En esta página12 secciones

Usuarios y roles

Para quién: Administrador, Dueño y Gerente (los roles de fábrica con «Usuarios»). Dónde está: Administración → Usuarios. A un administrador y a un dueño les sale en el carril; a un gerente, en «Más». Los roles se crean y se editan en Administración → Roles. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí das de alta a la gente que trabaja contigo y decides qué puede ver cada uno. Un vendedor entra con su usuario y su contraseña, y solo ve la caja; el de la bodega ve el stock pero no cobra. Cuando alguien se va del negocio, lo desactivas y deja de poder entrar, sin que se pierda nada de lo que hizo.

Pantalla de Usuarios

El buscador de la cabecera: «Nombre, usuario o correo».
El botón de sucursal y estado, que dice cuál tienes puesta —«Todas las sucursales»— y abre debajo la lista de sedes y «Estado de la cuenta» con «Todos», «Activos» e «Inactivos». Antes eran desplegables de 30 px en un panel pegado arriba.
«Activos» / «Eliminados», solo para quien puede ver la papelera.
Los roles, en botones con su cifra: «Todos 12», «Admin 2», «Gerente 3»… Cada uno con su punto de color. Las cuatro tarjetas de totales que había antes se fueron: la cifra de cada rol ya dice cuántos hay.
Una fila de 72 px por persona, que se toca entera: nombre y apellidos, @usuario, la sucursal, sus roles en color y el estado. Antes eran tarjetas con un avatar de 96 px en tres columnas, sin apellidos, sin usuario y sin sucursal; ahora caben ocho por pantalla.
El detalle, a la derecha, con «Editar» y «Actividad ›». Antes había que abrir otra página para ver siquiera en qué sucursal trabajaba alguien.
«Cuenta activa», un interruptor con «Deshacer» en el aviso. Antes era un botón de la tarjeta que actuaba sin preguntar y sin vuelta atrás.
Sus movimientos de inventario del mes: entradas, salidas y ajustes.

Los roles salen en color —violeta el administrador, ámbar el dueño, azul el gerente, verde el vendedor, cian el almacenista, rosa el de órdenes—. Un rol que creó el dueño sale con el color del rol del que se copió, o en gris si se hizo desde cero.

Desde 1024 px el detalle va al lado de la lista; por debajo se abre en una hoja al tocar la fila.

Antes de empezar

La entrada solo la ve quien puede ver usuarios (de fábrica: Administrador, Dueño y Gerente). Si eres Vendedor o Almacenista, Administración → Usuarios no te aparece en el menú.
Un Gerente necesita que este computador tenga sucursal. Si no la tiene, en lugar de la lista sale «Esta terminal no tiene sucursal» con el texto «Tu rol ve los usuarios de su sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para verlos.». Pulsa «Ir a la configuración» y te lleva a Configuración → Sistema para elegirla. Al Administrador y al Dueño no se lo pide: ellos ven todas las sucursales.
No todos ven la misma lista. El Administrador y el Dueño ven a la gente de todas las sucursales. El Gerente ve la de la sucursal que tenga configurada este computador, y la cabecera lo dice debajo del título: «Los de esta sucursal».
«Eliminados» es para quien puede ver la papelera (de fábrica, el Administrador y el Dueño). A un Gerente no le sale ese filtro, en vez de enseñarle una lista siempre vacía.
Esta pantalla reparte los roles; los roles se hacen en Roles. Vienen seis de fábrica, y el Administrador y el Dueño pueden copiarlos, cambiarles los permisos o crear otros: → Roles y permisos.

Los roles de fábrica

Lo que marques en «Roles» es lo que esa persona va a poder hacer. En la hoja cada uno sale como una tarjeta que dice qué abre y cuántos permisos da:

Rol	Lo que dice la tarjeta
Administrador	Todo: es el dueño de la cuenta y el único que toca a otro Administrador
Dueño	Todo lo de la cuenta menos lo del Administrador
Gerente	Ventas, cajas y turnos, catálogo, stock y compras de su sucursal
Vendedor	Facturación, ventas, clientes y facturas
Almacenista	Stock, productos, precios, conteo, compras y paquetes
Órdenes	Toma órdenes para cobrarlas en caja

Si el dueño creó otros, también salen, con su descripción. Una persona puede tener varios roles a la vez: puede lo de todos, y el carril mezcla los atajos de cada uno. La tabla completa de qué ve cada rol de fábrica está en la portada de Inventario.

