Stock

Para quién: Stock lo ven ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. La vista de todas las sedes, Stock por sucursal, la ven ADMIN y DUENO. Dónde está: Inventario → Stock. Al pulsar una presentación se abre su inventario por ubicación. La vista de todas las sedes está en Administración → Stock por sucursal. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta es la pantalla que contesta dos preguntas: cuánto hay de cada cosa y dónde está guardada. Y cuando lo que dice el sistema no cuadra con lo que hay en la estantería, es también donde se corrige — pero nunca a la brava: cada cambio de cantidad exige decir qué pasó, así que el inventario siempre tiene una explicación detrás.

Pantalla Stock

  1. La entrada «Stock» del menú. Al lado lleva un número rojo: cuántas presentaciones están en su mínimo o por debajo. Solo cuenta las que están activas y tienen un mínimo configurado. Si eres ADMIN o DUENO cuenta las de todo el negocio; si no, solo las de tu sucursal.
  2. El panel «Filtros». «Buscar Presentación», «Nivel de Stock», «Estado» y las «Categorías». Abajo del todo, «Limpiar Filtros».
  3. Los cuatro contadores. «Total Presentaciones», «Stock Bajo», «Stock Mínimo» y «Stock Normal». Cuentan todas las presentaciones de la sucursal, no solo las que estás viendo filtradas.
  4. «Recargar». Vuelve a pedir los datos. Úsalo si alguien acaba de mover mercancía desde otra terminal.
  5. La tarjeta de la presentación. Púlsala sobre los datos, debajo de la imagen, y se abre su inventario por ubicación. El color del borde te da una primera idea —rojo si le falta, amarillo si va justo—, y la etiqueta «Stock:» trae las unidades que quedan disponibles.

Debajo de los contadores dice «Mostrando 12 de 48 presentaciones»: el primer número es lo que dejaron pasar los filtros, el segundo es todo lo que hay.

Los tres niveles de stock

Todo en esta pantalla —los colores, los contadores, el filtro— se calcula comparando lo que hay contra el mínimo que tú configuraste para esa presentación en esa sucursal.

Nivel Cuándo Dónde se ve
«Stock Bajo/Agotado» No hay nada, o hay menos que el mínimo Contador «Stock Bajo», tarjeta con borde rojo
«Stock Mínimo» Hay exactamente el mínimo Contador «Stock Mínimo», tarjeta amarilla
«Stock Normal» Hay más que el mínimo Contador «Stock Normal», tarjeta normal

El mínimo no se pone aquí: se pone en los límites de la presentación, y se explica en Precios y límites de stock de una presentación. Si nunca le pusiste mínimo a algo, su mínimo es cero, y entonces solo aparece en «Stock Bajo» cuando de verdad se agota. Adentro, en vez de la tabla de límites, verás «Sin límites configurados — no se generarán alertas para esta presentación.»: sin mínimo no entra en el número rojo del menú ni en la ventana de aviso.

Las presentaciones marcadas como no inventariables —un servicio, una recarga— caen siempre en el contador «Stock Normal»: no tienen unidades que contar.

El color de las tarjetas de la lista es una guía rápida. Si el negocio tiene varias sedes puede quedarse corto, porque compara contra la suma de los mínimos de todas. El dato exacto de tu sucursal está adentro, en el recuadro «Stock Total» de la presentación.

Antes de empezar

  • Esta terminal necesita saber en qué sucursal está. Se elige en Configuración → Sistema. Sin eso, al entrar sale «Sucursal no seleccionada» y la pantalla no carga nada.
  • La presentación tiene que estar asignada a tu sucursal. Si no lo está, no aparece en la lista, y al abrirla directo sale «No se encontró la presentación». Eso se arregla en Alta de productos y asignación por sucursal.
  • Los mínimos y máximos se configuran aparte, en los límites de la presentación. Sin ellos los colores y los contadores no te dicen gran cosa.
  • No hace falta tener un turno de caja abierto. Esta pantalla no toca la caja.

Y no todos hacen todo:

Lo que quieres hacer Quién puede
Entrar a Inventario → Stock y ver el stock de tu sucursal ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA
«Agregar Inventario» y registrar movimientos ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA
Entrar a Administración → Stock por sucursal ADMIN y DUENO
Ver el historial en Administración → Auditoría ADMIN y GERENTE

Ojo: el DUENO entra a Stock por sucursal y puede mirarlo todo, pero al «Guardar» un cambio de inventario le sale «No se pudo guardar el inventario». Ese permiso lo tienen ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA.

