Categorías y subcategorías

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Menú → Catálogo → Categorías. Al pulsar una categoría se abren sus subcategorías. Hace falta comprarlo aparte: no.

Las categorías son los cajones en los que guardas el catálogo: Bebidas, Aseo, Mercado. Dentro de cada cajón puedes abrir cajones más pequeños —las subcategorías— y así hasta donde te sirva. Esa organización es la que después te deja buscar productos por categoría y ponerle un descuento a un grupo entero sin tener que marcarlo producto por producto.

Pantalla de Gestión de Categorías

  1. Nueva Categoría. Crea una categoría principal, de las que aparecen en esta lista.
  2. Las cuatro cifras. Cuántas categorías hay y cuántas son subcategorías. Están explicadas más abajo.
  3. «Filtros». El buscador y el filtro por estado. Al lado del título va el conteo (3/3): cuántas tarjetas se están viendo de cuántas hay.
  4. Una tarjeta por categoría principal. Púlsala en cualquier parte para abrirla y ver sus subcategorías.
  5. Editar. Abre la ficha de esa categoría. En computador solo aparece cuando pasas el mouse por encima de la tarjeta; en pantallas pequeñas está siempre visible.
  6. Las etiquetas. «Activa» o «Inactiva», y cuántas subcategorías directas tiene.

En esta carpeta

  • Esta página: crear, buscar, abrir, editar y eliminar categorías y subcategorías.
  • Dónde se usan las categorías: cómo se le ponen a una presentación, cómo filtran los productos y cómo delimitan los descuentos.

Antes de empezar

Tu usuario tiene que ser ADMIN, DUENO, GERENTE o ALMACENISTA. Con cualquier otro rol la opción Categorías no aparece en el menú, y si llegas a la pantalla de otra forma sale «Acceso denegado» / «No tienes permiso para acceder a esta sección.» y el sistema te devuelve al inicio.

No necesitas el turno de caja abierto. Aquí no se cobra nada, así que el aviso «Turno cerrado» del menú no te bloquea.

Crea las categorías antes que los productos. El campo «Categorías» de la presentación lleva asterisco, pero no impide guardar: si todavía no hay ninguna categoría creada, la presentación se guarda igual y queda sin clasificar, y después no la vas a encontrar filtrando por categoría.

Cómo se organiza el catálogo

Del nombre de la categoría al producto

Hay dos niveles que conviene distinguir, porque la pantalla los trata distinto:

  • Categoría principal. Es una tarjeta de la lista de Categorías. Se crea con el botón Nueva Categoría.
  • Subcategoría. Vive dentro de otra categoría. Solo se crea entrando primero a la categoría que la va a contener, con el botón Nueva Subcategoría.

Dentro de una subcategoría también hay Nueva Subcategoría, así que puedes seguir bajando niveles. En la práctica con dos niveles —categoría y subcategoría— alcanza para casi todo.

Ojo: el buscador de la lista principal solo mira las categorías principales. Si escribes el nombre de una subcategoría, no sale nada. Para llegar a una subcategoría hay que abrir primero su categoría.

Crear una categoría

  1. Pulsa Categorías en el menú, dentro del grupo Catálogo.
  2. Pulsa Nueva Categoría, arriba a la derecha.
  3. Escribe el nombre en «Nombre». Es obligatorio: sin él la ventana no se deja guardar.
  4. Escribe, si quieres, una descripción en «Descripción».
  5. Pulsa Guardar.
  6. Lee el aviso «¡Éxito!» / «Categoría creada correctamente» y pulsa Aceptar.

La tarjeta nueva aparece en la lista con la etiqueta «Activa» y la fecha de hoy en «Creada:».

Al lado de cada rótulo hay un signo de interrogación. Si lo pulsas sale una explicación corta del campo —«Nombre de la Categoría» o «Descripción de la Categoría»— que se cierra con Entendido.

