Imprimir el resumen y exportar a Excel

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Ventas, los dos botones verdes del final de la pantalla. Hace falta comprarlo aparte: no.

Al cerrar el turno toca entregar cuentas. «Imprimir Resumen» saca en la impresora térmica el consolidado del periodo —cuántas ventas hubo, qué se vendió en cada una y cuánto entró por cada método de pago—, y «Exportar a Excel» arma un archivo con una fila por producto vendido, que es lo que le sirve al contador.

Los dos trabajan con todo el periodo que tengas puesto, no con la página que estás viendo. Si en «Elementos por página:» tienes 10 y el mes trae 400 ventas, el papel y el archivo salen con las 400.

Antes de empezar

Los botones solo salen en los rangos de fechas. En «Buscar» no aparecen. Pulsa «Hoy», «Semana», «Mes», «Año» o «Personalizado» para verlos otra vez.

Los botones se apagan si la lista está vacía. Primero encuentra un periodo con ventas.

Para imprimir necesitas la impresora térmica configurada. La impresora no se elige dentro de esta aplicación: se elige en NeoGestify y desde ahí llega. Aquí solo se decide qué va escrito en el papel, en Plantillas de impresión.

Para exportar a Excel no necesitas impresora. El archivo se arma en el computador.

Los dos cuentan solo las ventas completadas. Lo que se devolvió, se anuló o quedó pendiente no entra ni en el papel ni en el archivo.

Imprimir el resumen del periodo

Ojo: el aviso de papel que sale antes no detiene la impresión. Aunque pulses «No», el resumen se imprime igual. Con un año de ventas eso puede ser mucho papel. Elige bien el periodo antes de pulsar el botón.

  1. Pon el periodo que quieres: «Hoy», «Semana», «Mes», «Año» o «Personalizado».
  2. Revisa el título de la pantalla para confirmar que es el periodo correcto.
  3. Pulsa «Imprimir Resumen».
  4. Si el periodo no es hoy, sale la pregunta «Advertencia» con el texto «Imprimir un resumen para un rango que no es hoy puede consumir una gran cantidad de papel debido a la cantidad de ventas. ¿Desea continuar?». Pulsa «Sí».
  5. El papel sale por la impresora y aparece «Éxito» · «Resumen impreso correctamente».

Qué trae el papel

Con la plantilla que trae la aplicación de fábrica:

Parte Qué dice
Título «Resumen de Ventas de Hoy», o el nombre del periodo que hayas elegido.
Periodo «Desde:» y «Hasta:» con las dos fechas.
Cuántas «Total de Ventas:» con el número de ventas del periodo.
«Detalle de Ventas:» Una por una: «Venta #» con su número, «Empleado:» con quién la hizo, la lista de productos con cantidad, precio unitario y total, y «Total Venta:» al cierre.
«Totales por Medio de Pago:» Una línea por método —efectivo, tarjeta, transferencia— con lo que entró por cada uno. Una venta pagada con dos medios suma completa al método principal, así que con pagos mixtos estas líneas no cuadran con el cajón: para eso está el arqueo de Cajas y turnos.
«Total General:» La suma de todo el periodo.

Si tu negocio cambió la plantilla del resumen, el papel sale como la hayan dejado. Eso se ajusta en Plantillas de impresión.

Exportar las ventas a Excel

  1. Pon el periodo que quieres.
  2. Pulsa «Exportar a Excel».
  3. El archivo se guarda donde tu computador guarda las descargas.
  4. Aparece «Éxito» · «Ventas exportadas exitosamente».

No hay pregunta de confirmación y no se manda nada por correo: el archivo queda en el equipo.

Cómo se llama el archivo

El nombre sale del periodo que tenías puesto:

Periodo Archivo
«Hoy» ventas-today.xlsx
«Semana» ventas-week.xlsx
«Mes» ventas-month.xlsx
«Año» ventas-year.xlsx
«Personalizado» ventas-custom.xlsx

El nombre no lleva la fecha. Si exportas el mismo periodo dos días seguidos, los dos archivos se llaman igual, así que renómbralos apenas los guardes si los vas a conservar.

