Proveedores y órdenes de compra

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Compras → Proveedores y Compras → Órdenes de compra. La vista de todas las sucursales está en Administración → OC por sucursal (solo ADMIN y DUENO). Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Aquí se anota a quién le compras y se le pide mercancía. Un pedido se arma por paquetes —la caja, el bulto, la canasta con la que llega la mercancía—, se guarda como orden de compra y se queda esperando. Cuando el camión llega, abres esa orden, marcas qué paquetes vinieron y cuántas unidades, y eso es lo que entra al inventario: no lo que pediste, sino lo que llegó.

Pantalla de Proveedores

Nuevo Proveedor. Abre la ventana para dar de alta a alguien. Es el mismo formulario que después se usa para editar.
Activos / Eliminados. Dos pestañas. En Eliminados están los proveedores que se sacaron de la lista, cada uno con su botón Restaurar.
Buscar. Filtra por nombre, identificación o correo. Limpiar lo deja como estaba.
Cada proveedor es una tarjeta. Editar abre sus datos; Ver OC abre su ficha con todas sus órdenes de compra.
Cargar más. La lista trae 20 de entrada. Este botón trae los siguientes 20.

El contador Total: de arriba cuenta los proveedores que ya se cargaron, no todos los que tiene el negocio. Si pulsas Cargar más, el número sube.

Cómo va una compra de principio a fin

Flujo de una compra a proveedor

Primero el proveedor, después la orden, y al final la recepción. Ese último paso es el único que toca el inventario: mientras la orden esté en PENDIENTE, el stock no se mueve ni un gramo.

Una orden pasa por cuatro estados:

Estado	Qué significa
PENDIENTE	Se guardó el pedido y todavía no ha llegado nada.
PROCESANDO	Llegó una parte. Los paquetes que faltan siguen esperando.
RECIBIDA	Llegaron todos los paquetes de la orden.
CANCELADA	Se dio de baja el pedido a mano.

Antes de empezar

Tres cosas bloquean de verdad:

Este computador tiene que tener sucursal. Al entrar a Órdenes de compra sin sucursal sale «Sucursal no configurada» con el texto «Debes configurar tu sucursal antes de ver órdenes de compra.» y te lleva a Configuración → Sistema. Está explicado en Entrar y preparar la terminal.
Tiene que haber paquetes creados. Los pedidos se hacen por paquetes, no por unidades sueltas. Si el negocio no ha creado ninguno, el buscador de la orden va a salir vacío siempre. Los paquetes se crean en Paquetes y combos.
No todos los roles hacen todo. Entrar a la pantalla y poder guardar no es lo mismo:

Acción	ADMIN	DUENO	GERENTE	ALMACENISTA
Ver proveedores y órdenes	✓	✓	✓	✓
Crear o editar un proveedor	✓	✓	✓	—
Ver la lista de Eliminados ²	✓	✓	✓	—
Restaurar un proveedor	✓	✓	—	—
Crear una orden de compra	✓	✓ ¹	✓	—
Confirmar la recepción	✓	✓	✓	✓
Cancelar OC	✓	✓	✓	—
OC por sucursal	✓	✓	—	—
Emitir documento soporte	✓	✓	✓	—

¹ El dueño puede guardar la orden, pero el buscador Agregar paquete le sale vacío: la lista de paquetes no es suya. En la práctica, quien arma las órdenes es un ADMIN o un GERENTE.

² La pestaña Eliminados se ve siempre; lo que un ALMACENISTA no ve es su contenido, que le sale vacío.

Un ALMACENISTA ve los botones Nuevo Proveedor y Nueva OC, pero al guardar le sale un error. No está dañado: es lo que dice la tabla de arriba.

Crear un proveedor

Entra a Compras → Proveedores.
Pulsa Nuevo Proveedor. Se abre la ventana «Nuevo Proveedor».
En Identificación escribe el NIT o la cédula. Sin puntos ni comas.
En Nombre / Razón social escribe cómo se llama el proveedor.
En Contacto escribe el nombre de la persona con la que hablas.
En Condiciones de pago escribe el plazo, tal como lo tienen acordado. Por ejemplo 30 días o Contado.
Si el proveedor no expide factura electrónica, apaga el interruptor «Está obligado a expedir factura electrónica» y llena lo que aparece debajo. Está explicado en el punto siguiente.
Si quieres, completa Teléfono, Email y Dirección.
Pulsa Crear.
Sale el aviso «Proveedor creado» con el texto «El proveedor ha sido creado correctamente.». Pulsa Aceptar y la lista se refresca sola.

