Datos de la empresa y sucursales

Para quién: ADMIN. El menú de configuración también le muestra Empresa a un DUENO, pero al entrar lo devuelve. Dónde está: Menú → Configuración → Empresa. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí vive la identidad del negocio: el nombre, el NIT, el régimen y el logo que salen impresos en cada factura y cada recibo. Y aquí, y en ningún otro lado, se crean las sucursales — las sedes del negocio. De esa lista dependen casi todas las demás pantallas: cada computador se amarra a una sucursal, y el stock, los precios, las cajas y las ventas son de una sucursal.

Pantalla Actualizar datos de la Empresa

«Logo de la Empresa». Pasa el mouse por encima del cuadro y pulsa para elegir la imagen. Es la que sale arriba del menú y en la parte de arriba del papel.
Los cinco datos del negocio. «Nombre de la empresa», «NIT», «Régimen Tributario», «Teléfono» y «Email». Los cinco son obligatorios.
«Agregar Sucursal». Abre la ventana para crear una sede nueva.
Una tarjeta por sucursal. Púlsala para ver o corregir sus datos. La que esté marcada como principal se pinta de azul.
«Actualizar Empresa». Guarda los datos del negocio, el logo y las sucursales que hayas agregado en esta visita. Mientras no exista empresa, este botón dice «Crear Empresa».

Al lado de varios títulos hay un botón redondo con un ?. Ábrelo si quieres la explicación del campo sin salir de la pantalla; se cierra con Entendido.

En esta carpeta

Esta página: el logo, los datos del negocio y cómo se guarda todo.
Sucursales: crear, corregir y eliminar sedes: la ventana de cada sucursal, la sucursal principal, las coordenadas y lo que se lleva por delante eliminar una sede.

Antes de empezar

Tu usuario tiene que ser ADMIN. Con cualquier otro rol sale «Acceso denegado» / «No tienes permisos para acceder a esta sección. Solo los administradores pueden configurar la empresa.» y la aplicación te devuelve a Configuración → General. Le pasa incluso a un DUENO, que sí ve la entrada Empresa en el menú de configuración.

No hace falta turno de caja abierto. Aquí no se cobra nada.

El negocio tiene una sola empresa. Se crea una vez. Hasta entonces la pantalla se titula «Configurar Empresa»; después pasa a llamarse «Actualizar datos de la Empresa» y el botón de abajo dice «Actualizar Empresa». No hay forma de crear una segunda ni de borrar la que hay.

Sin al menos una sucursal no se puede guardar. Si intentas guardar sin ninguna sede, sale «Error» / «Debe agregar al menos una sucursal antes de guardar la empresa.»

La primera vez: dejar el negocio con empresa y sucursal

Hasta que exista la empresa, el resto de la aplicación no arranca bien: al entrar sale «Advertencia» / «No se pudo cargar la información de la empresa. ¿Qué deseas hacer?» con tres botones — Ir a Configuración, Cancelar y Cerrar sesión —, y arriba del menú, donde va el nombre del negocio, dice «Mi Empresa».

Orden de la primera configuración

Pulsa Ir a Configuración en esa advertencia. Si ya la cerraste, entra por el engranaje Configuración, al pie del menú, y pulsa Empresa.
Rellena los cinco datos del negocio. Están explicados abajo.
Sube el «Logo de la Empresa» si lo tienes a mano. Puede quedar para después.
Pulsa Agregar Sucursal y crea tu primera sede. Ver Sucursales.
Pulsa Crear Empresa.
Pulsa Aceptar en el aviso «¡Empresa creada!» / «La empresa se ha creado correctamente». La aplicación te lleva a Configuración → General.
Ve a Configuración → Sistema y dile a este computador en qué sucursal está. Ese paso está en Entrar y preparar la terminal.

Escribir los datos de la empresa

Entra a Configuración → Empresa.
Escribe el nombre legal del negocio en «Nombre de la empresa».
Escribe el NIT en «NIT», con el dígito de verificación después del guion.
Abre «Régimen Tributario» y elige el que le corresponde al negocio.
Escribe el número de contacto en «Teléfono».
Escribe el correo del negocio en «Email».
Pulsa Actualizar Empresa (o Crear Empresa, la primera vez).
Pulsa Aceptar en el aviso de éxito.

Los cinco campos llevan un asterisco rojo: son obligatorios. Si dejas uno vacío, el botón no hace nada y el propio campo te muestra el aviso del navegador pidiendo que lo completes.

