Usuarios y roles

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Administración → Usuarios. A un admin y a un dueño les sale en el carril; a un gerente, en «Más». Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí das de alta a la gente que trabaja contigo y decides qué puede ver cada uno. Un vendedor entra con su usuario y su contraseña, y solo ve la caja; el de la bodega ve el stock pero no cobra. Cuando alguien se va del negocio, lo desactivas y deja de poder entrar, sin que se pierda nada de lo que hizo.

Pantalla de Usuarios

El buscador de la cabecera: «Nombre, usuario o correo».
El botón de sucursal y estado, que dice cuál tienes puesta —«Todas las sucursales»— y abre debajo la lista de sedes y «Estado de la cuenta» con «Todos», «Activos» e «Inactivos». Antes eran desplegables de 30 px en un panel pegado arriba.
«Activos» / «Eliminados», solo para quien puede ver la papelera.
Los roles, en botones con su cifra: «Todos 12», «Admin 2», «Gerente 3»… Cada uno con su punto de color. Las cuatro tarjetas de totales que había antes se fueron: la cifra de cada rol ya dice cuántos hay.
Una fila de 72 px por persona, que se toca entera: nombre y apellidos, @usuario, la sucursal, sus roles en color y el estado. Antes eran tarjetas con un avatar de 96 px en tres columnas, sin apellidos, sin usuario y sin sucursal; ahora caben ocho por pantalla.
El detalle, a la derecha, con «Editar» y «Actividad ›». Antes había que abrir otra página para ver siquiera en qué sucursal trabajaba alguien.
«Cuenta activa», un interruptor con «Deshacer» en el aviso. Antes era un botón de la tarjeta que actuaba sin preguntar y sin vuelta atrás.
Sus movimientos de inventario del mes: entradas, salidas y ajustes.

Los roles salen en color —violeta el admin, ámbar el dueño, azul el gerente, verde el vendedor, cian el almacenista, rosa el de órdenes—. Antes salían todos en gris y había que leerlos uno por uno.

Desde 1024 px el detalle va al lado de la lista; por debajo se abre en una hoja al tocar la fila.

Antes de empezar

La entrada solo la ven ADMIN, DUENO y GERENTE. Si eres VENDEDOR o ALMACENISTA, Administración → Usuarios no te aparece en el menú.
Un GERENTE necesita que este computador tenga sucursal. Si no la tiene, al entrar sale el aviso «Sucursal no seleccionada» con el texto «Selecciona la sucursal de esta terminal en la configuración del sistema para ver sus usuarios.». Pulsa Sí, continuar y te lleva a Configuración → Sistema para elegirla. A un ADMIN o a un DUENO ya no se lo pide: ellos ven todas las sucursales.
No todos ven la misma lista. Un ADMIN y un DUENO ven a la gente de todas las sucursales. Un GERENTE ve la de la sucursal que tenga configurada este computador, y la cabecera lo dice debajo del título: «Los de esta sucursal».
«Eliminados» es para ADMIN y DUENO. A un GERENTE ya no le sale ese filtro, en vez de enseñarle una lista siempre vacía.
Los roles ya vienen creados y no se tocan. Son seis y llegan con la instalación. Esta pantalla los reparte, pero no crea roles nuevos ni cambia lo que cada rol puede hacer.

Los seis roles

Lo que marques en «Roles» es lo que esa persona va a ver en el menú. En la hoja cada uno sale como una tarjeta que dice qué abre, en vez del nombre en mayúsculas del servidor:

Rol	Lo que dice la tarjeta
Admin	Todo, incluida la configuración y la auditoría
Dueño	Cajas, stock, productos y compras por sucursal
Gerente	Ventas, cajas y turnos, catálogo y stock
Vendedor	Facturación, ventas, clientes y facturas
Almacenista	Stock, conteo, compras, proveedores y paquetes
Órdenes	Toma órdenes para cobrarlas en caja

Una persona puede tener varios roles a la vez: el menú le suma lo de todos, y el carril también mezcla los atajos de cada uno. La tabla completa de qué ve cada rol está en la portada de Inventario.