Dos cosas que ayudan:

  • El nombre se puede repetir. El sistema no te avisa si ya existe otra categoría llamada igual, y después vas a tener dos tarjetas idénticas sin forma de distinguirlas. Revisa la lista antes de crear.
  • La descripción es la que se ve en la tarjeta, debajo del nombre. Sirve para recordar qué va en ese cajón: «Gaseosas, jugos y agua».

Buscar una categoría y filtrar por estado

  1. Pulsa dentro del campo «Buscar», en el bloque «Filtros».
  2. Escribe parte del nombre o de la descripción. La lista se recorta mientras escribes.
  3. Abre «Estado» si además quieres filtrar por estado.
  4. Elige «Todos», «Activas» o «Inactivas».
  5. Pulsa Limpiar, a la derecha del título «Filtros», para volver a verlas todas.
Filtro Qué hace
«Buscar» Busca en el nombre y en la descripción de las categorías principales. No distingue mayúsculas de minúsculas.
«Estado» → «Todos» Muestra todas las categorías principales. Es lo que ves al entrar.
«Estado» → «Activas» Las que están en uso. En la práctica son las mismas que «Todos».
«Estado» → «Inactivas» No va a mostrar nada. La lista principal nunca trae categorías eliminadas, así que esta opción siempre deja la pantalla vacía.

Cuando ningún filtro coincide, en vez de las tarjetas sale un recuadro con «No se encontraron categorías», el texto «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados» y un botón Limpiar filtros que hace lo mismo que Limpiar.

Arriba, el texto que encabeza la lista cambia solo: dice «Todas las categorías registradas en el sistema» cuando no hay nada filtrado, y «Categorías que coinciden con los filtros aplicados» cuando sí.

En celular el bloque «Filtros» viene cerrado. Pulsa la flechita que está a la izquierda de Limpiar para abrirlo.

Abrir una categoría y crear subcategorías dentro de ella

Una categoría abierta, con sus subcategorías

  1. Volver a Categorías. Regresa a la lista. Si estás dentro de una subcategoría, el enlace dice Volver a y el nombre de la categoría que la contiene.
  2. El nombre de la categoría y, debajo, su descripción.
  3. Nueva Subcategoría. Crea una subcategoría dentro de esta.
  4. Las cuatro cifras de esta categoría.
  5. Una tarjeta por subcategoría. Se abren igual que las de la lista principal.

Para crear una subcategoría:

  1. Pulsa la tarjeta de la categoría que la va a contener. Puedes pulsar en cualquier parte de la tarjeta menos en Editar.
  2. Pulsa Nueva Subcategoría, arriba a la derecha.
  3. Escribe el nombre en «Nombre».
  4. Escribe, si quieres, una descripción en «Descripción».
  5. Pulsa Guardar.
  6. Pulsa Aceptar en el aviso de éxito.

Ojo con los rótulos de esta ventana. Aunque el botón diga Nueva Subcategoría, la ventana que se abre se titula «Nueva Categoría» y el aviso final dice «Categoría creada correctamente». Es la misma ficha para los dos casos: si la abriste desde dentro de una categoría, lo que creas queda como subcategoría de esa.

Cuando la categoría todavía no tiene nada dentro, en vez de las tarjetas sale «No hay subcategorías», con el texto «Esta categoría aún no tiene subcategorías asociadas» y un botón Crear primera subcategoría que abre la misma ficha.

Estas son las cifras de esta pantalla:

Cifra Qué cuenta
«Subcategorías» Todo lo que cuelga de esta categoría, incluyendo las subcategorías de sus subcategorías.
«Activas» Solo las subcategorías directas que no están eliminadas.
«Estado» «Activa» o «Inactiva», referido a la categoría que estás mirando.
«Creada» El día en que se creó.

Editar el nombre o la descripción

La ficha de una categoría, antes y después de pulsar Editar

  1. «Nombre». Obligatorio.
  2. «Descripción». Opcional.
  3. Editar. Desbloquea los dos campos. Hasta que lo pulses, la ficha es de solo lectura.
  4. Eliminar. Solo aparece después de pulsar Editar.
  5. Guardar. Solo aparece después de pulsar Editar.

