Registrar una entrada, una salida o un ajuste

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Inventario → Stock → la presentación → la tarjeta de la ubicación → «Editar». Hace falta comprarlo aparte: no.

Llegó mercancía, se dañó una caja, el conteo no cuadró. Cada vez que cambias la cantidad de una ubicación, el sistema te obliga a decir qué tipo de movimiento es y por qué. Eso es lo que después permite entender, en Auditoría, por qué el inventario está como está.

Flujo para registrar un movimiento

Antes de empezar

  • La ubicación tiene que existir. Si la presentación todavía no tiene ninguna, empieza por Agregar inventario en una ubicación.
  • Ten claro el número real. El «Stock Actual» que escribas es la cantidad que va a quedar, no la que entra ni la que sale: el sistema calcula solo la diferencia.
  • Si el movimiento viene de una compra, ten a la mano el número de la orden: se escribe en «Referencia».

Registrar el movimiento

  1. Entra a Inventario → Stock.
  2. Pulsa la tarjeta de la presentación.
  3. En «Inventario por Ubicación», pulsa la tarjeta del sitio que vas a corregir.
  4. Se abre «Editar Inventario» con los campos bloqueados.
  5. Pulsa «Editar».
  6. Escribe en «Stock Actual» la cantidad que va a quedar.
  7. La ventana se ensancha y aparece a la derecha «Registro de Movimiento».
  8. Elige el «Tipo de Movimiento».
  9. Escribe el «Motivo». Es obligatorio.
  10. Escribe la «Referencia» si tienes un número de guía, de orden o de ticket.
  11. Comprueba el «Stock Anterior:» que sale en el recuadro azul: es lo que había antes.
  12. Pulsa «Guardar».
  13. Sale «¡Éxito!» con el texto «Inventario actualizado correctamente». Pulsa «Aceptar».

Ojo: un movimiento guardado no se puede borrar ni corregir. Queda para siempre en Auditoría, con tu nombre y la hora. Si te equivocaste, la única salida es registrar otro movimiento en sentido contrario y explicarlo en el «Motivo».

El panel «Registro de Movimiento» solo aparece mientras el «Stock Actual» sea distinto del que había. Si devuelves el número a su valor original, el panel desaparece y ya no se pide motivo.

Qué tipo elegir

El sistema comprueba que el tipo cuadre con la dirección del cambio. Si no cuadra, no guarda.

Tipo Para qué El stock tiene que
«Entrada» Llegó mercancía de una compra Subir
«Devolución» Un cliente devolvió, o le devuelves al proveedor Subir
«Salida» Se fue mercancía que no salió por una venta Bajar
«Merma» Se dañó, se venció, se perdió Bajar
«Ajuste» El conteo no cuadraba y estás corrigiendo Subir o bajar
«Transferencia» Mercancía que se movió entre ubicaciones o sedes Subir o bajar
«Pendiente» Un movimiento que todavía no está definido Subir o bajar

Si eliges «Entrada» o «Devolución» y bajas la cantidad, o eliges «Salida» o «Merma» y la subes, al guardar sale «No se pudo guardar el inventario» y no se guarda nada. Cambia el tipo y vuelve a intentar.

Hay un octavo tipo, «Inventario Inicial», que sale en el filtro «Tipo de movimiento» de Administración → Auditoría: lo pone el sistema solo cuando se crea una ubicación. No se puede elegir a mano.

Los campos del movimiento

Campo Obligatorio Qué escribir
«Tipo de Movimiento» Sí Uno de los siete de la tabla de arriba. Empieza en «Seleccionar tipo».
«Motivo» Sí En una frase, qué pasó. Por ejemplo «Ajuste por conteo físico» o «Producto dañado».
«Referencia» No Un número que permita rastrearlo. Por ejemplo «OC-2024-001» o «GUIA-0045».

Hay un cuarto campo, «Orden de Compra (Opcional)», que hoy no se guarda; está explicado más abajo.

La ventana lo repite en el recuadro amarillo «Importante»: «Cada modificación del stock debe tener un tipo de movimiento y motivo. Esto es obligatorio para mantener la trazabilidad del inventario.»

Dejar constancia de la orden de compra

  1. Cambia el «Stock Actual» para que aparezca el panel «Registro de Movimiento».
  2. Escribe el número de la orden en «Referencia». Por ejemplo «OC-2024-001».
  3. Sigue con el «Motivo» y «Guardar».