Los cuatro campos con asterisco —Identificación, Nombre / Razón social, Contacto y Condiciones de pago— son obligatorios. Si dejas uno vacío, el formulario te para en él y no llega a guardar.

Ojo: dos proveedores no pueden tener la misma identificación. Si la repites, la ventana muestra «Error al guardar el proveedor» en rojo y no guarda nada. Busca primero en la lista antes de crear a alguien de nuevo.

El interruptor de la factura electrónica

En la parte Facturación del formulario está el interruptor «Está obligado a expedir factura electrónica», y debajo la explicación: «Si no lo está, la DIAN exige que seas tú quien emita un documento soporte por cada compra para poder deducir el costo.»

Viene encendido, que es el caso normal: el proveedor te factura y ahí termina el asunto. Cuando lo apagas aparecen tres campos más:

En Tipo de identificación elige lo que corresponda: NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte o PEP. Viene puesto en NIT.
En Dígito de verificación escribe el único número que va después del guion del NIT. Debajo te lo recuerda: «Solo si la identificación es un NIT.».
En Municipio escribe la ciudad o el departamento y pulsa el que corresponda en la lista. Cada resultado trae el departamento al lado, porque hay nombres repetidos. Para quitar el que elegiste, pulsa Quitar.

Ojo: hoy el formulario manda estos cuatro datos pero el sistema no los guarda. Si apagas el interruptor, guardas y vuelves a abrir la ficha, el interruptor sale encendido otra vez y los campos, vacíos. Mientras eso siga así, en las órdenes de ese proveedor no va a aparecer el bloque «Documento soporte (DIAN)». Si necesitas emitirlo, avisa a quien administra el sistema.

Buscar un proveedor en la lista

Entra a Compras → Proveedores.
Escribe en Buscar. Sirve el nombre, la identificación o el correo, y no importan las mayúsculas.
Debajo, «Mostrando 3 de 20 proveedores» te dice cuántos quedaron.
Para volver a verlos todos, pulsa Limpiar.

El buscador solo mira los proveedores que ya están cargados en pantalla. La lista arranca con 20. Si buscas a alguien y no sale, no quiere decir que no exista: puede estar más abajo. Pulsa Limpiar, después Cargar más hasta que salga «No hay más proveedores», y vuelve a buscar.

Cuando el filtro deja la lista en cero, el botón Cargar más desaparece. Por eso hay que limpiar primero y cargar después.

Corregir los datos de un proveedor

Encuentra al proveedor en la lista.
Pulsa Editar en su tarjeta. Se abre la ventana «Editar Proveedor» con todo lleno.
Corrige lo que haga falta.
Pulsa Actualizar.
Sale «Proveedor actualizado» con el texto «El proveedor ha sido actualizado correctamente.».

También puedes llegar desde su ficha: pulsa Ver OC en la tarjeta y luego Editar proveedor.

Dos cosas que conviene saber antes de intentarlo:

Borrar un dato no lo borra. Si dejas Teléfono, Email o Dirección en blanco y guardas, se conserva lo que había. Para cambiar un dato, escribe el nuevo encima.
El botón «Editar» no le sale a un ALMACENISTA. En su pantalla las tarjetas solo ofrecen Ver OC.

Recuperar un proveedor eliminado

En la pestaña Eliminados están los proveedores que se sacaron de la lista. Siguen guardados con sus órdenes: no se borró nada.

Entra a Compras → Proveedores.
Pulsa la pestaña Eliminados.
Espera a que termine «Cargando eliminados...».
Busca la tarjeta del proveedor. Se ven más apagadas que las de Activos.
Pulsa Restaurar.
La tarjeta desaparece de Eliminados y el proveedor vuelve a Activos. No hay confirmación: con un solo clic ya está hecho.

Si pulsas Restaurar y no pasa absolutamente nada, mira tu rol: restaurar es de ADMIN y DUENO. Un GERENTE ve la lista pero el botón no le hace efecto, y no sale ningún mensaje.

