El documento soporte de la compra

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. A un ALMACENISTA este bloque no le sale nunca. Dónde está: Compras → Órdenes de compra → Ver → en la orden. El bloque «Documento soporte (DIAN)» sale entre los datos de la orden y la tabla de paquetes. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Hay proveedores que no expiden factura electrónica: la señora del pan, el que te arrienda la bodega, el que te hizo un arreglo una sola vez. La DIAN pide que en esos casos sea el negocio quien emita el documento que respalda la compra; si no, ese costo no se puede deducir. Este bloque es ese documento, y sale del pedido que ya tienes anotado.

Cuándo aparece el bloque

Tienen que darse las dos cosas a la vez:

La facturación electrónica está encendida en Configuración → Facturación electrónica. Es otro módulo que se compra aparte; está explicado en Facturación electrónica (DIAN).
El proveedor de esa orden está marcado como no obligado a facturar, con el interruptor «Está obligado a expedir factura electrónica» apagado en su ficha.

Si falta cualquiera de las dos, el bloque sencillamente no se dibuja. No es un fallo: es que ahí no hay nada que emitir, porque el que factura es el proveedor.

Ojo: hoy ese interruptor no se guarda. Aunque lo apagues en la ficha del proveedor y guardes, al volver a abrirla sale encendido otra vez, y por eso el bloque «Documento soporte (DIAN)» no va a aparecer en sus órdenes. Es un problema del sistema, no tuyo: avísale a quien lo administra.

Emitir el documento

Antes: la orden tiene que estar en RECIBIDA. Mientras no lo esté, el botón está apagado y debajo sale el aviso «La orden todavía no se ha recibido: se soporta la mercancía que efectivamente entró.». Recíbela primero, en Recibir la mercancía y cerrar la orden.

Entra a Compras → Órdenes de compra.
Abre la orden con Ver →.
Espera a que el bloque termine de decir «Documento soporte...».
Comprueba que la etiqueta de arriba dice RECIBIDA.
Pulsa Emitir documento soporte. Mientras trabaja dice «Emitiendo...».
Si sale bien, aparece «Documento soporte emitido» con el texto «La DIAN aceptó el documento» y el número que le tocó.
Pulsa Aceptar. El bloque se recarga con la etiqueta Aceptado por la DIAN, el Número: y el CUDE:.

Ojo: un documento aceptado por la DIAN ya no se puede quitar desde aquí. Si te equivocaste en las cantidades o en los precios, arréglalo con tu contador: la aplicación no lo anula.

Si en Configuración → Facturación electrónica está encendido «Emitir documento soporte al recibir compras», no tienes que pulsar nada: el documento sale solo en cuanto la orden queda RECIBIDA. Puede tardar unos segundos; recarga la orden para verlo.

Qué se manda en el documento

El proveedor con su identificación, su nombre, su dirección, su correo y su teléfono, tal como están en su ficha.
Los paquetes de la orden, con la cantidad que se recibió de cada uno —que puede ser menor que la pedida—. Como el documento solo se emite sobre una orden RECIBIDA, ahí ya están todos.
El precio es el Precio est. que se escribió al crear la orden. Si se dejó vacío, ese renglón va en cero.

Por eso vale la pena llenar el Precio est. al armar el pedido.

Los estados del documento

La etiqueta de la esquina del bloque dice en qué va:

Etiqueta	Qué significa
Pendiente de envío	Se creó y todavía no salió.
Enviado, esperando DIAN	Ya salió y falta la respuesta.
Aceptado por la DIAN	Listo. Es el único estado que cierra el asunto.
Rechazado	La DIAN no lo aceptó. Debajo sale «Último error» con el motivo.
Con error	Falló al enviarse. También trae su «Último error».

Reintentar un documento que no quedó

Abre la orden.
Lee el recuadro rojo «Último error»: ahí está el motivo tal como lo devolvió la DIAN.
Arregla lo que diga —casi siempre son datos del proveedor o de la empresa.
Pulsa Reintentar. Mientras trabaja dice «Reintentando...».
Si queda, sale «Documento aceptado» con el texto «Número» y el que le tocó.
Si no, sale «Sigue sin aceptarse» con el motivo nuevo.

Reintentar no crea un documento nuevo: reintenta el mismo, para no terminar con dos documentos por la misma compra. Por eso el botón desaparece en cuanto queda Aceptado por la DIAN.

Guardar el PDF o el XML

Abre la orden.
Pulsa PDF o XML en el bloque del documento.
Sale «PDF descargado» con el texto «Se guardó …» y el nombre del archivo, que es el número del documento.

Los dos botones solo aparecen cuando el documento ya tiene número. Si el documento quedó en Con error sin llegar a numerarse, no hay nada que descargar.

