Los documentos y sus bloques

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Configuración → Impresión. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta página es la referencia: qué es cada uno de los seis documentos, desde qué pantalla sale por la impresora y qué bloques puedes ponerle. Si lo que buscas es cómo se edita, vuelve a Plantillas de impresión.

Los seis documentos

Pestaña Qué es Desde dónde se imprime
«Factura de venta» Comprobante que se entrega al cliente al cerrar una venta. Al cobrar en Ventas → Facturación, si dejaste marcado «Imprimir el recibo al terminar». También con «Imprimir copia» dentro del detalle de una venta, en Ventas → Ventas.
«Comanda» Copia interna de la venta, para preparación o despacho. Al crear un pedido en Ventas → Órdenes, cuando respondes que sí a «¿Crear comanda?».
«Arqueo de caja» Comprobante de apertura, corte o cierre de caja. Con el botón de impresora de cada arqueo, dentro de la caja, en Caja → Cajas y turnos.
«Resumen de ventas» Reporte agregado de las ventas de un periodo. Con «Imprimir Resumen» en Ventas → Ventas.
«Etiqueta de producto» Etiqueta con código de barras para marcar la mercancía. Con el botón «E» de cada presentación, en Catálogo → Productos.
«Cartel de mostrador» Cartel de precio para exhibición. Con el botón «M» de cada presentación, en Catálogo → Productos.

Cada uno tiene su plantilla aparte. Cambiar la factura no cambia la comanda, aunque las dos se parezcan.

Ventas → Órdenes es un módulo que se compra aparte. Si no lo ves en el menú, la comanda no se imprime en tu negocio, aunque su pestaña siga aquí.

Qué bloques admite cada documento

Estos son los que salen en «Agregar sección» al abrir la lista «Elegir…».

Bloque Factura Comanda Arqueo Resumen Etiqueta Cartel
«Logo de la empresa» sí sí
«Encabezado del negocio» sí sí sí sí
«Texto libre» sí sí sí sí sí sí
«Línea separadora» sí sí sí sí sí sí
«Tabla de artículos» sí sí
«Totales e impuestos» sí sí sí sí
«Formas de pago» sí
«Datos del cliente» sí sí
«Desglose por denominación» sí
«Listado detallado» sí
«Código QR» sí sí
«Código de barras» sí sí
«Factura electrónica (CUFE y QR)» sí
«Nombre del producto» sí sí
«Precio de venta» sí sí
«Pie de página» sí sí sí sí
«Espacio en blanco» sí sí sí sí sí sí

«Encabezado del negocio» se ofrece en «Resumen de ventas» y ahí se ve en la vista previa, pero en el papel no imprime nada. Si quieres el nombre del negocio en el resumen, escríbelo a mano en un «Texto libre».

«Factura electrónica (CUFE y QR)» solo aparece en la lista si el negocio tiene el módulo de facturación electrónica.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Si ese bloque ya estaba puesto en la plantilla y luego el módulo dejó de estar disponible, el bloque se sigue viendo y lo puedes quitar a mano. En el papel no molesta: sin facturación electrónica no imprime nada.

Qué imprime cada bloque

«Logo de la empresa» — La imagen del logo cargado en Configuración → Empresa. Si no hay logo, no imprime nada.

«Encabezado del negocio» — Cambia según el documento. En la factura: nombre del negocio, dirección y teléfono de la sucursal, NIT y régimen. En la comanda: lo mismo, pero sin NIT ni régimen, porque es una copia interna y no un documento fiscal. En el arqueo: el nombre de la sucursal y la ubicación de la caja. En el resumen de ventas no imprime nada.

«Texto libre» — El texto que escribes tú, con los datos del documento que quieras insertar. Ver Editar un bloque de texto.

«Línea separadora» — Una línea que ocupa todo el ancho del papel. Eliges con qué carácter se dibuja en «Carácter del separador»: un guion, un igual, un asterisco. Se repite hasta llenar la línea.

«Tabla de artículos» — Los artículos del documento, en columnas. Solo cambias los títulos y el ancho de las columnas; las cantidades y los precios los pone el sistema. Ver La tabla de artículos.

