Cajas y turnos

Para quién: ADMIN y GERENTE. La vista de todas las sedes, Cajas por sucursal, la ven ADMIN y DUENO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos. El detalle de una caja se abre pulsando su tarjeta. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí es donde la plata del mostrador deja de ser un misterio. Cada turno se abre con un fondo inicial, todas las ventas de esa jornada quedan pegadas a ese turno, y al final cuentas el cajón y el sistema te dice cuánto debería haber. Lo que entra o sale por fuera de una venta —el retiro a la caja fuerte, el aporte de cambio, el domicilio que se pagó del cajón— se anota aparte, para que no aparezca como un faltante.

Pantalla Cajas

  1. La franja del turno. Arriba del menú lateral dice «Turno abierto» en verde o «Turno cerrado» en amarillo, con la etiqueta «Abrir» a la derecha. Toda la franja es un botón: al pulsarla llegas a esta pantalla, si tu usuario la puede abrir. Solo aparece si a esta terminal se le asignó una caja.
  2. «Nueva Caja». Crea una caja en la sucursal de esta terminal.
  3. «Filtros». «Buscar» encuentra por número o por ubicación; «Estado» deja «Todas», «Activas» o «Inactivas». «Limpiar» devuelve la lista completa.
  4. La tarjeta de la caja. Púlsala en cualquier parte para abrir su detalle: el turno activo, el historial de arqueos y los botones para arquear. En la tarjeta ya ves la «Ubicación:», el «Total arqueos:» y los «Últimos arqueos:» con su tipo.
  5. El estado del turno. Cada tarjeta activa dice «Turno abierto» o «Sin turno». Así ves de una cuál caja quedó destapada sin que nadie la cerrara.

Arriba de los filtros hay tres contadores: «Total», «Activas» e «Inactivas».

Cómo funciona un turno

Flujo del turno

El turno es lo que amarra la plata a una persona y a un rato del día. Se abre una vez, se cierra una vez, y en la mitad pasa todo lo demás. Mientras el turno está abierto, cada venta completada suma a lo que el sistema espera encontrar en la caja; cada ingreso o retiro que anotas lo corrige.

Una caja no puede tener dos turnos abiertos a la vez. Y de los cuatro tipos de arqueo, solo el «Intermedio» deja el turno abierto: «Cierre», «Emergencia» y «Auditoría» lo cierran, y para seguir vendiendo hay que abrir uno nuevo.

Antes de empezar

Esta terminal necesita saber en qué sucursal está. Se elige en Configuración → Sistema, en «Configuración de Terminal». Sin eso, la pantalla te recibe con «Sucursal no seleccionada» y no carga nada.

Para facturar también necesita una caja asignada. Es la misma pantalla, el campo «Caja». Sin caja asignada, la franja del turno ni siquiera aparece en el menú, y al entrar a Facturación sale «Configuración Requerida».

Solo se listan las cajas activas en ese campo «Caja» de la configuración. Una caja desactivada desaparece de ahí.

Y no todos hacen todo:

Lo que quieres hacer Quién puede
Entrar a Caja → Cajas y turnos y ver el historial de arqueos ADMIN y GERENTE
Crear una caja («Nueva Caja»), editarla («Editar») y eliminarla ADMIN y GERENTE
Abrir el turno y arquear desde el detalle de la caja ADMIN y GERENTE
Abrir el turno y arquear desde Facturación ADMIN, GERENTE y VENDEDOR
Anotar ingresos y retiros («Ingreso / Retiro») ADMIN y GERENTE
Elegir el «Tipo de arqueo» al cerrar ADMIN y GERENTE
Entrar a Administración → Cajas por sucursal ADMIN y DUENO

Quien vende no entra a esta pantalla, pero sí arquea: la ventana de arqueo se le abre sola desde Facturación — está explicado en Abrir y cerrar el turno.

Lo que se hace en cada turno

Las tareas del día a día están explicadas paso a paso en sus propias páginas:
Abrir y cerrar el turno Abrir con el fondo inicial, contar por denominación, comparar contra lo esperado, cerrar e imprimir el arqueo.
Ingresos y retiros de caja Anotar la plata que entra o sale por algo que no es una venta, y anular una anotación equivocada.
Cajas de todas las sucursales Ver las cajas de las demás sedes, activarlas, desactivarlas y recuperar una eliminada.