Ojo: cuando cambias los roles de alguien, el menú no le cambia hasta que cierre sesión y vuelva a entrar.

Crear un usuario

Cómo se da de alta a alguien

En corto: pulsa «Nuevo usuario», llena los datos, elige la sucursal, escribe la contraseña dos veces, marca los roles y pulsa «Crear usuario». Desde ese momento esa persona ya puede entrar.

Todo pasa en una hoja que se abre por la derecha, con la lista detrás: el modal de 768 px que se desplazaba dentro de sí mismo se fue. Como tiene sus trampas —el usuario no se cambia después, la contraseña se pide dos veces— está explicado campo por campo aparte:

→ Crear un usuario paso a paso

Buscar a alguien en la lista

Entra a Administración → Usuarios.
Escribe en el buscador de la cabecera. Sirve el nombre, los apellidos, el correo o el usuario, y no importan las mayúsculas.
Para quedarte con un rol, púlsalo en los botones de abajo. Cada uno trae cuántos hay.
Para filtrar por sede o por estado, pulsa el botón de la cabecera —el que dice «Todas las sucursales»— y elige ahí la sucursal y el «Estado de la cuenta».
Para volver a verlos todos, pulsa «Limpiar filtros», que solo aparece cuando hay alguno puesto.

Los filtros se combinan: con «Inactivos» y el rol «Vendedor» salen los vendedores desactivados y nadie más. Las cifras de los roles se calculan con los demás filtros ya aplicados, así que siempre cuadran con lo que ves.

Si no queda ninguno, la lista muestra «No hay usuarios con estos filtros» — «Prueba con otro rol o limpia los filtros.», con su botón «Limpiar filtros».

Los activos salen primero, y dentro, por nombre.

Cambiar los datos, los roles o la sucursal de alguien

Toca la fila de la persona: su detalle se abre a la derecha.
Pulsa «Editar». Se abre la hoja «Editar usuario» con todo lleno.
Corrige lo que haga falta: «Correo», «Nombre», «Apellidos», la foto o la «Sucursal», que ahora son botones y no un desplegable.
Para darle un rol nuevo, pulsa su tarjeta hasta que quede marcada. Para quitárselo, vuelve a pulsarla.
Si quieres que deje de entrar, apaga «Cuenta activa».
Pulsa «Guardar cambios». Mientras guarda dice «Guardando…».
Abajo sale «Usuario actualizado» y la lista se refresca sola.

Tres cosas que la hoja no te va a dejar hacer, para que no pierdas el tiempo intentándolo:

El «Usuario» no se cambia. Al editar, ese campo está apagado y con un candado; debajo lo dice: «No se cambia: es con lo que entra». Si alguien quedó mal escrito, hay que crear otro.
Solo un administrador cambia la contraseña de otro. Ahora es una sección de la misma hoja —«Cambiar contraseña», con su botón «Cambiar»— y no otra pantalla: Cambiar la contraseña de alguien.
Solo puedes repartir los roles que tú tienes o los que están por debajo. Admin solo lo marca un admin; Dueño, un admin o un dueño; Gerente, cualquiera de los tres; los demás, cualquiera que pueda editar. Los que no puedes repartir no te aparecen, y al lado del rótulo lo advierte: «Solo ves los que puedes asignar». Si la persona tiene alguno de esos, la hoja lo dice al pie: «También tiene Dueño, que no puedes cambiar.», y se conserva tal cual.

Ojo: al usuario admin —el que trae la instalación— no se le puede quitar el rol Admin: su tarjeta está apagada y lo dice al lado, «· no se quita al usuario admin». Es el seguro para que nadie se quede por fuera del sistema. Ese mismo usuario es el único que puede guardarse sin sucursal.

