Crear una orden de compra

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Un ALMACENISTA ve el botón, pero al guardar le sale error. Dónde está: Compras → Órdenes de compra → Nueva OC. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Una orden de compra es el pedido que le haces a un proveedor, escrito. Se arma con paquetes —la caja, el bulto, la canasta con la que llega la mercancía—, cada uno con su cantidad y, si lo sabes, su precio. Al guardarla queda en PENDIENTE y ahí se queda hasta que llegue el camión.

Pantalla Nueva Orden de Compra

Proveedor. Obligatorio. Es lo único que la orden no puede tener en blanco, aparte de los paquetes.
N° Orden. Viene con un número puesto. Puedes cambiarlo por el tuyo.
Agregar paquete. Escribe el nombre o el código y pulsa el paquete en la lista que baja.
Cantidad y Precio est. Se escriben en la misma tabla, renglón por renglón.
Guardar OC. Guarda el pedido y te devuelve a la lista de órdenes.

Antes de empezar

Tiene que haber paquetes creados. Si el buscador siempre dice «No se encontraron paquetes», es que el negocio no tiene ninguno o tu rol no puede verlos. Se crean en Paquetes y combos.
Este computador tiene que tener sucursal. La orden se guarda contra la sucursal de esta terminal, y no hay forma de elegir otra desde aquí.
El proveedor tiene que existir. Se crea en Proveedores.

Los pasos

Entra a Compras → Órdenes de compra.
Pulsa Nueva OC. Se abre «Nueva Orden de Compra».
Espera a que termine «Cargando datos...».
En Proveedor elige a quién le vas a comprar. Arranca en Seleccionar proveedor....
Revisa el N° Orden. Viene uno puesto por el sistema; si en el negocio manejan su propia numeración, escribe la tuya.
Revisa la Fecha orden. Viene con la de hoy.
Si sabes cuándo llega, escribe la Fecha esperada. Es opcional.
Baja a Paquetes a pedir y escribe en Agregar paquete el nombre o el código.
Pulsa el paquete que quieras en la lista que baja. Se agrega a la tabla con Cantidad en 1.
En la columna Cantidad escribe cuántos paquetes vas a pedir.
En Precio est. escribe lo que cuesta un paquete. Es opcional, pero conviene.
Repite los pasos 8 a 11 con cada paquete del pedido.
Comprueba el Total estimado: al pie de la tabla.
Pulsa Guardar OC.
Sale el aviso «OC creada» con el texto «La orden de compra fue creada exitosamente.». Pulsa Aceptar y vuelves a la lista de órdenes.

Si te arrepientes antes de guardar, pulsa Cancelar arriba a la derecha: se pierde lo que escribiste y no se guarda nada.

Qué es cada columna de la tabla

Columna	Qué dice
Paquete	El nombre del paquete y, debajo, su código.
Presentaciones incluidas	Qué trae adentro y cuántas unidades de cada cosa. Se muestran tres; si trae más, dice +2 más....
Cantidad	Cuántos paquetes pides. Admite decimales.
Precio est.	Lo que cuesta un paquete. Se puede dejar vacío.
Subtotal	Cantidad × Precio est.. Si no pusiste precio, sale un guion.

Para sacar un paquete de la lista, pulsa la × roja del final de su renglón.

El Total estimado solo aparece si algún renglón tiene precio. Con la columna Precio est. vacía en todos, el pie de la tabla no se dibuja: no es que falle, es que no hay nada que sumar.

Conviene poner el precio. Además de darte el total, es el valor que después usa el Documento soporte (DIAN) cuando el proveedor no factura. Si lo dejas vacío, ese documento sale con valor cero.

Lo que la pantalla no hace

Para que no pierdas el tiempo intentándolo:

No se puede elegir la sucursal. La orden queda a nombre de la sucursal de esta terminal.
No se puede escribir el total a mano. Se calcula solo con las cantidades y los precios.
No se puede repetir un paquete. Si lo agregas dos veces sale «Ya agregado» con el texto «El paquete "Caja arroz 24" ya está en la lista.». Para pedir más, sube la Cantidad del renglón que ya está.
No se puede editar la orden después de guardarla. Ni los paquetes, ni las cantidades, ni el proveedor. Si quedó mal, la cancelas y creas otra.
La orden no aparta stock ni avisa a nadie. Queda anotada y ya.

Ojo: revisa bien antes de pulsar Guardar OC. Una orden guardada no se corrige: solo se recibe o se cancela.

Por qué a veces el número de orden cambia

El N° Orden no se puede repetir en el negocio. Si escribes uno que ya está usado —o lo dejas en blanco—, el sistema guarda la orden igual, pero le pone el siguiente de su propia serie: OC-000001, OC-000002, y así.

Por eso puede pasar que guardes una orden con un número y en la lista aparezca con otro. No se perdió nada: es el mismo pedido, con un número libre.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedir media caja? Sí, Cantidad admite decimales. Lo mínimo que acepta es 0,001: si escribes menos, se queda en 0,001.

Puse una cantidad y se volvió 1 sola. Si borras el campo, escribes un 0 o escribes algo que no es un número, el renglón vuelve a 1. Escribe el número encima.

No encuentro un paquete que sé que existe. El buscador mira el nombre y el código, sin importar mayúsculas. Prueba con una parte más corta. Y ten en cuenta que la lista que baja muestra los primeros diez resultados: si escribes poco, el tuyo puede quedar fuera.

¿Puedo agregar un combo de venta a la orden? La lista te deja elegirlo, pero no lo hagas. Un combo es para vender, no para recibir mercancía, y al confirmar la recepción la orden va a fallar. Pide siempre paquetes de inventario.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Falta proveedor» / «Selecciona un proveedor.»	Pulsaste Guardar OC con Seleccionar proveedor... todavía puesto	Elige el proveedor y vuelve a guardar
«Sin ítems» / «Agrega al menos un paquete a la orden.»	La tabla está vacía	Busca en Agregar paquete y pulsa al menos uno
«Sin sucursal» / «No se detectó sucursal activa.»	A este computador no se le ha dicho a qué sucursal pertenece	Ve a Configuración → Sistema y elígela. Si tu rol no puede, pídeselo a un ADMIN o GERENTE
«Ya agregado» / «El paquete "…" ya está en la lista.»	Ese paquete ya está en la tabla	Sube la Cantidad del renglón que ya tienes
«Error» / «No se pudo crear la orden de compra.»	Casi siempre, tu rol no puede crear órdenes (ALMACENISTA). También sale si el proveedor o algún paquete ya no existen	Pídele a un ADMIN o GERENTE que la cree. Si eres uno de ellos, vuelve a la lista, entra de nuevo y comprueba que el proveedor sigue en Activos
«Error» / «Ocurrió un error al crear la orden.»	El computador perdió la conexión con el servicio del negocio	Revisa la red y vuelve a intentarlo. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
«No se encontraron paquetes» al escribir en Agregar paquete	No hay paquetes creados, o tu rol no los puede leer (DUENO)	Crea paquetes, o pídele a un ADMIN o GERENTE que arme la orden
La tabla dice «Busca y agrega paquetes arriba para incluirlos en la orden.»	Todavía no has agregado ninguno. No es un error	Escribe en Agregar paquete
No aparece el Total estimado: al pie	Ningún renglón tiene Precio est.	Escribe los precios que sepas. Si no los sabes, puedes guardar igual