Clientes

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Clientes → Clientes. La ficha de un cliente se abre con «Detalles» en su tarjeta. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí guardas a la gente que vuelve: el del apartamento de al lado, el mensajero de la empresa del segundo piso, el que tiene mensualidad. Una vez el cliente está creado puedes colgarle sus vehículos, su mensualidad y sus facturas, y verlo todo junto en una sola pantalla. Si alguien entra una vez y no vuelve no hace falta crearlo: para un ingreso normal basta con la placa.

Pantalla de Gestión de Clientes

  1. «Clientes». La lista vive en Clientes → Clientes, dentro del grupo «Clientes» del menú de la izquierda.
  2. «Nuevo Cliente». Abre la ventana para crear uno. Está arriba a la derecha, al lado del título «Gestión de Clientes».
  3. Los contadores. «Total», «Activos», «Inactivos» y «Con suscripción». Cuentan todos los clientes del negocio, no solo los que estás viendo filtrados.
  4. «Filtros». «Buscar» va tachando de la lista mientras escribes; «Estado» deja ver solo los activos o solo los inactivos. «Limpiar» devuelve los dos a como estaban.
  5. «Editar». Abre los datos del cliente para cambiarlos. Este botón solo aparece si tu usuario es ADMIN, DUENO o GERENTE.
  6. «Detalles». Abre la ficha del cliente: sus vehículos, sus mensualidades y lo que ha pagado.

Antes de empezar

  • Tienes que haber iniciado sesión y estar conectado al servidor del negocio.
  • No hace falta tener un turno de caja abierto. Los clientes se crean y se editan a cualquier hora.
  • Lo único obligatorio para crear un cliente es el «Nombre» y el «Apellido». Todo lo demás se puede dejar en blanco y completar después.
  • El «Número de documento» no se puede repetir: no puede haber dos clientes con el mismo.
  • Crear un cliente lo pueden hacer los cuatro roles. Editarlo —y por lo tanto activarlo o desactivarlo— solo ADMIN, DUENO y GERENTE.

Crear un cliente

Ventana Crear Nuevo Cliente

  1. «Nombre» y «Apellido». Son los dos únicos campos con asterisco rojo. Sin ellos el formulario no deja guardar.
  2. «Tipo de documento» y «Número de documento». El tipo arranca en «Seleccione tipo» y se abre en una lista con «Sin especificar», «CC — Cédula de Ciudadanía», «NIT», «CE — Cédula de Extranjería» y «PP — Pasaporte».
  3. «Email» y «Teléfono». Opcionales, pero el correo es una de las cosas por las que puedes buscar al cliente en esta pantalla.
  4. «Observaciones». Texto libre para lo que no cabe en ningún campo.
  5. «Crear». Guarda. Mientras guarda, el botón dice «Guardando...».

Los pasos:

  1. Entra a Clientes → Clientes.
  2. Pulsa «Nuevo Cliente», arriba a la derecha.
  3. Escribe el «Nombre».
  4. Escribe el «Apellido».
  5. Abre «Tipo de documento» y elige el que corresponda.
  6. Escribe el «Número de documento».
  7. Pulsa «Crear».
  8. Cuando salga el aviso «Cliente creado» con el texto «El cliente ha sido creado correctamente.», pulsa «Aceptar».

La ventana se cierra y el cliente nuevo ya aparece en la lista.

Ojo: un cliente creado no se puede borrar desde esta pantalla. No hay botón de eliminar. Si te equivocaste de persona, lo que se hace es corregir los datos con «Editar» o desactivarlo. Por eso vale la pena revisar el documento antes de pulsar «Crear».

La primera vez, cuando todavía no hay ningún cliente, la pantalla muestra «No hay clientes» con el texto «Aún no has registrado ningún cliente.» y un botón «Crear primer cliente» que hace exactamente lo mismo que «Nuevo Cliente».

