Crear un producto y sus presentaciones

Para quién: ADMIN. El dueño ve el listado y puede restaurar lo eliminado, pero no crear ni editar. Al gerente el listado le carga vacío. Dónde está: Administración → Productos por sucursal → «Ver Todos los Productos». Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí vive el catálogo completo del negocio, sin importar en qué sucursal se venda cada cosa. Es donde nace un producto nuevo, donde se le agregan sus presentaciones y donde se recupera lo que alguien borró por error.

Pantalla de Todos los Productos

  1. Filtros. El buscador de arriba mira nombre, marca y descripción. Debajo, «Categorías» deja marcar varias a la vez; el producto entra si alguna de sus presentaciones pertenece a esa categoría o a una subcategoría suya.
  2. «Nuevo Producto». Abre el formulario. Es lo genérico —Arroz, Camiseta—, todavía sin códigos ni tallas.
  3. Pestañas «Activos» y «Eliminados». La segunda es la papelera: lo que se borró sigue ahí y se puede traer de vuelta.
  4. Tarjeta del producto. Púlsala y entras a sus presentaciones. El lápiz «Editar» de la esquina abre la ficha sin salir de la lista.
  5. La etiqueta «Activo» o «Inactivo». Se pulsa. Al pasarle el mouse dice «Clic para desactivar» o «Clic para activar».

Los tres contadores de arriba son «Total» (todo el catálogo), «Activos» y «Filtrados» (lo que estás viendo ahora con los filtros puestos).

Antes de empezar

  • Ten las categorías creadas. El formulario de la presentación las marca, pero no las crea. → Categorías y subcategorías
  • Ten el código de barras a la mano, si el producto trae uno. Si no lo tienes, no pasa nada: el sistema le inventa un código interno.

Crear un producto

El producto es el nombre general. No tiene precio, ni código de barras, ni existencias: eso vive en sus presentaciones.

  1. Entra a Administración → Productos por sucursal.
  2. Pulsa «Ver Todos los Productos».
  3. Pulsa «Nuevo Producto».
  4. Escribe el «Nombre». Es obligatorio. El ejemplo del campo es Ej: Laptop: el nombre genérico que agrupa todas las presentaciones.
  5. Escribe la «Marca». Es obligatoria. Mientras escribes te propone las marcas que ya existen; si eliges una de la lista, se guarda escrita igual que las otras.
  6. Elige la «Unidad de Medida». Es obligatoria y viene con UNIDAD puesta. Las opciones son UNIDAD, PESO, VOLUMEN, LONGITUD, AREA, TIEMPO, TEMPERATURA, TALLA, MATERIAL, DIMENSIONES, CAPACIDAD y COLOR.
  7. Escribe la «Descripción» si quieres. Es opcional.
  8. Deja marcada «Producto Activo» para que se pueda vender.
  9. Pulsa «Guardar».
  10. Espera el aviso «¡Éxito!» — Producto creado correctamente.

El producto queda creado, pero todavía no se vende: le falta al menos una presentación.

Crear una presentación

La presentación es lo que el cliente se lleva: Bolsa 500g, Talla M, Caja x12. Cada una tiene su propio código de barras, su propio precio y su propio stock.

  1. En «Todos los Productos», pulsa la tarjeta del producto.
  2. Se abre su pantalla, con el nombre arriba y «Gestiona las presentaciones de este producto como administrador» debajo.
  3. Pulsa «Nueva Presentación». Si el producto no tiene ninguna, también puedes pulsar «Crear primera presentación».
  4. Llena el «UPC»: es el código de barras. Puedes dejarlo vacío y el sistema le genera uno interno al guardar. Admite hasta 13 caracteres.
  5. Escribe el «Modelo». Es obligatorio. Es lo que distingue esta presentación de las otras del mismo producto —Ej: XPS 15—, y es el nombre que se ve en las listas.
  6. Escribe el «Prefijo». Es obligatorio. Es la unidad con la que se vende —Ej: unidad, kg, litro, caja.
  7. Marca al menos una en «Categorías». Pulsa la flecha de una categoría para ver sus subcategorías.
  8. Sube una imagen si quieres, en el recuadro de la izquierda: PNG, JPG o GIF, hasta 5 MB.
  9. Marca «No requiere inventario» solo si es un servicio o algo que no se cuenta. Con esa casilla marcada, la presentación no lleva control de existencias.
  10. Deja marcada «Presentación activa».
  11. Pulsa «Guardar».
  12. Espera el aviso «¡Éxito!» — Presentación creada correctamente.