Ver documento abre la versión bonita del documento en el navegador. Si el computador no lo puede abrir solo, sale «Abre el enlace en tu navegador» con el texto «El enlace quedó copiado en el portapapeles.»: pega el enlace en tu navegador y listo.

Preguntas frecuentes

¿Esto es la factura de mi proveedor? No. Es al revés: es el documento que tú emites porque él no factura. Las facturas que sí te mandan tus proveedores están en Facturas recibidas de proveedores.

¿Puedo emitirlo antes de recibir la mercancía? No. El botón está apagado hasta que la orden quede en RECIBIDA.

¿Puedo emitir dos por la misma orden? No. Si ya hay uno aceptado, el sistema lo dice y no emite otro.

Recibí la orden a medias. ¿Cuándo lo emito? Cuando esté completa. El documento solo se ofrece sobre la orden RECIBIDA, y lleva la cantidad que se recibió de cada paquete.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
No aparece el bloque «Documento soporte (DIAN)»	El proveedor no está marcado como no obligado a facturar, o la facturación electrónica está apagada	Es lo normal cuando el proveedor sí factura. Si no factura, mira el aviso del principio de esta página
«La orden todavía no se ha recibido: se soporta la mercancía que efectivamente entró.» y el botón apagado	La orden no está en RECIBIDA	Confirma primero la recepción
«No se pudo emitir» / «El proveedor no está marcado como no obligado a facturar: él debe expedir la factura. Si no factura, márcalo en su ficha para poder emitirle el documento soporte.»	El interruptor de su ficha quedó encendido	Ábrele la ficha y apágalo. Si al guardar vuelve a encenderse solo, avisa a quien administra el sistema
«No se pudo emitir» / «El proveedor no tiene identificación registrada.»	Se guardó sin Identificación	Edita el proveedor y escríbele el NIT o la cédula
«No se pudo emitir» / «La orden de compra no tiene ítems recibidos que soportar.»	La orden no tiene ningún paquete que soportar	Cancélala y crea otra con sus paquetes
«No se pudo emitir» / «La orden ya tiene documento soporte (…).»	Ya se emitió y la DIAN lo aceptó	Nada. Descarga el PDF si lo necesitas
«No se pudo emitir» / «El documento ya fue aceptado por la DIAN.»	Se pulsó Reintentar sobre uno que ya quedó	Nada. Está bien así
«No se pudo emitir» / «La facturación electrónica está deshabilitada.»	El módulo está apagado en Configuración → Facturación electrónica	Enciéndelo, o pídeselo a un ADMIN o DUENO
«No se pudo emitir» / «La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.»	Nunca se guardó la configuración	Se hace en Configuración → Facturación electrónica, y es de ADMIN y DUENO
«No se pudo emitir» / «Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»	Faltan los datos de la cuenta con la que se envía a la DIAN	Un ADMIN o DUENO los carga en Configuración → Facturación electrónica
«No se pudo emitir» con un texto que devolvió la DIAN, y el bloque queda en Rechazado con su «Último error»	Casi siempre, la numeración: la cuenta tiene varias resoluciones activas para documentos soporte y ninguna elegida, o la elegida ya no sirve	Un ADMIN o DUENO entra a Configuración → Facturación electrónica, pulsa Probar conexión —si falta numeración sale «Conectado, pero falta numeración» con el detalle— y elige la Resolución de documentos soporte
«No se pudo emitir» / «Factus rechazó la solicitud.»	El servicio que envía a la DIAN devolvió un error sin más detalle	Vuelve a intentarlo más tarde con Reintentar. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
«Error» / «No se pudo contactar al servidor.»	El computador perdió la conexión	Revisa la red y vuelve a intentarlo
«Sin aceptar» / «La DIAN todavía no aceptó el documento.»	Salió, pero no volvió el visto bueno	Espera un momento, recarga la orden y, si sigue igual, pulsa Reintentar
«Sigue sin aceptarse» / «Reintento fallido.»	El reintento tampoco pasó	Lee el recuadro «Último error» del bloque: ahí está el motivo real
«No se pudo descargar el PDF» / «El documento todavía no tiene número.»	El documento no llegó a emitirse	Pulsa Reintentar primero
«No se pudo descargar el PDF» / «Este equipo no permite descargar archivos desde la aplicación. Abre el documento en el portal de Factus para obtener el PDF.»	Este computador no deja guardar archivos desde la aplicación	Pulsa Ver documento y descárgalo desde el navegador
Recibiste la orden y el documento nunca salió solo	«Emitir documento soporte al recibir compras» está apagado, o el envío falló en silencio	Pulsa Emitir documento soporte a mano desde la orden