Plantillas de impresión

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Configuración → Impresión. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí decides qué sale impreso y en qué orden en la factura del cliente, la comanda de la cocina, el arqueo de caja, el resumen de ventas, la etiqueta de la mercancía y el cartel de precio del mostrador. Cada documento es una lista de secciones que puedes prender, apagar, subir, bajar, quitar o agregar. A la derecha ves cómo va quedando el papel, sin gastar un solo tiquete.

Lo que no se cambia aquí es la impresora: esa se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify. Esta pantalla solo cambia el contenido de los documentos.

Pantalla de Plantillas de impresión

  1. Las pestañas de documento. Una por cada documento que puedes editar: «Factura de venta», «Comanda», «Arqueo de caja», «Resumen de ventas», «Etiqueta de producto» y «Cartel de mostrador». Al cambiar de pestaña se carga esa plantilla.
  2. El estado de la plantilla. «Diseño por defecto» si nunca la has tocado, «Personalizada» si ya guardaste una versión tuya. Al lado sale el ancho del papel, por ejemplo «Papel Mm80 · 48 caracteres por línea», y la etiqueta naranja «Cambios sin guardar» cuando tienes cambios sin guardar.
  3. El interruptor de cada sección. Prendido, la sección se imprime; apagado, no. La sección apagada se ve gris. Al pasar el mouse dice «Se imprime» o «No se imprime».
  4. Las flechas y la papelera. La flecha de arriba sube la sección, la de abajo la baja, la papelera la quita de la plantilla.
  5. «Agregar sección». Despliega la lista de bloques que ese documento admite. Empieza en «Elegir…».
  6. «Vista previa». Se rehace sola con cada cambio, con datos de ejemplo.
  7. «Restaurar» y «Guardar». «Guardar» deja el diseño en firme; «Restaurar» devuelve el documento a su diseño de fábrica.

En esta sección

Antes de empezar

Necesitas ser ADMIN, DUENO o GERENTE. A los demás roles no les aparece «Impresión» en el menú de configuración.

No hace falta tener un turno de caja abierto. Puedes editar las plantillas en cualquier momento, incluso con la caja cerrada.

La impresora se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify, no aquí. De ahí sale el ancho del papel que ves arriba y que manda en todo lo demás: un papel de 58 mm son 32 caracteres por línea y uno de 80 mm son 48. Si este equipo todavía no tiene impresora elegida, la pantalla asume «Papel Mm80 · 48 caracteres por línea».

El logo sale de Configuración → Empresa. El bloque «Logo de la empresa» no imprime nada si el negocio no tiene logo cargado allá.

Cómo funciona

Del editor al papel

Eliges el documento, cambias las secciones, miras la vista previa y guardas. Desde ese momento esta terminal imprime con el diseño nuevo. Las demás terminales lo reciben la próxima vez que alguien inicie sesión en ellas.

Elegir el documento a editar

  1. Ve a Configuración → Impresión.
  2. Pulsa la pestaña del documento: «Factura de venta», «Comanda», «Arqueo de caja», «Resumen de ventas», «Etiqueta de producto» o «Cartel de mostrador».
  3. Espera a que desaparezca «Cargando plantilla…».

Cada documento tiene su propia plantilla y su propia lista de bloques disponibles. Lo que hagas en la factura no toca la comanda.

Ojo: cambiar de pestaña descarta lo que no hayas guardado, sin preguntarte nada. Si ves la etiqueta «Cambios sin guardar», pulsa «Guardar» antes de irte a otra pestaña.

Mostrar u ocultar una sección

  1. Busca la sección en la lista «Secciones», a la izquierda.
  2. Pulsa su interruptor.
  3. Mira la «Vista previa»: la sección apagada desaparece del papel.
  4. Pulsa «Guardar».

La sección apagada se queda en la lista, en gris, con todo lo que tenía configurado. Volver a prenderla es pulsar otra vez el interruptor.

Es la forma correcta de quitar algo que quizás vuelvas a necesitar. Para quitarlo de verdad, usa la papelera.

Cambiar el orden de una sección

  1. Busca la sección en la lista «Secciones».
  2. Pulsa la flecha hacia arriba para subirla un puesto, o la de abajo para bajarla.
  3. Repite hasta dejarla donde va.
  4. Mira la «Vista previa» y pulsa «Guardar».

Las secciones se imprimen de arriba hacia abajo, en el mismo orden en que las ves. El número redondo de la izquierda es la posición y se renumera solo cada vez que mueves algo.

La flecha de arriba está apagada en la primera sección y la de abajo en la última.

