Revisar los documentos emitidos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Esta es la lista de todo lo que salió hacia la DIAN: facturas y notas crédito, de todas las sucursales, con su estado y sus acciones. Es donde miras si algo quedó colgado y donde bajas el PDF o el XML que te pide el cliente o el contador.

Buscar un documento

  1. Entra a Caja → Facturas electrónicas.
  2. Escribe en el campo «Buscar por número, CUFE o cliente...». Sirve el número, el CUFE, el nombre del cliente o su identificación.

El buscador filtra solo la página que estás viendo. Si no encuentras lo que buscas, usa antes el filtro de estado o cambia de página con el paginador de abajo.

Para ver los documentos de un solo tipo:

  1. Abre el desplegable de estado.
  2. Elige «Todos los estados», «Aceptadas», «Pendientes de envío», «Enviadas», «Rechazadas» o «Con error».

Este sí filtra sobre todos los documentos, no solo la página. Cada vez que cambias el filtro, la lista vuelve a la primera página.

Para volver a pedir la lista al servidor, pulsa «Actualizar».

Qué dice cada columna

Columna Qué es
Fecha Cuándo se emitió. Si todavía no se emitió, cuándo se creó.
Tipo Factura o Nota crédito.
Número El número legal del documento. Sale un guion mientras no lo tenga.
Estado «Pendiente», «Enviada», «Aceptada», «Rechazada» o «Error».
Cliente El nombre y, debajo, la identificación. Sin cliente dice «Consumidor Final».
Total El valor del documento.
CUFE / error El principio del CUFE si fue aceptado. Si no, el último error.
Acciones Los botones de esa fila.

Descargar el PDF o el XML

  1. Busca la fila del documento.
  2. Pulsa «PDF» para la representación gráfica, o «XML» para el archivo firmado.
  3. Espera a que el aviso diga «PDF descargado» o «XML descargado», con el nombre del archivo.

Los dos botones solo aparecen cuando el documento ya tiene número.

Ver el documento en Factus

  1. En la fila, pulsa «Ver».
  2. Se abre la factura en tu navegador.

Si este equipo no puede abrir el navegador, sale «Abre el enlace en tu navegador» y el enlace queda copiado en el portapapeles: pégalo tú en la barra de direcciones.

El botón solo aparece si Factus entregó la dirección del documento.

Reenviar una factura por correo

Solo se puede con documentos aceptados por la DIAN: el botón «Correo» no aparece en ningún otro estado. Factus lo manda al correo que tenga registrado el cliente del documento.

  1. Busca la fila del documento aceptado.
  2. Pulsa «Correo».
  3. Espera el aviso «Correo enviado» — «Factus envió el documento al correo del cliente.».

Ojo: si la venta salió a nombre de Consumidor Final, el correo va a la dirección de relleno de ese cliente y no le llega a nadie. Antes de reenviar, comprueba en la columna Cliente que el documento esté a nombre de la persona correcta.

Reintentar un documento

El botón «Reintentar» aparece en toda fila que no esté aceptada.

  1. Busca la fila.
  2. Mira la columna CUFE / error: ahí está el motivo por el que no salió.
  3. Pulsa «Reintentar».
  4. Espera. Al terminar, la lista se recarga sola.

Si la DIAN lo acepta, sale «Documento aceptado» con el número. Si no, sale «Sigue sin aceptarse» con el motivo.

No hace falta estar reintentando a mano: el sistema barre solo, cada dos minutos, los documentos en «Pendiente», «Enviada» y «Error», hasta cinco veces cada uno. El reintento a mano sirve cuando ya corregiste la causa y no quieres esperar, o cuando el documento gastó sus cinco intentos.

Los «Rechazada» son la excepción: esos no se reintentan solos, porque mandar lo mismo daría el mismo rechazo. Corrige antes lo que dice el error y reintenta tú.

Ver la venta de un documento

  1. En la fila, pulsa «Venta».
  2. Se abre el detalle de esa venta, con su bloque «Factura electrónica (DIAN)».

El botón solo aparece si el documento está pegado a una venta.

Conciliar con Factus

Sirve para encontrar documentos que la DIAN aceptó y que aquí no quedaron registrados. Esos consumieron numeración y existen fiscalmente, aunque no los veas en la lista.