Campo	Qué escribir	Tope
«Nombre de la empresa»	El nombre legal, como aparece en el RUT. Es el que se imprime arriba de la factura y el que sale en la esquina del menú.	100 caracteres
«NIT»	El número con el dígito de verificación, separado por un guion: `900123456-7`. Se imprime debajo del nombre.	20 caracteres
«Régimen Tributario»	Uno de los seis de la lista. Se imprime debajo del NIT.	—
«Teléfono»	El número principal del negocio. No es el que sale impreso: en el papel va el teléfono de la sucursal.	20 caracteres
«Email»	El correo del negocio. Se usa como respaldo en la factura electrónica cuando la sucursal no tiene correo propio.	100 caracteres

Estas son las seis opciones de «Régimen Tributario», tal como salen en la lista:

«Régimen Simple de Tributación»
«Régimen Ordinario»
«Régimen de Personas Naturales No Responsables de IVA»
«Régimen de Entidades Sin Ánimo de Lucro»
«Régimen Especial de Zonas Francas»
«Régimen Especial»

Ojo con el régimen una vez creada la empresa. El desplegable deja abrirse y deja escoger, pero al soltarlo vuelve solo al valor que ya tenía: sobre una empresa ya creada el régimen no se puede cambiar desde esta pantalla. Elígelo bien la primera vez.

Dos detalles del papel impreso:

Si el régimen es «Régimen Simple de Tributación», debajo se imprime además la línea No responsable de IVA.
Con «Régimen de Personas Naturales No Responsables de IVA», «Régimen de Entidades Sin Ánimo de Lucro» y «Régimen Especial», en el papel no sale el nombre largo sino el código interno en mayúsculas y con guiones bajos. Si eso te molesta en la factura, puedes agregar un bloque de texto tuyo desde Plantillas de impresión.

Cargar o reemplazar el logo

Entra a Configuración → Empresa.
Pasa el mouse por encima del cuadro de «Logo de la Empresa». Aparece un icono de cámara.
Pulsa el cuadro. Se abre el explorador de archivos del computador.
Elige una imagen y confirma.
Pulsa Actualizar Empresa.
Pulsa Aceptar en el aviso de éxito.

Lo que la pantalla acepta, tal como está escrito al lado del cuadro:

«Formatos aceptados: JPG, PNG, SVG»
«Tamaño máximo: 5MB»
«Recomendado: imagen cuadrada (ej: 512x512px)»

Tres cosas que conviene saber antes de tocarlo:

Solo se guarda una imagen. Si eliges varias de un tirón, se guarda la primera.
El logo nuevo no se ve hasta que guardas. Si ya había un logo, el cuadro sigue mostrando el viejo hasta que pulses Actualizar Empresa y vuelvas a entrar a la pantalla. Es normal.
Guardar reemplaza el logo anterior. No hay historial ni forma de recuperarlo.

Quitar el logo

Ojo: esto no se puede deshacer, y pasa en el momento. La papelera del logo no espera a que pulses Actualizar Empresa: borra la imagen guardada ahí mismo. Si te arrepientes, toca volver a subir el archivo.

Pasa el mouse por encima del cuadro de «Logo de la Empresa».
Pulsa el botón rojo de la papelera, en la esquina superior derecha del cuadro.
Lee el aviso «¿Estás seguro?» / «Esta acción eliminará la imagen de forma permanente. Si hiciste cambios, primero guárdalos, ya que se recargará esta sección.»
Pulsa Sí, continuar para borrarla, o Cancelar para dejarla como está.
Sal a otra pantalla y vuelve a entrar a Configuración → Empresa para ver el cuadro ya vacío, con el dibujo gris de un edificio.

Sin logo, arriba del menú queda un cuadro azul con una caja blanca, y en el papel no se imprime ninguna imagen.

Guardar los cambios de la empresa

Comprueba que los cinco campos del negocio estén llenos.
Comprueba que en «Sucursales» haya al menos una tarjeta.
Pulsa Actualizar Empresa, abajo a la derecha. Mientras trabaja, el botón dice «Guardando...».
Pulsa Aceptar en el aviso «¡Empresa actualizada!» / «La empresa se ha actualizado correctamente».
La aplicación te deja en Configuración → General.

Qué guarda y qué no guarda ese botón:

Lo que tocaste	¿Lo guarda Actualizar Empresa?
Los cinco datos del negocio	Sí.
Una imagen nueva de logo	Sí, y reemplaza la anterior.
Una sucursal que agregaste con Agregar Sucursal en esta visita	Sí. Hasta que no guardes, esa sede no existe todavía.
Los cambios a una sucursal ya guardada	No hacía falta: eso se guarda solo, al pulsar Guardar dentro de su ventana.
Eliminar una sucursal ya guardada	No hacía falta: se elimina en el momento.
Borrar el logo con la papelera	No hacía falta: se borra en el momento.

Cancelar te saca a Configuración → General sin guardar los campos ni las sucursales que hayas agregado en esta visita. Lo que ya se guardó solo —una sucursal corregida, una sucursal eliminada, el logo borrado— se queda como está.

Ojo: si te vas de la pantalla sin guardar, las sucursales que habías agregado con Agregar Sucursal se pierden y toca volverlas a escribir.