Lo que sigue en esta página es la administración de las cajas: crearlas, encontrarlas y cambiarles los datos.

Crear una caja

  1. Entra a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa «Nueva Caja».
  3. Escribe el «Número / Nombre de Caja». Sirve un número (001) o un nombre (Caja Principal).
  4. Escribe la «Ubicación»: dónde está físicamente, por ejemplo Mostrador principal. Es opcional, pero es lo que te deja distinguir dos cajas de un vistazo.
  5. Deja marcada la casilla «Caja activa».
  6. Pulsa «Guardar».

Sale el aviso «¡Éxito!» con el texto «Caja creada correctamente». La caja nueva aparece en la lista.

Ojo: si dejas vacío el «Número / Nombre de Caja», el sistema le pone uno solo, pero es un código largo imposible de leer de un vistazo. Escríbelo tú.

Ojo: una caja sin marcar «Caja activa» no puede abrir turnos y tampoco se puede asignar a una terminal. Es lo que dice el propio recuadro: «Las cajas inactivas no pueden abrir turnos».

La caja se crea en la sucursal de esta terminal. Para crear una en otra sede se usa Administración → Cajas por sucursal — cómo se hace.

Buscar una caja y filtrar la lista

  1. En el recuadro «Filtros», escribe en «Buscar» el número o la ubicación. La lista se recorta mientras escribes.
  2. En «Estado», elige «Activas» o «Inactivas» para dejar solo esas.
  3. Pulsa «Limpiar» cuando quieras ver otra vez todas.

Al lado del título «Filtros» hay un contador que dice cuántas cajas estás viendo de cuántas hay en total. Si no queda ninguna, la pantalla muestra «No se encontraron cajas» con la sugerencia «Ajusta los filtros».

En pantallas pequeñas el recuadro de filtros viene plegado: pulsa la flecha de la derecha para desplegarlo.

Abrir el detalle de una caja

  1. Pulsa la tarjeta de la caja en la lista.
  2. Se abre la pantalla «Caja 001» (o el número que le hayas puesto), con el turno activo si lo hay y el «Historial de Arqueos».
  3. Pulsa «Volver» para regresar a la lista.

Detalle de una caja

  1. «Ingreso / Retiro». Solo aparece con el turno abierto. Abre la ventana «Movimientos de caja» — cómo se usa.
  2. «Nuevo Arqueo» / «Abrir Turno». El mismo botón cambia de nombre según cómo esté la caja: dice «Abrir Turno» si no hay turno y «Nuevo Arqueo» si lo hay — cómo se usa.
  3. «Turno activo desde». Cuándo se abrió el turno y quién lo abrió. Este recuadro desaparece en cuanto el turno se cierra.
  4. El historial. Cada arqueo con su tipo (APERTURA, CIERRE, INTERMEDIO, EMERGENCIA, AUDITORIA), la fecha, el operario, las observaciones y el «Total contado». Van del más viejo al más reciente, así que lo último es lo de abajo. Si lo contado no coincidió con lo esperado, salen «Esperado:» y «Diferencia:» — en rojo si faltó plata y en verde si sobró.
  5. El botón de imprimir. Saca ese arqueo por la impresora térmica.

Si la caja no tiene arqueos todavía, la pantalla dice «Sin arqueos registrados» y «Abre el primer turno para comenzar.»

Editar los datos de una caja

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Pulsa «Editar».
  3. Cambia el «Número / Nombre de Caja», la «Ubicación» o la casilla «Caja activa».
  4. Pulsa «Guardar».

Sale «¡Éxito!» con el texto «Caja actualizada correctamente».

Ojo: borrar el contenido de «Número / Nombre de Caja» o de «Ubicación» no los deja en blanco: se quedan como estaban. Para cambiarlos hay que escribir el valor nuevo.

Desmarcar «Caja activa» es la forma de sacar de circulación una caja que ya no se usa sin perder su historial: los arqueos viejos siguen ahí y se pueden consultar e imprimir. Desde Cajas por sucursal eso mismo se hace con un botón «Desactivar», sin abrir la ventana — cómo se hace.

