Las resoluciones de numeración

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica → bloque Resoluciones de numeración. Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Poner a punto la facturación electrónica.

Una resolución es el permiso que la DIAN le da a tu negocio para numerar documentos: un prefijo, un rango de números y unas fechas. Sin al menos una activa para facturas de venta, la DIAN rechaza todo. Este bloque muestra las que tiene tu cuenta de Factus y te deja crearlas, activarlas, corregirles el consecutivo y eliminarlas.

Lo que hagas aquí ocurre en tu cuenta de Factus, no solo en este equipo.

Bloque Resoluciones de numeración

  1. Quedan. Cuántos números sobran en esa resolución. Cuando bajan de 500 el número se pone ámbar, y si es la resolución con la que estás emitiendo, arriba sale además un aviso.
  2. Estado. Activa o Inactiva, y una segunda etiqueta Vencida cuando se le pasaron las fechas.
  3. Acciones. Los tres botones de cada fila: Consecutivo, Desactivar (o Activar) y Eliminar.
  4. Nueva resolución. Abre el formulario de alta. Al lado, Recargar vuelve a leer la lista desde Factus.
  5. El formulario. Tipo de documento, prefijo, número de resolución y consecutivo inicial.

Antes de empezar

  • Las resoluciones se leen de tu cuenta de Factus, así que hay que guardar primero las credenciales. Mientras no las haya, el bloque muestra el aviso «Guarda primero las credenciales de Factus: las resoluciones se leen de la cuenta.», la tabla dice «Se llenan al guardar las credenciales de Factus.» y los botones Recargar y Nueva resolución están apagados.
  • Ten a mano el papel de la DIAN: de ahí salen el prefijo y el número de resolución.

Leer la tabla

Columna Qué dice
Documento Para qué sirve esa numeración: Factura de venta, Nota crédito… y debajo su código.
Prefijo Las letras que van delante del número (por ejemplo SETP).
Resolución El número del acto de la DIAN. Debajo, el principio de la clave técnica si la tiene.
Desde – hasta El rango que autorizó la DIAN, y debajo el número actual.
Quedan Cuántos números sobran. En ámbar cuando quedan menos de 500.
Vigencia Desde cuándo y hasta cuándo vale.
Estado Activa o Inactiva, más Vencida si se le pasó la fecha.
Acciones Consecutivo, Activar / Desactivar y Eliminar.

Cuando la cuenta no tiene ninguna, la tabla dice «La cuenta no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta para poder emitir.».

Crear una resolución

  1. Pulsa Nueva resolución.
  2. En Tipo de documento, elige Factura de venta (21) o Nota crédito (22).
  3. En Prefijo, escribe el que autorizó la DIAN. Máximo 4 caracteres; se escribe solo en mayúsculas.
  4. En Número de resolución, escribe el número del acto de la DIAN. Para las notas crédito el campo está apagado: no llevan resolución propia.
  5. En Consecutivo inicial, escribe el número con el que quieres que salga el primer documento. Debajo te dice cómo va a quedar: «La primera será SETP1», por ejemplo.
  6. Pulsa Crear resolución.
  7. Espera el aviso «Resolución creada».

Si te arrepientes antes de crearla, pulsa Cancelar.

Ojo: el prefijo y el número de resolución tienen que ser exactamente los del papel de la DIAN. Un dedazo aquí no se ve hasta la primera factura, y ahí la DIAN la rechaza.

Solo se ofrecen los dos tipos que el parqueadero emite. Crear otros consumiría el cupo de resoluciones de tu cuenta sin que nada los use.

Cambiar el consecutivo

El consecutivo es el número con el que saldrá el siguiente documento. Se corrige cuando la numeración se usó fuera del sistema y el próximo número ya está ocupado: si no, la DIAN rechaza la factura por duplicada.

  1. En la fila de la resolución, pulsa Consecutivo.
  2. En Consecutivo actual, escribe el número que sigue de verdad.
  3. Lee la ayuda de debajo: te dice cómo va a salir («Saldrá como SETP102») y qué rango autorizó la DIAN.
  4. Pulsa Guardar.
  5. Espera el aviso «Consecutivo actualizado» — «El próximo documento saldrá con el número …».

Para salir sin cambiar nada, pulsa Cancelar.

Ojo: bajar el consecutivo a un número que ya usaste hace que la DIAN rechace el próximo documento por duplicado. Si dudas, sube en uno y prueba.

Desactivar o volver a activar una resolución

  1. En la fila, pulsa Desactivar para apagarla, o Activar para encenderla.
  2. La tabla se vuelve a leer sola y el Estado cambia.

Una resolución inactiva no se ofrece en los desplegables de Datos de emisión, porque emitir contra ella es emitir contra algo que la DIAN va a rechazar.

