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Facturación

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Facturación. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta es la pantalla del mostrador. A la izquierda buscas —o pasas el lector— y a la derecha la venta se va armando, siempre a la vista. Cuando el cliente está listo para pagar pulsas un botón que abre una sola hoja: el efectivo, la factura electrónica y el recibo. Al terminar, el stock queda descontado y la venta entra en el turno de la caja.

Pantalla de Facturación

La pastilla del turno. Verde con «Turno abierto · Caja 001», o ámbar con «Turno cerrado». Púlsala para «Hacer arqueo o cierre de caja» —o «Abrir turno», según esté—. Está lejos de «Vaciar», a propósito.
«En espera» y «Órdenes». Las ventas que dejaste guardadas y los pedidos por cobrar.
El buscador. Escribe el nombre, la marca, el modelo o el código, o pasa el lector. No hay que pulsar Enter: busca medio segundo después de la última tecla. Cada resultado dice la presentación, el precio y cuánto hay; lo agotado se ve en rojo y se puede agregar igual.
La cantidad, a un toque: ×1, ×2, ×5, ×10 u «Otra cantidad». Vuelve a ×1 después de agregar, para que un ×10 olvidado no multiplique la venta siguiente. Al lado, «Escanear» abre la cámara del equipo, para cuando no hay lector.
El cliente. Es el botón de la cabecera de la tarjeta: sin cliente dice «Cliente», y con cliente, su nombre, con una ✕ al lado para quitarlo.
«Venta actual». Una línea por producto o por combo, con su cantidad y su total. Tócala para cambiar la cantidad, el precio o el descuento de esa línea.
El total, en grande, con los «Descuentos» y el «Cupón» encima.
«Cobrar», con el total dentro del botón. Abre la hoja del cobro. Está apagado mientras no haya productos.
«Poner en espera» guarda la venta sin cobrar. «Vaciar» la deja en blanco —y avisa abajo con «Deshacer»—.

Cómo va una venta de principio a fin

Flujo de una venta

El punto sin retorno es «Completar venta», al final de la hoja del cobro: en ese momento se guarda la venta, se descuenta el stock y, si lo pediste, se emite la factura a la DIAN. Para revertir una venta ya hecha hay que hacerle una devolución desde Consultar ventas y hacer devoluciones.

Antes de empezar

Tres cosas tienen que estar en su sitio. Las dos primeras te avisan solas al entrar.

Esta terminal tiene que saber en qué sucursal está y con qué caja cobra. Sin sucursal, en lugar del buscador sale «Esta terminal no tiene sucursal» — «Cada venta es de una sucursal y sale de su stock. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para facturar.» con el botón «Ir a la configuración». Con sucursal pero sin caja sale «Esta terminal no tiene caja» (o por qué la que tiene no sirve: «ya no atiende la sucursal de esta terminal», «está inactiva»…) con el botón «Elegir la caja»: la caja es opcional en un computador que solo consulta, pero para facturar y cobrar hace falta. Todo se arregla en Configuración → Sistema; si tu usuario es VENDEDOR no puede entrar ahí, y eso lo tiene que dejar listo un administrador o un gerente.
La caja tiene que tener un turno abierto hoy. Si no lo tiene, la pantalla no deja cobrar: en vez del buscador sale «Sin turno abierto» — «El dinero de cada venta se registra en el turno de la caja, así que sin turno no se factura.» — con un botón «Abrir turno» de 64 px. Si el turno quedó abierto de otro día, dice «El turno quedó abierto de otro día» — «Ciérralo con su arqueo para empezar el de hoy.» — y el botón es «Cerrar el turno anterior». Antes esa hoja se podía cerrar y detrás quedaba la caja lista para cobrar: esa plata no tenía turno al que imputarse.
Los productos tienen que estar asignados a esta sucursal y con precio. El buscador solo muestra lo que existe en la sucursal de esta terminal. Si el producto aparece pero no tiene ninguna ubicación de alta (se agotó y se dio de baja, o se creó sin ubicación), se vende igual: la caja vuelve a dar de alta la última ubicación que tuvo, o crea una vacía, y avisa «Sin stock». Antes salía «Producto no disponible en esta sucursal.» y no se vendía. Y si no tiene precio de venta aquí, entra en la factura valiendo cero.

