Facturación electrónica (DIAN)

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas. La configuración está en Configuración → Facturación electrónica, y la emisión de cada venta se hace desde el asistente de cierre o desde el detalle de la venta. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Cuando el cliente pide factura, el documento tiene que llegar a la DIAN. Este módulo lo manda por medio de Factus, guarda el número y el CUFE, y te deja bajar el PDF o el XML, reenviarlo por correo o volver a intentarlo si algo salió mal. La pantalla Facturas electrónicas es el tablero de control: ahí ves todos los documentos, cómo quedó cada uno y cuáles hay que atender.

Pantalla de Facturas electrónicas

Facturas electrónicas. La entrada del menú, dentro del grupo Caja. Solo aparece si tu plan incluye este módulo.
Sandbox o Producción. La etiqueta junto al título. Sandbox quiere decir pruebas: esos documentos no valen ante la DIAN.
Buscador. Busca por número, CUFE, nombre del cliente o su identificación. Busca solo dentro de la página que estás viendo, no en todo el histórico.
Filtro de estado. «Todos los estados», «Aceptadas», «Pendientes de envío», «Enviadas», «Rechazadas» y «Con error». Este sí filtra sobre todos los documentos.
Conciliar con Factus. Compara lo que Factus tiene emitido contra lo que hay aquí. Solo funciona con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.
Estado. El semáforo de cada documento. Solo «Aceptada» significa que la DIAN lo recibió bien.
Acciones. Los botones cambian según cada fila: Venta, PDF, XML, Ver, Correo y Reintentar.

La lista trae 20 documentos por página. Si hay más de una página, abajo sale el paginador.

Antes de empezar

Para poder emitir hacen falta tres cosas, y las tres se arreglan en Poner a punto el módulo:

Que el módulo esté encendido y con las credenciales de Factus guardadas. Si le falta algo, arriba de la lista sale el aviso «Módulo apagado» y el bloque de facturación no aparece dentro de la venta.
Que la cuenta de Factus tenga una resolución de numeración activa para facturas de venta. Eso se revisa en Resoluciones de numeración.
Que los datos de la empresa estén completos. Sin empresa, la configuración no se deja guardar.

Del lado de la venta, solo se puede facturar una venta completada. Una venta que quedó en proceso, o que ya tiene factura aceptada, no se vuelve a facturar.

No hace falta tener un turno de caja abierto para emitir, descargar ni reintentar un documento desde esta pantalla. El turno lo exige la venta, no la factura.

Para tocar la configuración necesitas rol ADMIN o DUENO. Con cualquier otro rol la pantalla te devuelve con el aviso «Acceso denegado».

Los estados de un documento

El mismo estado se escribe distinto en la lista y dentro de la venta. Es el mismo estado.

En la lista	Dentro de la venta	Qué significa
«Pendiente»	«Pendiente de envío»	Está registrado pero todavía no salió hacia la DIAN.
«Enviada»	«Enviada, esperando DIAN»	Ya salió; falta que la DIAN conteste.
«Aceptada»	«Aceptada por la DIAN»	Listo. Tiene número y CUFE, y es el único estado con valor legal.
«Rechazada»	«Rechazada»	La DIAN lo devolvió. Hay que corregir los datos y volver a enviarlo.
«Error»	«Con error»	No se pudo llegar a la DIAN: internet, credenciales o numeración.

Cómo avanza un documento

El sistema reintenta solo, cada dos minutos, los documentos que quedaron «Pendiente», «Enviada» o «Error», hasta cinco veces por documento. Entre un intento y el siguiente espera cada vez más, así que un documento con varios intentos encima puede tardar hasta una hora en volver a salir. Si ya gastó los cinco, solo avanza si lo reintentas a mano.

Los «Rechazada» no se reintentan solos: mandar lo mismo daría el mismo rechazo. Esos hay que corregirlos y volver a enviarlos a mano.

Qué puedes hacer aquí

Quiero…	Ir a
Encender el módulo, guardar las claves de Factus y probar la conexión	Poner a punto el módulo
Elegir con qué resolución se numera, crear una nueva o corregir el consecutivo	Resoluciones de numeración
Facturar una venta, facturarla a otro cliente o emitir la nota crédito de una devolución	Emitir una factura
Buscar un documento, bajar el PDF o el XML, reenviarlo por correo, reintentarlo o conciliar	Revisar los documentos emitidos

Preguntas frecuentes

¿Se factura sola cada venta? Solo si en la configuración está encendido «Emitir automáticamente al completar la venta», y solo las ventas con cliente identificado. Las de mostrador, que salen a nombre de Consumidor Final, quedan para facturarlas a mano.

¿Y si el cliente no da datos? Se factura igual. El documento sale a nombre de «Consumidor Final», que es lo que la DIAN espera para una venta de mostrador. Eso sí, consume un número de la resolución.

¿Puedo borrar una factura equivocada? No. En la pantalla no hay ningún botón para eliminar un documento. Una factura que la DIAN aceptó solo se corrige con una nota crédito.

¿El recibo que imprimo trae los datos de la DIAN? Sí, si para ese momento la factura ya está aceptada: el recibo sale con el CUFE y su código QR. En pruebas, el recibo lleva además la línea «*** DOCUMENTO DE PRUEBAS ***».

¿Los datos de la factura son los de mi empresa? El NIT, la razón social y la resolución salen de la cuenta de Factus, no de los datos de empresa del sistema. En sandbox siempre verás la empresa de pruebas de Factus.

¿Veo los documentos de todas las sucursales? Sí. La lista de Facturas electrónicas muestra los documentos de todas.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Módulo apagado» — «La facturación electrónica está deshabilitada o le faltan credenciales. Configúrala en Configuración → Facturación electrónica.»	El módulo está comprado pero apagado, o sin las claves de Factus.	Entra a Configuración → Facturación electrónica y complétala. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«Módulo no incluido»	Llegaste a la pantalla desde un enlace viejo, pero el plan no incluye el módulo.	Pulsa Volver al inicio y habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.»	La licencia del equipo caducó o no se pudo renovar.	Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia»	El equipo no pudo consultar la licencia en ese momento.	Pulsa Reintentar. El resto de la aplicación sigue funcionando igual.
«No hay documentos electrónicos para mostrar.»	No hay documentos, o el filtro de estado deja fuera todo.	Pon el filtro en «Todos los estados» y pulsa Actualizar.
«La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.»	Nunca se guardó la configuración del módulo.	Ve a Configuración → Facturación electrónica y guarda.
«La facturación electrónica está deshabilitada.»	La configuración existe pero el interruptor está apagado.	Enciéndela en Configuración → Facturación electrónica.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»	Falta alguna de las cuatro claves de la cuenta.	Cárgalas en Configuración → Facturación electrónica y prueba la conexión.
«La cuenta de Factus no tiene rangos de numeración activos: o la DIAN no ha autorizado ninguna resolución, o la vigente ya se agotó. Sin rango no se puede emitir. Puedes crear uno desde esta misma pantalla.»	No hay resolución con la cual numerar.	Créala o actívala en Resoluciones de numeración. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«Acceso denegado» — «Solo los administradores pueden configurar la facturación electrónica.»	Entraste a la configuración con un rol que no puede tocarla.	Pídeselo a alguien con rol ADMIN o DUENO. La pantalla te devuelve a Configuración.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	El equipo perdió la conexión con el servidor.	Revisa la red y vuelve a intentar. Lo que ya estaba registrado no se pierde.

Cada tarea tiene además su propia lista de avisos: poner a punto, resoluciones, emitir, revisar.