Si la pestaña dice «No hay proveedores eliminados» y tú sabes que hay alguno, es lo mismo: un ALMACENISTA nunca ve esa lista, siempre le sale vacía.

Esta pantalla no tiene un botón para eliminar proveedores. Las tarjetas de Activos solo ofrecen Editar y Ver OC. Si un proveedor quedó mal creado, corrígelo con Editar.

Ver las órdenes de un proveedor

Encuentra al proveedor en la lista.
Pulsa Ver OC en su tarjeta.
Arriba salen sus datos: Contacto, Teléfono, Email, Dirección y Condiciones de pago. Los que estén vacíos no aparecen.
Debajo, «Órdenes de compra (N)» con una tabla: N° Orden, Fecha, Estado y Paquetes.
Pulsa Ver → en un renglón para abrir esa orden.
Para volver, pulsa ← Proveedores.

Si el proveedor todavía no tiene pedidos, dice «Este proveedor no tiene órdenes de compra aún.».

Esta ficha trae hasta 50 órdenes y no tiene botón para traer más. Un proveedor con más historia que eso se consulta mejor desde Compras → Órdenes de compra, buscándolo por el nombre.

Ojo: el botón + Nueva OC de esta ficha abre la orden en blanco, sin el proveedor puesto. Vas a tener que elegirlo otra vez en el formulario.

Encontrar una orden de compra

La lista de Compras → Órdenes de compra trae los pedidos de tu sucursal, y solo esos.

Entra a Compras → Órdenes de compra.
En Buscar escribe el N° Orden o el nombre del proveedor.
En Estado elige entre Todos los estados, Pendiente, Procesando, Recibida y Cancelada.
Debajo, «Mostrando 4 de 20 órdenes» te dice cuántas quedaron.
Pulsa Ver → en el renglón de la orden para abrirla.
Limpiar deja los dos filtros como estaban.

Los cuatro recuadros de colores de arriba —PENDIENTE, PROCESANDO, RECIBIDA y CANCELADA— también son botones: pulsa uno para quedarte solo con las de ese estado, y púlsalo otra vez para quitar el filtro.

Como en la lista de proveedores, el buscador solo mira lo que ya está cargado: 20 órdenes de entrada. Si no encuentras una, pulsa Limpiar, después Cargar más, y vuelve a buscar.

Las columnas son N° Orden, Proveedor, Fecha, Estado y Paquetes —esta última, cuántos renglones tiene el pedido.

Las demás tareas, paso a paso

Cada una tiene su propia página porque son largas:

→ Crear una orden de compra Elegir el proveedor, el número y las fechas, agregar los paquetes con su cantidad y su precio estimado, y guardar.

→ Recibir la mercancía y cerrar la orden Marcar qué llegó y cuánto —que es lo que entra al inventario—, ver el estado de cada paquete y cancelar una orden que ya no va.

→ El documento soporte de la compra Cuando el proveedor no factura, el documento que la DIAN espera que emitas tú.

→ Ver las órdenes de todas las sucursales La pantalla OC por sucursal, para mirar los pedidos de otra sede sin estar sentado en ella.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo pedir un producto suelto, solo paquetes? Porque la mercancía llega en cajas y bultos, y contar unidad por unidad al recibir es lo que hace que el conteo no cuadre. Un paquete dice cuántas unidades de cada presentación trae, y el sistema hace la multiplicación por ti. Los paquetes se crean en Paquetes y combos.

Guardé la orden y el stock no cambió. ¿Se perdió? No. Una orden en PENDIENTE es un pedido, no una entrada. El stock se mueve cuando confirmas la recepción.

¿Puedo cambiar los paquetes de una orden ya guardada? No desde la pantalla. La orden se ve, se recibe o se cancela, pero los paquetes y las cantidades pedidas no se editan. Si quedó mal, pulsa Cancelar OC y crea otra.

¿La orden reserva el stock o avisa a la sucursal? No. Una orden de compra no aparta nada ni cambia lo que ve la caja. Solo queda anotada.

¿Qué pasa si llegó menos de lo que pedí? Escribes la cantidad real en la columna Recibido y confirmas. La orden queda en PROCESANDO si algún paquete quedó sin marcar, y puedes volver después a confirmar el resto.