Filtrar las presentaciones

  1. Entra a Inventario → Stock.
  2. Abre el panel «Filtros». En pantallas pequeñas está detrás del botón del embudo, arriba a la derecha.
  3. Escribe en «Buscar Presentación» lo que recuerdes. Busca por modelo, por UPC, por prefijo, por nombre del producto y por marca; con cualquiera de esos sirve.
  4. Elige en «Nivel de Stock»: «Todos», «Stock Bajo/Agotado», «Stock Mínimo» o «Stock Normal».
  5. Elige en «Estado»: «Todos», «Activos» o «Inactivos».
  6. Marca las «Categorías» que te interesen. Al marcar una categoría entran también sus subcategorías. Se pueden marcar varias.
  7. Lee la línea que empieza por «Mostrando» para saber cuánto dejaste fuera.

Para volver a la lista completa pulsa «Limpiar Filtros». Ese botón borra los cuatro filtros de un golpe; el enlace «Limpiar» que sale junto a «Categorías» —con el número de categorías marcadas entre paréntesis— solo desmarca las categorías.

Si la lista queda vacía verás «No se encontraron presentaciones». Debajo dice «Intenta ajustar los filtros.» si hay presentaciones pero ninguna cuadra, o «No hay presentaciones en el inventario.» si de verdad no hay ninguna en la sucursal.

Abrir una presentación y leer su stock

  1. En la lista, pulsa la tarjeta de la presentación.
  2. Se abre su pantalla con el modelo arriba y el «UPC:» debajo.
  3. Mira los tres recuadros de la derecha.
  4. Baja hasta «Inventario por Ubicación» para ver dónde está repartido.
  5. Para devolverte, pulsa «Volver al inventario».

Pantalla de una presentación

  1. «Agregar Inventario». Abre la ventana para registrar mercancía en una ubicación nueva. Está explicado en Agregar inventario en una ubicación.
  2. «Límites de Stock por Sucursal». El «Mínimo» y el «Máximo» contra los que se comparan los colores. Se cambian en la pantalla de precios y límites, no aquí.
  3. Los tres recuadros de stock. «Stock Total», «Stock Reservado» y «Stock Disponible». Suman todas las ubicaciones de abajo.
  4. Una ubicación. Cada tarjeta es un sitio donde hay mercancía. Púlsala y se abre su ficha, que es también donde se registran los movimientos.

Qué significa cada recuadro

  • «Stock Total» es todo lo que hay contado. Al lado lleva una etiqueta que dice «Crítico», «Mínimo» o «Normal», y a la derecha los «Límites»: primero el mínimo, después el máximo. Si no le pusiste máximo, en su lugar sale un guion.
  • «Stock Reservado» («En proceso») es lo que apartaste para un pedido comprometido. Es un número que llevas tú a mano: no bloquea la facturación. Puedes vender por encima de lo reservado sin que el sistema te detenga.
  • «Stock Disponible» («Listo para venta») es la resta: «Stock Total» menos «Stock Reservado».

Qué significa cada tarjeta de ubicación

Cada tarjeta muestra «Stock Actual:», «Stock Reservado:» y «Stock Disponible:» de ese sitio, más su «Ubicación:», su «Lote:» y su «Caducidad:».

Junto a la ubicación va una etiqueta con el tipo: «Mostrador», «Bodega», «Tránsito» u «Otro». Una misma presentación puede tener una tarjeta de cada tipo en la misma sucursal.

El borde cambia solo:

Borde Qué pasa
Rojo, con la etiqueta «Caducado» La fecha de caducidad ya pasó
Amarillo, con la etiqueta «Por Caducar» Caduca dentro de los próximos 30 días
Gris apagado El disponible quedó en cero o menos

Si la presentación no tiene nada registrado, en vez de las tarjetas sale «Sin inventario» con el texto «Esta presentación no tiene inventario registrado.».

Las tareas largas, cada una en su página

El aviso de stock bajo

No hay que entrar a Stock para enterarse de que algo se está acabando. El sistema avisa solo, de tres maneras:

  • La ventana «Alerta de Stock Bajo». Sale una sola vez por sesión, apenas entras, si hay algo en su mínimo o por debajo. Debajo del título dice cuántas presentaciones son, y la tabla lista hasta 20 con «Producto», «Actual», «Mínimo» y una barra de «Stock»: si el número del título es mayor, las que faltan no caben ahí. Se cierra con «Entendido» y no vuelve a aparecer hasta que vuelvas a entrar. La ven ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA.
  • El número rojo del menú, al lado de «Stock» y de «Stock por sucursal».
  • El aviso «Stock bajo tras la venta», que aparece abajo a la derecha en Facturación cuando algo de lo que acabas de vender queda en su mínimo o por debajo. Se cierra solo a los pocos segundos.

