Importar productos desde un archivo

Para quién: ADMIN y GERENTE. El dueño puede abrir la pantalla, pero al pulsar importar le falla. Dónde está: Administración → Productos por sucursal → «Importar CSV». Hace falta comprarlo aparte: no.

Montar el catálogo a mano, producto por producto, es cosa de días. Esta pantalla toma un Excel o un CSV y crea de un golpe los productos, sus presentaciones, el precio, el stock inicial y los límites de cada sucursal. Antes de tocar nada te muestra fila por fila qué va a pasar.

Pantalla de Importar Productos

  1. «Descargar plantilla». Te baja el archivo plantilla_importar_productos.xlsx con las columnas ya puestas, ejemplos llenos y una hoja de instrucciones. Empieza siempre por aquí.
  2. El archivo cargado. Aparece su nombre en cuanto lo sueltas. Para cambiarlo, pulsa «Cambiar archivo».
  3. Los contadores. «N válidas» en verde, «N con error» en rojo y «N ya existen en BD» en naranja. Mientras revisa contra lo que ya tienes, dice «Verificando registros existentes...».
  4. «Importar N filas válidas». El botón que hace el trabajo. Está apagado si no hay ninguna fila válida o si todavía está verificando.
  5. Columna «Inventario». Solo sale si alguna fila ya existía. Es un interruptor por fila entre «No agregar inv.» y «Agregar inventario».

Las filas con error salen en rojo y no se importan: el botón dice cuántas válidas va a subir.

Antes de empezar

  • Ten las sucursales creadas, con el nombre escrito tal como lo vas a poner en el archivo. → Datos de la empresa y sucursales
  • Ten configurada la sucursal de este computador, en Configuración → Sistema. Las filas que dejes sin sucursal se le cargan a esa. Si el equipo no la tiene puesta, escribe el nombre de la sucursal en todas las filas.
  • Excel, LibreOffice o el Bloc de notas. El archivo se llena por fuera de Inventario.

Cómo se llena la plantilla

  1. En Productos por sucursal, pulsa «Importar CSV».
  2. Pulsa «Descargar plantilla».
  3. Abre el archivo. Tiene dos hojas: Instrucciones y Productos.
  4. Lee la hoja Instrucciones.
  5. En la hoja Productos, borra las filas de ejemplo. Si las dejas, se importan.
  6. Escribe tus datos debajo de la fila de títulos.
  7. Guarda el archivo.

Estas son las columnas, en el orden en que vienen:

Columna Obligatoria Qué va ahí
nombre sí El nombre genérico del producto: Arroz, Camiseta.
marca sí La marca o el fabricante.
descripcion no Texto libre.
unidadMedida sí Uno de: UNIDAD, PESO, VOLUMEN, LONGITUD, AREA, TIEMPO, TEMPERATURA, TALLA, MATERIAL, DIMENSIONES, CAPACIDAD, COLOR.
modelo sí Lo que distingue esta presentación: Bolsa 500g, Talla M.
upc no El código de barras. Si lo dejas vacío, el sistema genera uno interno.
tipoPrecio no El nombre de la lista de precios. Si lo omites, usa DEFAULT.
precioVenta no Un número, sin puntos de miles ni signo de peso.
precioCompra no Un número.
sucursal no El nombre exacto de la sucursal. Si lo omites, usa la sucursal de este computador.
stockInicial no Cuántas unidades entran de arranque.
ubicacion no Dónde está guardado: Estante A-1, Bodega 1.
tipoUbicacion no MOSTRADOR, BODEGA, TRANSITO u OTRO. Si lo omites, usa MOSTRADOR.
stockMinimo no A partir de qué cantidad el sistema avisa.
stockMaximo no El tope.
activo no Solo afecta al producto, y solo si se crea nuevo: escribe false o 0 para que entre desactivado. Cualquier otra cosa lo deja activo. Las presentaciones entran siempre activas.

El truco de dejar celdas en blanco

No hay que repetir el nombre y la marca en cada renglón. La plantilla trabaja hacia abajo: lo que dejas vacío se hereda de la fila de arriba.

Varias presentaciones del mismo producto — deja vacíos nombre, marca, descripcion y unidadMedida, y escribe solo el modelo:

nombre marca unidadMedida modelo sucursal stockInicial
Camiseta Ropa Básica TALLA Talla S Sucursal Principal 10
Talla M Sucursal Principal 15
Talla L Sucursal Principal 8

La misma presentación en otra sucursal — deja vacío también el modelo. Esa fila no crea nada nuevo: solo le agrega stock y límites a la presentación de arriba, en la sucursal que digas:

nombre marca unidadMedida modelo sucursal stockInicial
Camiseta Ropa Básica TALLA Talla S Sucursal Principal 10
Sucursal Norte 5

En la vista previa esas filas salen marcadas «INV» en vez de «VAR», y el modelo aparece en gris con la palabra (heredado).