Qué trae el archivo

Una sola hoja, llamada «Ventas», con una fila por cada producto vendido —no una por venta—. Los datos de la venta se repiten en todas sus filas.

Columna Qué trae
«ID Venta» El número de la venta. Sirve para agrupar las filas de una misma venta.
«Fecha» Cuándo se cobró.
«Estado Venta» En qué estado está la venta.
«Método de Pago» Efectivo, tarjeta o transferencia.
«Cliente» A nombre de quién quedó, o «Consumidor Final».
«Empleado» Quién la cobró.
«Sucursal» y «Caja» Dónde se cobró.
«Producto» y «Presentación (Modelo)» Qué se vendió en esa fila.
«Cantidad», «Precio Unitario», «Descuento Item», «Total Item» Los números de esa línea.
«Estado Item» Si esa línea está completada o devuelta.
«Subtotal Venta», «Impuestos», «Descuento Total», «Total Venta», «Paga Con» Los números de la venta entera, repetidos en cada fila.

Los combos salen con un guion (—) en «Producto» y en «Presentación (Modelo)»: esa línea no es un producto suelto, así que no tiene nombre de producto ni presentación. El nombre del combo no viaja al archivo.

Ojo: como los totales de la venta se repiten en cada fila, sumar la columna «Total Venta» de arriba abajo da de más. Para el total del periodo usa el papel del resumen, o suma «Total Item».

Preguntas frecuentes

¿El resumen y el archivo salen con lo que veo en pantalla? Salen con todo el periodo. La página que estés viendo y el número de «Elementos por página:» no cambian nada.

¿Puedo imprimir el resumen de un solo día pasado? Sí: pulsa «Personalizado» y pon la misma fecha en «Fecha Inicio» y en «Fecha Fin».

¿Se puede exportar el resultado de una búsqueda? No. En «Buscar» los dos botones no aparecen.

¿Las devoluciones se descuentan del total impreso? No se descuentan: sencillamente, una venta devuelta ya no entra en el periodo. El «Total General:» solo suma las ventas completadas.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
Los dos botones no aparecen Estás en el modo «Buscar» Pulsa «Hoy», «Semana», «Mes», «Año» o «Personalizado»
Los dos botones están apagados La lista está vacía Cambia el periodo hasta que traiga ventas
Pulsaste «No» en el aviso de papel y se imprimió igual Ese aviso no cancela la impresión Apaga la impresora si ya no lo quieres. La próxima vez, elige el periodo antes de pulsar
«Error» · «Error al imprimir resumen» Casi siempre: esta terminal no tiene impresora térmica configurada. También sale si la impresora no responde Configura la impresora en NeoGestify. Revisa que esté encendida, con papel y conectada
«Error» · «No hay ventas para exportar» En ese periodo no hay nada que exportar. También sale cuando el periodo entero tiene una sola línea de producto Amplía el periodo
«Error» · «Error al exportar ventas a Excel» El archivo no se pudo armar o no se pudo guardar Cierra el archivo si ya lo tienes abierto y repite. Si sigue, avisa a tu administrador
En «Personalizado» los dos botones quedaron apagados Pusiste el inicio después del fin: la lista se vacía y debajo de las casillas sale en rojo «La fecha de inicio debe ser menor o igual a la fecha final.» Corrige «Fecha Inicio» o «Fecha Fin»
El papel no cuadra con el cajón Una venta pagada con dos medios suma completa al medio principal Cuadra contra el arqueo de Cajas y turnos
El archivo salió con menos ventas de las que esperabas Las devueltas y las anuladas no entran Es lo esperado
Sumaste «Total Venta» y da mucho más de lo vendido Ese número se repite en cada fila de la misma venta Suma «Total Item», o mira el «Total General:» del resumen impreso

Relacionado