Preguntas frecuentes

¿Dónde veo el historial de lo que se ha movido? En Administración → Auditoría. Ahí están todos los movimientos con su fecha, su tipo, su motivo y quién los hizo. La pantalla de Stock te muestra el saldo de hoy, no el historial.

En la lista, la tarjeta dice «Stock: 3», pero adentro «Stock Total» dice 5. ¿Cuál es? Las dos. El número de la tarjeta ya le descontó lo reservado — es el disponible. El «Stock Total» de adentro es lo que hay contado, sin descontar nada. Cuando el número te importe de verdad, míralo adentro.

¿Puedo dejar el stock en negativo? No a mano: el campo «Stock Actual» no acepta números por debajo de cero.

¿El «Stock Reservado» impide que se venda esa mercancía? No. Es informativo, para que tú sepas que hay unidades comprometidas. La facturación no lo tiene en cuenta.

¿De qué ubicación saca el sistema las unidades cuando facturo? Primero de la que coincide con la «Ubicación preferida para facturación» que elegiste en Configuración → Sistema. Entre las que quedan, de la que caduca primero, y si ninguna tiene fecha, de la más antigua. Si esa ubicación no alcanza, sigue con las demás de la misma sucursal.

¿Puedo corregir varias presentaciones de una sola pasada? Aquí no: aquí se corrige de a una ubicación. Para cuadrar el inventario completo está Conteo físico.

Cambié el lote y la ubicación, y no me pidió motivo. ¿Está bien? Sí. El motivo solo se pide cuando cambias la cantidad. Los datos que no son cantidad se guardan directo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Sucursal no seleccionada» — «Por favor, selecciona una sucursal en la configuración del sistema para poder ver el inventario.» Esta terminal todavía no sabe en qué sucursal está. Pulsa «Sí, continuar»: te lleva derecho a la configuración. Elige la sucursal y guarda.
«Sucursal no seleccionada» — «Por favor, selecciona una sucursal en la configuración del sistema.» Lo mismo, pero entrando directo a una presentación. Igual: «Sí, continuar» y configura la sucursal.
«No se encontró la presentación» — «La presentación solicitada no existe o no tiene inventario en esta sucursal.» Esa presentación no está asignada a tu sucursal. Pulsa «Sí, continuar» para volver a la lista. Si tiene que estar, asígnala desde Productos por sucursal.
«Error» — «No se pudo cargar la información de la presentación.» El sistema respondió mal al pedir los datos. Pulsa «Aceptar», vuelve atrás y pulsa «Recargar».
«Error» — «Ocurrió un error al cargar la información.» No hubo respuesta: casi siempre es la conexión con el servidor. Revisa la conexión y vuelve a entrar.
«Error» — «No se proporcionó un ID de presentación válido.» Llegaste a la pantalla por un enlace roto o incompleto. Pulsa «Aceptar» y entra otra vez desde Inventario → Stock.
«No se encontraron presentaciones» — «Intenta ajustar los filtros.» Hay presentaciones, pero ninguna cuadra con lo que filtraste. Pulsa «Limpiar Filtros».
«No se encontraron presentaciones» — «No hay presentaciones en el inventario.» Esta sucursal de verdad no tiene ninguna presentación asignada. Asígnalas desde Administración → Productos por sucursal.
«Sin inventario» — «Esta presentación no tiene inventario registrado.» La presentación existe en la sucursal, pero nunca se le registró mercancía. Pulsa «Agregar Inventario».
Los contadores dicen que hay stock bajo, pero al filtrar por «Stock Bajo/Agotado» salen otras Los contadores dejan fuera las presentaciones que no se inventarían; el filtro no. Abre la presentación: el recuadro «Stock Total» te dice si está «Crítico», en «Mínimo» o en «Normal» comparándola con el mínimo de tu sucursal. Ese es el dato fino.
No te sale «Stock» en el menú Tu usuario no es ADMIN, ni GERENTE, ni ALMACENISTA. Pídele a quien administre el negocio que te cambie el rol.
No te sale «Stock por sucursal» en el menú Esa vista es solo de ADMIN y DUENO. Mira tu sucursal desde Inventario → Stock.

Los tropiezos de registrar mercancía están en Agregar inventario en una ubicación, los de corregir cantidades en Registrar una entrada, una salida o un ajuste y los de la vista de todas las sedes en El stock de todas las sucursales.

Relacionado