Ojo: si el negocio tiene dos o más sucursales, la presentación queda creada pero sin asignar a ninguna. Vuelve a Productos por sucursal y asígnala, o no va a salir en la caja. Con una sola sucursal, queda asignada sola.

Cuando una presentación tiene varios códigos

Un mismo producto puede llegar con dos códigos de barras distintos: el del fabricante y el del paquete promocional, por ejemplo.

  1. En el formulario de la presentación, pulsa «Múltiple» al lado del rótulo «UPC».
  2. Escribe el primer código. Ese es obligatorio.
  3. Pulsa «Agregar UPC» para añadir otro renglón.
  4. Si no tienes el código a mano, pulsa «Generar» al lado del renglón y el sistema inventa uno.
  5. Para borrar un renglón, pulsa el botón rojo de la papelera. El último no se puede borrar.
  6. Pulsa «Guardar».

En las listas, una presentación con varios códigos aparece como «UPC: Multiple».

Ojo: el UPC de una presentación que ya existe y tiene un solo código no se puede cambiar: el campo sale bloqueado. Si el código quedó mal, toca crear otra presentación y desactivar la vieja.

Ver y editar lo que ya existe

Las fichas se abren en modo lectura. Para poder escribir hay que pulsar «Editar» en el pie del formulario.

Un producto:

  1. En «Todos los Productos», pulsa el lápiz «Editar» de la tarjeta.
  2. Pulsa «Editar» en el pie del formulario.
  3. Cambia lo que necesites.
  4. Pulsa «Guardar» y espera «¡Éxito!» — Producto actualizado correctamente.

Una presentación:

  1. Entra al producto.
  2. Pulsa el lápiz de la esquina superior derecha de la tarjeta de la presentación.
  3. Pulsa «Editar», cambia lo que necesites y «Guardar».

Si en vez del lápiz pulsas el cuerpo de la tarjeta, entras a la pantalla de esa presentación, con sus dos pestañas: «Precios» y «Límites de Stock». Los impuestos no están ahí: van en el producto. → Precios y límites de stock de una presentación

Desde la ficha de una presentación existente, mientras no estés editando, también salen los botones «Etiqueta» y «Mostrador». Los dos te preguntan «Cantidad» y mandan a la impresora: «Etiqueta» las etiquetas con el código de barras, «Mostrador» los rótulos de precio del mostrador. → Plantillas de impresión

Activar o desactivar

Desactivar es la forma suave de sacar algo de circulación: no se pierde nada, deja de aparecer en las búsquedas y en las ventas, y se puede volver a activar cuando quieras.

Un producto: en «Todos los Productos», pulsa la etiqueta verde «Activo» de su tarjeta. Se pone roja y dice «Inactivo». Pulsándola otra vez vuelve.

Una presentación: entra al producto y pulsa «Desactivar» en el pie de la tarjeta. El botón cambia a «Activar».

Dentro de un producto, los botones «Todas (N)», «Activas (N)» e «Inactivas (N)» te filtran la lista según ese estado.

Eliminar y recuperar

Eliminar aquí no borra de verdad: manda el producto o la presentación a la papelera, con todo su historial. Por eso siempre se puede traer de vuelta.

Eliminar un producto:

  1. Abre la ficha del producto con el lápiz «Editar».
  2. Pulsa «Editar» en el pie.
  3. Pulsa «Eliminar».
  4. Lee el aviso «¿Estás seguro?» — Este producto será marcado como inactivo.
  5. Confirma y espera «¡Eliminado!» — El producto ha sido eliminado.

Eliminar una presentación: igual, desde su ficha. El aviso dice Esta presentación será marcada como inactiva. y termina con «¡Eliminada!» — La presentación ha sido eliminada.

Recuperar un producto:

  1. En «Todos los Productos», pulsa la pestaña «Eliminados».
  2. Busca la tarjeta —sale en gris, con el nombre tachado y la etiqueta «Eliminado».
  3. Pulsa «Restaurar».