Ojo: el modelo no se puede repetir en todo el archivo, sin importar mayúsculas ni minúsculas y sin importar de qué producto sea. Si repites el modelo con la misma sucursal, esa fila queda con error; si lo repites con otra sucursal, se trata como fila de solo inventario. Eso funciona bien cuando de verdad es la misma presentación, pero rompe cuando son productos distintos: Talla M de la camiseta y Talla M del pantalón chocan entre sí. Cuando dos productos comparten el nombre de la presentación, ponles modelos distintos —Camiseta Talla M, Pantalón Talla M— o súbelos en archivos separados.

Importar el archivo

Ojo: importar no se deshace. No hay un botón de revertir la importación: los productos creados hay que eliminarlos uno por uno. Revisa la vista previa antes de confirmar.

  1. En Productos por sucursal, pulsa «Importar CSV».
  2. Arrastra el archivo al recuadro punteado que dice «Arrastra tu archivo aquí o haz clic para seleccionar». También puedes pulsarlo y buscarlo. Acepta .xlsx, .xls y .csv.
  3. Espera a que desaparezca «Verificando registros existentes...».
  4. Revisa los contadores: «N válidas» y, si las hay, «N con error».
  5. Baja por la tabla y lee la columna «Estado» de cada fila. Las buenas dicen «✓ OK».
  6. Si hay filas en rojo, apunta el motivo, corrige el archivo, pulsa «Cambiar archivo» y vuelve a subirlo.
  7. Cuando estés conforme, pulsa «Importar N filas válidas». Mientras trabaja dice «Importando...».
  8. Espera el aviso «Importación completada» con el resumen de lo que hizo.

Al terminar, debajo de la tabla aparece «Resultado de la importación» con «N creados», «N sin cambios» y «N con error». Si algo falló, cada renglón te dice «Fila N:» y el motivo. Ese número cuenta solo las filas que se enviaron —las que estaban en verde—, así que no coincide con el número de renglón del Excel cuando había filas en rojo: guíate por el motivo y por los datos, no por el número.

Ojo: si el negocio tiene dos o más sucursales, lo importado queda creado pero sin asignar. Vuelve a Productos por sucursal, elige la sucursal y asigna. Con una sola sucursal queda asignado solo.

Cuando el archivo tiene filas que ya existen

La pantalla revisa antes de importar si una fila ya está completa en el sistema —producto, presentación, existencias y límites, todo en esa sucursal—. Si encuentra alguna, salen tres cosas:

  • La etiqueta naranja «N ya existen en BD» arriba.
  • Un recuadro naranja: «⚠ N fila(s) ya existen en la base de datos», que avisa de que no se crea inventario adicional salvo que tú lo pidas.
  • Una columna nueva, «Inventario», con un interruptor por fila.

Lo único que esas filas cambian de verdad es el precio y los límites de stock. El nombre, la marca, la descripción y la unidad de medida del producto que ya existe no se tocan: si querías corregirlos, hazlo entrando al producto. → Crear un producto y sus presentaciones

Ojo: el aviso naranja solo aparece en las filas que traen la columna sucursal escrita. Si la dejas en blanco, la fila nunca se marca como repetida y el stock del archivo se suma sin preguntar. Cuando vayas a resubir una lista que ya importaste, escribe la sucursal en todas las filas.

Para sumar el stock del archivo a lo que ya hay:

  1. Busca la fila. Su estado dice «Ya existe en BD» en naranja.
  2. Pulsa el interruptor de la columna «Inventario». Pasa de «No agregar inv.» a «Agregar inventario».
  3. Repite en cada fila que quieras sumar.
  4. Pulsa «Importar N filas válidas».

Si lo dejas en «No agregar inv.», esa fila actualiza el precio pero no toca las existencias. Es lo que quieres cuando estás volviendo a subir la misma lista con precios nuevos.

Ojo: «Agregar inventario» suma, no reemplaza. Si la presentación tenía 20 y el archivo dice 15, quedan 35. Para cuadrar existencias contra lo que hay de verdad en la bodega, usa el Conteo físico.

Hay un caso aparte: si escribes un upc que ya está en el sistema, esa fila solo actualiza el precio de esa presentación en la sucursal indicada. No crea nada, y en el resultado cuenta como «sin cambios».

