Abrir y cerrar el turno

Para quién: ADMIN y GERENTE desde la caja; VENDEDOR solo desde Facturación. Dónde está: Caja → Cajas y turnos → la tarjeta de tu caja. También desde Facturación. Hace falta comprarlo aparte: no.

Abrir el turno es decirle al sistema con cuánta plata arrancas. Cerrarlo es contar lo que quedó y dejar por escrito si cuadró o no. Entre una cosa y otra, cada venta que completas se va sumando sola a lo que el sistema espera encontrar en el cajón.

Ventana Arqueo de Caja

  1. «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)». Lo que debería haber, repartido en «Efectivo», «Transferencia» y «Tarjeta», con su «Total general:». Es el fondo inicial más las ventas del turno, más o menos los ingresos y retiros que hayas anotado. El renglón de abajo te muestra esa cuenta.
  2. «Tipo de arqueo». Solo lo ven ADMIN y GERENTE. Si no te sale, el arqueo se registra siempre como «Cierre».
  3. «Saldos contados». Lo que tú contaste, en tres casillas. Esto lo escribes a mano; nada se rellena solo.
  4. «Diferencia total». Verde si sobra, rojo si falta, gris si cuadra. Arriba de esta fila aparece la diferencia de cada método por separado.
  5. «Observaciones», con asterisco. Sin esto no se guarda nada.

Entre la diferencia y las observaciones está el «Desglose por denominación (opcional)», para dejar constancia de cuántos billetes y monedas de cada valor contaste.

Antes de empezar

  • La caja tiene que estar marcada como «Caja activa». Si no lo está, no le sale el botón para arquear.
  • Para arquear desde Facturación, esta terminal necesita tener esa caja asignada en Configuración → Sistema.
  • Para entrar a Caja → Cajas y turnos hay que ser ADMIN o GERENTE. Quien vende arquea desde Facturación, sin pasar por esta pantalla.
  • Ten el dinero contado antes de abrir la ventana. Se cuenta en la mano, no en la pantalla.

Abrir el turno

  1. Entra a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa la tarjeta de tu caja. Debe decir «Sin turno».
  3. Pulsa «Abrir Turno», arriba a la derecha.
  4. Se abre la ventana «Abrir Turno». Si la caja ya trabajó antes, arriba sale el «Saldo del turno anterior (referencia)»: lo que se registró al cerrar la vez pasada.
  5. Escribe en «Fondo inicial» el efectivo con el que arrancas, sin puntos ni signo de pesos. Si no te entregaron base, déjalo en cero.
  6. Si quieres dejar por escrito cuántos billetes de cada valor te entregaron, usa el «Desglose por denominación (opcional)» — está explicado más abajo.
  7. Escribe las «Observaciones». Es obligatorio: sirve para anotar quién te entregó el fondo o cualquier cosa rara del arranque.
  8. Pulsa «Abrir Turno».
  9. Sale la pregunta «¿Confirmar arqueo?» diciendo con cuánto fondo inicial va a quedar. Pulsa «Confirmar».

Sale «Éxito» con el texto «Arqueo registrado correctamente.» En el detalle de la caja aparece el recuadro verde «Turno activo desde» y en el historial una línea APERTURA.

Ojo: un arqueo no se puede borrar ni corregir. El turno queda a nombre del usuario con el que iniciaste sesión, así que si abres el turno con el usuario de otro, todo el día va a quedar a nombre de él.

Cerrar el turno

Cuenta primero la plata del cajón, billete por billete. Después abre la ventana.

  1. Entra al detalle de tu caja. Debe decir «● Turno abierto».
  2. Pulsa «Nuevo Arqueo».
  3. Se abre la ventana «Arqueo de Caja». Mira el «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)»: eso es lo que debería haber.
  4. Si eres ADMIN o GERENTE, elige el «Tipo de arqueo». Para cerrar la jornada, déjalo en «Cierre».
  5. Escribe en «Saldos contados» lo que contaste de «Efectivo», «Transferencia» y «Tarjeta». Debajo se arma solo el «Total contado:».
  6. Mira la «Diferencia total» y las tres líneas de arriba. En verde sobra y en rojo falta.
  7. Si hay diferencia, explícala en las «Observaciones». Es lo único que va a quedar escrito sobre qué pasó.
  8. Pulsa «Registrar Arqueo».
  9. Sale «¿Confirmar arqueo?» con el tipo y el saldo total. Pulsa «Confirmar».