Los pasos:

  1. Busca la tarjeta de la categoría.
  2. Pulsa Editar, en la esquina superior derecha de la tarjeta.
  3. Pulsa Editar otra vez, ahora dentro de la ventana «Editar Categoría».
  4. Corrige el «Nombre», la «Descripción» o las dos cosas.
  5. Pulsa Guardar.
  6. Pulsa Aceptar en el aviso «¡Éxito!» / «Categoría actualizada correctamente».

Tres cosas que hay que saber antes de tocar esta ficha:

  • La descripción no se puede dejar en blanco. Si borras el texto y guardas, se queda la descripción anterior. Para cambiarla hay que escribir otra encima.
  • El nombre tampoco se puede vaciar. Si lo borras, la ventana no se deja guardar hasta que escribas algo.
  • Cambiar el nombre lo cambia en todas partes. Los productos que ya estaban clasificados ahí siguen estándolo y pasan a mostrar el nombre nuevo.

Para salir sin guardar, pulsa Cancelar.

Eliminar una categoría

Ojo: esto no se puede deshacer desde esta pantalla. Al eliminar una categoría se marca como inactiva y con ella todas sus subcategorías, en cascada, hasta el último nivel. Una categoría principal eliminada desaparece de la lista y la pantalla no tiene forma de devolverla. Si dudas, cambia el nombre en vez de eliminarla.

  1. Busca la tarjeta de la categoría.
  2. Pulsa Editar, en la esquina superior derecha de la tarjeta.
  3. Pulsa Editar dentro de la ventana.
  4. Pulsa Eliminar, el botón rojo de abajo a la izquierda.
  5. Lee el aviso «¿Estás seguro?» / «Esta categoría será marcada como inactiva e inactivará todas sus subcategorías.».
  6. Pulsa Sí, continuar si de verdad quieres eliminarla, o Cancelar para dejar todo como estaba.
  7. Pulsa Aceptar en el aviso «¡Eliminada!» / «La categoría ha sido eliminada».

Qué pasa después:

  • Si eliminaste una categoría principal, su tarjeta desaparece de la lista.
  • Si eliminaste una subcategoría, su tarjeta sigue apareciendo dentro de la categoría que la contiene, pero con la etiqueta «Inactiva». Si la pulsas, el sistema te devuelve a la lista de Categorías sin abrir nada.
  • Los productos no se borran. Las presentaciones que estaban clasificadas ahí siguen existiendo, siguen a la venta y siguen mostrando el nombre de la categoría eliminada. Lo que pierdes es poder filtrarlas por esa categoría en Productos y poder elegirla al armar un descuento nuevo.
  • Los descuentos que ya apuntaban a esa categoría siguen aplicándose. Eliminar la categoría no apaga la regla: las presentaciones que estaban clasificadas ahí siguen recibiendo ese descuento. Si ya no lo quieres, corrige la regla en Descuentos, cupones y promociones.

Si eliminaste una por error, lo práctico es crear una categoría nueva con el mismo nombre y volver a asignarla en las presentaciones afectadas, desde Alta de productos y asignación por sucursal.

Qué cuenta cada cifra de la lista principal

Cifra Qué cuenta
«Total» Las categorías principales más todas sus subcategorías, de todos los niveles. No hace caso a los filtros: cuenta lo mismo con la búsqueda puesta que sin ella.
«Principales» Las categorías principales que se están viendo con los filtros puestos.
«Subcategorías (Todas)» Todas las subcategorías, de todos los niveles, de las categorías que se están viendo.
«Activas» Las categorías principales que se están viendo y no están eliminadas.

Por eso es normal que «Total» no cuadre con la suma de «Principales» y «Subcategorías (Todas)» cuando tienes algo escrito en «Buscar»: la primera cuenta todo, las otras dos solo lo filtrado.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos niveles de subcategorías puedo abrir? Los que quieras: dentro de cada subcategoría vuelve a aparecer Nueva Subcategoría. Con dos niveles se maneja bien; con cinco te vas a perder buscando.