Cuando cambias los roles de alguien, su menú cambia enseguida, aunque esté trabajando: no hace falta que cierre sesión.

Crear un usuario

Cómo se da de alta a alguien

En corto: pulsa «Nuevo usuario», llena los datos, elige la sucursal, escribe la contraseña dos veces, marca los roles y pulsa «Crear usuario». Desde ese momento esa persona ya puede entrar.

Todo pasa en una hoja que se abre por la derecha, con la lista detrás: el modal de 768 px que se desplazaba dentro de sí mismo se fue. Como tiene sus trampas —el usuario no se cambia después, la contraseña se pide dos veces— está explicado campo por campo aparte:

→ Crear un usuario paso a paso

Buscar a alguien en la lista

Entra a Administración → Usuarios.
Escribe en el buscador de la cabecera. Sirve el nombre, los apellidos, el correo o el usuario, y no importan las mayúsculas.
Para quedarte con un rol, púlsalo en los botones de abajo. Cada uno trae cuántos hay.
Para filtrar por sede o por estado, pulsa el botón de la cabecera —el que dice «Todas las sucursales»— y elige ahí la sucursal y el «Estado de la cuenta».
Para volver a verlos todos, pulsa «Limpiar filtros», que solo aparece cuando hay alguno puesto.

Los filtros se combinan: con «Inactivos» y el rol «Vendedor» salen los vendedores desactivados y nadie más. Las cifras de los roles se calculan con los demás filtros ya aplicados, así que siempre cuadran con lo que ves.

Si no queda ninguno, la lista muestra «No hay usuarios con estos filtros» — «Prueba con otro rol o limpia los filtros.», con su botón «Limpiar filtros».

Los activos salen primero, y dentro, por nombre.

Cambiar los datos, los roles o la sucursal de alguien

Toca la fila de la persona: su detalle se abre a la derecha.
Pulsa «Editar». Se abre la hoja «Editar usuario» con todo lleno.
Corrige lo que haga falta: «Correo», «Nombre», «Apellidos», la foto o la «Sucursal», que ahora son botones y no un desplegable.
Para darle un rol nuevo, pulsa su tarjeta hasta que quede marcada. Para quitárselo, vuelve a pulsarla.
Si quieres que deje de entrar, apaga «Cuenta activa».
Pulsa «Guardar cambios». Mientras guarda dice «Guardando…».
Abajo sale «Usuario actualizado» y la lista se refresca sola.

Tres cosas que la hoja no te va a dejar hacer, para que no pierdas el tiempo intentándolo:

El «Usuario» no se cambia. Al editar, ese campo está apagado y con un candado; debajo lo dice: «No se cambia: es con lo que entra». Si alguien quedó mal escrito, hay que crear otro.
La contraseña de otro la cambia quien puede editar usuarios, y solo la de alguien que no pueda más que él. Es una sección de la misma hoja —«Cambiar contraseña», con su botón «Cambiar»—: Cambiar la contraseña de alguien.
Nadie da lo que no tiene. Solo puedes repartir un rol si todo lo que da lo puedes hacer tú: el Administrador solo lo da un administrador; el Dueño, un administrador o un dueño; el Gerente, cualquiera de los tres; los demás, cualquiera que pueda editar usuarios y tenga lo que dan. Los que no puedes repartir no te aparecen, y al lado del rótulo lo advierte: «Solo ves los que puedes asignar». Si la persona tiene alguno de esos, la hoja lo dice al pie: «También tiene Dueño, que no puedes cambiar.», y se conserva tal cual. Tampoco puedes editar a alguien que puede más que tú.

Ojo: la cuenta nunca se queda sin un Administrador activo. Si intentas quitarle el rol o desactivar al último que queda, la hoja lo dice —«La cuenta no puede quedarse sin un usuario activo con el rol Administrador: dáselo antes a otro.»— y no guarda. Un Administrador puede guardarse sin sucursal: ve todas.