Anotar el correo, el teléfono y las observaciones

Los datos de contacto no son obligatorios, pero sirven para tres cosas concretas: buscar al cliente por su correo, tener a quién llamar cuando el carro lleva tres días parqueado, y dejar por escrito los acuerdos raros («paga los viernes», «el celular es del hijo»).

  1. En la tarjeta del cliente pulsa «Editar».
  2. Baja hasta el bloque «Información de contacto».
  3. Escribe el correo en «Email». Tiene que tener forma de correo; si no, el campo no deja continuar.
  4. Escribe el celular o el fijo en «Teléfono».
  5. Escribe lo que haga falta en «Observaciones». Es una caja de texto larga, admite varias frases.
  6. Pulsa «Actualizar».

El correo y el teléfono salen debajo del nombre, en la tarjeta del cliente y en la cabecera de su ficha. Las «Observaciones» no se muestran en la tarjeta: solo se vuelven a ver abriendo «Editar».

Buscar un cliente y filtrar por estado

El buscador de esta pantalla filtra mientras escribes. No hay que pulsar nada ni esperar.

  1. Entra a Clientes → Clientes.
  2. Escribe en el campo «Buscar» el nombre, el apellido, el correo o el número de documento. No importan las mayúsculas y sirve con un pedazo: «mart» encuentra a «Carlos Martínez».
  3. Si buscas a alguien que diste de baja, abre «Estado» y elige «Inactivos».
  4. Para ver a todos otra vez, pulsa «Limpiar».

Debajo de los filtros hay una línea que dice cuántos quedaron y cuántos hay en total, del estilo «Mostrando 3 de 24 clientes». Si no queda ninguno, sale «No hay clientes» con el texto «No se encontraron clientes con los filtros aplicados.».

Dos cosas que conviene saber del buscador:

  • Las tildes cuentan. Escribir «rios» no encuentra a «Ana Ríos». Escribe la tilde, o busca por un pedazo que no la lleve.
  • Solo esta pantalla busca por correo. Los buscadores de cliente de las demás pantallas —el de «Vehículos» y el de las facturas— buscan por nombre, apellido o documento. Si allá no aparece, prueba con el apellido en vez del correo.

Editar los datos de un cliente

  1. Entra a Clientes → Clientes.
  2. Busca al cliente.
  3. Pulsa «Editar» en su tarjeta.
  4. Cambia lo que necesites. La ventana se llama «Editar Cliente» y trae los datos ya escritos.
  5. Pulsa «Actualizar».
  6. Cuando salga «Cliente actualizado» con el texto «El cliente ha sido actualizado correctamente.», pulsa «Aceptar».

Si no ves el botón «Editar» en las tarjetas es porque tu usuario es OPERARIO. Un OPERARIO puede crear clientes y consultarlos, pero no modificarlos. Pídeselo a tu jefe de turno.

Activar o desactivar un cliente

Desactivar es la manera de sacar de circulación a alguien que ya no viene, sin perder su historial. El cliente sigue existiendo, sigue teniendo sus cobros y sus vehículos, pero queda marcado como «Inactivo» y deja de salir con el filtro «Activos».

  1. Entra a Clientes → Clientes.
  2. Busca al cliente y pulsa «Editar».
  3. Baja hasta el bloque «Estado», al final del todo.
  4. Quita la marca de la casilla «Cliente activo» para desactivarlo, o pónsela para volverlo a activar. Debajo de la casilla dice «Los clientes activos aparecen disponibles en el sistema».
  5. Pulsa «Actualizar».

El punto de color de la esquina del avatar cambia: verde si está activo, rojo si no. En su ficha se ve como una etiqueta «Activo» o «Inactivo» al lado del nombre.

Ojo: desactivar no borra ni cancela nada. Si el cliente tiene una mensualidad corriendo, la mensualidad sigue viva. Para pararla hay que ir a Clientes → Suscripciones.

La ficha del cliente

La ficha es la pantalla que junta todo lo de una persona. Se abre con «Detalles» en su tarjeta, y la ven los cuatro roles.