¿Y si llegó de más? Escribe la cantidad que de verdad llegó, aunque sea mayor que la pedida. El sistema no te lo impide y el inventario entra por lo que escribiste.

¿Un ALMACENISTA puede recibir mercancía? Sí. Confirmar la recepción es lo suyo. Lo que no puede es crear proveedores ni órdenes, ni cancelarlas.

¿Esto necesita turno de caja abierto? No. Ni proveedores ni órdenes de compra dependen del turno.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Sucursal no configurada» / «Debes configurar tu sucursal antes de ver órdenes de compra.»	A este computador no se le ha dicho a qué sucursal pertenece	Pulsa Sí, continuar: te lleva a Configuración → Sistema. Elige la sucursal y vuelve. Si tu rol no la puede elegir, pídeselo a un ADMIN o GERENTE
«Error al guardar el proveedor», en rojo dentro de la ventana	Ya existe otro proveedor con esa misma identificación, o tu rol no puede crear proveedores (ALMACENISTA)	Busca esa identificación en la lista. Si ya está, edita el que hay. Si no eres ADMIN, DUENO o GERENTE, pide que lo creen por ti
Pulsas Crear y no pasa nada; un campo queda resaltado	Falta un obligatorio: Identificación, Nombre / Razón social, Contacto o Condiciones de pago	Llena el campo marcado y vuelve a pulsar Crear
Apagaste «Está obligado a expedir factura electrónica», guardaste, y al reabrir sale encendido	El sistema todavía no guarda ese dato ni el municipio, el tipo de identificación o el dígito de verificación	No insistas: no es tuyo el error. Avisa a quien administra el sistema. Mientras tanto, ese proveedor no ofrece documento soporte
«No hay proveedores» y debajo «Aún no has registrado ningún proveedor.»	La lista está vacía	Pulsa Crear primer proveedor
«No hay proveedores» y debajo «No coincide ningún proveedor con los filtros.»	El texto de Buscar no coincide, o el proveedor aún no se ha cargado	Pulsa Limpiar, luego Cargar más, y busca otra vez
«No hay más proveedores»	Ya está toda la lista en pantalla. No es un error	Nada. Ahora sí el buscador los ve a todos
«No hay proveedores eliminados» aunque sabes que hay alguno	Tu rol no puede ver esa lista (ALMACENISTA)	Pídele a un ADMIN o a un DUENO que lo restaure
«No hay órdenes» y debajo «Aún no has creado ninguna orden de compra.»	Esta sucursal no tiene pedidos todavía	Pulsa Crear primera OC
«No hay órdenes» y debajo «No hay órdenes que coincidan con los filtros.»	Los filtros dejaron la lista en cero, o la orden aún no se ha cargado	Pulsa Limpiar, luego Cargar más, y busca otra vez
Pulsas Restaurar y la tarjeta se queda ahí	Restaurar es de ADMIN y DUENO. A los demás no les responde y no sale mensaje	Pídeselo a un ADMIN o a un DUENO
Pulsas Editar y el botón no está en la tarjeta	No eres ADMIN, DUENO ni GERENTE	Pide el cambio a alguno de ellos
«Proveedor no encontrado.» con un botón Volver	Se abrió la ficha de un proveedor que ya no está en Activos, o el servicio falló	Pulsa Volver y comprueba si está en la pestaña Eliminados
«Módulo no incluido» y debajo «Proveedores y órdenes de compra» no está incluido en el plan contratado.	El negocio no compró esta parte	Pulsa Volver al inicio. Para activarla, habla con tu proveedor
«Licencia no vigente» / «La licencia de este equipo no está vigente.»	La licencia del computador venció o no se ha renovado	Conecta el equipo a internet para que se actualice, y avisa a quien administra el sistema
«No se pudo comprobar la licencia»	No se pudo consultar en este momento; no quiere decir que no lo tengas	Pulsa Reintentar. El resto de la aplicación sigue funcionando
«Acceso denegado» / «No tienes permiso para acceder a esta sección.» y te devuelve al inicio	Llegaste por dirección directa a una pantalla que tu rol no ve	Entra por el menú. Si no está ahí, no es tuya

Los mensajes de las otras pantallas están en su propia página: crear una orden, recibir la mercancía, documento soporte y OC por sucursal.