Sucursales: crear, corregir y eliminar sedes

Para quién: ADMIN. Dónde está: Menú → Configuración → Empresa, columna «Sucursales» de la derecha. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta página es la continuación de Datos de la empresa y sucursales. Todo lo de aquí se hace en Configuración → Empresa, en la columna «Sucursales» de la derecha, y solo lo puede hacer un usuario con rol ADMIN.

Una sucursal es una sede del negocio. Cada una tiene su propio stock, sus propios precios y sus propias cajas, y este es el único sitio de toda la aplicación donde se crean. Un negocio de un solo local también necesita la suya: sin al menos una sucursal, la empresa no se deja guardar y ninguna terminal se puede configurar.

Agregar una sucursal

Ventana Crear Sucursal

  1. Los campos obligatorios. Llevan un asterisco rojo. Siete de los diez lo son.
  2. «Latitud» y «Longitud». Opcionales. Solo aceptan números.
  3. «Sucursal Principal». La casilla que marca la sede central.
  4. Agregar. Mete la sede en la lista de «Sucursales». Todavía no la guarda.

Los pasos:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa Agregar Sucursal, arriba de la columna «Sucursales».
  3. Escribe el nombre de la sede en «Nombre de la sucursal».
  4. Escribe el teléfono en «Teléfono».
  5. Escribe el correo en «Email».
  6. Escribe la dirección en «Dirección».
  7. Escribe la ciudad en «Ciudad».
  8. Escribe el código postal en «Código Postal».
  9. Escribe el país en «País».
  10. Rellena «Latitud» y «Longitud» si las tienes. Si no, déjalas en blanco.
  11. Marca «Sucursal Principal» si esta es la sede central.
  12. Pulsa Agregar.
  13. El aviso «Éxito» / «Sucursal actualizada correctamente.» se cierra solo en un segundo.
  14. Pulsa Actualizar Empresa —o Crear Empresa, la primera vez— abajo a la derecha, para que la sede quede guardada de verdad.

Ojo con el paso 14. Mientras no pulses el botón de abajo, la sucursal solo está en la pantalla. Si sales de Configuración → Empresa sin guardar, se pierde y toca escribirla otra vez.

Qué va en cada campo:

Campo Obligatorio Qué escribir Tope
«Nombre de la sucursal» Sí Un nombre que la distinga de las demás: Sucursal Centro, Bodega Norte. Es el que vas a elegir en Configuración → Sistema y en las pantallas de Administración. 100 caracteres
«Teléfono» Sí El teléfono de esta sede. Es el que se imprime en la factura. 20 caracteres
«Email» Sí El correo de esta sede. Tiene que llevar arroba. Es el que viaja en la factura electrónica. 100 caracteres
«Dirección» Sí La dirección de la sede. Es la que se imprime en la factura. 200 caracteres
«Ciudad» Sí La ciudad. Sale en la tarjeta de la lista, junto al país. 100 caracteres
«Código Postal» Sí El código postal de la zona. 10 caracteres
«País» Sí El país. Sale en la tarjeta de la lista, junto a la ciudad. 100 caracteres
«Latitud» No Un número con decimales, con punto: 4.6097. —
«Longitud» No Un número con decimales, con punto: -74.0817. —
«Sucursal Principal» No Casilla de marcar. Pinta la tarjeta de azul en esta pantalla. —

Cada tarjeta de la lista muestra, de arriba abajo: el nombre, la ciudad y el país separados por coma, la dirección y —solo si rellenaste las dos coordenadas— la latitud y la longitud junto a un alfiler.

La ventana no se cierra pulsando por fuera ni con la tecla Esc. Sal con la X de la esquina superior derecha o con Cancelar.

Marcar cuál es la sucursal principal

Si la estás creando, marca la casilla «Sucursal Principal» antes de pulsar Agregar. Si la sucursal ya está guardada:

  1. Pulsa su tarjeta en la lista de «Sucursales».
  2. Pulsa Editar.
  3. Marca la casilla «Sucursal Principal».
  4. Pulsa Guardar.

Qué hace hoy esa marca, y qué no hace:

  • Sí: pinta su tarjeta de azul en esta pantalla, para que la reconozcas de un vistazo.
  • No: no manda en nada más. La sede desde la que se factura no la decide esta casilla, sino el ajuste de cada computador en Configuración → Sistema. La factura sale con la dirección y el teléfono de la sede donde se hizo la venta, no con los de la principal.

Ojo: marcar una sucursal como principal no desmarca la anterior. Si no quieres acabar con dos sedes azules, entra a la que ya lo era y quítale la casilla.