Ficha de un cliente

  1. «Volver a Clientes». Regresa a la lista. Sigue estando arriba aunque bajes: la cabecera se queda pegada.
  2. Los contadores. «Cobros» es cuántos cobros tiene; «Pagados», cuántos de esos ya se pagaron; «Total pagado», la plata que ha dejado en total. Solo suma los cobros pagados.
  3. «Vehículos». Las placas vinculadas a este cliente ahora mismo, cada una con su tipo de vehículo y con la marca, el modelo y el color si están anotados. El punto verde o rojo del lado izquierdo dice si el vehículo está activo.
  4. «Desvincular». Suelta ese vehículo de este cliente. Está explicado abajo.
  5. «Suscripciones». Las mensualidades del cliente, con el nombre del plan, las fechas de inicio y fin, el estado («ACTIVA», «VENCIDA», «PENDIENTE» o «CANCELADA») y cuántos vehículos cubre.
  6. «Historial de cobros». Cada cobro con la placa, el valor, la fecha y la hora, el método de pago y una etiqueta «Pagado» o «Pendiente». Los más recientes van arriba.

Los tres bloques salen siempre, incluso vacíos: dicen «No tiene vehículos registrados», «No tiene suscripciones» y «No hay cobros registrados».

Ojo: el «Historial de cobros» se arma con los vehículos que el cliente tiene vinculados hoy. Si le desvinculas una placa, los cobros de esa placa dejan de aparecer aquí la próxima vez que abras la ficha. No se borran —siguen enteros en Operación → Cobros—, pero se salen de la ficha.

Desvincular un vehículo del cliente

Desvincular suelta el carro del cliente. El vehículo no se borra: sigue existiendo en Clientes → Vehículos, sigue pudiendo entrar y salir del parqueadero, y sus cobros siguen en Operación → Cobros. Lo único que se rompe es el lazo entre los dos.

Ojo, antes de pulsar: desde esta pantalla no se puede volver a vincular. Para deshacerlo hay que ir a Clientes → Vehículos, editar el vehículo y volver a buscarlo en el campo «Cliente», y ese menú solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE. Si eres OPERARIO y te equivocas, vas a necesitar que alguien más lo arregle.

  1. Abre la ficha del cliente con «Detalles».
  2. Busca la placa en el bloque «Vehículos».
  3. Pulsa «Desvincular», a la derecha de esa fila.
  4. Lee el aviso «¿Desvincular vehículo?», que dice «¿Estás seguro de que deseas desvincular el vehículo "ABC123" de este cliente?».
  5. Pulsa «Sí, continuar» para hacerlo, o «Cancelar» para dejar todo como estaba.

La fila desaparece de la lista al momento. Los cobros de esa placa siguen ahí abajo hasta que salgas de la ficha y vuelvas a entrar; a partir de entonces ya no salen. Si la mensualidad cubría ese vehículo, conviene revisarla en Clientes → Suscripciones.

Cómo encaja con el resto

Un cliente solo no hace nada. Sirve de percha para colgarle las demás cosas, y el orden importa: primero la persona, después el carro, después la mensualidad.

Del cliente a la mensualidad

  • Crear el cliente aquí, en Clientes → Clientes.
  • Vincular su vehículo en Clientes → Vehículos: al crear o editar la placa hay un campo «Cliente» con un buscador que dice «Buscar por nombre, apellido o documento...».
  • Darle la mensualidad en Clientes → Suscripciones: el «Cliente» es lo primero que se elige, y la lista lo muestra con el documento entre paréntesis.
  • Cobrarle a su nombre: cuando el vehículo sale por Operación → Salidas, el cobro queda atado a esa placa y por eso aparece en la ficha del cliente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar un cliente? No desde esta pantalla; no existe un botón de eliminar. Lo que se hace es desactivarlo: deja de aparecer entre los activos y su historial se conserva.

¿Tengo que crear un cliente para cada carro que entra? No. Un ingreso normal solo necesita la placa. Los clientes son para los que vuelven: mensualidad, convenios, o gente a la que le facturas a su nombre.