Ojo: si desactivas la única resolución activa de facturas de venta, dejas de poder facturar. Arriba aparecerá el aviso rojo «No hay resolución de facturas activa».

Eliminar una resolución

Ojo: esto no se deshace desde el sistema. Se quita de tu cuenta de Factus.

  1. En la fila, pulsa Eliminar.
  2. Lee la confirmación «Eliminar la resolución»: «Se quita … de la cuenta de Factus. Si ya numeró algún documento, Factus solo la marca como eliminada: los consecutivos consumidos existen ante la DIAN y no se borran.».
  3. Confirma.

Si la resolución ya numeró documentos, va a seguir apareciendo en la tabla. Es lo correcto: lo que ya se emitió existe ante la DIAN aunque aquí no se quiera ver.

Volver a leer la lista

  1. Pulsa Recargar.

Sirve cuando creaste o cambiaste algo desde el panel de Factus, o cuando la tabla se quedó vacía por un problema de red.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Guarda primero las credenciales de Factus: las resoluciones se leen de la cuenta.» Todavía no hay credenciales guardadas. Cárgalas en Conectar con Factus y guarda.
«Se llenan al guardar las credenciales de Factus.» Lo mismo, dicho dentro de la tabla vacía. Igual que el anterior.
«La cuenta no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta para poder emitir.» La cuenta de Factus está recién creada. Pulsa Nueva resolución y da de alta la de facturas de venta.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «Factus no devolvió las resoluciones. Revisa las credenciales y prueba la conexión.» Las claves guardadas no sirven para consultar la cuenta. Corrígelas, guarda y pulsa Probar conexión.
«No se pudieron leer los rangos de numeración: …» Factus rechazó la consulta o no contestó. Pulsa Recargar. Si sigue, prueba la conexión.
«No se pudo contactar al servidor para leer los datos de la cuenta.» La terminal perdió la conexión con el servidor. Revisa la red y pulsa Recargar.
«Falta el prefijo» — «El prefijo es el que la DIAN autorizó (ej. SETP).» Intentaste crear la resolución con el prefijo vacío. Escríbelo, tal cual está en el papel de la DIAN.
«El prefijo es obligatorio.» Lo mismo, visto desde el servidor. Igual que el anterior.
«El prefijo no puede pasar de 4 caracteres.» El prefijo es más largo de lo que admite la DIAN. Recórtalo a cuatro caracteres como máximo.
«Falta la resolución» — «El número de resolución de la DIAN es obligatorio para Factura de venta (21).» Las facturas de venta no se pueden crear sin el número del acto. Escríbelo. Las notas crédito sí van sin él.
«El consecutivo no puede ser negativo.» Escribiste un número menor que cero en Consecutivo inicial. Pon 1, o el número que sigue de verdad.
«No se pudo crear» — «Factus rechazó la resolución.» Factus no aceptó los datos: prefijo repetido, número que no le corresponde, resolución que no es de esta cuenta. Compara letra por letra con el papel de la DIAN y vuelve a intentar.
«Factus rechazó el rango de numeración: …» Lo mismo, con el motivo que dio Factus. Corrige lo que diga el mensaje.
«Número inválido» — «Escribe un número entero positivo.» Escribiste un decimal o un número negativo en el consecutivo. Escribe un número entero, sin puntos ni comas.
«El consecutivo tiene que ser un número positivo.» Lo mismo, visto desde el servidor. Igual que el anterior.
«No se pudo actualizar» — «Factus rechazó el consecutivo.» El número queda fuera del rango que autorizó la DIAN, o no se puede retroceder. Elige un número dentro del rango que muestra la ayuda del campo.
«Factus no pudo mover el consecutivo: …» Lo mismo, con el motivo de Factus. Corrige lo que diga el mensaje.
«No se pudo cambiar» — «Factus rechazó el cambio de estado.» Factus no dejó activar o desactivar esa resolución. Suele ser porque está vencida. Pide una nueva a la DIAN.
«Factus no pudo cambiar el estado del rango: …» Lo mismo, con el motivo de Factus. Corrige lo que diga el mensaje.
«No se pudo eliminar» — «Factus rechazó la eliminación.» Factus no dejó borrarla. Si ya numeró documentos, no se borra: desactívala en vez de eliminarla.
«Factus no pudo eliminar el rango: …» Lo mismo, con el motivo de Factus. Igual que el anterior.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.» La terminal perdió la conexión mientras hacías el cambio. Revisa la red y repite. Comprueba antes con Recargar si el cambio alcanzó a aplicarse.
«Solo lectura» en vez de los botones La pantalla todavía no sabe con qué rol entraste. Recarga la pantalla. Si sigue igual, vuelve a entrar al sistema.
Eliminaste una resolución y sigue en la tabla Ya había numerado documentos: Factus solo la marca como eliminada. Es normal. Los consecutivos usados existen ante la DIAN y no se borran.

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