Dejar entrar a alguien, o dejar de dejarlo

Desactivar es lo que se hace cuando una persona deja el negocio, se va de vacaciones largas o se le presta el equipo a otro. Todo lo que hizo se queda guardado; lo único que pierde es la entrada.

Ojo: el cambio es inmediato. Si la persona está trabajando en ese momento, se queda por fuera en cuanto vuelva a entrar. Pero ahora se puede deshacer: el aviso trae su botón.

Entra a Administración → Usuarios.
Toca la fila de la persona.
En el detalle de la derecha, pulsa el interruptor «Cuenta activa».
Abajo sale «Laura ya no puede entrar» —o «… puede entrar de nuevo»— con «Deshacer», que lo devuelve. La lista se refresca sola y el punto pasa de verde a gris.

Desde ese momento, cuando esa persona intente entrar le va a salir «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.», igual que si se hubiera equivocado de clave. No hay un mensaje que diga «estás desactivado», así que conviene avisarle.

También puedes hacerlo desde la hoja «Editar usuario», apagando «Cuenta activa» y guardando. Es lo mismo.

«Eliminados»

Entra a Administración → Usuarios.
Pulsa «Eliminados».
Toca la fila de la persona: su detalle sale a la derecha, con la etiqueta roja «Eliminado».
Pulsa «Restaurar usuario».
Ahora pregunta antes: «¿Restaurar a Laura?» — «Vuelve a la lista de usuarios y queda con la cuenta activa: podrá entrar de nuevo.»
Confirma. Abajo sale «Laura está de vuelta» y la persona vuelve a «Activos».

Restaurar hace dos cosas a la vez, y por eso lo avisa: devuelve a la persona a la lista y la deja activa, aunque antes de salir estuviera desactivada. Si no querías eso, apaga enseguida su «Cuenta activa».

Esta pantalla no tiene un botón para eliminar usuarios. Los que aparecen en «Eliminados» llegaron marcados así desde la nube, al sincronizar. Para sacar a alguien del sistema, lo que se usa es apagar su cuenta.

Ver lo que ha hecho un usuario

En el detalle de la derecha ya salen sus movimientos de inventario del mes —entradas, salidas y ajustes— y, debajo, «Lo último que hizo»: sus tres últimas acciones de cualquier tipo, con cuánto hace. Para verlo todo está su ficha, explicada aparte:

→ La ficha de un usuario

En corto: pulsa «Actividad ›» en el detalle y, para volver, «Volver a Usuarios».

Cambiar la contraseña de alguien

Solo un ADMIN puede hacerlo, y ahora se hace dentro de la misma hoja de edición:

→ Cambiar la contraseña de alguien

En corto: «Editar», después «Cambiar» en el recuadro «Cambiar contraseña», escribe la nueva dos veces y «Guardar cambios».

Preguntas frecuentes

¿Cómo elimino un usuario? No se puede desde esta pantalla. Lo que se hace es Desactivar: la persona deja de entrar y todo lo suyo se queda donde está. Además así no se pierde el rastro de quién hizo cada movimiento, que es lo que después consultas en su ficha y en Auditoría.

¿Puedo darle dos roles a la misma persona? Sí. Marca todos los que necesite y el menú le suma lo de cada uno. Es lo normal con un dueño que además atiende la caja: DUENO y VENDEDOR.

Le cambié el rol y sigue viendo lo mismo. ¿No se guardó? Sí se guardó. El menú se arma al iniciar sesión. Dile que cierre sesión y vuelva a entrar.

¿Por qué no veo el rol Admin en la lista de roles? Porque tú no eres ADMIN. Cada quien solo reparte su propio nivel y los de abajo; al lado del rótulo lo dice: «Solo ves los que puedes asignar».

Soy GERENTE y no veo a todos los usuarios del negocio. Es así: solo ves a los de la sucursal configurada en este computador. Para verlos todos hace falta entrar como ADMIN.

