Inventario

Inventario es la aplicación para un negocio que vende productos con existencias: una tienda, un minimercado, una ferretería o un almacén. Cobra en la caja, descuenta lo vendido del stock en el mismo momento, te avisa cuando algo se está acabando y te cuadra el turno al final del día. Además maneja las compras a proveedores, los descuentos, la facturación electrónica ante la DIAN y varias sucursales desde el mismo computador.

Qué resuelve

«Se acabó y nadie se dio cuenta hasta que el cliente lo pidió.» Cada venta descuenta del stock sola, y a cada producto le pones un mínimo. Cuando baja de ahí, el número rojo aparece al lado de Stock en el menú y en la pantalla de inicio te sale la lista de lo que hay que pedir. Te enteras el martes, no el sábado con el cliente enfrente.

«En el cuaderno decía que había veinte y en la bodega hay catorce.» El conteo físico te arma una lista para ir contando estante por estante, te muestra la diferencia contra lo que dice el sistema y ajusta todo de un solo golpe, con el nombre de quién lo hizo. Y si después alguien pregunta por qué cambió una cantidad, Auditoría guarda cada movimiento.

«Le vendí al cliente a precio viejo.» El precio vive en el producto, no en la cabeza del que atiende. Lo cambias en un sitio y la caja cobra lo nuevo desde la siguiente venta, en todas las terminales de la sucursal.

«Cerró el turno y falta plata, pero nadie sabe desde cuándo.» Cada turno se abre con una base, cada venta y cada retiro queda pegado a ese turno, y el arqueo te dice cuánto debería haber en el cajón contra lo que contaste. La diferencia aparece cuando pasa, no tres días después.

Cómo está organizado

Mapa del menú lateral

La franja del turno. Arriba de todo dice «Turno abierto» en verde o «Turno cerrado» con un botón «Abrir». Al pulsarla te lleva a Caja → Cajas y turnos. Solo aparece si a este computador se le asignó una caja.
Dashboard. Es lo primero que ves al entrar: las cifras del día, las gráficas y una fila de accesos directos.
Los grupos se pliegan. Pulsa el nombre del grupo para cerrarlo y la aplicación recuerda cómo lo dejaste en este equipo. Si un grupo cerrado esconde un aviso de stock bajo, el número rojo se sube al nombre del grupo para que no se pierda.
El punto azul marca las entradas que se compran aparte. Si tu negocio no las contrató, sencillamente no aparecen.
Administración. No son pantallas nuevas: son las mismas de siempre pero con la lista de sucursales al lado, para gestionar otra sucursal sin estar sentado en ella. La única distinta es Productos por sucursal, que además crea productos y decide en qué sucursales se venden.
Configuración. Está al pie, debajo de todos los grupos, y tiene seis pantallas propias. Ahí se dice a qué sucursal y a qué caja pertenece este computador.

Un grupo del que no ves ninguna entrada desaparece completo, así que dos compañeros pueden tener menús de distinto largo.

Quién usa qué

Hay seis roles:

ADMIN — el que instala y pone a punto el sistema. Es el único que lo ve todo.
DUENO — el dueño del negocio (así aparece escrito, sin la eñe). Mira las cifras, el catálogo, las compras y los datos de la empresa. No cobra: no ve Facturación ni Ventas.
GERENTE — el que administra el día a día de la sucursal: precios, stock, cajas, compras y usuarios.
VENDEDOR — el de la caja. Factura, consulta las ventas del día y atiende a los clientes.
ALMACENISTA — el de la bodega. Recibe mercancía, cuenta, ajusta el stock y mira el catálogo. No cobra.
ORDENES — un usuario de mostrador limitadísimo: en el menú solo ve Órdenes, y nada más.