Dejar entrar a alguien, o dejar de dejarlo

Desactivar es lo que se hace cuando una persona deja el negocio, se va de vacaciones largas o se le presta el equipo a otro. Todo lo que hizo se queda guardado; lo único que pierde es la entrada.

Ojo: el cambio es inmediato. Si la persona está trabajando en ese momento, se queda por fuera en cuanto vuelva a entrar. Pero ahora se puede deshacer: el aviso trae su botón.

Entra a Administración → Usuarios.
Toca la fila de la persona.
En el detalle de la derecha, pulsa el interruptor «Cuenta activa».
Abajo sale «Laura ya no puede entrar» —o «… puede entrar de nuevo»— con «Deshacer», que lo devuelve. La lista se refresca sola y el punto pasa de verde a gris.

Desde ese momento, cuando esa persona intente entrar le va a salir «El usuario o la contraseña no coinciden. Revísalos e inténtalo de nuevo.», igual que si se hubiera equivocado de clave. No hay un mensaje que diga «estás desactivado», así que conviene avisarle.

También puedes hacerlo desde la hoja «Editar usuario», apagando «Cuenta activa» y guardando. Es lo mismo.

«Eliminados»

Entra a Administración → Usuarios.
Pulsa «Eliminados».
Toca la fila de la persona: su detalle sale a la derecha, con la etiqueta roja «Eliminado».
Pulsa «Restaurar usuario».
Ahora pregunta antes: «¿Restaurar a Laura?» — «Vuelve a la lista de usuarios y queda con la cuenta activa: podrá entrar de nuevo.»
Confirma. Abajo sale «Laura está de vuelta» y la persona vuelve a «Activos».

Restaurar hace dos cosas a la vez, y por eso lo avisa: devuelve a la persona a la lista y la deja activa, aunque antes de salir estuviera desactivada. Si no querías eso, apaga enseguida su «Cuenta activa».

Esta pantalla no tiene un botón para eliminar usuarios. Los que aparecen en «Eliminados» llegaron marcados así desde la nube, al sincronizar. Para sacar a alguien del sistema, lo que se usa es apagar su cuenta.

Ver lo que ha hecho un usuario

En el detalle de la derecha ya salen sus movimientos de inventario del mes —entradas, salidas y ajustes— y, debajo, «Lo último que hizo»: sus tres últimas acciones de cualquier tipo, con cuánto hace. Para verlo todo está su ficha, explicada aparte:

→ La ficha de un usuario

En corto: pulsa «Actividad ›» en el detalle y, para volver, «Volver a Usuarios».

Cambiar la contraseña de alguien

Lo hace quien puede editar usuarios, a alguien que no pueda más que él, dentro de la misma hoja de edición:

→ Cambiar la contraseña de alguien

En corto: «Editar», después «Cambiar» en el recuadro «Cambiar contraseña», escribe la nueva dos veces y «Guardar cambios».

Preguntas frecuentes

¿Cómo elimino un usuario? No se puede desde esta pantalla. Lo que se hace es Desactivar: la persona deja de entrar y todo lo suyo se queda donde está. Además así no se pierde el rastro de quién hizo cada movimiento, que es lo que después consultas en su ficha y en Auditoría.

¿Puedo darle dos roles a la misma persona? Sí. Marca todos los que necesite y puede lo de cada uno. Por ejemplo, un almacenista que a veces atiende la caja: Almacenista y Vendedor.

Le cambié el rol y sigue viendo lo mismo. ¿No se guardó? El menú cambia en cuanto su pantalla le pide algo al servidor, o cuando vuelve a la ventana. Si no lo ves de una vez, que toque cualquier sección del menú.

¿Por qué no veo el rol Administrador en la lista de roles? Porque tú no eres Administrador. Nadie da lo que no tiene; al lado del rótulo lo dice: «Solo ves los que puedes asignar».

Quiero un vendedor que no pueda anular ventas, o un gerente sin borrar cajas. Se hace en Administración → Roles: copia el rol, quítale ese permiso y dáselo a la persona. Ver Roles y permisos.

Soy Gerente y no veo a todos los usuarios del negocio. Es así: solo ves a los de la sucursal configurada en este computador. Para verlos todos hace falta el permiso de ver los de todas las sucursales (de fábrica, el Administrador y el Dueño).