Ojo: esto no se puede deshacer. El arqueo queda registrado con la diferencia que dio, y el turno se cierra. No hay forma de editarlo después; lo único que se puede hacer es explicarlo en el arqueo siguiente.

Sale «Éxito» con el texto «Arqueo registrado correctamente.» El recuadro «Turno activo desde» desaparece y el botón vuelve a decir «Abrir Turno».

La «Diferencia» que queda guardada es la del efectivo. Lo dice la propia ventana: «En verde sobra y en rojo falta. Lo que queda registrado como diferencia del arqueo es la del efectivo: es lo único que puede desaparecer del cajón.»

Los cuatro tipos de arqueo

El «Tipo de arqueo» solo aparece para ADMIN y GERENTE. A los demás, el arqueo les queda siempre como «Cierre».

Tipo Para qué es ¿Cierra el turno?
«Cierre» El de todos los días: se acabó la jornada y se entrega la caja. Sí
«Intermedio» Contar a mitad de turno sin dejar de vender: cambio de cajero, corte del mediodía. No
«Emergencia» Algo pasó y hay que cerrar de una: un corte de luz, un problema con el dinero. Sí
«Auditoría» Un conteo de control hecho por alguien de arriba. Sí

Ojo con el «Intermedio»: el turno sigue abierto, pero el sistema toma ese arqueo como el nuevo punto de partida. El saldo esperado del arqueo siguiente se cuenta desde ahí, con el total que acabas de contar como fondo, y solo con las ventas hechas después.

Contar por denominación

Es opcional, y sirve tanto al abrir como al cerrar. Deja constancia de cuántos billetes y monedas de cada valor había, que es lo que pide cualquier auditoría.

  1. En «Desglose por denominación (opcional)», pulsa «Agregar».
  2. Aparece una fila. En «Método» deja «Efectivo» (o elige otro si estás desglosando vouchers).
  3. En «Denominación» escribe el valor del billete o la moneda: 50000, 20000, 500.
  4. En «Cantidad» escribe cuántos hay de ese valor.
  5. Repite con «Agregar» por cada denominación.
  6. Si te equivocaste en una fila, pulsa el botón rojo de la derecha para quitarla.

Mientras no agregues ninguna, el recuadro dice «Sin desglose — haz clic en "Agregar" para añadir denominaciones.»

El desglose no se suma solo a los «Saldos contados»: son dos cosas aparte. El total que vale es el que escribes en «Saldos contados».

Arquear desde Facturación

Facturación revisa la caja apenas entras, para que nadie descubra que no hay turno con el cliente enfrente y el carrito lleno.

  1. Entra a Ventas → Facturación.
  2. Si la caja no tiene turno abierto de hoy, se abre sola la ventana con el aviso amarillo «Para cobrar hace falta un turno abierto en esta caja. Puedes cerrar este panel e ir a otra sección, pero el cobro no se registrará hasta que el arqueo quede hecho.»
  3. Llena el fondo inicial y las observaciones igual que arriba, y pulsa «Abrir Turno».

Si el turno quedó abierto de ayer, la ventana se abre en modo «Arqueo de Caja» con ese mismo aviso. Registra el cierre y, en cuanto lo guardes, la misma ventana te va a pedir la apertura del turno de hoy.

Para cerrar la caja sin salir de Facturación, pulsa «Cierre de Caja», en el panel de la derecha, al lado de «Limpiar Factura». Abre la misma ventana «Arqueo de Caja».

Puedes cerrar el panel con «Cancelar» e irte a otra sección. Pero lo que vendas sin turno abierto no va a caer en ningún arqueo: no lo sumará el próximo turno ni lo reclamará el anterior.