Recuperar una presentación:

  1. Entra al producto.
  2. Pulsa «Eliminadas» en la fila de filtros. Al abrirlo te dice cuántas hay entre paréntesis.
  3. Pulsa «Restaurar» en la tarjeta.
  4. Para volver a la lista normal, pulsa «Ver activas».

Ojo: al restaurar, el producto o la presentación vuelve activo, aunque estuviera desactivado antes de eliminarlo. Si no querías eso, desactívalo enseguida.

Los impuestos del producto

Al final de la pantalla de un producto está «Impuestos del Producto». Los impuestos se ponen al producto entero, no a cada presentación.

  1. Pulsa «Nuevo Impuesto» —o «Agregar Impuesto» si todavía no hay ninguno.
  2. Escribe el «Nombre del Impuesto» —Ej: IVA— y el «Monto (%)» —19—.
  3. Pulsa «Crear» y espera «Éxito» — Impuesto creado correctamente.

Para cambiar uno, pulsa su tarjeta, pulsa «Editar» y guarda con «Actualizar».

Ojo: el último impuesto de un producto no se puede borrar. El botón «Eliminar» sale apagado y el aviso dice Este es el único impuesto del producto y no puede ser eliminado.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre producto y presentación? El producto es el nombre general —Camiseta, marca Ropa Básica—. La presentación es cada versión que se vende —Talla S, Talla M—, y es la que lleva código de barras, precio y stock. En las listas de esta pantalla a las presentaciones también las vas a ver llamadas «variantes».

Dejé el UPC vacío. ¿Qué código le puso? Uno interno de trece caracteres: tres letras y diez números. Sirve para todo dentro del sistema, incluido imprimir la etiqueta con su código de barras.

¿Puedo repetir el mismo «Modelo» en dos presentaciones del mismo producto? Escribiéndolas a mano, la pantalla no te lo impide, pero es mala idea: en las listas las dos se ven iguales y nadie sabe cuál es cuál. Al importar desde un archivo sí está prohibido.

El campo «Categorías» tiene asterisco pero me dejó guardar sin marcar ninguna. Puede pasar. Marca al menos una de todos modos: sin categoría, la presentación no aparece cuando alguien filtra el catálogo.

¿Dónde le pongo el precio? No aquí. Pulsa el cuerpo de la tarjeta de la presentación para entrar a sus precios y límites. → Precios y límites

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se pudo guardar el producto» O tu rol no puede crear productos —el DUENO no puede—, o se perdió la conexión con el servidor del negocio. Entra con un usuario ADMIN. Si ya lo eres, revisa la conexión y repite.
«No se pudo guardar la presentación» Lo mismo, o el producto al que la estás colgando fue eliminado mientras llenabas el formulario. Cierra el formulario, recarga la lista y vuelve a entrar al producto.
«Producto no encontrado» y un botón «Volver a productos» Estás entrado como DUENO: el detalle del producto es de ADMIN. También sale si alguien eliminó el producto desde otro computador. Entra con un usuario ADMIN. Si eras ADMIN, búscalo en la pestaña «Eliminados» y restáuralo.
«No se pudo eliminar el producto» o «No se pudo eliminar la presentación» El elemento ya no existe, o falló la conexión. Recarga la pantalla. Si ya no aparece, es que sí se eliminó.
«No se encontraron productos» — «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados» Los filtros que tienes puestos no dejan pasar nada. Pulsa «Limpiar filtros».
«No hay productos eliminados» — «Los productos eliminados aparecerán aquí» La papelera está vacía. Si buscabas algo que borraste, mira si era una presentación y no un producto: esas se recuperan dentro del producto, con el botón «Eliminadas».
«No hay presentaciones» — «Comienza agregando la primera presentación de este producto» El producto existe pero está vacío. Así no se puede vender. Pulsa «Crear primera presentación».
«Sin presentaciones con este filtro» Hay presentaciones, pero ninguna cumple el filtro «Activas» o «Inactivas» que tienes puesto. Pulsa «Todas (N)».
Creaste la presentación y no sale en la caja Con dos o más sucursales, falta asignarla; y en todo caso le falta precio. Asígnala en Productos por sucursal y ponle precio en Precios y límites.
El campo «UPC» sale bloqueado y no te deja escribir Es una presentación que ya existe y tiene un solo código. Ese código no se cambia. Si el código quedó mal, crea otra presentación con el correcto y desactiva la anterior.

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