Sección del menú	ADMIN	DUENO	GERENTE	VENDEDOR	ALMACENISTA	ORDENES
Dashboard	✓	✓	✓	✓ ¹	✓	—
Ventas → Facturación, Ventas	✓	—	✓	✓	—	—
Ventas → Órdenes	✓	—	✓	—	—	✓
Ventas → Clientes	✓	✓	✓	✓	—	—
Caja → Cajas y turnos	✓	—	✓	—	—	—
Caja → Facturas electrónicas	✓	✓	✓	✓	—	—
Catálogo → Productos, Paquetes	✓	—	✓	—	✓	—
Catálogo → Categorías	✓	✓	✓	—	✓	—
Catálogo → Descuentos	✓	✓	✓	—	—	—
Inventario → Stock, Conteo físico	✓	—	✓	—	✓	—
Compras → Proveedores, Órdenes de compra	✓	✓	✓	—	✓	—
Compras → Facturas recibidas	✓	✓	✓	—	—	—
Administración → Productos por sucursal	✓	✓	— ²	—	—	—
Administración → Stock, Cajas, OC y Descuentos por sucursal	✓	✓ ³	—	—	—	—
Administración → Usuarios	✓	✓	✓	—	—	—
Administración → Auditoría	✓	—	✓	—	—	—
Configuración → General	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Configuración → Sistema, Impresión	✓	✓	✓	—	—	—
Configuración → Empresa, Facturación electrónica	✓	✓	—	—	—	—
Configuración → Sincronización	✓	—	✓ ⁴	—	—	—

¹ El vendedor tiene la entrada en el menú, pero al abrirla solo le sale «No se pudo cargar el dashboard.»: esas cifras no son suyas. Por lo mismo, a él nunca le aparece el número rojo de stock bajo. ² El gerente ve la entrada en el menú, pero la pantalla le carga vacía. Esta lista es de ADMIN y DUENO. ³ En Cajas por sucursal el dueño ve el listado, pero al pulsar una caja le sale «No se pudo cargar la caja» y se devuelve. El detalle de una caja es de ADMIN y GERENTE. ⁴ El gerente ve la entrada y abre la pantalla, pero le carga vacía y todo lo que intente ahí le va a fallar. Es una pantalla de ADMIN.

Ojo: entrar a una pantalla y poder hacer todo lo de adentro no es lo mismo. El almacenista entra a Conteo físico y cuenta, pero «Cancelar conteo» no le sale; entra a Proveedores, pero no puede crear ninguno. Cada documento del manual dice quién puede hacer qué.

Si intentas llegar por dirección directa a una sección que tu rol no ve, la aplicación te devuelve al inicio con el aviso «Acceso denegado».

Lo que se compra aparte

Seis partes del sistema son opcionales. Si el negocio no las contrató, sus entradas sencillamente no aparecen en el menú; y si llegas a una por dirección directa, sale una tarjeta que dice «Módulo no incluido».

Nombre en el menú	Qué añade
Órdenes	Pedidos que se arman ahora y se cobran después: se apartan los productos, se imprime la orden y queda esperando en la caja.
Paquetes	Las cajas y bultos con los que llega la mercancía, para recibir un pedido entero sin contar unidad por unidad, y los combos que se venden juntos en la caja.
Conteo físico	Sesiones de conteo de bodega: la lista para ir contando, la diferencia contra el sistema y el ajuste de todo de un solo golpe.
Proveedores y órdenes de compra	Los proveedores y los pedidos que les haces, desde que se crean hasta que la mercancía entra al stock. Van juntos porque un pedido sin proveedor no existe.
Descuentos	Reglas de descuento, cupones y promociones, y a qué sucursales aplica cada una.
Facturación electrónica	Emitir la factura de tus ventas ante la DIAN, sacar notas crédito, el documento soporte de las compras a proveedores no obligados a facturar y la recepción de las facturas que te mandan tus proveedores.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

El manual

Las carpetas están en el orden en que se usan: primero lo que se hace con el cliente enfrente, después lo que se toca entre atenciones y al final la administración y la configuración.