Imprimir un arqueo

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Busca el arqueo en el «Historial de Arqueos».
  3. Pulsa el botón de la impresora, arriba a la derecha de ese arqueo.

Sale por la impresora térmica con la sucursal, la caja, la fecha, el operario, los saldos por método y las observaciones. El desglose por denominación se imprime en los arqueos de cierre; en una apertura el papel solo trae el «Fondo inicial», aunque el desglose sí queda guardado y se ve en el «Historial de Arqueos». Lo que imprime se puede cambiar en Configuración → Impresión.

Revisar el historial de arqueos

En el detalle de la caja, cada arqueo muestra:

  • La etiqueta del tipo: APERTURA, CIERRE, INTERMEDIO, EMERGENCIA o AUDITORIA.
  • La fecha, la hora y el «Operario:» que lo registró.
  • Las observaciones, en cursiva.
  • El «Total contado» y, si no coincidió, «Esperado:» y «Diferencia:».
  • Los tres saldos, «Efectivo», «Transferencia» y «Tarjeta» — en las aperturas no salen, porque ahí solo hay fondo inicial.
  • El «Desglose por denominación», si se registró.

Están ordenados del más viejo al más reciente: el último es el de abajo del todo.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que contar la plata antes de abrir la ventana? Sí. La pantalla no cuenta nada; solo compara lo que tú escribes contra lo que ella esperaba.

¿Qué pasa si me equivoco en un número y ya guardé? El arqueo queda como quedó. Explícalo en las «Observaciones» del siguiente y, si sobró o faltó plata de verdad, anótalo como ingreso o retiro — cómo se hace.

¿Por qué el saldo esperado no incluye una venta que acabo de hacer? Porque solo cuentan las ventas completadas de esta caja hechas después de abrir el turno. Las que quedaron pendientes o en proceso no suman.

¿Puedo abrir el turno con fondo cero? Sí. El propio campo lo dice: «Puede ser 0 si no se entrega fondo».

¿El desglose por denominación es obligatorio? No. Las «Observaciones» sí; el desglose no.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «Las observaciones son obligatorias.» El campo «Observaciones» quedó vacío. Escribe aunque sea una línea: quién entrega, quién recibe, si cuadró.
«Error» — «El fondo inicial no puede ser negativo.» Se escribió un número con signo menos en «Fondo inicial». Escríbelo en positivo, o déjalo en cero.
«Error» — «No se pudo registrar el arqueo.» El servidor rechazó el arqueo. Lo más común: el usuario con el que entraste ya no existe. Cierra la ventana y vuelve a intentar. Si sigue igual, cierra sesión, vuelve a entrar y pídele a un administrador que revise tu usuario.
«Error» — «Ocurrió un error al registrar el arqueo.» No hubo respuesta del sistema: casi siempre es la conexión. Revisa la conexión con el servidor. Antes de repetir, mira el historial: comprueba si el arqueo ya quedó guardado.
No aparece el botón «Nuevo Arqueo» ni «Abrir Turno» La caja está marcada como «Inactiva», o tu rol no puede arquear. Márcala como «Caja activa» desde «Editar», o pídeselo a un administrador.
No aparece «Tipo de arqueo» Ese selector es solo de ADMIN y GERENTE. El arqueo va a quedar como «Cierre», que es lo normal al terminar la jornada.
No aparece el recuadro «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)» Estás abriendo un turno, no cerrándolo: todavía no hay nada que esperar. Al abrir, la referencia que sale es el «Saldo del turno anterior (referencia)».
«Error de impresión» — «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica elegida. La impresora se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify, no en Inventario. El arqueo ya quedó guardado; lo puedes imprimir después.
«Error de impresión» — «Error enviando el arqueo a imprimir remotamente» La impresora está en otro computador y no respondió. Comprueba que ese computador esté encendido y en la misma red, y vuelve a pulsar el botón de imprimir.
Entras a Facturación y se abre sola la ventana de arqueo La caja de esta terminal no tiene un turno abierto de hoy. Ábrelo ahí mismo. Si el turno quedó abierto de ayer, primero registra el cierre y después la apertura.

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