Necesitas rol ADMIN, DUENO o GERENTE. Con rol VENDEDOR el botón se ve igual, pero al pulsarlo sale «No se pudo conciliar» — «Acceso denegado».

  1. Pulsa «Conciliar con Factus». El botón está apagado si el módulo está apagado.
  2. Espera: dice «Comparando...».
  3. Se abre la ventana «Conciliación con Factus».
  4. Lee el aviso de arriba: dice cuántos documentos tiene Factus y qué página se comparó.
  5. Mira la tabla: «Número», «Cliente», «Total», «Emitido» y «En el sistema».
  6. Fíjate en la columna «En el sistema»: las filas con No son las que faltan aquí.
  7. Pulsa «Cerrar».

Si todo cuadra, el aviso dice «Todo cuadra». Si no, dice cuántos faltan y añade: «Los que faltan consumieron numeración y existen ante la DIAN: revísalos en el panel de Factus.».

La comparación se hace sobre los documentos más recientes de tu cuenta, no sobre todo el histórico. El aviso te dice qué página se comparó y cuántas hay.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No hay documentos electrónicos para mostrar.» No hay documentos, o el filtro deja fuera todo. Pon el filtro en «Todos los estados» y pulsa «Actualizar».
«Módulo apagado» — «La facturación electrónica está deshabilitada o le faltan credenciales. Configúrala en Configuración → Facturación electrónica.» El módulo está apagado o sin claves. Ve a Poner a punto el módulo. Mientras tanto, «Conciliar con Factus» está apagado.
«Sigue sin aceptarse» — «El reintento no prosperó.» El documento tampoco salió esta vez. Lee el motivo en la columna CUFE / error y corrígelo antes de volver a intentar.
«El documento ya fue aceptado por la DIAN.» Reintentaste algo ya aceptado. Pulsa «Actualizar»: la lista estaba desactualizada.
«No se pudo enviar» — «Factus rechazó el envío.» Factus no pudo mandar el correo. Comprueba que el cliente del documento tenga un correo válido.
«Factus no pudo enviar el correo: …» Factus explica por qué no salió. Corrige lo que dice el mensaje y vuelve a pulsar «Correo».
«Solo se puede enviar por correo un documento aceptado por la DIAN.» El documento todavía no está aceptado. Espera o reintenta hasta que quede aceptado.
«El documento todavía no tiene número: no hay PDF disponible.» Pediste el archivo de un documento sin número. Espera a que quede aceptado.
«No se pudo descargar el PDF» / «No se pudo descargar el XML» Factus no entregó el archivo. Vuelve a intentar en un minuto. Si acaba de emitirse, la DIAN puede estar validándolo todavía.
«Factus no devolvió el PDF del documento. Si acaba de emitirse, puede que la DIAN todavía lo esté validando.» El documento es muy reciente. Espera un momento y vuelve a pulsar.
«Factus no entregó el XML del documento: …» Factus rechazó la descarga. Lee el motivo. Prueba con «Ver» para abrirlo en el portal de Factus.
«El PDF llegó dañado y no se pudo reconstruir.» El archivo llegó incompleto. Vuelve a intentar. Si sigue, ábrelo con «Ver».
«Este equipo no permite descargar archivos desde la aplicación. Abre el documento en el portal de Factus para obtener el PDF.» El equipo no deja guardar archivos desde aquí. Pulsa «Ver» y baja el documento desde el portal de Factus.
«Abre el enlace en tu navegador» — «El enlace quedó copiado en el portapapeles: pégalo en el navegador.» No se pudo abrir el navegador solo. Pega el enlace en tu navegador.
«No se pudo conciliar» — «Factus no respondió el listado.» Factus no entregó lo emitido. Revisa la conexión y vuelve a pulsar «Conciliar con Factus».
«No se pudo conciliar» — «Acceso denegado» Pulsaste «Conciliar con Factus» con rol VENDEDOR. Pídeselo a alguien con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.
«No se pudo leer el listado de Factus: …» Factus explica por qué no lo entregó. Prueba la conexión en la pantalla de configuración.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.» El equipo perdió el servidor. Revisa la red y vuelve a intentar.

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