Un apunte más: una venta sin cliente no es una venta sin dueño. Al guardarla, el sistema le asigna el cliente Consumidor Final (identificación 2222222222). Ese cliente tiene que existir; si no, la venta se rechaza.

Lo que se hace desde esta pantalla

Tarea	Dónde está explicada
Buscar un producto, escribir «2*UPC», escanear con la cámara, agregar combos y corregir cantidad, precio o descuento de una línea	Agregar productos a la factura
Aceptar u omitir la promoción que sale al agregar un producto, y aplicar un cupón al total	Promociones y cupones
Elegir el método de pago, partir el cobro entre varios y ver el cambio	Formas de pago y cambio
Cobrar, emitir la factura electrónica e imprimir el recibo, en una sola hoja	Cerrar la venta
Guardar con «Poner en espera» y retomar la factura desde «En espera»	Facturas en espera y órdenes

Lo que sigue son las tres tareas cortas que no dan para archivo propio.

Asignar o cambiar el cliente de la venta

Pulsa el botón del cliente, en la cabecera de la tarjeta «Venta actual». Sin cliente dice «Cliente».
Escribe en el buscador por nombre, apellido o identificación. La búsqueda arranca sola.
Pulsa la fila del cliente.
La ventana se cierra y el botón pasa a decir su nombre.

Si no aparece nadie, verás «No se encontraron clientes» y un botón «Crear Cliente» para darlo de alta sin salir de la venta.

Para quitarlo, pulsa la ✕ que queda al lado del nombre.

Ojo: si el cliente tiene un grupo de precios asignado, al elegirlo se activa solo en «Priorizar tipo de precio». Eso solo afecta a los productos que agregues después; los que ya estaban en la factura mantienen el precio con el que entraron.

Vaciar la factura empezada

Pulsa «Vaciar», abajo a la derecha.
Se van todas las líneas, el cupón y las promociones, y la tarjeta queda en «La venta está vacía» — «Escanea un código o busca un producto para empezar.»
Abajo sale un aviso con «Deshacer» durante unos segundos, por si fue sin querer.

No pregunta «¿seguro?»: preguntarlo cuesta un toque en cada venta que sí se quería vaciar, y deshacer no cuesta nada cuando todo va bien. El cliente se conserva: se vacían los productos, no se cambia de cliente. Si la siguiente venta es de otra persona, quítalo con la ✕.

Abrir el arqueo sin salir de Facturación

Pulsa la pastilla del turno, arriba en la cabecera.
Elige «Hacer arqueo o cierre de caja» —o «Abrir turno», si el turno está cerrado—.
Se abre la hoja del arqueo. Llena lo que te pide y pulsa «Registrar cierre» o «Abrir turno», según el caso.
Si no querías arquear todavía, pulsa «Cancelar». La venta que llevabas armada sigue ahí.

Las «Observaciones» son obligatorias en los dos casos. El detalle de cada campo está en Cajas y turnos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo vender más unidades de las que hay en stock? Sí. La pantalla no te frena: la venta se completa y el stock queda en negativo. Al terminar te sale el aviso «Stock bajo tras la venta» con los productos que quedaron por debajo del mínimo.

¿Hace falta elegir cliente para cobrar? No. Sin cliente la venta queda a nombre de Consumidor Final, que es válido para la venta de mostrador. Si el cliente pide la factura a su nombre, elígelo antes de completar la venta.

¿Puedo reimprimir el recibo después? Sí. Entra a Ventas, abre la venta y pulsa «Imprimir copia».

¿Qué pasa si cierro la aplicación con la venta a medias? La aplicación te pregunta antes de cerrarse. Si la cierras igual, se pierde lo que llevabas: una venta solo queda guardada con «Poner en espera» o con «Cobrar».