Registrar las coordenadas GPS de una sucursal

Sirven para dejar apuntado el punto exacto de la sede. Son opcionales: sin ellas la sucursal funciona igual.

  1. Busca el punto de la sede en un mapa del computador o del celular.
  2. Abre la ventana de la sucursal. Si ya está guardada, pulsa su tarjeta y luego Editar.
  3. Copia la latitud —el primero de los dos números— y pégala en «Latitud».
  4. Copia la longitud —el segundo— y pégala en «Longitud».
  5. Pulsa Guardar si la sucursal ya estaba guardada, o Agregar si la estás creando.

Tres cosas que ayudan:

  • Los decimales van con punto, no con coma: 4.6097, no 4,6097.
  • La longitud de Colombia empieza con signo menos: -74.0817.
  • Van las dos o ninguna. La tarjeta solo muestra las coordenadas cuando los dos campos están llenos.

Corregir una sucursal que todavía no has guardado

Mientras no pulses Actualizar Empresa, la sucursal recién agregada no se puede corregir: si abres su tarjeta, cambias algo y pulsas Guardar, el aviso dice que salió bien pero la tarjeta se queda como estaba.

Lo que sí funciona:

  1. Pulsa la tarjeta de esa sucursal.
  2. Pulsa Editar.
  3. Pulsa Eliminar. La tarjeta desaparece de la lista.
  4. Pulsa Agregar Sucursal y escríbela de nuevo, ahora bien.

Como todavía no estaba guardada, aquí eliminar no borra nada del negocio: solo quita de la lista lo que acababas de escribir.

Editar una sucursal ya guardada

La ventana de una sucursal, antes y después de pulsar Editar

  1. Editar. Es lo único que sale al abrir la ventana. Hasta que lo pulses, los campos están bloqueados.
  2. Los campos se abren. Todos, incluido el nombre.
  3. Guardar. Manda el cambio en el momento.
  4. Eliminar. El botón rojo. No pregunta nada: ver el aviso de más abajo.

Los pasos:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la tarjeta de la sucursal en la columna «Sucursales». Se abre la ventana «Editar Sucursal» con los datos bloqueados.
  3. Pulsa Editar.
  4. Corrige lo que haga falta.
  5. Pulsa Guardar.
  6. El aviso de éxito se cierra solo en un segundo y la lista se recarga.

Esto se guarda solo. No hace falta pulsar Actualizar Empresa después: el cambio de una sucursal ya guardada viaja en el momento en que pulsas Guardar.

El aviso está cambiado de nombre. Al guardar el cambio de una sucursal existente, el mensaje dice «Sucursal creada correctamente.». Aunque diga «creada», lo que hizo fue actualizarla: no se creó ninguna sede nueva.

Un par de detalles de esta ventana:

  • Cancelar solo vuelve a bloquear los campos. El texto que alcanzaste a escribir se queda a la vista, pero no se guardó. Cierra la ventana con la X y vuelve a abrirla para ver los datos de verdad.
  • Los siete campos obligatorios no se pueden dejar en blanco. Si borras uno y pulsas Guardar, el navegador se planta en ese campo y no manda nada. Para cambiar un dato hay que escribir el nuevo encima.
  • Cambiar el nombre lo cambia en todas partes. Las ventas, el stock y las cajas de esa sede siguen ahí y pasan a mostrar el nombre nuevo.

Eliminar una sucursal

Ojo: esto no pregunta nada y no se puede deshacer. En cuanto pulsas Eliminar, la sucursal desaparece. No hay pestaña de eliminados ni botón de restaurar en ninguna pantalla. Si dudas, cámbiale el nombre en vez de eliminarla.

Y antes de pulsarlo, mira qué se lleva por delante:

  • Las facturas viejas hechas en esa sede ya no se pueden volver a imprimir: al intentarlo sale «Error» / «No se pudo imprimir la factura. Por favor, intente nuevamente.»
  • Los computadores que estaban amarrados a esa sucursal siguen apuntando a una sede que ya no existe, y la aplicación no avisa de nada: no sale ningún error, las pantallas simplemente dejan de mostrar lo que mostraban. Hay que entrar a Configuración → Sistema en cada uno y elegirles otra sucursal.
  • Sus cajas, su stock y sus ventas siguen existiendo, pero dejan de estar a la vista.

Los pasos:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la tarjeta de la sucursal.
  3. Pulsa Editar.
  4. Pulsa Eliminar, el botón rojo.
  5. El aviso «Éxito» / «Sucursal eliminada correctamente.» se cierra solo y la tarjeta desaparece de la lista.