Primeros pasos	De la aplicación recién instalada a tu primera venta cobrada.
Entrar y preparar la terminal	Iniciar sesión y decirle a este computador a qué sucursal y a qué caja pertenece. Sin esto casi nada carga.
Dashboard (pantalla de inicio)	Las cifras del día, las gráficas y los accesos directos.
Cajas y turnos	Abrir el turno con la base, registrar ingresos y retiros, arquear y cerrar.
Facturación (punto de venta)	La pantalla de cobrar: buscar productos, armar el carrito, aplicar descuentos e imprimir.
Consultar ventas y hacer devoluciones	Buscar una venta pasada, ver su detalle, anularla o devolver parte.
Clientes	La ficha de cada cliente, sus datos de facturación y su historial de compras.
Órdenes (pedidos por cobrar)	Armar un pedido, apartarlo e imprimirlo para cobrarlo después.
Facturación electrónica (DIAN)	Emitir facturas y notas crédito, y saber en qué estado quedó cada una.
Productos de la sucursal	Buscar lo que se vende aquí, editar una presentación, imprimir etiquetas y ver los impuestos.
Alta de productos y asignación por sucursal	Crear productos nuevos, decidir en qué sucursales se venden e importarlos desde un archivo.
Precios y límites de stock de una presentación	Dónde se cambia de verdad el precio de venta y a partir de qué cantidad avisa el sistema.
Categorías y subcategorías	Ordenar el catálogo para poder filtrarlo y encontrar las cosas.
Paquetes y combos	Las cajas con las que recibes mercancía y los combos que se venden juntos.
Stock y movimientos de inventario	Cuánto hay, dónde está, entradas y salidas, y el aviso de lo que se está acabando.
Conteo físico	Contar la bodega estante por estante y ajustar las diferencias.
Descuentos, cupones y promociones	Rebajas por producto o por total, códigos de cupón y campañas con fecha.
Proveedores y órdenes de compra	Dar de alta un proveedor, pedirle mercancía y recibirla contra el pedido.
Facturas recibidas de proveedores	Las facturas que te mandan tus proveedores por la DIAN y cómo aceptarlas o rechazarlas.
Usuarios y roles	Crear usuarios, asignarles rol, desactivarlos y restaurarlos.
Auditoría de movimientos	Quién tocó qué y cuándo, para cuando una cantidad no cuadra.
Plantillas de impresión	Qué sale impreso en la factura, la orden, el arqueo y la etiqueta.
Datos de la empresa y sucursales	El nombre, el logo, el NIT y el alta de cada sucursal.
Sincronización con la nube	Subir y bajar los datos del negocio, y qué hacer cuando se atrasa.

Si algo no funciona

Estos son los tropiezos que más se repiten los primeros días. Cada uno está explicado a fondo en su documento.

Lo que ves	Qué está pasando	Dónde se arregla
«Configuración Requerida» al entrar a Facturación, y no te deja cerrarla	A este computador todavía no se le dijo a qué sucursal y a qué caja pertenece. Sin eso no se puede cobrar. Si tu rol no es ADMIN, DUENO o GERENTE, tienes que pedírselo a un superior.	Entrar y preparar la terminal
Entras a Facturación y se abre solo un arqueo que no pediste	Facturación exige un turno abierto de hoy. La franja verde de arriba del menú te lo avisa antes de que llegues con el cliente enfrente.	Cajas y turnos
«Sucursal no seleccionada» en Ventas, Stock, Productos, Cajas y turnos o Usuarios	Lo mismo de arriba, en versión suave: la pantalla no sabe de qué sucursal mostrarte los datos.	Entrar y preparar la terminal
«Impresora no configurada» al imprimir	La impresora térmica no se elige en esta aplicación: se elige en NeoGestify, y desde ahí llega. Aquí solo se decide qué va escrito en el papel.	Plantillas de impresión
Quieres pedirle mercancía a un proveedor y no hay nada que pedir	Los pedidos a proveedores se hacen por paquetes, no por unidades sueltas. Sin paquetes creados, la orden de compra queda vacía.	Paquetes y combos
A un compañero le falta una entrada del menú que tú sí ves	O su rol no la incluye, o esa parte se compra aparte y el plan no la tiene.	La tabla Quién usa qué, aquí arriba

Si el problema es de una pantalla en concreto, cada documento del manual termina con su propia sección «Cuando algo no sale», con los mensajes tal como salen en pantalla.