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar solo precios, sin tocar el stock? Sí. Deja vacías las columnas stockInicial, stockMinimo y stockMaximo, y llena precioVenta. Las filas que ya existan van a decir «Ya existe en BD» y, con el interruptor en «No agregar inv.», solo se actualiza el precio.

Escribí mal el nombre de una sucursal. ¿Qué pasa? Esa fila no falla: el stock, el precio y los límites se le cargan a la sucursal que tenga configurada este computador. Revisa la columna «Sucursal» de la vista previa antes de importar.

¿Se pueden poner categorías desde el archivo? No. La plantilla no tiene columna de categorías. Después de importar, ponlas entrando a cada presentación. → Crear un producto y sus presentaciones

¿Y las imágenes? Tampoco. Las imágenes se suben una por una en la ficha de cada presentación.

Importé y en el resultado dice «sin cambios» en todo. Es que todo eso ya existía. Si esperabas que sumara stock, te faltó activar «Agregar inventario» en las filas naranjas.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se pudo leer el archivo. Asegúrate de que sea un CSV o Excel válido.» El archivo está dañado, protegido con contraseña, o no es ninguno de los tres formatos que acepta. Ábrelo en Excel y guárdalo otra vez como .xlsx. Si no, empieza de nuevo desde «Descargar plantilla».
«nombre es obligatorio», «marca es obligatoria», «modelo es obligatorio» o «unidadMedida es obligatoria» en la columna «Estado» Esa fila dejó en blanco un dato que no se puede heredar: es la primera del producto y no hay fila anterior de dónde copiar. Llena esas celdas en el archivo y vuelve a subirlo.
«unidadMedida inválida — valores: …» El texto de esa celda no es uno de los doce valores permitidos. Suele ser una tilde o un plural: KILOS en vez de PESO. Copia el valor exacto del mensaje o de la hoja Instrucciones.
«tipoUbicacion inválida — valores: …» Lo mismo con la ubicación. Solo valen MOSTRADOR, BODEGA, TRANSITO y OTRO. Corrige la celda, o déjala vacía para que use MOSTRADOR.
«modelo duplicado para la misma sucursal (sin distinción de mayúsculas)» Dos filas tienen el mismo modelo y la misma sucursal, aunque sean de productos distintos. Borra la repetida, o ponle un modelo distinto si es otro producto. Si querías cargar la misma presentación en otra sucursal, deja vacías también nombre, marca y modelo.
«precioVenta debe ser un número» —o lo mismo con precioCompra, stockInicial, stockMinimo, stockMaximo La celda trae un signo de peso, un punto de miles o un texto. Déjala solo con dígitos: 25000, no $25.000.
El botón «Importar N filas válidas» está apagado O no hay ninguna fila válida, o todavía dice «Verificando registros existentes...». Espera unos segundos. Si sigue apagado, todas las filas tienen error: corrígelas.
«Importación parcial» — «X creados, Y con error. Revisa los detalles abajo.» Algunas filas se cayeron ya dentro del sistema, con datos que la vista previa no podía revisar. Lee cada «Fila N:» del recuadro de abajo y busca en tu archivo la fila que encaja con el motivo. Corrige solo esas y vuelve a importar únicamente esas filas.
«Importación fallida» — «N fila(s) con error. Revisa los detalles abajo.» Ninguna fila entró. Lee los renglones «Fila N:» de abajo: ahí está el motivo exacto de cada una.
«Fila N: Presentación no encontrada para modelo '…' — asegúrate de que la presentación exista antes de agregar inventario.» Una fila de solo inventario apunta a una presentación que no existe. Pasa cuando la fila de arriba —la que la crea— quedó con error y no se importó, o cuando dos productos distintos usan el mismo modelo en sucursales distintas. Corrige primero la fila que crea la presentación y vuelve a subir las dos juntas. Si eran productos distintos, ponles modelos distintos.
«Fila N: El campo 'nombre' es obligatorio» o «Fila N: Unidad de medida inválida: …» Lo mismo que arriba, pero detectado ya en el sistema. Corrige la celda y repite la importación de esa fila.
«No se pudo completar la importación.» Tu rol no puede importar —el DUENO no puede—, o se cayó la conexión con el servidor del negocio. Entra con un usuario ADMIN o GERENTE. Si ya lo eres, revisa la conexión. → Entrar y preparar la terminal
«Ocurrió un error al importar.» El servidor del negocio dejó de responder a mitad del proceso. No repitas de una. Entra primero a «Ver Todos los Productos» y mira qué alcanzó a crearse, para no duplicar.
Importaste bien pero los productos no salen en la caja Con dos o más sucursales, quedaron sin asignar. Asígnalos en Productos por sucursal.

Relacionado