¿La contraseña la puedo ver? La guardada, no: nadie puede, se guarda cifrada. Lo que sí se puede ahora es ver lo que estás escribiendo, con el botón del ojo de cada campo, para no equivocarte a ciegas. Si alguien la olvidó, un ADMIN le pone una nueva desde «Cambiar contraseña».

¿Y si el usuario también es cliente del negocio? Son dos cosas distintas. La libreta de clientes está en Ventas → Clientes y no da acceso al sistema. Ver Clientes.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Sucursal no seleccionada» / «Selecciona la sucursal de esta terminal en la configuración del sistema para ver sus usuarios.»	Entraste como GERENTE y este computador no tiene sucursal asignada	Pulsa Sí, continuar y elige la sucursal en Configuración → Sistema
«Elige la sucursal del usuario.», en rojo arriba de la hoja	Se guardó sin elegir sede	Pulsa una de las sedes y vuelve a guardar
«Elige al menos un rol.»	No hay ninguna tarjeta de rol marcada	Marca el rol que le corresponda
«El nombre de usuario debe tener al menos 3 caracteres.»	El usuario es muy corto. Solo aparece al crear	Escribe uno de 3 a 50 caracteres
«El correo no es válido.»	Al correo le falta la arroba o el punto	Revisa «Correo» y corrígelo
«Falta el nombre.» / «Faltan los apellidos.»	Quedó vacío alguno de los dos	Llénalo y vuelve a guardar
«La contraseña debe tener al menos 8 caracteres.»	La clave es corta	Escribe una de 8 o más y repítela igual
«Las dos contraseñas no coinciden»	Los dos campos están distintos	Pulsa el ojo de cada uno y compara lo escrito
«No tienes permiso para hacer esto.»	Tu rol no alcanza para guardar ese cambio	Pídeselo a un ADMIN, a un DUENO o a un GERENTE
«Usuario no encontrado.»	La persona ya no está: la eliminaron mientras tenías la hoja abierta	Cierra la hoja y vuelve a entrar a Usuarios
«No se pudo actualizar el usuario.» / «No se pudo crear el usuario.»	El servicio rechazó el cambio y no dijo por qué	Vuelve a intentarlo. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
Un mensaje en rojo arriba de la hoja, en inglés	El servicio contestó con un error que la hoja no alcanza a traducir. Lo más común es que ese nombre de usuario ya esté tomado	Búscalo en la lista: si ya está, edita a esa persona en vez de crear otra. Nada se guardó a medias
«Error de conexión. Verifica que el servidor esté disponible.»	El computador perdió la conexión al guardar	Revisa la red. Lo que llenaste sigue en la hoja
«No se pudieron cargar los roles y las sucursales.»	La hoja no pudo traer esas listas	Ciérrala y vuelve a abrirla. Sin ellas no puedes guardar
«No hay usuarios con estos filtros» / «Prueba con otro rol o limpia los filtros.»	Los filtros dejaron la lista en cero. También sale así cuando la lista no se pudo traer del servicio	Pulsa «Limpiar filtros». Si aun sin filtros sigue vacía, revisa la red y vuelve a entrar
«No hay usuarios eliminados»	No hay ninguno	Nada que arreglar
«No se pudo cambiar» / «La cuenta sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.»	Falló el interruptor de «Cuenta activa»	Vuelve a intentarlo. Antes un error dejaba la tarjeta igual sin avisar
«No se pudo restaurar» / «El usuario sigue eliminado. Inténtalo de nuevo.»	Falló el restaurar	Vuelve a intentarlo. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
La persona no puede entrar: «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.»	La clave está mal, o la cuenta está apagada, o está en «Eliminados»	Búscala en la lista: si dice «Inactivo», enciende su «Cuenta activa». Si no aparece, mírala en «Eliminados» y pulsa «Restaurar usuario»
No sale el botón «Nuevo usuario»	Tu rol no crea usuarios	Pídeselo a un ADMIN, a un DUENO o a un GERENTE