Detalle de una venta

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Ventas → «Ver Detalles» en la fila de una venta. Hace falta comprarlo aparte: no.

La ficha de una venta es donde se resuelven casi todos los reclamos: qué se llevó el cliente, a qué precio, cuánto impuesto pagó, en qué caja se cobró y quién lo atendió. Desde aquí también se reimprime la factura y se devuelve mercancía al inventario.

Detalle de una venta

  1. «Volver». Te devuelve a la lista de donde veniste, con el periodo que tenías puesto.
  2. Los datos de la venta. Cliente, empleado, sucursal, método de pago, estado y caja.
  3. Los totales. «Subtotal», «Pago con», «Impuestos» y «Total».
  4. «Productos Vendidos». Una fila por cada cosa que se llevó el cliente.
  5. La columna «Acciones». El bote rojo marca un ítem como devuelto; el visto verde lo restaura.
  6. Los botones de abajo. «Procesar Devolución» e «Imprimir copia».

Abrir la ficha

  1. Entra a Ventas → Ventas.
  2. Busca la venta con los botones de rango o con «Buscar».
  3. Pulsa «Ver Detalles» en su fila.
  4. Arriba sale el título «Detalles de la Venta» y, debajo, «Venta #» con el número de esa venta.

Ese número es el que sale impreso en la factura. Es largo y con letras: sirve para comparar un papel contra la pantalla, no para dictarlo por teléfono.

Los datos de la venta

Lo que dice Qué significa
«Venta #» El número de la venta. El mismo que va impreso en la factura.
«Fecha:» Día y hora en que se cerró el cobro.
«Cliente» A nombre de quién quedó. Si se vendió sin cliente, dice «Consumidor Final».
«Empleado» Quién la cobró.
«Sucursal» En qué sede se vendió.
«Método de Pago» «EFECTIVO», «TARJETA» o «TRANSFERENCIA».
«Estado» En qué situación está la venta. La lista completa está abajo.
«Caja» El número de la caja donde se cobró.

Si la venta se pagó de varias formas, debajo del método principal aparecen las demás, una por línea, con un signo más adelante: + TARJETA: $20.000.

Los estados que puedes ver:

Estado Qué pasó
«COMPLETADA» La venta se cobró y está en pie. Es lo normal.
«DEVUELTA_PARCIAL» Se devolvió parte de lo que llevaba.
«DEVUELTA» Se devolvió todo.
«PENDIENTE» Quedó armada pero sin cobrar.
«PROCESANDO» Se guardó en Facturación para cobrarla después.
«CANCELADA» Se anuló.

Los totales

Lo que dice Qué significa
«Subtotal» La suma de los productos antes de impuestos.
«Pago con» Con cuánto pagó el cliente por el método principal. En efectivo es el billete que entregó, y la diferencia contra «Total» fue el cambio que se le dio.
«Impuestos» Cada impuesto por su nombre y su valor, uno debajo de otro. Si la venta no llevó impuestos, este bloque no aparece.
«Total» Lo que se cobró de verdad. Es el número grande del recuadro azul.

Factura electrónica

Debajo de los datos, si tu negocio contrató el módulo, aparece el bloque «Factura electrónica (DIAN)» con el estado del documento, su «Número:», su «CUFE:» y los botones para emitirla, descargarla o facturarla a otro cliente.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Todo ese bloque está explicado en Facturación electrónica (DIAN).

La tabla «Productos Vendidos»

Una fila por cada línea que se cobró.

Columna Qué trae
«Producto» El nombre del producto y su presentación, separados por un guion, y debajo «UPC:» con el código de barras.
«Cantidad» Cuántas unidades se llevó.
«Precio Unitario» A cuánto salió cada una.
«Descuento» Cuánto se rebajó en esa línea. Si no hubo, dice $0.
«Estado» «COMPLETADA» en verde, «DEVUELTA» en rojo, «CANCELADA» en gris.
«Total» Lo que costó esa línea completa.
«Acciones» El bote rojo o el visto verde, según el estado.

Los combos se ven distinto. Si la línea es un combo, en vez del producto sale una etiqueta verde que dice «COMBO» seguida del nombre del combo, y no tiene «UPC:». Un combo no se puede devolver: mira Devolver productos al inventario.

Los dos iconos de «Acciones» cambian el estado de un ítem suelto y no mueven el stock. Están explicados, con sus avisos, en Devolver productos al inventario.

Imprimir una copia de la factura

  1. Baja hasta el final de la ficha.
  2. Pulsa «Imprimir copia».
  3. La factura sale por la impresora térmica de esta terminal.

Sale el mismo papel que salió el día de la venta: el encabezado del negocio, el número de la factura, el empleado, la caja, el cliente, la tabla de productos, los totales, las formas de pago y, si la hay, la parte de la factura electrónica con su código QR.

Dos cosas que conviene saber antes de dársela al cliente:

  • La línea «Fecha:» del papel es la del momento en que imprimes, no la de la venta. La fecha original la tienes en pantalla, en «Fecha:».
  • La línea «Estado:» sale con el estado de hoy. Si la venta ya fue devuelta, en la copia dice «DEVUELTA».

Si la venta tiene una factura electrónica que todavía se está emitiendo, la aplicación espera unos segundos a que la DIAN responda antes de imprimir, para que el papel salga con su número y su código. Si no alcanza a llegar, imprime igual y sin esos datos.

Lo que va escrito en el papel se puede cambiar en Plantillas de impresión.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar la venta desde aquí? No. Ni el precio, ni la cantidad, ni el método de pago. Lo único que cambia es el estado de los ítems cuando devuelves.

¿Puedo imprimir la copia en otra terminal? Sí, siempre que esa terminal tenga impresora configurada. El papel se arma con los datos del servidor, no con nada guardado en el computador donde se cobró.

¿Por qué no veo el botón «Procesar Devolución»? Porque la venta no está «COMPLETADA» ni «DEVUELTA_PARCIAL». Si ya se devolvió todo, el botón desaparece.

¿Y si la venta no tiene cliente? Sale «Consumidor Final». Se puede facturar después a un cliente concreto desde el bloque de factura electrónica, y ahí la venta queda a su nombre.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error al cargar datos» · «Error al cargar la venta» Esa venta no se pudo traer. Es el mismo aviso cuando el servidor la rechaza y cuando la terminal no está hablando con el servidor del negocio Pulsa «Volver» y entra otra vez. Si sigue, revisa la conexión: Entrar y preparar la terminal. Si la conexión está bien, avisa a tu administrador
«Error» · «No se pudo imprimir la factura. Por favor, intente nuevamente.» La impresora térmica no está configurada en esta terminal, o no respondió Configura la impresora en NeoGestify y vuelve a intentar. El formato del papel se ajusta en Plantillas de impresión
El papel sale con la fecha de hoy La copia imprime la fecha del momento de imprimir La fecha real de la venta está en pantalla, en «Fecha:»
El papel sale sin el número de la DIAN El documento electrónico todavía no estaba aceptado, o esa venta nunca se facturó Mira el bloque «Factura electrónica (DIAN)» de la ficha
No aparece el bloque «Factura electrónica (DIAN)» Tu plan no incluye ese módulo Habla con tu proveedor
En «Producto» solo hay una etiqueta «COMBO» y un nombre Esa línea es un combo, no un producto suelto Es normal. Los combos no muestran «UPC:»

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