rol que le corresponda. El botón se resalta cuando queda marcado.
- Deja marcado Usuario activo para que pueda entrar desde ya.
- Pulsa Crear Usuario. Mientras guarda, el botón dice «Creando...».
- Sale el aviso «Usuario creado» con el texto «El usuario ha sido creado correctamente.».
- Pulsa Aceptar. La ventana se cierra y la lista se refresca sola con la tarjeta nueva.
Si te arrepientes a la mitad, pulsa Cancelar: no se guarda nada.
Campo por campo
Nombre de usuario. Es el identificador con el que se inicia sesión. Entre 3 y 50 caracteres. Dos personas no pueden tener el mismo. Este campo no se puede modificar después de crear el usuario, así que piénsalo antes: si queda mal, toca crear otro usuario y desactivar el viejo.
Email. El correo de la persona. Tiene que tener forma de correo o la ventana te para con «El correo electrónico no es válido».
Contraseña y Confirmar contraseña. Solo salen cuando estás creando. Mínimo 8 caracteres y las dos tienen que ser iguales. No hay forma de verla después: se guarda cifrada. Si se pierde, un ADMIN pone una nueva desde Cambiar la contraseña de alguien.
Foto de perfil. Opcional. Formatos aceptados: JPG, PNG, GIF. Tamaño máximo: 5MB. Si eliges una imagen más grande o un archivo que no sea imagen, sencillamente no se carga y no sale ningún mensaje: si el círculo se queda igual, esa es la razón.
Ojo: el botón rojo que aparece sobre la foto la borra. Antes de hacerlo sale el aviso «¿Estás seguro?» con el texto «Esta acción eliminará la imagen de forma permanente. Si hiciste cambios, primero guárdalos, ya que se recargará esta sección.». Es exactamente lo que dice: la foto no se recupera, y lo que hayas escrito en la ventana sin guardar se pierde.
Nombre y Apellidos. Los dos son obligatorios y aceptan hasta 100 caracteres. Son los que salen en la tarjeta y en la ficha de la persona.
Sucursal. La sede principal donde trabaja. Manda sobre qué inventario y qué recursos ve por defecto. El desplegable muestra la sede y la ciudad, así: «Sede Centro - Bogotá». Viene elegida la del computador donde estás, si tiene una configurada.
Roles. Botones que se encienden y se apagan al pulsarlos. Tiene que quedar al menos uno encendido; mientras no haya ninguno, debajo se lee «Selecciona al menos un rol para el usuario». Una persona puede tener varios.
Usuario activo. Viene marcado. Debajo lo explica: «Los usuarios activos pueden iniciar sesión en el sistema». Desmarcado, la persona queda creada pero no entra.
Qué roles puedes repartir
En la ventana no te aparecen todos los roles: solo los que tu propio rol te permite dar.
| Rol que quieres dar | Quién puede darlo |
|---|---|
| ADMIN | Solo un ADMIN |
| DUENO | Un ADMIN o un DUENO |
| GERENTE | Un ADMIN, un DUENO o un GERENTE |
| VENDEDOR, ALMACENISTA, ORDENES | Cualquiera de los tres |
Si un rol no te aparece en la ventana, no está dañado: es que tu rol no lo reparte. Pídeselo a quien sí pueda.
Cuando algo no sale
| Lo que ves | Por qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| «El nombre de usuario debe tener al menos 3 caracteres» | El nombre de usuario es muy corto | Escribe uno de 3 a 50 caracteres |
| «El correo electrónico no es válido» | Al correo le falta la arroba o el punto | Corrige el Email |
| «La contraseña debe tener al menos 8 caracteres» | La clave es corta | Escribe una de 8 o más, y repítela igual abajo |
| «Las contraseñas no coinciden» | Las dos casillas están distintas | Vuelve a escribir las dos, despacio |
| «Debe seleccionar una sucursal» | No elegiste sede | Elige una en Sucursal |
| «Debe seleccionar al menos un rol» | No hay ningún rol resaltado | Pulsa el rol que le corresponda |
| «No tienes permiso para realizar esta acción» | Tu rol no crea usuarios | Pídeselo a un ADMIN, a un DUENO o a un GERENTE |
| «No se pudo crear el usuario» | El servicio rechazó la creación y no dijo por qué | Vuelve a intentarlo. Si sigue, avisa a quien administra el sistema |
| Un mensaje en rojo dentro de la ventana, en inglés | El servicio contestó con un error que la ventana no alcanza a traducir. Lo más común es que ese nombre de usuario ya esté tomado; después, que este computador haya perdido la conexión | Busca ese nombre de usuario en la lista: si ya existe, edita a esa persona en vez de crear otra. Si no es eso, revisa la red y vuelve a pulsar Crear Usuario. No se guardó nada a medias |
| En Roles no aparece ningún botón para marcar | La ventana no pudo traer roles ni sucursales, y no lo avisa | Cierra con Cancelar y vuelve a abrirla. Sin esa lista no puedes guardar |
| El desplegable Sucursal está vacío | El negocio no tiene sucursales creadas, o no se pudieron cargar | Créalas en Datos de la empresa y sucursales y vuelve a intentarlo |
| Pulsas Crear Usuario y el campo se resalta sin mensaje | Falta un obligatorio: Nombre de usuario, Email, Contraseña, Confirmar contraseña, Nombre o Apellidos | Llena el campo marcado y vuelve a pulsar |
| Elegiste una foto y el círculo sigue vacío | El archivo pesa más de 5 MB o no es una imagen | Usa un JPG, PNG o GIF más liviano |