«Totales e impuestos» — Subtotal, descuentos, impuestos y total. En el arqueo de cierre o de corte son los saldos por método de pago y lo contado contra lo esperado; en el de apertura, solo el fondo inicial. En el resumen, los totales por medio de pago. Los valores los calcula el sistema.

«Formas de pago» — Método de pago, monto entregado y cambio.

«Datos del cliente» — Nombre e identificación del cliente y, en la factura, también el correo y la dirección si el cliente los tiene. No imprime nada en las ventas sin cliente.

«Desglose por denominación» — El detalle línea por línea del efectivo contado en el arqueo: cuántos billetes de cada valor. En el arqueo de apertura no imprime nada.

«Listado detallado» — El listado completo de las ventas del periodo, una debajo de otra. Es el bloque que hace largo el resumen.

«Código QR» — Un código QR con el identificador del documento, y debajo ese mismo dato escrito en letra pequeña. Si la venta tiene factura electrónica aceptada, lleva el CUFE. Tiene ajustes de «Tamaño» y «Corrección de errores».

«Código de barras» — El código de barras con el UPC de la presentación. Si la presentación no tiene UPC, no imprime nada.

«Factura electrónica (CUFE y QR)» — El encabezado legal: la línea FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA y el número que asignó la DIAN. El CUFE y su QR no salen aquí, sino en «Código QR». Solo imprime cuando la venta tiene factura electrónica aceptada; en las demás no ocupa espacio.

«Nombre del producto» — Marca, nombre y modelo del producto, en tamaño de título. En el cartel de mostrador el modelo va en su propia línea, para que se lea de lejos.

«Precio de venta» — El precio de venta vigente del producto. Si la presentación no tiene ningún precio activo, no imprime nada.

«Pie de página» — Texto de cierre. Se escribe y se configura igual que «Texto libre».

«Espacio en blanco» — Líneas vacías, para separar copias o dejar margen antes del corte. En «Líneas en blanco» pones cuántas, de 1 a 10.

Qué se puede configurar y qué no

Bloque Qué puedes ajustar
«Texto libre» y «Pie de página» Texto, alineación, tamaño, fuente, negrita y separador antes
«Línea separadora» El carácter con que se dibuja
«Espacio en blanco» Cuántas líneas
«Tabla de artículos» Títulos y ancho de las columnas, la fila de encabezados y los dos interruptores de recorte
«Código QR» Tamaño y corrección de errores
Todos los demás Solo si se imprimen y en qué posición

Los bloques que llenan datos del negocio —los totales, el NIT, el número de factura, el CUFE— no son editables a propósito. Si el total fuera texto libre, cualquiera podría imprimir una factura con cifras falsas.

Tampoco están el corte de papel, el pitido ni la apertura del cajón: esas tres cosas se configuran junto con la impresora, en la aplicación de escritorio NeoGestify, y se agregan solas al final de cada impresión.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
El bloque que buscas no está en «Elegir…» Ese documento no lo admite. La comanda no lleva «Formas de pago», el arqueo no lleva tabla ni QR. Mira la tabla de arriba y usa un bloque que sí esté.
«Factura electrónica (CUFE y QR)» no aparece en la lista El negocio no tiene el módulo de facturación electrónica. Ver Facturación electrónica (DIAN).
Pusiste «Logo de la empresa» y no sale nada El negocio no tiene logo cargado. Súbelo en Datos de la empresa y sucursales.
Pusiste «Datos del cliente» y en muchas facturas no sale Ese bloque no imprime nada en las ventas sin cliente. Es lo normal. Asigna cliente en el cobro si lo quieres siempre.
Pusiste «Código de barras» y la etiqueta sale sin él Esa presentación no tiene UPC. Ponle uno desde Administración → Productos por sucursal.
El resumen de ventas sale sin el encabezado, aunque en la vista previa se ve Ese bloque no imprime nada en el resumen de ventas. Escribe el nombre del negocio a mano en un «Texto libre».
El resumen de ventas sale larguísimo El bloque «Listado detallado» imprime todas las ventas del periodo, una por una. Apágalo si solo te interesan los totales.

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