Resoluciones de numeración

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica, bloques «Datos de emisión» y «Resoluciones de numeración». Hace falta comprarlo aparte: sí.

La resolución es el permiso que la DIAN te dio para numerar documentos: un prefijo, un rango de números y una vigencia. Cada tipo de documento consume la suya y se agota. Sin al menos una activa para facturas de venta, la DIAN rechaza todo.

Los cambios que haces aquí ocurren en tu cuenta de Factus, no en este equipo. Se ven desde cualquier terminal.

Antes de empezar

Necesitas rol ADMIN o DUENO.
Necesitas las credenciales de Factus ya guardadas. Sin ellas la tabla sale vacía con el texto «Se llenan al guardar las credenciales de Factus.» y el botón «Nueva resolución» está apagado. Eso se arregla en Poner a punto el módulo.
Necesitas a la mano el acto de la DIAN: el prefijo autorizado y el número de resolución.

Qué dice la tabla

La tabla «Resoluciones de numeración» tiene una fila por resolución de la cuenta:

Columna	Qué es
Documento	Qué numera: «Factura de venta», «Nota crédito», «Documento soporte»… Debajo sale el código de la DIAN.
Prefijo	Las letras que van delante del número, tal como las autorizó la DIAN.
Resolución	El número del acto de la DIAN. Debajo, el principio de la clave técnica.
Desde – hasta	El rango autorizado, y debajo el consecutivo actual.
Quedan	Cuántos números sobran. Se pone en naranja por debajo de 500.
Vigencia	Desde qué fecha y hasta qué fecha vale.
Estado	Activa o Inactiva, y Vencida si se le pasó la fecha.

Si la cuenta no tiene ninguna, la tabla dice «La cuenta no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta para poder emitir.».

Para volver a leer la lista de la cuenta, pulsa «Recargar».

Elegir con qué resolución se factura

Esto se hace arriba, en el bloque «Datos de emisión». Hay tres desplegables, uno por tipo de documento:

«Resolución de facturas» — la que numera las ventas.
«Resolución de notas crédito» — las notas crédito consumen su propia numeración.
«Resolución de documentos soporte» — solo hace falta si le compras a proveedores no obligados a facturar.

Cada uno funciona igual:

Abre el desplegable.
Elige la resolución. Cada opción se lee como prefijo, número de resolución y cuántos quedan; por ejemplo SETP · res. 18760000001 · quedan 4820.
Pulsa «Guardar configuración».

La primera opción siempre es «Automático», y su texto te dice si puedes dejarla:

«Automático (la única activa)» — puedes dejarlo así; no hay ambigüedad.
«Automático (la cuenta no tiene ninguna de este tipo)» — no hay nada que numere ese documento. Si es el de facturas, tienes que crear una antes de facturar.
«Automático — hay N activas, elige una» — no lo dejes así. Con varias activas hay que indicar cuál, y si no, los documentos se rechazan. Debajo del desplegable sale en rojo «Hay N activas: elige una. Con varias, la API exige indicar cuál y los documentos se rechazarían.».

Dos opciones marcadas te avisan de un problema:

«… — no se puede usar»: la que tienes guardada está vencida o inactiva. Elige otra.
«Resolución N — ya no está en la cuenta»: la que tenías guardada desapareció de Factus. Elige otra o vuelve a «Automático».

Ojo: cada tipo de documento consume su propia numeración ante la DIAN. Poner la resolución de facturas en el desplegable de notas crédito gasta consecutivos de facturas en cada devolución, y esos consecutivos quedan gastados para siempre.

Crear una resolución

Baja al bloque «Resoluciones de numeración».
Pulsa «Nueva resolución».
En «Tipo de documento», elige «Factura de venta (21)», «Nota crédito (22)» o «Documento soporte (24)».
En «Prefijo», escribe el prefijo que autorizó la DIAN. Máximo 4 caracteres; se guarda en mayúsculas.
En «Número de resolución», escribe el número del acto de la DIAN. Para las notas crédito el campo se queda apagado: no llevan resolución propia.
En «Consecutivo inicial», escribe el número con el que saldrá el siguiente documento. Debajo del campo te muestra cómo quedaría, por ejemplo SETP1.
Pulsa «Crear resolución».

Cuando queda hecha sale «Resolución creada» y la tabla se recarga sola. Si te arrepientes antes de crearla, pulsa «Cancelar».

Ojo: una resolución da de alta numeración fiscal en tu cuenta de Factus. Si el consecutivo inicial apunta a un número que ya emitiste por fuera, la DIAN rechaza el primer documento por duplicado. Revisa el número antes de pulsar.

Corregir el consecutivo

Hace falta cuando la numeración se usó fuera del sistema y el próximo número ya no es el que Factus cree.

En la fila de la resolución, pulsa «Consecutivo».
Se abre la ventana «Consecutivo de …» con el prefijo en el título.
En «Consecutivo actual», escribe el número con el que debe salir el siguiente documento. Debajo te muestra cómo quedaría y qué rango autorizó la DIAN.
Pulsa «Guardar».

Al terminar sale «Consecutivo actualizado» — «El próximo documento saldrá con el número N.».

Ojo: bajar el consecutivo a un número ya emitido hace que la DIAN rechace el siguiente documento por duplicado. Si dudas, súbelo en uno.

