Facturación

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Facturación. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta es la pantalla del mostrador. Vas armando la factura mientras pasas los productos por el lector o los buscas por el nombre, y cuando el cliente está listo para pagar pulsas un botón que abre un asistente: cobra, emite la factura electrónica si hace falta e imprime el recibo. Al terminar, el stock queda descontado y la venta entra en el turno de la caja.

Pantalla de Facturación

«Facturación». La entrada del menú, dentro del grupo Ventas.
«Facturas en espera», «Ordenes» y «Agregar Cliente». Las dos primeras te llevan a ventas guardadas; la tercera abre el buscador de clientes.
Buscador. Escribe el nombre, la marca, el modelo o el código, o pasa el lector de códigos de barras. No hay que pulsar Enter.
«Cámara». Abre el escáner con la cámara del equipo, para cuando no hay lector.
«Items de la Factura». Una tarjeta por producto o por combo. Cada una se edita y se quita por separado.
«Configuración de Venta». Con qué paga el cliente y cuánto entrega. Aquí se agregan los pagos adicionales.
«Resumen de Factura». Se recalcula solo con cada cambio. Debajo de los descuentos está «+ Aplicar cupón».
«Procesar Factura» y «Procesar luego». La primera abre el asistente que cobra; la segunda guarda la factura para retomarla más tarde. Las dos están apagadas mientras no haya productos.
«Cierre de Caja» y «Limpiar Factura». El arqueo del turno, y el botón que vacía lo que llevas armado.

Cómo va una venta de principio a fin

Flujo de una venta

El punto sin retorno es «Completar venta»: en ese momento se guarda la venta, se descuenta el stock y, si lo pediste, se emite la factura a la DIAN. Para revertir una venta ya hecha hay que hacerle una devolución desde Consultar ventas y hacer devoluciones.

Antes de empezar

Tres cosas tienen que estar en su sitio. Las dos primeras te avisan solas al entrar.

Esta terminal tiene que saber en qué sucursal y en qué caja está, y con qué usuario. Si falta algo, al entrar sale la ventana «Configuración Requerida» con el texto «Para procesar ventas, necesitas configurar tu sucursal, caja y credenciales. Serás redirigido a la configuración del sistema.» y dos botones: «Ir a Configuración» y «Cancelar». Se arregla en Configuración → Sistema. Si tu usuario es VENDEDOR, al pulsar «Ir a Configuración» verás «Acceso Denegado»: eso lo tiene que dejar listo un administrador o un gerente.
La caja tiene que tener un turno abierto hoy. Si no lo tiene, al entrar se abre solo el panel de la caja con este aviso: «Para cobrar hace falta un turno abierto en esta caja. Puedes cerrar este panel e ir a otra sección, pero el cobro no se registrará hasta que el arqueo quede hecho.» El panel se llama «Abrir Turno» si el turno anterior quedó cerrado, y «Arqueo de Caja» si quedó abierto de un día anterior —ahí primero se cierra aquel y después se abre el de hoy—. Puedes cerrar el panel y seguir, pero lo sano es abrir el turno. En la barra lateral, arriba, hay una etiqueta que dice «Turno abierto» o «Turno cerrado».
Los productos tienen que estar asignados a esta sucursal y con precio. El buscador solo muestra lo que existe en la sucursal de esta terminal. Si el producto aparece pero no tiene dónde descontar, al agregarlo sale «Producto no disponible en esta sucursal.» Y si no tiene precio de venta aquí, entra en la factura valiendo cero.

Un apunte más: una venta sin cliente no es una venta sin dueño. Al guardarla, el sistema le asigna el cliente Consumidor Final (identificación 2222222222). Ese cliente tiene que existir; si no, la venta se rechaza.

Lo que se hace desde esta pantalla

Tarea	Dónde está explicada
Buscar un producto, escribir «2*UPC», escanear con la cámara, agregar combos y corregir cantidad, precio o descuento de una línea	Agregar productos a la factura
Aceptar u omitir la promoción que sale al agregar un producto, y aplicar un cupón al total	Promociones y cupones
Elegir el método de pago, partir el cobro entre varios y ver el cambio	Formas de pago y cambio
Cobrar, emitir la factura electrónica e imprimir el recibo con el asistente	Cerrar la venta
Guardar con «Procesar luego» y retomar la factura desde «Facturas en espera»	Facturas en espera y órdenes

Lo que sigue son las tres tareas cortas que no dan para archivo propio.

Asignar o cambiar el cliente de la venta

Pulsa «Agregar Cliente», arriba a la derecha. Se abre la ventana «Buscar Cliente».
Escribe en «Buscar por nombre, apellido o identificación». La búsqueda arranca sola.
Pulsa la fila del cliente, o su palabra «Seleccionar» a la derecha.
La ventana se cierra y aparece el bloque «Cliente Asignado» con el nombre, el correo y la identificación.

Si no aparece nadie, verás «No se encontraron clientes» y un botón «Crear Cliente» para darlo de alta sin salir de la venta.

Para quitarlo, pulsa «Cambiar Cliente» dentro del bloque «Cliente Asignado»: la venta se queda sin cliente y el bloque desaparece. «Agregar Cliente» sigue arriba, como siempre, por si quieres poner otro.

Ojo: si el cliente tiene un grupo de precios asignado, al elegirlo se activa solo en «Priorizar tipo de precio». Eso solo afecta a los productos que agregues después; los que ya estaban en la factura mantienen el precio con el que entraron.

Vaciar la factura empezada

Ojo: esto no se puede deshacer y no pide confirmación. En cuanto pulsas, se van todas las líneas, el cupón aplicado y las promociones. Si la factura te sirve para después, guárdala con «Procesar luego» en vez de limpiarla.