Agregar una sección

  1. Baja hasta la tarjeta punteada «Agregar sección», al final de la lista.
  2. Despliega «Elegir…».
  3. Pulsa el bloque que quieres. La lista solo trae los bloques que ese documento admite.
  4. La sección nueva aparece al final de la lista, ya prendida.
  5. Súbela con la flecha hasta donde va.
  6. Configúrala y pulsa «Guardar».

Puedes repetir el mismo bloque varias veces: tres «Texto libre» seguidos, o dos «Línea separadora». La lista completa de bloques y de qué imprime cada uno está en Los documentos y sus bloques.

Quitar una sección

Ojo: la papelera borra la sección con todo lo que tenía configurado —su texto, su alineación, sus columnas—. Si después pulsas «Guardar», eso ya no vuelve. Si solo quieres que deje de imprimirse, apaga el interruptor en vez de borrarla.

  1. Busca la sección en la lista «Secciones».
  2. Pulsa la papelera roja, a la derecha del todo.
  3. La sección desaparece de la lista al instante, sin preguntar.
  4. Si te equivocaste y todavía no guardaste, cambia de pestaña y vuelve: la plantilla se recarga como estaba.
  5. Si ya está bien, pulsa «Guardar».

No puedes dejar la plantilla sin ninguna sección: al guardar sale «Plantilla vacía» — «Agrega al menos una sección antes de guardar.».

Ajustar el código QR

El bloque «Código QR» está en «Factura de venta» y en «Comanda».

  1. Busca la sección «Código QR» en la lista.
  2. En «Tamaño» escribe un número del 1 al 16. Entre más alto, más grande el cuadrito impreso. El diseño de fábrica usa 5.
  3. En «Corrección de errores» elige «Baja», «Media», «Alta» o «Máxima».
  4. Pulsa «Guardar».

La corrección de errores es cuánta suciedad o borrón aguanta el código antes de dejar de leerse. Más corrección hace el dibujo más denso, así que si subes a «Alta» o «Máxima» conviene subir también el «Tamaño».

Debajo del QR siempre se imprime el mismo dato en letra pequeña, para cuando el papel se borre.

Ver la vista previa

La columna «Vista previa» se rehace sola con cada cambio. No hay que pulsar nada.

  • Usa datos de ejemplo: un negocio llamado «Mi Negocio S.A.S.», un cliente llamado «Carlos Pérez» y tres artículos inventados. Nada de eso sale en el papel real.
  • Respeta el ancho en caracteres del papel configurado, que es lo que decide si una tabla cabe o se corta.
  • El QR se dibuja como [QR] y el código de barras como [||| código de barras |||]: en el papel salen de verdad.
  • Bajo el título dice «Aproximación con datos de ejemplo. El resultado exacto depende de la impresora.». Los tamaños de letra y el grosor de la negrita dependen del modelo.
  • Si apagas todas las secciones dice «La plantilla no tiene secciones visibles.».

Guardar la plantilla

  1. Revisa la «Vista previa».
  2. Pulsa «Guardar», arriba a la derecha. Mientras trabaja dice «Guardando…».
  3. Sale «Guardado» — «La plantilla se guardó y ya se usará al imprimir.».
  4. La etiqueta de estado pasa a «Personalizada» y desaparece «Cambios sin guardar».

El botón «Guardar» está apagado hasta que cambies algo, y se vuelve a apagar apenas guardas.

Desde ese momento esta terminal imprime con el diseño nuevo. Las demás cajas del negocio lo reciben la próxima vez que alguien inicie sesión en ellas: no hace falta hacer nada más allá.

Restaurar el diseño original

Ojo: esto descarta la plantilla personalizada de ese documento. Todo lo que hayas escrito, movido o apagado se pierde y no hay forma de recuperarlo. Solo afecta al documento de la pestaña en la que estás.

  1. Ponte en la pestaña del documento que quieres devolver a fábrica.
  2. Pulsa «Restaurar», arriba a la derecha.
  3. Sale la pregunta «¿Restaurar el diseño original?» — «Se descartará la plantilla personalizada de este documento.».
  4. Pulsa «Sí, continuar». Si te arrepientes, pulsa «Cancelar».
  5. Sale «Restaurada» — «El documento volvió a su diseño original.» y la etiqueta de estado vuelve a «Diseño por defecto».

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar los totales, el NIT o el número de la factura? No. Esos bloques los llena el sistema y de ellos solo controlas si se ven y en qué orden. Es a propósito: si los totales fueran texto libre, cualquiera podría imprimir una factura con cifras falsas.

¿Dónde configuro el corte de papel, el pitido y la apertura del cajón? En la aplicación de escritorio NeoGestify, junto con la impresora. Por eso no aparecen en «Agregar sección»: si estuvieran en los dos lados, cada impresión cortaría dos veces.