Eliminar una caja

Ojo: la ventana te va a decir que esto no se puede deshacer. La caja desaparece de la lista y del campo «Caja» de la configuración de las terminales. Solo un administrador o el dueño pueden recuperarla, desde Cajas por sucursal. Si lo que quieres es dejar de usarla pero tenerla a la mano, desmarca «Caja activa» en lugar de eliminarla.

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Pulsa «Editar».
  3. Pulsa «Eliminar», abajo a la izquierda de la ventana.
  4. Sale la pregunta «¿Eliminar caja?» con el texto «Esta acción no se puede deshacer.» Pulsa «Sí, continuar».

Sale «Eliminada» con el texto «La caja fue eliminada.»

Los arqueos de esa caja no se borran: siguen guardados y vuelven a verse si alguien la restaura.

La terminal que tuviera esa caja asignada se queda con la asignación puesta: nadie se la quita sola. Ve a Configuración → Sistema y elígele otra caja en el campo «Caja».

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos turnos abiertos en la misma caja? No. Mientras haya un turno abierto, el botón dice «Nuevo Arqueo» y no «Abrir Turno». Primero se cierra el que está.

La franja dice «Turno cerrado», pero mi compañero sí está vendiendo. ¿Por qué? La franja habla de la caja asignada a esta terminal, no de todas. Cada terminal tiene la suya, y cada caja lleva su propio turno.

¿Puedo borrar o corregir un arqueo ya registrado? No. Un arqueo queda como quedó. Si el conteo salió mal, se explica en las «Observaciones» del siguiente arqueo — por eso ese campo es obligatorio.

¿Las ventas en tarjeta y transferencia también entran al arqueo? Sí, se cuentan aparte del efectivo. Pero la «Diferencia» que queda guardada en el arqueo es solo la del efectivo, que es lo único que puede desaparecer del cajón.

¿Y las ventas que dejé pendientes o en proceso? No cuentan. El saldo esperado del arqueo solo suma las ventas que quedaron completadas.

¿Y si en la sucursal hay una sola caja? Funciona igual: se crea una, se le asigna a todas las terminales que cobren y todas comparten el mismo turno.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Sucursal no seleccionada» — «Configura la sucursal en Configuración → Sistema.» Esta terminal todavía no sabe en qué sucursal está, y la lista de cajas se saca de ahí. Pulsa «Sí, continuar»: te lleva derecho a la configuración. Elige la «Sucursal» y pulsa «Guardar Configuración».
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.» Tu usuario no es ADMIN ni GERENTE. La pantalla te devuelve al Dashboard. Pídele a un administrador o a un gerente que abra o cierre el turno.
«Error» — «No se pudo cargar la caja» La caja que intentas abrir ya no existe, o tu rol no alcanza para verla. La pantalla se devuelve sola. Recarga la lista y comprueba que la caja siga ahí. Si entraste desde Cajas por sucursal con el usuario del dueño, ábrela con un usuario administrador.
«Error» — «No se pudo guardar la caja» El sistema rechazó los datos o la conexión se cayó a mitad. Revisa que la sucursal siga elegida en la configuración de la terminal, y vuelve a intentar.
«Error» — «No se pudo eliminar la caja» La caja ya no está, o el sistema no respondió. Recarga la lista. Si la caja sigue ahí, repite; si no, ya estaba eliminada.
«No se encontraron cajas» — «Ajusta los filtros» Hay cajas, pero ninguna cuadra con lo que escribiste en «Buscar» o con el «Estado» elegido. Pulsa «Limpiar».
«No se encontraron cajas» — «Comienza creando una nueva caja» Esta sucursal de verdad no tiene ninguna caja. Pulsa «Crear caja».
No te sale el botón «Nueva Caja» Tu usuario no es ADMIN ni GERENTE. Pídeselo a quien administre el negocio.
La franja del turno no aparece en el menú Esta terminal no tiene caja asignada. Ve a Configuración → Sistema y elige una en el campo «Caja». Si el campo dice «No hay cajas disponibles», es que no hay cajas activas en esa sucursal: crea una.

Los tropiezos de abrir y cerrar el turno están en Abrir y cerrar el turno, los de anotar plata en Ingresos y retiros de caja y los de la vista de todas las sedes en Cajas de todas las sucursales.

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