¿Y si me voy a otra pantalla? Solo pregunta si sales con «En espera» u «Órdenes»: ahí aparece «¿Salir sin guardar?». Si te vas por el carril o por el menú no pregunta nada y la venta se pierde.

¿Dónde quedan las ventas que hago aquí? En Consultar ventas y hacer devoluciones, y suman al saldo esperado del turno de la caja.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Esta terminal no tiene sucursal» — «Cada venta es de una sucursal y sale de su stock. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para facturar.»	Esta terminal no tiene sucursal elegida.	Pulsa «Ir a la configuración» y elígela en Configuración → Sistema. Si tu rol no llega, pídeselo a un superior.
«Sin turno abierto» — «El dinero de cada venta se registra en el turno de la caja, así que sin turno no se factura.»	La caja no tiene un turno abierto de hoy.	Pulsa «Abrir turno» y llénalo con el fondo inicial y las observaciones.
«El turno quedó abierto de otro día» — «Ciérralo con su arqueo para empezar el de hoy.»	El turno anterior quedó sin cerrar.	Pulsa «Cerrar el turno anterior»; en cuanto lo registres, abre el de hoy.
«Esta terminal no tiene caja» — «Cada venta se cobra en una caja, la de esta terminal, vinculada a su sucursal.…»	La terminal tiene sucursal, pero no caja (o la que tenía ya no atiende su sucursal).	Pulsa «Elegir la caja» y elígele una en Configuración → Sistema. Si tu rol no puede, no sale el botón y la pantalla dice a quién pedírselo.
Los botones «Cobrar», «Poner en espera» y «Vaciar» están apagados	La venta no tiene líneas.	Agrega al menos un producto.
«Configuración incompleta» — «No se puede procesar la venta. Faltan datos de configuración (empleado, sucursal o caja).»	Se perdió la sucursal, la caja o la sesión mientras vendías.	Vuelve a entrar a la aplicación y comprueba Configuración → Sistema.
«El turno de la caja 1 está cerrado: ábrelo antes de cobrar. No se cobró nada ni se descontó stock.», en la hoja de cobro	Alguien cerró el turno de esta caja desde otro equipo mientras cobrabas.	Cierra la hoja y abre el turno con la píldora del turno; después vuelve a cobrar.
«La caja 1 está inactiva. Actívala o elige otra. No se cobró nada…» o «Esta terminal no tiene caja: para cobrar hace falta una, vinculada a su sucursal…»	La caja de esta terminal se desactivó, o la terminal se quedó sin caja. Una venta cobrada siempre queda en una caja.	Pide que activen la caja o que le asignen una a esta terminal en Configuración → Sistema.
«Error» — «No se pudo guardar la venta. Inténtalo de nuevo.»	El servidor rechazó la venta. La causa más común es que falte el cliente Consumidor Final (identificación 2222222222).	Vuelve a intentar. Si se repite, pide que creen ese cliente en Clientes. No se cobró nada ni se descontó stock.
«Error» — «Ocurrió un error al guardar la venta. Inténtalo de nuevo.»	Se cayó la conexión con el servidor al guardar con «Poner en espera».	Comprueba que el servidor esté encendido y repite.
«Venta procesada, factura pendiente»	La venta quedó bien, pero la DIAN todavía no aceptó el documento.	La venta ya está hecha: no la repitas. Reintenta la emisión desde el detalle de la venta. → Facturación electrónica
«Venta procesada, impresión fallida» — «La venta se guardó correctamente, pero hubo un error al imprimir el recibo.»	La impresora no está configurada o no respondió.	Reimprime desde Ventas con «Imprimir copia». La impresora se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify, no en Inventario.
«Stock bajo tras la venta»	Uno o más productos quedaron por debajo de su stock mínimo.	Es un aviso, no un error. Se cierra solo. Pide reposición desde Stock y movimientos de inventario.
El aviso «Stock bajo tras la venta» en una esquina	La venta dejó algo por debajo del mínimo.	Es un aviso, no un error: se cierra solo.