¿La contraseña la puedo ver? La guardada, no: nadie puede, se guarda cifrada. Lo que sí se puede ahora es ver lo que estás escribiendo, con el botón del ojo de cada campo, para no equivocarte a ciegas. Si alguien la olvidó, quien puede editar usuarios le pone una nueva desde «Cambiar contraseña».

¿Y si el usuario también es cliente del negocio? Son dos cosas distintas. La libreta de clientes está en Ventas → Clientes y no da acceso al sistema. Ver Clientes.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Esta terminal no tiene sucursal» / «Tu rol ve los usuarios de su sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para verlos.», en lugar de la lista	Entraste como Gerente y este computador no tiene sucursal asignada	Pulsa «Ir a la configuración» y elige la sucursal en Configuración → Sistema
«Elige la sucursal del usuario.», en rojo arriba de la hoja	Se guardó sin elegir sede	Pulsa una de las sedes y vuelve a guardar
«Elige al menos un rol.»	No hay ninguna tarjeta de rol marcada	Marca el rol que le corresponda
«El nombre de usuario debe tener al menos 3 caracteres.»	El usuario es muy corto. Solo aparece al crear	Escribe uno de 3 a 50 caracteres
«El correo no es válido.»	Al correo le falta la arroba o el punto	Revisa «Correo» y corrígelo
«Falta el nombre.» / «Faltan los apellidos.»	Quedó vacío alguno de los dos	Llénalo y vuelve a guardar
«La contraseña debe tener al menos 8 caracteres.»	La clave es corta	Escribe una de 8 o más y repítela igual
«Las dos contraseñas no coinciden»	Los dos campos están distintos	Pulsa el ojo de cada uno y compara lo escrito
«No tienes permiso para hacer esto.»	Tu rol no alcanza para guardar ese cambio (la hoja dice cuál: «No puedes dar ni quitar el rol …», «No puedes modificar a …»)	Pídeselo a quien sí pueda
«Usuario no encontrado.»	La persona ya no está: la eliminaron mientras tenías la hoja abierta	Cierra la hoja y vuelve a entrar a Usuarios
«No se pudo actualizar el usuario.» / «No se pudo crear el usuario.»	El servicio rechazó el cambio y no dijo por qué	Vuelve a intentarlo. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
Un mensaje en rojo arriba de la hoja, en inglés	El servicio contestó con un error que la hoja no alcanza a traducir. Lo más común es que ese nombre de usuario ya esté tomado	Búscalo en la lista: si ya está, edita a esa persona en vez de crear otra. Nada se guardó a medias
«Error de conexión. Verifica que el servidor esté disponible.»	El computador perdió la conexión al guardar	Revisa la red. Lo que llenaste sigue en la hoja
«No se pudieron cargar los roles y las sucursales.»	La hoja no pudo traer esas listas	Ciérrala y vuelve a abrirla. Sin ellas no puedes guardar
«No hay usuarios con estos filtros» / «Prueba con otro rol o limpia los filtros.»	Los filtros dejaron la lista en cero. También sale así cuando la lista no se pudo traer del servicio	Pulsa «Limpiar filtros». Si aun sin filtros sigue vacía, revisa la red y vuelve a entrar
«No hay usuarios eliminados»	No hay ninguno	Nada que arreglar
«No se pudo cambiar» / «La cuenta sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.»	Falló el interruptor de «Cuenta activa»	Vuelve a intentarlo. Antes un error dejaba la tarjeta igual sin avisar
«No se pudo restaurar» / «El usuario sigue eliminado. Inténtalo de nuevo.»	Falló el restaurar	Vuelve a intentarlo. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
La persona no puede entrar: «El usuario o la contraseña no coinciden. Revísalos e inténtalo de nuevo.»	La clave está mal, o la cuenta está apagada, o está en «Eliminados»	Búscala en la lista: si dice «Inactivo», enciende su «Cuenta activa». Si no aparece, mírala en «Eliminados» y pulsa «Restaurar usuario»
No sale el botón «Nuevo usuario»	Tu rol no crea usuarios	Pídeselo a quien sí pueda (de fábrica: Administrador, Dueño o Gerente)