Cambié la plantilla en la caja 1. ¿La caja 2 ya imprime igual? No de inmediato. Cada terminal se trae las plantillas al iniciar sesión. Cierra sesión en la caja 2 y vuelve a entrar.

¿Puedo tener dos diseños de factura y alternarlos? No. Cada documento tiene un solo diseño vigente: o el de fábrica, o el tuyo.

¿Se puede deshacer un cambio? Mientras no hayas pulsado «Guardar», sí: cambia de pestaña y vuelve, y la plantilla se recarga como estaba. Después de guardar, la única vuelta atrás es «Restaurar», que devuelve el diseño de fábrica completo.

¿Puedo probar en papel antes de dejarlo fijo? No desde esta pantalla: aquí no hay impresión de prueba. Guarda y saca un documento real —una copia de una venta vieja desde Ventas, por ejemplo— para verlo en papel.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «No se pudo cargar la plantilla del documento.» y la lista queda vacía El servidor no respondió. Revisa que el servidor esté encendido y vuelve a entrar a Configuración → Impresión. Si insiste, avísale a quien administra el sistema.
«Plantilla vacía» — «Agrega al menos una sección antes de guardar.» Borraste todas las secciones. Un documento no se puede guardar sin ninguna. Agrega una con «Agregar sección», o pulsa «Restaurar» para volver al diseño de fábrica.
«Error» — «No se pudo guardar la plantilla.» El servidor rechazó el cambio o se cayó la conexión. También sale si tu usuario no es ADMIN, DUENO ni GERENTE. Reintenta. Si sigue igual, pídele a un gerente o a un administrador que guarde el diseño.
«Error» — «No se pudo restaurar la plantilla por defecto.» El servidor no pudo devolver el documento a fábrica. Reintenta. Si insiste, avísale a quien administra el sistema.
«La tabla no cabe en el papel» — «Las columnas suman 52 caracteres y el papel Mm80 admite 48. La impresora recortará 4 caracteres de la última columna.» Las columnas de «Tabla de artículos» suman más que el ancho del papel. Baja el ancho de alguna columna hasta que el contador quede en verde. Ver La tabla de artículos.
«Queda espacio libre» — «Las columnas suman 40 de 48 caracteres. Sobran 8 que puedes repartir entre las columnas.» Las columnas suman menos que el ancho del papel. No es un error: solo estás desperdiciando papel. Súbele el ancho a la columna de la descripción, que es la que más lo necesita.
«Factura sin datos del negocio» — «Ocultaste el encabezado de la empresa. El NIT y el régimen suelen ser obligatorios en una factura.» Apagaste «Encabezado del negocio» en la factura. Vuelve a prenderlo, salvo que sepas muy bien lo que haces: en Colombia el NIT y el régimen suelen ser obligatorios en el comprobante.
«La plantilla no tiene secciones visibles.» en la vista previa Todas las secciones están apagadas. Prende al menos una con su interruptor.
«Cargando plantilla…» que no termina La sesión se quedó sin servidor. Con el servidor caído no se queda cargando: sale el error de arriba. Cierra sesión y vuelve a entrar.
El botón «Guardar» está apagado No has cambiado nada todavía, o el guardado anterior ya terminó. Cambia algo. Si ya guardaste, no hay nada pendiente.
Guardaste y la otra caja sigue imprimiendo el diseño viejo Cada terminal se trae las plantillas al iniciar sesión. Cierra sesión en esa caja y vuelve a entrar.
La pantalla dice «Papel Mm80 · 48 caracteres por línea» y tu papel es de 58 mm Este equipo no tiene impresora elegida, y la pantalla asume el papel más común. Elige la impresora y su tamaño de papel en la aplicación de escritorio NeoGestify, y vuelve a abrir esta pantalla.
Cambiaste de pestaña y se perdió lo que llevabas Cambiar de documento recarga la plantilla del servidor, sin preguntar. Vuelve a hacer los cambios y esta vez pulsa «Guardar» antes de moverte.
«Factura electrónica (CUFE y QR)» no aparece en «Agregar sección» Ese bloque solo se ofrece si el negocio tiene el módulo de facturación electrónica. Ver Facturación electrónica (DIAN).
La factura sale sin el bloque de la DIAN aunque está prendido Ese bloque solo imprime cuando la venta tiene factura electrónica aceptada. En las demás no ocupa espacio. Revisa el estado de la factura en Facturación electrónica (DIAN).
La factura sale sin logo aunque «Logo de la empresa» está prendido El negocio no tiene logo cargado. Súbelo en Datos de la empresa y sucursales.
Una línea de texto no sale impresa Si todos los datos que insertaste en esa línea están vacíos, la línea entera se omite. También se omite si el texto queda en blanco. Ver Editar un bloque de texto.

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