Activar o desactivar una resolución

En la fila de la resolución, mira el botón: dice «Desactivar» si está activa y «Activar» si está inactiva.
Púlsalo.

La tabla se recarga sola y la etiqueta de la columna Estado cambia. Una resolución inactiva no se ofrece en los desplegables de «Datos de emisión»: elegirla sería emitir contra algo que la DIAN va a rechazar.

Eliminar una resolución

En la fila de la resolución, pulsa «Eliminar».
Lee la confirmación «Eliminar la resolución»: «Se quita … de la cuenta de Factus. Si ya numeró algún documento, Factus solo la marca como eliminada: los consecutivos consumidos existen ante la DIAN y no se borran.».
Confirma.

Ojo: esto no se deshace desde aquí. Y no borra nada de lo ya emitido: los documentos que esa resolución numeró siguen existiendo ante la DIAN.

Cuando la numeración se está acabando

Cuando a la resolución con la que se numeran las facturas, o a la de las notas crédito, le quedan menos de 500 números, en «Datos de emisión» aparece un aviso: «La resolución de … se está agotando» — «Quedan N números en PREFIJO (resolución …). Solicita una nueva a la DIAN antes de que se acabe.».

En la tabla, la columna Quedan de esa fila se pone en naranja.

Pide la resolución nueva a la DIAN, créala aquí cuando te la autoricen y elígela en el desplegable. La vieja la puedes dejar activa hasta que se agote.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«No hay resolución de facturas activa» — «La cuenta de Factus no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta abajo: sin ella, la DIAN rechaza todo.»	La cuenta está recién creada.	Crea la resolución de «Factura de venta (21)» con los datos del acto de la DIAN.
«No hay resolución de facturas activa» — «Ninguna de las resoluciones de la cuenta sirve para facturas de venta, o están vencidas o inactivas. Crea o activa una abajo.»	Las que hay son de otro documento, o están vencidas o apagadas.	Activa una con «Activar», o crea una nueva.
«Falta el prefijo» — «El prefijo es el que la DIAN autorizó (ej. SETP).»	Pulsaste «Crear resolución» sin prefijo.	Escribe el prefijo del acto de la DIAN.
«Falta la resolución» — «El número de resolución de la DIAN es obligatorio para …»	Falta el número del acto para una factura de venta o un documento soporte.	Escríbelo en «Número de resolución».
«El prefijo no puede pasar de 4 caracteres.»	El prefijo es más largo de lo que admite la DIAN.	Déjalo en 4 caracteres o menos.
«El consecutivo no puede ser negativo.»	El consecutivo inicial es menor que cero.	Escribe un número de 0 en adelante.
«Número inválido» — «Escribe un número entero positivo.»	Escribiste algo que no es un número entero al corregir el consecutivo.	Escribe solo dígitos.
«El consecutivo tiene que ser un número positivo.»	El número que mandaste no sirve.	Escribe un número entero mayor que cero.
«No se pudo crear» — «Factus rechazó la resolución.»	Factus no aceptó los datos.	Comprueba el prefijo y el número de resolución contra el acto de la DIAN.
«Factus rechazó el rango de numeración: …»	Factus explica por qué no lo aceptó.	Corrige lo que dice el mensaje y vuelve a crearla.
«No se pudo actualizar» — «Factus rechazó el consecutivo.»	El número queda fuera del rango autorizado, o ya se usó.	Elige un número dentro de Desde – hasta y por encima del actual.
«No se pudo cambiar» — «Factus rechazó el cambio de estado.»	Factus no aceptó activar o desactivar.	Recarga con «Recargar» y vuelve a intentar.
«No se pudo eliminar» — «Factus rechazó la eliminación.»	Factus no dejó quitarla.	Si ya numeró documentos, desactívala en vez de eliminarla.
«La cuenta tiene N resoluciones activas para facturas de venta y no hay ninguna seleccionada. Elígela arriba, en «Datos de emisión → Resolución de facturas»; …»	Hay varias activas y el desplegable está en «Automático».	Elige una en «Datos de emisión → Resolución de facturas» y guarda.
«La resolución configurada para … no está entre las activas de la cuenta. Vuelve a elegirla arriba, en «Datos de emisión → …».»	La que tenías guardada ya no está o se desactivó.	Vuelve a elegir una en el desplegable y guarda.
«La resolución configurada para … es de … Cada tipo de documento consume su propia numeración ante la DIAN: usar la que no le toca gasta consecutivos de otro documento.»	Pusiste una resolución en el desplegable equivocado.	Pon en cada desplegable la resolución de su propio tipo de documento.
«La cuenta no tiene ninguna resolución activa para facturas de venta. Crea una desde esta misma pantalla antes de facturar.»	No hay con qué numerar las ventas.	Créala con «Nueva resolución».
«Guarda primero las credenciales de Factus: las resoluciones se leen de la cuenta.»	Todavía no hay claves guardadas.	Guárdalas en Poner a punto el módulo.
«No se pudieron leer los rangos de numeración: …»	Factus no entregó la lista.	Pulsa «Recargar». Si sigue, prueba la conexión.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	El equipo perdió el servidor.	Revisa la red y vuelve a intentar.