¿Un cliente sirve para todos los parqueaderos del negocio? Sí. La lista de clientes es una sola y se comparte. No hay que volver a crearlo en cada sede.

¿Puedo poner dos clientes con el mismo número de documento? No. El número de documento tiene que ser único. Si intentas repetirlo, el guardado falla.

Soy OPERARIO y no veo el botón «Editar». ¿Está dañado? No. El «Editar» solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE. Tú sí puedes crear clientes nuevos y abrir la ficha de cualquiera con «Detalles».

El bloque «Suscripciones» de la ficha está vacío y yo sé que el cliente paga mensualidad. Las mensualidades son un módulo que se compra aparte. Si tu negocio no lo tiene, el bloque queda vacío. Habla con tu proveedor.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error al guardar el cliente. Verifica los datos.» en rojo, dentro de la ventana Dos cosas distintas dan este mismo mensaje: un «Número de documento» que ya tiene otro cliente —no puede haber dos iguales— o que se cayó la conexión con el servidor justo al guardar. En los dos casos puede salir además el aviso «Conectando, por favor espera...», así que ese aviso no basta para saber cuál de las dos fue. Busca ese documento en el campo «Buscar» de la lista, con «Estado» en «Todos» para que salgan también los inactivos. Si ya existe, edita el que hay en vez de crear otro. Si no aparece, es la conexión: lo que escribiste sigue en la ventana, así que vuelve a pulsar «Crear» cuando la aplicación responda.
El campo «Nombre» o «Apellido» se marca y no pasa nada al pulsar «Crear» Están vacíos y son obligatorios. Llénalos. Son los dos campos con asterisco rojo.
El campo «Email» se marca y no deja guardar Lo que escribiste no tiene forma de correo. Corrígelo, o bórralo entero: el correo es opcional.
«Cargando clientes...» y no termina nunca La aplicación no está alcanzando el servidor del negocio. Espera unos segundos por si sale el aviso «Conectado». Si no, revisa la conexión de la terminal con el servidor.
«No hay clientes» → «Aún no has registrado ningún cliente.» La lista está vacía de verdad, o no se pudo traer del servidor. Si sabes que hay clientes creados, sal de la pantalla y vuelve a entrar. Si siguen sin aparecer, es la conexión.
«No hay clientes» → «No se encontraron clientes con los filtros aplicados.» Hay clientes, pero ninguno pasa el filtro. Lo más común: buscas a alguien desactivado con «Estado» en «Activos». Pulsa «Limpiar» y vuelve a buscar, o pon «Estado» en «Todos».
Buscas un apellido con tilde y no sale nadie El buscador compara letra por letra y la tilde cuenta: «rios» no encuentra a «Ríos». Escribe la tilde, o busca por el documento, por el correo o por un pedazo sin tilde.
«Error al cargar datos» → «No se pudo cargar el cliente» El cliente que intentas abrir ya no está. Pulsa «Volver a Clientes» y ábrelo desde la lista.
«Error al cargar datos» → «Error al conectar con el servidor» Se perdió la conexión mientras se abría la ficha. Pulsa «Volver a Clientes» y entra otra vez cuando la aplicación vuelva a responder.
«Cargando datos del cliente...» y no termina nunca Lo mismo: la ficha no está recibiendo respuesta del servidor. Espera, y si no avanza vuelve a Clientes → Clientes y entra de nuevo.
«No tiene vehículos registrados» y tú sabes que sí tiene La placa existe, pero no está vinculada a este cliente. Ve a Clientes → Vehículos, edita la placa y elígelo en el campo «Cliente».
Un cobro que esperabas no sale en el «Historial de cobros» El historial se arma con los vehículos vinculados hoy. Si esa placa se desvinculó, sus cobros salen de la ficha. Búscalo en Operación → Cobros: ahí está completo. Si quieres que vuelva a la ficha, vuelve a vincular la placa al cliente.
Un cliente desactivado sigue teniendo mensualidad activa Desactivar al cliente no cancela nada. Ve a Clientes → Suscripciones y cancela la mensualidad ahí.

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