Pulsa «Limpiar Factura», abajo a la derecha.
La lista queda en «No hay items en la factura. Escanea un producto para comenzar.»

El bloque «Cliente Asignado» se queda en pantalla aunque la factura nueva ya no lo lleve: lo que veas ahí no es el cliente de la venta. Si la siguiente venta es para esa misma persona, quítala con «Cambiar Cliente» y vuelve a elegirla; si no lo haces, la venta se guarda a nombre de Consumidor Final aunque en pantalla salga su nombre.

Abrir el arqueo sin salir de Facturación

Pulsa «Cierre de Caja», abajo a la izquierda.
Se abre el panel de la caja: se llama «Arqueo de Caja» si hay un turno abierto, o «Abrir Turno» si no lo hay.
Llena lo que te pide y pulsa «Registrar Arqueo» o «Abrir Turno», según el caso.
Si no querías arquear todavía, pulsa «Cancelar». La factura que llevabas armada sigue ahí.

Las «Observaciones» son obligatorias en los dos casos. El detalle de cada campo está en Cajas y turnos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo vender más unidades de las que hay en stock? Sí. La pantalla no te frena: la venta se completa y el stock queda en negativo. Al terminar te sale el aviso «Stock bajo tras la venta» con los productos que quedaron por debajo del mínimo.

¿Hace falta elegir cliente para cobrar? No. Sin cliente la venta queda a nombre de Consumidor Final, que es válido para la venta de mostrador. Si el cliente pide la factura a su nombre, elígelo antes de completar la venta.

¿Puedo reimprimir el recibo después? Sí. Entra a Ventas, abre la venta y pulsa «Imprimir copia».

¿Qué pasa si cierro la aplicación con la factura a medias? La aplicación te pregunta antes de cerrarse. Si la cierras igual, se pierde lo que llevabas: una factura solo queda guardada con «Procesar luego» o con «Procesar Factura».

¿Y si me voy a otra pantalla? Solo pregunta si sales con «Facturas en espera» u «Ordenes»: ahí aparece «¿Salir sin guardar?» con el texto «Hay items en la factura. ¿Realmente quieres salir sin guardar?». Si te vas por el menú de la izquierda no pregunta nada y la factura se pierde.

¿Dónde quedan las ventas que hago aquí? En Consultar ventas y hacer devoluciones, y suman al saldo esperado del turno de la caja.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Configuración Requerida» — «Para procesar ventas, necesitas configurar tu sucursal, caja y credenciales. Serás redirigido a la configuración del sistema.»	Esta terminal no tiene sucursal, no tiene caja, o no hay usuario en sesión.	Pulsa «Ir a Configuración» y déjalo listo en Configuración → Sistema.
«Acceso Denegado» — «No tienes permisos para acceder a la configuración del sistema. Contacta a un superior para hacer la respectiva configuración.»	Tu rol no puede tocar la configuración del sistema.	Pídeselo a un administrador o a un gerente. Sin eso no se puede facturar en esta terminal.
«Para cobrar hace falta un turno abierto en esta caja. Puedes cerrar este panel e ir a otra sección, pero el cobro no se registrará hasta que el arqueo quede hecho.»	La caja no tiene un turno abierto de hoy.	Si el panel se llama «Abrir Turno», llénalo con el «Fondo inicial» y las «Observaciones». Si se llama «Arqueo de Caja», el turno anterior quedó sin cerrar: ciérralo con «Registrar Arqueo» y el panel te ofrece enseguida abrir el de hoy.
«Producto no disponible en esta sucursal.»	El producto salió en el buscador pero no tiene inventario en esta sucursal.	Revisa la asignación del producto a la sucursal en Alta de productos y asignación por sucursal.
«Factura vacía» — «No puedes procesar una factura sin productos.»	Pulsaste «Procesar Factura» sin líneas.	Agrega al menos un producto.
«Factura vacía» — «No puedes guardar una factura sin productos.»	Pulsaste «Procesar luego» sin líneas.	Igual: primero agrega productos.
«Configuración incompleta» — «No se puede procesar la venta. Faltan datos de configuración (empleado, sucursal o caja).»	Se perdió la sucursal, la caja o la sesión mientras vendías.	Vuelve a entrar a la aplicación y comprueba Configuración → Sistema.
«Error» — «No se pudo guardar la venta. Inténtalo de nuevo.»	El servidor rechazó la venta. La causa más común es que falte el cliente Consumidor Final (identificación 2222222222).	Vuelve a intentar. Si se repite, pide que creen ese cliente en Clientes. No se cobró nada ni se descontó stock.
«Error» — «Ocurrió un error al guardar la venta. Inténtalo de nuevo.»	Se cayó la conexión con el servidor al guardar con «Procesar luego».	Comprueba que el servidor esté encendido y repite.
«Venta procesada, factura pendiente»	La venta quedó bien, pero la DIAN todavía no aceptó el documento.	La venta ya está hecha: no la repitas. Reintenta la emisión desde el detalle de la venta. → Facturación electrónica
«Venta procesada, impresión fallida» — «La venta se guardó correctamente, pero hubo un error al imprimir el recibo.»	La impresora no está configurada o no respondió.	Reimprime desde Ventas con «Imprimir copia». La impresora se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify, no en Inventario.
«Stock bajo tras la venta»	Uno o más productos quedaron por debajo de su stock mínimo.	Es un aviso, no un error. Se cierra solo. Pide reposición desde Stock y movimientos de inventario.
El botón «Procesar Factura» está apagado	La factura no tiene líneas.	Agrega un producto.
El botón «Procesar Factura» está amarillo en vez de verde	La venta no tiene cliente asignado.	Es solo un recordatorio: puedes cobrar igual, y la venta quedará a nombre de Consumidor Final.