Dónde se usan estos datos

Dato	Dónde aparece
«Nombre de la empresa»	Arriba del menú, junto al logo, y como título de la factura impresa.
«Logo de la Empresa»	Arriba del menú y en la parte de arriba del papel.
«NIT» y «Régimen Tributario»	Debajo del nombre, en la factura impresa.
La dirección y el teléfono de la sucursal	En la factura impresa, debajo del nombre del negocio. Salen los de la sede donde se hizo la venta, no los de la principal.
La dirección, el teléfono y el correo de la sucursal	En la factura electrónica, como datos del establecimiento que expide el documento.
La lista de sucursales	En Configuración → Sistema, para decirle a cada computador dónde está; y en las pantallas de Administración, para mirar otra sede sin moverse.

Lo que escribas aquí se sube a la nube en la siguiente sincronización, junto con el resto del negocio. Ver Sincronización con la nube.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos empresas en el mismo sistema? No. Hay una sola, y una vez creada la pantalla solo permite actualizarla.

Cambié el nombre del negocio y en la otra caja sigue apareciendo el viejo. Cada computador se guarda una copia del nombre durante una hora para no pedirlo a cada rato. En el computador donde guardaste el cambio se ve enseguida; en los demás aparece cuando pase esa hora, y no hay forma de apurarlo. El logo no espera tanto: sale en cuanto esa terminal vuelve a entrar a la aplicación.

¿Puedo cambiar el NIT? Sí, se guarda como cualquier otro campo. Pero las facturas ya impresas y las ya enviadas a la DIAN se quedan con el NIT que tenían.

¿El teléfono de la empresa sale en la factura? No. En el papel se imprime el teléfono de la sucursal. El de la empresa es el dato de contacto general del negocio.

¿Se puede borrar la empresa? No. Esta pantalla no tiene forma de eliminarla.

Subí un logo enorme y no pasó nada. Las imágenes de más de 5 MB se descartan sin avisar. Reduce el archivo y vuelve a intentarlo.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Acceso denegado» / «No tienes permisos para acceder a esta sección. Solo los administradores pueden configurar la empresa.»	Esta pantalla es solo del rol ADMIN, aunque el menú de configuración también se la ofrezca a un DUENO.	Pulsa Aceptar: vuelves a Configuración → General. Pídele a un administrador que haga el cambio.
«Advertencia» / «No se pudo cargar la información de la empresa. ¿Qué deseas hacer?»	Todavía no hay empresa creada, o el servidor no respondió.	Si eres ADMIN, pulsa Ir a Configuración y créala. Si no lo eres, pulsa Cancelar y avísale a quien administra.
«Error» / «Debe agregar al menos una sucursal antes de guardar la empresa.»	Estás guardando sin ninguna sede en la lista. Sale también si eliminaste la última que quedaba.	Pulsa Aceptar, luego Agregar Sucursal, llena la sede y vuelve a guardar.
«Error» / «No se pudo guardar la empresa»	Se perdió la conexión con el servidor, o otro computador creó la empresa mientras tenías esta pantalla abierta.	Pulsa Aceptar. Sal a Configuración → General, vuelve a entrar a Empresa y mira si los datos ya están. Si no, reintenta.
El recuadro rojo «Error al guardar la empresa. Por favor, inténtelo de nuevo.» arriba del formulario	Es el mismo fallo de la fila anterior, escrito en la pantalla en vez de en una ventana.	Vuelve a entrar a la pantalla y reintenta. Desaparece con el siguiente intento.
Abres «Régimen Tributario», eliges otro y vuelve solo al anterior	Sobre una empresa ya creada, el régimen no se puede cambiar desde esta pantalla.	Ninguno de los botones lo arregla. Si el régimen del negocio cambió de verdad, habla con quien te instaló el sistema.
Pulsas Actualizar Empresa y no pasa absolutamente nada	Falta uno de los cinco campos obligatorios —«Régimen Tributario» sin elegir cuenta como vacío—. El navegador se planta en ese campo.	Mira cuál campo quedó marcado y complétalo.
Elegiste una imagen de logo y el cuadro sigue mostrando la de antes	La miniatura no cambia hasta que guardas.	Pulsa Actualizar Empresa, sal de la pantalla y vuelve a entrar.
Elegiste una imagen y no aparece por ningún lado	El archivo pesa más de 5 MB, o no es una imagen.	Usa un JPG, PNG o SVG de menos de 5 MB.
Borraste el logo con la papelera y sigue viéndose	La pantalla no se refresca sola después de borrarlo.	Sal a otra pantalla y vuelve a entrar a Configuración → Empresa.
En Configuración → Facturación electrónica: «Error» / «No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.»	Se intentó configurar la facturación electrónica antes de crear la empresa.	Crea primero la empresa aquí y vuelve a esa pantalla.
En el papel, donde debería ir el régimen sale un texto raro en mayúsculas con guiones bajos	Tres de los seis regímenes no tienen nombre largo en la impresión.	Agrega un bloque de texto tuyo con la frase correcta desde Plantillas de impresión.

Los problemas de las sucursales —crear, corregir, eliminar— están en su propia página: Sucursales.