Arriba de «Motivo» hay un desplegable, «Orden de Compra (Opcional)», que lista las órdenes de tu sucursal en estado «PENDIENTE» o «RECIBIDA» —cada línea trae el número de la orden, el proveedor y, entre paréntesis, su estado—. Si no hay ninguna, debajo del campo aparece «No hay órdenes de compra disponibles para esta sucursal».

Ojo: hoy la orden que elijas ahí no queda guardada con el movimiento. Por eso el número va en «Referencia», que sí se guarda y se lee después en el «Historial de Movimientos» de quien lo registró, en Administración → Usuarios.

Registrar la entrada tampoco cambia el estado de la orden ni la marca como recibida. Eso se hace en Proveedores y órdenes de compra.

Cuando dejas una ubicación en cero

Desde esta ventana no puedes sacar más de lo que hay: el «Stock Actual» no baja de cero. Lo más lejos que llegas es dejar la ubicación vacía.

Ojo: si dejas una ubicación exactamente en cero y la presentación tiene otras ubicaciones en esa sucursal, la tarjeta desaparece de «Inventario por Ubicación». No se puede deshacer, y con ella se va su lote y su fecha de caducidad. Si esa tarjeta te importa, déjale al menos una unidad.

Si es la única ubicación que tiene la presentación, se queda en cero y sigue a la vista.

Preguntas frecuentes

¿Escribo la cantidad que entra o la que queda? La que queda. El recuadro azul te muestra el «Stock Anterior:» para que puedas hacer la cuenta, y el sistema calcula solo la diferencia.

¿Puedo cambiar el «Stock Reservado» sin que me pida motivo? Sí. El motivo solo se pide cuando cambia el «Stock Actual».

¿Dónde queda constancia? En Administración → Auditoría. La tabla trae «Fecha», «Producto / Presentación», «Tipo», «Cantidad», «Stock ant → nuevo», «Usuario» y «Motivo», y se filtra por «Desde», «Hasta», «Tipo de movimiento» y «Buscar producto / modelo». La «Referencia» no sale ahí: se lee en el «Historial de Movimientos» del usuario, en Administración → Usuarios.

¿Puedo anular un movimiento? No. Se registra otro en sentido contrario explicando el error en el «Motivo».

¿Las ventas también dejan movimientos? Sí, el sistema los anota solo cuando facturas. Esos no piden motivo: la venta es el motivo.

Cambié la cantidad y no me apareció el panel del movimiento. ¿Por qué? Porque estás creando una ubicación nueva, no editando una que ya existía. Al crear, el sistema anota solo un «Inventario Inicial».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «No se pudo guardar el inventario» El tipo elegido no cuadra con la dirección del cambio: «Entrada» o «Devolución» con el stock bajando, o «Salida» o «Merma» con el stock subiendo. Cambia el «Tipo de Movimiento» por uno que cuadre, o usa «Ajuste», que sirve en los dos sentidos.
«Error» — «No se pudo guardar el inventario» (y el tipo sí cuadraba) Tu usuario no tiene permiso para guardar inventario —el DUENO no lo tiene—, o el servidor no respondió. Comprueba tu rol y vuelve a intentar. Si la conexión con el servidor se cayó, espera a que vuelva.
«Error» — «El stock reservado no puede ser mayor al stock actual» Bajaste el «Stock Actual» por debajo de lo que hay en «Stock Reservado». Baja primero el reservado y luego el stock.
Pulsas «Guardar» y la ventana no se cierra: el navegador señala el «Motivo» Está vacío y es obligatorio. Escribe en una frase qué pasó.
Pulsas «Guardar» y el navegador señala el «Tipo de Movimiento» Se quedó en «Seleccionar tipo». Elige uno de los siete tipos.
El botón dice «Guardando...» y no avanza La respuesta del servidor se está demorando. Espera: mientras dice eso el botón está bloqueado y no vas a registrar el movimiento dos veces.
«Orden de Compra (Opcional)» sale vacío con el aviso «No hay órdenes de compra disponibles para esta sucursal» No hay órdenes en «PENDIENTE» ni en «RECIBIDA» en tu sucursal. Sigue sin ella: ese campo no se guarda de todos modos. Escribe el número de la orden en «Referencia».
Guardaste una salida y la tarjeta de la ubicación desapareció La dejaste exactamente en cero y la presentación tiene otras ubicaciones en la sucursal. Vuelve a crearla con «Agregar Inventario» cuando llegue mercancía.
El campo «Stock Actual» no te deja escribir un número negativo Es a propósito: el stock no baja de cero. Si tienes que sacar más de lo que hay en esa ubicación, hazlo en las otras tarjetas de «Inventario por Ubicación».

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