Después de eliminar, ve a Configuración → Sistema en cada computador que estuviera en esa sede y elige otra sucursal. Está explicado en Entrar y preparar la terminal.

No elimines la única sucursal que te queda. La pantalla te deja hacerlo, pero después la empresa no se puede guardar hasta que crees otra, y ninguna terminal va a funcionar mientras tanto.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sucursales puedo tener? Las que necesites. La lista de la derecha se desplaza cuando ya no caben.

¿Se pueden repetir los nombres? El sistema lo permite, pero es mala idea: en las pantallas de Administración solo se ve el nombre, así que dos sedes que se llamen igual no hay cómo distinguirlas. En Configuración → Sistema la lista muestra el nombre y la ciudad, y ahí solo se confunden si además comparten ciudad.

¿Puedo mover el stock de una sucursal a otra antes de eliminarla? Sí, pero no desde aquí. Se hace en Stock y movimientos de inventario.

¿Cada sucursal tiene sus propios productos y precios? Sí. Qué se vende en cada sede se decide en Alta de productos y asignación por sucursal, y el precio, en Precios y límites de stock de una presentación.

¿Puedo restaurar una sucursal eliminada? No. En esta aplicación, casi todo lo borrado se puede recuperar; las sucursales, no.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» / «No se pudo crear la sucursal. Inténtalo de nuevo.» Sale al guardar el cambio de una sucursal ya existente, aunque diga «crear»: se perdió la conexión con el servidor, o otra persona eliminó esa sede mientras tenías la ventana abierta. Pulsa Aceptar, cierra la ventana con la X y vuelve a entrar a Configuración → Empresa. Comprueba si la sucursal sigue en la lista antes de reintentar.
«Error» / «No se pudo actualizar la sucursal. Inténtalo de nuevo.» Sale al agregar una sucursal nueva, aunque diga «actualizar». Casi nunca aparece: al agregar una sede no se manda nada al servidor todavía. Pulsa Aceptar, cierra la ventana con la X y vuelve a intentarlo con Agregar Sucursal.
«Error» / «No se pudo eliminar la sucursal. Inténtalo de nuevo.» La sucursal ya estaba eliminada, o se perdió la conexión con el servidor. Pulsa Aceptar y cierra la ventana. Si la tarjeta ya no está en la lista, el trabajo quedó hecho.
«Éxito» / «Sucursal creada correctamente.» al corregir una sede que ya existía No es un error: el aviso está cambiado de nombre. Lo que hizo fue actualizarla. Nada que arreglar.
«Éxito» / «Sucursal actualizada correctamente.» al agregar una sede nueva Lo mismo al revés: sí la agregó a la lista. Recuerda pulsar Actualizar Empresa para guardarla de verdad.
Corriges una sucursal recién agregada, pulsas Guardar, dice que salió bien y la tarjeta no cambia Una sede que todavía no está guardada no se puede corregir. Elimínala de la lista y vuelve a crearla con Agregar Sucursal.
Pulsas Agregar y la ventana no se cierra Falta uno de los siete campos obligatorios, o el correo no lleva arroba. Mira qué campo quedó marcado por el navegador y complétalo.
Escribes las coordenadas y la tarjeta no las muestra Solo aparecen cuando «Latitud» y «Longitud» están las dos llenas. Rellena la que falte. Usa punto decimal, no coma.
Guardaste una sucursal y no aparece en Configuración → Sistema Se agregó a la lista pero nunca se pulsó Actualizar Empresa, así que no llegó a guardarse. Vuelve a Configuración → Empresa, créala otra vez y esta vez guarda la empresa.
«Sucursal no seleccionada» / «Configura la sucursal en Configuración → Sistema.» al entrar a Cajas y turnos A ese computador nunca se le eligió sucursal. Otras pantallas dan el mismo aviso con otras palabras. Entra a Configuración → Sistema y elige una sucursal de la lista.
«Error» / «No se pudo imprimir la factura. Por favor, intente nuevamente.» al reimprimir una venta antigua La sucursal donde se hizo esa venta fue eliminada. No tiene arreglo desde la aplicación: esa factura ya no se puede reimprimir.
«Error» / «Debe agregar al menos una sucursal antes de guardar la empresa.» Eliminaste la última sucursal que quedaba. Pulsa Agregar Sucursal, crea una sede y guarda la empresa.
Dos tarjetas azules en la lista Marcaste «Sucursal Principal» en una sin quitársela a la otra. Abre la que sobra, pulsa Editar, quítale la casilla y pulsa Guardar.

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