¿Puedo mover una subcategoría a otra categoría? No. La ficha solo deja cambiar el nombre y la descripción. Para moverla toca crearla en el sitio correcto y volver a asignar los productos.

¿Puedo tener dos categorías con el mismo nombre? Sí, el sistema lo permite y no avisa. Es mala idea: en el filtro de productos vas a ver dos entradas iguales.

¿Puedo poner un producto en varias categorías? Sí. Eso se decide en la presentación del producto, no aquí. Está explicado en Dónde se usan las categorías.

¿Se puede exportar o imprimir esta lista? No. Esta pantalla es solo para organizar el catálogo.

Cambié algo y otra terminal sigue viendo lo viejo. Cada terminal carga las categorías al entrar a la pantalla. Sal a otra opción del menú y vuelve a entrar a Categorías.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» / «No se pudo guardar la categoría» Tres causas: la categoría que estás editando fue eliminada por otra persona, la categoría que la contiene fue eliminada mientras tenías la ventana abierta, o se perdió la conexión con el servidor. Pulsa Aceptar y Cancelar. Sal a otra opción del menú, vuelve a entrar a Categorías y comprueba si la categoría sigue ahí antes de reintentar.
«Error» / «No se pudo eliminar la categoría» La categoría ya estaba eliminada, o se perdió la conexión con el servidor. Pulsa Aceptar y cierra la ventana. Vuelve a entrar a Categorías: si la tarjeta ya no está, el trabajo quedó hecho.
«¿Estás seguro?» / «Esta categoría será marcada como inactiva e inactivará todas sus subcategorías.» No es un error: es la confirmación antes de eliminar. Pulsa Sí, continuar solo si aceptas que también se van sus subcategorías. Si no, pulsa Cancelar.
«Acceso denegado» / «No tienes permiso para acceder a esta sección.» Tu rol no puede entrar a Categorías. Pulsa aceptar: el sistema te lleva al inicio. Si necesitas esta pantalla, pídele a un ADMIN que revise tu rol.
«No se encontraron categorías» / «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados» Ninguna categoría coincide con lo que hay en «Buscar» o en «Estado». También sale cuando todavía no has creado ninguna. Pulsa Limpiar filtros. Si la lista sigue vacía, es que no hay categorías: créala con Nueva Categoría.
Buscas una subcategoría por su nombre y no aparece nada El buscador solo mira las categorías principales. Abre la categoría que la contiene y búscala ahí adentro.
Eliges «Estado» → «Inactivas» y la pantalla queda vacía La lista principal nunca trae categorías eliminadas. Vuelve a «Todos» con Limpiar. Para ver una subcategoría inactiva, abre la categoría que la contiene.
«No hay subcategorías» / «Esta categoría aún no tiene subcategorías asociadas» La categoría existe pero está vacía. Si necesitas subdividirla, pulsa Crear primera subcategoría. Si no, no hay nada que arreglar.
Pulsas una subcategoría marcada «Inactiva» y vuelves a la lista de Categorías Las categorías eliminadas no se pueden abrir. Créala de nuevo si la necesitas.
«Cargando categoría...» que no cambia La pantalla está esperando los datos de esa categoría. Espera unos segundos. Si no cambia, sal a otra opción del menú y vuelve a entrar.
«Cargando...» / «Conectando, por favor espera...» que no llega a «Conectado» La aplicación no está alcanzando el servidor. Revisa que el equipo servidor esté encendido y en la misma red, y vuelve a entrar a Categorías.
La cifra «Total» no cuadra con las otras tres «Total» cuenta la lista completa; las otras tres cuentan solo lo que dejan ver los filtros. Pulsa Limpiar y las cuatro vuelven a cuadrar.
Una categoría que eliminaste sigue apareciendo en un producto Eliminar la categoría no la quita de las presentaciones que ya la tenían. Si era una subcategoría, abre la presentación y quítale la marca en «Categorías». Si era una categoría principal, ya no sale en el árbol de la ficha y no hay forma de quitarla desde ahí.

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